Comment automatiser l'exportation de vos entrées WPForms

Exportez-vous manuellement les entrées de formulaire ? Cela devient vite lassant… Surtout lorsque vous jonglez chaque semaine avec des commandes, des candidatures ou des demandes de renseignements de clients.

Avec le module complémentaire WPForms Entry Automation, vous pouvez automatiser vos exportations. Que vous ayez besoin d'envoyer des rapports par e-mail, de sauvegarder des copies sur Google Drive ou de supprimer les anciennes entrées après les avoir traitées, cet outil s'en charge discrètement en arrière-plan.

Dans cet article, je vais vous montrer exactement comment configurer les exportations automatisées étape par étape, y compris les tâches planifiées et les actions de nettoyage optionnelles. Allons-y !

Comment automatiser l'exportation de vos entrées WPForms

Étape 1 : Ouvrez le formulaire que vous souhaitez automatiser

Commencez par ouvrir le formulaire que vous souhaitez automatiser dans le constructeur WPForms.

Maintenant, dans le constructeur de formulaire, allez dans l'onglet Paramètres et sélectionnez Automatisation des entrées. C'est ici que vous gérerez toutes les tâches d'exportation et de suppression pour ce formulaire.

Cliquez sur Ajouter une nouvelle tâche pour commencer.

💡 Considérez chaque tâche comme un mini flux de travail. Un formulaire peut avoir plusieurs tâches exécutées selon un calendrier.

Si vous débutez avec WPForms, voici un guide rapide sur comment créer votre premier formulaire.

Étape 2 : Ajoutez la tâche « Exporter par e-mail »

Après avoir cliqué sur Ajouter une nouvelle tâche, vous serez invité à donner un nom à votre tâche, par exemple « Exporter les entrées par e-mail ».

Cliquez ensuite sur OK pour continuer.

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Vous aurez alors le choix entre deux types de tâches :

• Exporter les soumissions
• Supprimer les entrées

Pour l'instant, choisissez Exporter les entrées. (Nous reviendrons sur ces options de tâche plus tard.)

Lorsque vous choisissez cette tâche, des paramètres supplémentaires apparaissent où vous pouvez entrer des informations telles que le nom du formulaire, la date, etc.

Ici, vous pouvez soit entrer un nom manuellement, soit utiliser des balises intelligentes pour générer le champ du nom. Cliquez sur l'icône Balise intelligente pour afficher une liste déroulante contenant les balises prises en charge que vous pouvez utiliser pour le nom de fichier.

Cela permet de garder vos exportations organisées automatiquement... pas besoin de renommer manuellement.

Choisir un format et une destination

Il est maintenant temps de décider à quoi doit ressembler le fichier exporté et où il doit aller.

Vous pouvez choisir :

• Format : CSV (par défaut), Excel, PDF ou JSON
• Destination : E-mail, Dropbox, Google Drive ou FTP
• Champ E-mail : Ajoutez un ou plusieurs destinataires (par défaut, l'administrateur du site)

Gardez à l'esprit que vous pouvez ajouter plusieurs adresses e-mail, séparées par des virgules. Les balises intelligentes fonctionnent également dans le champ e-mail si vous souhaitez acheminer les rapports vers différentes personnes en fonction du contexte du formulaire.

Étape 3 : Appliquez des filtres (facultatif)

Vous n'avez pas à tout exporter. WPForms vous permet de filtrer les entrées incluses, afin que vous n'obteniez que ce qui compte vraiment.

Vous pouvez filtrer les entrées à exporter en fonction de :

• Plage de dates (par exemple, les 7 derniers jours)
• Statut de l'entrée (par exemple, uniquement les complétées)
• Agent utilisateur (par exemple, navigateur ou appareil)
• Nouvelles entrées uniquement (exporter uniquement celles soumises depuis la dernière exécution)

C'est parfait pour générer des exportations ciblées comme des rapports de ventes hebdomadaires ou des inscriptions à la newsletter mensuelle. Vous pouvez également limiter les entrées du formulaire si vous souhaitez contrôler le nombre de soumissions acceptées.

Étape 4 : Planifiez l'exportation

Une fois votre exportation prête, vous devrez indiquer à WPForms quand l'exécuter.

Alors, choisissez :

• Fréquence : Quotidienne, Hebdomadaire, Mensuelle
• Jours spécifiques (par exemple, tous les lundis)
• Une date de début, et éventuellement une date de fin
• L'heure de la journée à laquelle l'exportation doit s'exécuter

Par défaut, les tâches s'exécutent à minuit — mais n'hésitez pas à l'ajuster pour qu'elle corresponde à votre flux de travail.

