Cómo crear un formulario de información del empleado en WordPress

¿Necesitas una forma fácil y organizada de recopilar información sobre tus empleados? Crear un formulario de información del empleado en WordPress te da la flexibilidad de recopilar la información sobre las personas que necesitas, almacenar esa información en un lugar conveniente y acceder a ella cuando lo necesites.

En este artículo, te mostraremos la forma fácil de crear un formulario de información del empleado en WordPress usando WPForms.

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¿Qué es un formulario de información del empleado?

Un formulario de información del empleado es un formulario que completan las personas que trabajan para ti e incluye datos clave sobre sí mismas. Documenta información personal básica, información de contacto de emergencia y datos relacionados con su puesto dentro de la empresa.

Estas son algunas de las cosas más importantes que debes preguntar a los nuevos empleados cuando completen tu formulario de información del empleado:

• Nombre completo
• Información de contacto, incluido correo electrónico y teléfono
• Dirección
• Fecha de nacimiento
• Puesto de trabajo
• Departamento y supervisor
• Información de contacto de la oficina
• Fecha de inicio y salario
• Información de contacto de emergencia

Es importante que recopiles información de las personas una vez que comiencen a trabajar para ti. También es una buena idea animar a los empleados a actualizar su información regularmente para que siempre tengas la información más reciente.

Ahora veamos cómo crear un formulario de información del empleado en WordPress.

Cómo crear un formulario de información del empleado en WordPress

Paso 1: Crear un nuevo formulario

Usar WPForms es la forma más fácil de crear un nuevo formulario de información del empleado en WordPress. WPForms viene con más de 2100 plantillas de formularios de WordPress para cada nicho e industria, incluyendo una plantilla de formulario de información del empleado.

Lo primero que necesitarás hacer es instalar y activar el plugin WPForms. Para más detalles, consulta esta guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin en WordPress.

A continuación, necesitarás crear un nuevo formulario.

Para hacer esto, ve a WPForms » Añadir nuevo, y nombra tu formulario. Luego, desplázate hacia abajo hasta la sección etiquetada Seleccionar una plantilla y escribe “formulario de información del empleado” en la barra de búsqueda.

Hay muchas opciones para elegir aquí. Selecciona el formulario que mejor funcione para ti, y ten en cuenta que puedes personalizar cualquier plantilla para satisfacer tus necesidades.

Para nuestro ejemplo, usaremos la plantilla Formulario de Información del Empleado.

Cuando se carga la plantilla de formulario de información del empleado precompilada, la mayor parte del trabajo ya está hecha para usted. De hecho, encontrará los siguientes campos en el formulario:

• Divisor de sección
• Nombre
• Correo electrónico
• Teléfono
• Dirección
• Fecha / Hora
• Texto de una sola línea
• Elemento único

Si desea ver la plantilla de formulario de información del empleado en acción, diríjase y consulte nuestra demostración de la plantilla de formulario de información del empleado.

Puede agregar campos adicionales a su formulario arrastrándolos desde el panel izquierdo al panel derecho.

Luego, haga clic en el campo para realizar cualquier cambio. También puede hacer clic en un campo del formulario y arrastrarlo para reorganizar el orden en su formulario de información del empleado.

Por ejemplo, si desea que las personas carguen una imagen de sí mismas para usarla en su tarjeta de identificación, agregue un campo de formulario de Carga de archivo a su plantilla de formulario de información del empleado.

De esta manera, las personas pueden elegir una foto que les guste. Pueden hacerlo cargando el archivo o simplemente arrastrándolo y soltándolo en la zona de carga. Además, esto le ahorra tiempo y la molestia de tener que contratar a un fotógrafo para que tome fotos de cada nuevo empleado que contrate.

Asegúrese de activar la configuración Requerido para que los nuevos empleados no puedan enviar su formulario de información del empleado sin cargar una foto.

Cuando su formulario de información del empleado tenga el aspecto que desea, haga clic en Guardar.

Paso 2: Configurar los ajustes de tu formulario de información del empleado

Para empezar, vaya a Ajustes » General.

Aquí puede configurar lo siguiente:

• Nombre del formulario — Cambie el nombre de su formulario aquí si lo desea.
• Descripción del formulario — Dé una descripción a su formulario.
• Etiquetas — Agregue etiquetas para organizar sus formularios de WordPress.
• Texto del botón de envío — Personalice el texto del botón de envío.
• Texto de procesamiento del botón de envío — Cambie el texto que se muestra mientras se envía su formulario.

Si expande la sección Avanzado, también puede:

• Agregar clases CSS — Use CSS personalizado para estilizar su formulario o botón de envío.
• Habilitar autocompletado por URL — Rellene automáticamente algunos campos usando una URL personalizada.
• Habilitar envío de formularios AJAX — Habilite la configuración AJAX sin recarga de página.
• Deshabilitar el almacenamiento de información de entradas en WordPress — Puede deshabilitar el almacenamiento de información de entradas y detalles del usuario, como direcciones IP y agentes de usuario, en un esfuerzo por cumplir con los requisitos del RGPD. Consulte nuestras instrucciones paso a paso sobre cómo agregar un campo de acuerdo RGPD a su formulario de contacto simple.

