La gestione delle spese in un'azienda può essere un grattacapo, soprattutto quando le approvazioni vengono ritardate o le richieste trascurate. La creazione di un modulo per l'approvazione delle spese può farvi risparmiare un sacco di tempo e di problemi nella gestione delle richieste del team.
I moduli di approvazione delle spese assicurano che tutte le richieste finanziarie siano sistematicamente esaminate in base alla politica aziendale e alle proiezioni finanziarie. Ciò facilita il processo di approvazione e semplifica le cose per tutti i soggetti coinvolti.
Creare ora il modulo di approvazione delle spese 📝
In questa guida vi mostrerò come creare un potente modulo di approvazione delle spese utilizzando WPForms. Ho affrontato personalmente questo processo e conosco i passi esatti per renderlo il più semplice possibile, anche se siete alle prime armi con la creazione di moduli!
Come creare facilmente moduli di spesa per la vostra piccola impresa!
Potete affidarvi alla facilità d'uso e alle funzionalità di WPForms per progettare un modulo di approvazione delle spese in WordPress. Seguite i passaggi seguenti per iniziare:
1. Abbonarsi e installare WPForms Pro
WPForms è il miglior plugin per la creazione di moduli per aggiungere moduli personalizzati a WordPress. Potete usarlo per creare qualsiasi tipo di modulo WordPress e pubblicarlo facilmente sul vostro sito. Include anche più di 2.000 modelli di moduli WordPress, compresi i moduli per le richieste di spesa.
Poiché in questa guida utilizzeremo gli addon Salva e riprendi e Firma, è necessario abbonarsi a WPForms Pro per accedere alle integrazioni premium, agli addon e alle funzioni extra come la logica condizionale.
Dopo aver acquistato l'abbonamento a WPForms Pro, è il momento di installare e attivare il plugin sul vostro sito WordPress.
Passate subito a WPForms Pro! 🙂
2. Ottenere gli addon Salva e riprendi e Firma
Dalla dashboard di amministrazione di WordPress, andate su WPForms e fate clic su Addons dall'elenco delle opzioni.
Ora, cercate l'addon Salva e riprendi digitando il suo nome nel campo Cerca addon. Quindi, fate clic su Installa addon.
Dopo che l'addon è stato installato correttamente, premere nuovamente lo stesso pulsante per attivarlo. Ripetere la stessa procedura per l'addon Firma.
Ottimo lavoro fino ad ora! Ora vi guideremo attraverso i semplici passaggi per creare il vostro modulo di approvazione delle spese con l'aiuto di un modello WPForms Pro esistente.
3. Utilizzare il modello di modulo di approvazione delle spese
Dalla dashboard di amministrazione di WordPress, navigare in WPForms e fare clic su Aggiungi nuovo dall'elenco delle opzioni.
Assegnare un nome al modulo e utilizzare la casella di ricerca per trovare il modello di modulo di approvazione delle spese. Una volta visualizzato, fare clic sul pulsante Usa modello.
A questo punto si accede alla schermata Campi, dove i campi disponibili appaiono sul pannello di sinistra. Quelli a cui si ha accesso dipendono dal livello di licenza.
Nel pannello di destra, si vedrà un'anteprima modificabile del modulo. Poiché stiamo usando un modello, i campi saranno già aggiunti.
Si noterà che questo modello è costruito con campi che automatizzano l'acquisizione delle informazioni del richiedente, dei dettagli della spesa e dell'approvazione tramite Firma.
Se necessario, potete usare l 'intuitivo costruttore di moduli di WPForms per aggiungere, modificare e disporre facilmente i campi per adattare il modulo alle vostre esigenze. Potete anche salvare il vostro modulo personalizzato come modello da riutilizzare, se lo desiderate.
Ottenere il modello di modulo di approvazione delle spese 📝
4. Configurare le impostazioni di salvataggio e ripresa
Spostarsi su Impostazioni " Salva e riprendi dal costruttore di moduli. Per attivare la funzionalità di salvataggio e ripresa, attivare l'opzione Abilita salvataggio e ripresa.
Quando si attiva la funzionalità Salva e riprendi, è possibile modificare una serie di impostazioni. Le spieghiamo qui di seguito.
Personalizzare il testo del collegamento a Salva e Riprendi
Per cominciare, è possibile personalizzare la dicitura del link che gli utenti cliccheranno per salvare i loro progressi nel modulo.
È possibile modificare il testo del campo fornito. Per impostazione predefinita, il testo è "Salva e riprendi più tardi", ma è possibile modificarlo come si preferisce.