Étape 5 : Ajoutez de la redondance avec une deuxième tâche

Si les entrées de votre formulaire sont précieuses (et soyons honnêtes, bien sûr qu'elles le sont), vous voudrez prévoir une sauvegarde.

Ainsi, vous pourriez créer une deuxième tâche pour envoyer la même exportation vers un emplacement différent. Par exemple :

• Tâche 1 → E-mail (CSV)
• Tâche 2 → Dropbox (PDF)

De cette façon, si l'e-mail échoue ou est filtré, vos données sont toujours en sécurité ailleurs. C'est une petite étape avec un grand filet de sécurité.

Et lorsque vous ajoutez une deuxième tâche, elle est automatiquement planifiée pour s'exécuter après la première. Il n'est donc pas nécessaire de deviner ou de coordonner manuellement le calendrier.

Étape 6 : (Facultatif) Ajouter une tâche pour supprimer les entrées

Une fois vos exportations livrées en toute sécurité, vous pouvez définir une dernière tâche pour supprimer les entrées de votre site WordPress.

• Choisissez Supprimer les entrées comme type de tâche
• Définissez les filtres (si nécessaire) et confirmez la planification

Cela permet de garder votre base de données propre et légère.

Étape 7 : Réorganisez les tâches avec les poignées de glisser-déposer

Besoin de changer l'ordre plus tard ? Pas de problème. Faites simplement glisser et déposez les tâches pour les réorganiser.

Cela vous donne plus de contrôle sur votre logique d'automatisation sans avoir à reconstruire quoi que ce soit.

Note : La première tâche (avec la planification) est verrouillée en place pour éviter toute rupture accidentelle. Toutes les tâches suivantes peuvent être réorganisées librement.

Étape 8 : Surveillez tout depuis le tableau de bord d'automatisation

Alors… quelles tâches s'exécutent où ? WPForms inclut un tableau de bord d'automatisation central qui montre tout en un seul endroit.

Allez simplement dans WPForms → Outils → Automatisation des entrées pour :

• Voir quels formulaires ont des tâches en cours
• Examiner les types de tâches, les planifications et le statut
• Confirmer si les exportations ont réussi

C'est le moyen le plus simple de garder votre automatisation des entrées organisée, surtout si vous l'utilisez sur plusieurs formulaires. Vous pouvez également afficher et gérer les entrées de formulaire directement depuis votre tableau de bord.

Et c'est tout ! Une fois vos tâches définies, WPForms s'en charge. Ces exportations automatisées vous aident à tout gérer sans le travail manuel fastidieux.

Des résumés quotidiens aux nettoyages mensuels, l'automatisation des entrées de WPForms facilite l'organisation, la précision et l'autonomie.

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FAQ sur l'exportation automatique des entrées

Vous cherchez quelque chose de spécifique sur l'automatisation de vos exportations d'entrées de formulaire ? Jetez un œil à ces questions fréquemment posées :

Puis-je exporter les entrées de formulaire vers plus d'un endroit à la fois ?

Oui. Vous pouvez créer plusieurs tâches d'exportation pour le même formulaire et envoyer les données vers différentes destinations — comme l'e-mail, Dropbox et Google Drive — simultanément ou en séquence.

Les exportations incluront-elles uniquement les nouvelles entrées à chaque fois ?

Elles le peuvent. Sélectionnez simplement l'option « Nouvelles entrées depuis la dernière exportation » lors de la configuration de votre tâche. Cela vous aide à éviter les doublons et à n'exporter que ce qui a changé.

Que se passe-t-il si le fichier d'exportation existe déjà ?

Vous pouvez choisir comment WPForms gère cela : écraser le fichier, ajouter de nouvelles entrées à celui-ci (pour les formats CSV et XLSX), ou créer un nouveau fichier avec un nom incrémenté.

Puis-je tester ma connexion avant que l'automatisation ne s'exécute ?

Oui. Pour les destinations comme Dropbox, FTP et Google Drive, WPForms inclut un bouton Tester la connexion afin que vous puissiez vous assurer que tout fonctionne avant que la planification ne soit activée.

Et si je veux supprimer les entrées du formulaire après les avoir exportées ?

Vous pouvez créer une deuxième tâche pour supprimer automatiquement les entrées exportées. Choisissez simplement « Supprimer les entrées » comme type de tâche et appliquez les filtres ou les paramètres de planification dont vous avez besoin.

Ensuite, créez un formulaire de téléversement Google Drive

Maintenant que vous savez comment automatiser l'exportation de vos entrées de formulaire, pourquoi ne pas avoir le formulaire parfait prêt ? Jetez un œil à notre tutoriel sur comment créer un formulaire de téléversement Google Drive pour en savoir plus.

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