Questo link verrà visualizzato sul frontend del sito web in fondo al modulo, accanto al pulsante " Invia".
Attivare una pagina di esclusione di responsabilità
È possibile aggiungere una pagina di esclusione di responsabilità opzionale che verrà visualizzata quando il richiedente fa clic sul link Salva e riprendi. A tale scopo, attivare l'opzione Abilita pagina di esclusione di responsabilità.
In questo modo si aprirà un editor di testo che si potrà utilizzare per modificare il contenuto della pagina di esclusione della responsabilità, una volta che questa sarà stata rivelata.
Quando un utente fa clic sul link Salva e riprendi nel modulo di richiesta di rimborso spese, vedrà la pagina di esclusione di responsabilità. In questo modo si assicura che l'utente sia consapevole dei termini e delle condizioni associate al salvataggio dei suoi progressi.
Una volta visualizzata la clausola di esclusione della responsabilità, gli utenti hanno due possibilità. Possono confermare la loro decisione di salvare i progressi e lasciare il modulo facendo clic sul pulsante Continua. In alternativa, possono fare clic sul link Torna indietro per tornare al modulo.
Personalizzare la pagina di conferma del salvataggio e della ripresa del lavoro
Quando un richiedente del modulo di approvazione delle spese salva i suoi progressi, vedrà apparire una pagina di conferma.
Questo messaggio può essere personalizzato per aiutarli a capire la fase successiva del processo di approvazione delle spese.
Per coloro che preferiscono un approccio più pratico, si può anche parlare di un'opzione per copiare e condividere manualmente il link.
Per farlo, è sufficiente attivare l'opzione Abilita link di ripresa sotto il messaggio di conferma della pagina.
Può anche guidare il richiedente a inserire l'indirizzo e-mail della persona responsabile dell'approvazione delle spese per inviare il link del curriculum direttamente a loro.
Per inviare notifiche via e-mail agli approvatori con i link per riprendere il modulo e fornire la loro approvazione, attivare l'impostazione Abilita notifica e-mail.
Indipendentemente dal modo in cui si sceglie di condividere i link degli utenti per salvare e riprendere, questi URL smetteranno di funzionare dopo 30 giorni.
Suggeriamo di chiarire questo aspetto agli utenti quando si personalizzano i messaggi di salvataggio e di ripresa, in modo che sia meno probabile che perdano il loro lavoro a causa dell'inattività.
Personalizzare il messaggio di notifica via e-mail
Una volta attivata l'opzione Attiva notifica via e-mail, si aprirà un editor di testo per personalizzare il messaggio di notifica via e-mail.
Sebbene sia possibile modificare il messaggio predefinito con qualsiasi cosa si desideri, assicurarsi che la notifica e-mail abbia lo Smart Tag {resume_link}. Smart Tag.
Questo Smart Tag fornirà un link al modulo che è stato completato solo parzialmente, consentendo all'approvatore di continuare e concedere la richiesta di spesa.
Personalizzare il campo firma del modulo
Per garantire l'autenticità delle richieste di approvazione delle spese, il modello di modulo che stiamo utilizzando è dotato di campi Firma sia per il richiedente che per l'approvatore.
Fare clic su uno dei campi Firma nell'area del costruttore del modulo per modificarne l'etichetta, la descrizione o il colore dell'inchiostro, oppure contrassegnarlo come campo obbligatorio.
È inoltre possibile modificare il colore dell'inchiostro utilizzato per la firma elettronica all'interno della sezione Avanzate.
Una volta terminata la configurazione di queste impostazioni, assicurarsi di salvare il modulo prima di lasciare il costruttore di moduli.
Abilitare le notifiche e le conferme dei moduli
È fondamentale impostare i messaggi e le notifiche che appariranno dopo che l'utente ha compilato e inviato il modulo.
È facile da fare. Dalla schermata Form Builder, passare alla scheda Impostazioni e selezionare Notifiche.
Gli amministratori riceveranno automaticamente gli avvisi. Tuttavia, il titolo, il corpo e l'elenco dei destinatari dell'e-mail possono essere modificati se necessario.
Quindi, nella scheda Impostazioni, selezionare Conferme per modificare il messaggio che i decisori riceveranno dopo aver fornito la loro approvazione e completato il modulo.
Si può anche usare l'impostazione Tipo di conferma in WPForms per visualizzare un messaggio, un link a un'altra pagina o per reindirizzare l'utente.
Una volta configurate le impostazioni di notifica e conferma via e-mail, premere nuovamente il pulsante Salva per salvare i progressi attuali.
5. Pubblicare il modulo di approvazione delle spese
Ora che avete costruito il vostro modulo di approvazione delle spese utilizzando il modello, potete aggiungerlo al vostro sito web WordPress e personalizzarlo ulteriormente utilizzando l'editor di blocchi.
Creare una nuova pagina/post o semplicemente aggiornarne una esistente. Quindi, fare clic sul pulsante Aggiungi blocco e selezionare l'icona WPForms.
Quindi, selezionate il vostro modulo di pre-approvazione delle spese dal menu a discesa del widget WPForms per allegarlo alla vostra pagina/post.
Se siete soddisfatti dell'aspetto del vostro modulo, premete il pulsante Aggiorna o Pubblica e il vostro modulo sarà attivo.
Ora, tutto ciò che si deve fare è testare il modulo incorporato dopo la pubblicazione, per assicurarsi che funzioni come previsto ed evitare qualsiasi problema.
Domande frequenti sui moduli di approvazione delle spese
I moduli di approvazione delle spese sono un argomento molto popolare tra i nostri lettori. Ecco le risposte ad alcune domande comuni su di essi.
Che cos'è un modulo di approvazione delle spese?
Il modulo di approvazione delle spese è un documento che i dipendenti presentano per ottenere il rimborso delle spese aziendali. Il modulo elenca le spese professionali che i dipendenti pagano di tasca propria e richiede una documentazione di supporto come le ricevute.
Perché le aziende utilizzano i moduli di approvazione delle spese?
Le aziende utilizzano moduli di spesa standardizzati per controllare le spese e garantire che siano conformi alle politiche. Il flusso di lavoro di approvazione consente la supervisione e la giustificazione delle spese dei dipendenti. I moduli creano una traccia digitale verificabile per la rendicontazione finanziaria.
Quali informazioni sono richieste nel modulo di approvazione delle spese?
I dettagli tipici includono il nome del dipendente, il reparto, la data della richiesta di spesa, il fornitore, la descrizione, lo scopo commerciale, i codici di progetto, l'importo, la copia della ricevuta e le firme di approvazione. La politica aziendale definisce i backup e i dettagli richiesti.
Chi deve firmare/approvare un modulo di approvazione delle spese?
I moduli di spesa passano attraverso una catena di approvazione che varia a seconda dell'azienda. I più comuni approvatori sono il dipendente, il manager, il supervisore contabile, il responsabile delle risorse umane, il controller o il CFO.
Successivamente, date un'occhiata ad altri modelli di modulo di autorizzazione alle spese
Se siete alla ricerca di modi più creativi per creare moduli per le spese e per le finanze della vostra azienda, è il momento di dare un'occhiata a questi modelli dimostrativi:
- Modulo per le spese semplici
- Modulo di richiesta
- Modulo di rimborso online
- Modulo di rimborso spese
- Modulo di approvazione delle spese in conto capitale
Create ora il vostro modulo di approvazione delle spese
Siete pronti a creare il vostro modulo? Iniziate oggi stesso con il più semplice plugin per la creazione di moduli per WordPress. WPForms Pro include molti modelli gratuiti e offre una garanzia di rimborso di 14 giorni.
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Salve,
Se il componente principale di un modulo di approvazione delle spese è la copia di una ricevuta, perché questo modulo non supporta il mantenimento del caricamento del file quando un approvatore torna a riprendere e approvare? Perché dopo che l'approvatore l'ha approvata, non si permette nemmeno di tornare al richiedente per allegare di nuovo la ricevuta. Non ha senso.
Ehi Harrison - Al momento non disponiamo della funzione che consente di mantenere il file aggiunto nel campo di caricamento del file quando si riprende il modulo. Sono d'accordo che sarebbe utile e lo inserirò nel nostro tracker delle richieste di funzionalità.
Funzionalità davvero molto buona.
Ci sono più fasi di approvazione da parte di più persone interne tra i membri di WordPress?
Il responsabile può rifiutare il modulo di spesa o richiedere una revisione del modulo?
L'utente/manager/CEO può tenere traccia della propria nota spese?
Ehi Ray - Quando puoi, scrivici una riga con maggiori dettagli sulla tua esigenza di supporto, in modo da poterti aiutare ulteriormente.
Se avete una licenza WPForms, avete accesso al nostro supporto via e-mail, quindi inviate un ticket di supporto.
Altrimenti, forniamo un supporto gratuito limitato nel forum di supporto di WPForms Lite WordPress.org.
Grazie 🙂