Una vez que haya terminado, baje a la configuración de Protección contra spam y seguridad.

Aquí puede:

• Habilita la protección moderna contra spam — Detén el spam en formularios de contacto con la protección contra spam integrada de WPForms. La función anti-spam está habilitada automáticamente en todos los formularios nuevos, aunque puedes desactivarla con un simple interruptor si lo deseas. Funciona de manera fluida en segundo plano para proteger los formularios del spam y también se puede combinar con otras medidas como los CAPTCHAs para una protección adicional.
• Habilita la protección contra spam de Akismet — Si usas el plugin anti-spam Akismet, puedes conectarlo a tu formulario.
• Habilita el filtro de países — Bloquea envíos de ciertos países.
• Habilita el filtro de palabras clave — Evita entradas que incluyan palabras o frases especificadas.

También puedes configurar tu CAPTCHA preferido. Consulta nuestra guía completa sobre prevención de spam en formularios para más detalles.

Haz clic en Guardar.

Paso 3: Configurar las notificaciones de tu formulario de información del empleado

Las notificaciones son una excelente manera de enviar un correo electrónico cada vez que alguien envía un formulario de información de empleados en tu sitio web.

De hecho, a menos que desactives esta función, cada vez que alguien envíe un formulario en tu sitio, recibirás una notificación al respecto.

Si usas las etiquetas inteligentes, también puedes enviar una notificación a tu nuevo empleado cuando complete tu formulario, haciéndole saber que lo hemos recibido y que nos pondremos en contacto en breve si es necesario. Esto asegura a las personas que su entrada se ha procesado correctamente.

Para obtener ayuda con este paso, consulta nuestra documentación sobre cómo configurar notificaciones de formularios en WordPress.

Puedes enviar más de una notificación cuando se envía un nuevo formulario de información de empleados en tu sitio. Por ejemplo, puedes enviarte una notificación a ti mismo, a tu empleado y a tu departamento de RR. HH. u otro administrador.

Para obtener ayuda con esto, consulta nuestro tutorial paso a paso sobre cómo enviar múltiples notificaciones de formularios en WordPress.

Por último, si deseas mantener la coherencia de la marca en tus correos electrónicos, puedes consultar esta guía sobre cómo añadir una cabecera personalizada a tu plantilla de correo electrónico.

Paso 4: Configurar las confirmaciones de tu formulario de información del empleado

Las confirmaciones de formularios son mensajes que se muestran a los empleados una vez que envían su formulario de información de empleados en tu sitio web. Hacen saber a las personas que su información ha sido recopilada y te dan la oportunidad de informarles cuáles son los próximos pasos.

WPForms tiene tres tipos de confirmación:

1. Mensaje. Este es el tipo de confirmación predeterminado en WPForms. Cuando alguien envía un formulario de información de empleados, aparecerá un mensaje de confirmación simple informándole que su formulario ha sido procesado.
2. Mostrar página. Este tipo de confirmación llevará a los visitantes del sitio a una página web específica en tu sitio agradeciéndoles su entrada al formulario. Para obtener ayuda con esto, consulta nuestro tutorial sobre cómo redirigir a las personas a una página de agradecimiento.
3. Ir a URL (Redireccionar). Esta opción se utiliza cuando deseas enviar a los visitantes del sitio a un sitio web diferente.

Veamos cómo configurar una confirmación simple de formulario en WPForms para que pueda personalizar el mensaje que verán los visitantes del sitio cuando completen un formulario de información de empleados en su sitio web.

Para empezar, haga clic en la pestaña Confirmaciones en Ajustes.

A continuación, seleccione el tipo de confirmación que desea crear. Para este ejemplo, seleccionaremos Mensaje.

Luego, personalice el mensaje de confirmación a su gusto y haga clic en Guardar.

Si desea mostrar diferentes confirmaciones a los visitantes del sitio según su comportamiento, asegúrese de leer sobre cómo crear confirmaciones de formulario condicionales.

Paso 5: Configurar los controles de acceso del formulario de información del empleado

WPForms viene con un complemento Form Locker que ofrece a los propietarios de sitios web una forma de configurar permisos y controles de acceso de formularios.

Para acceder a esta configuración, vaya a Ajustes » Form Locker.

Aquí verá 4 configuraciones diferentes:

1. Verificación de formulario: Habilite la protección con contraseña para que solo aquellos con la contraseña, como sus empleados, puedan completar su formulario.
2. Programación de formularios: Programe fechas de inicio y fin para su formulario de información de empleados.
3. Restricciones de formulario: Permita que solo aquellos que han iniciado sesión en su sitio web envíen un formulario de información de empleados.
4. Límites y restricciones de entradas: Limite el número de entradas de formulario que aceptará.

Por supuesto, no necesariamente usará todas estas configuraciones. Sin embargo, si está buscando evitar envíos de spam en formularios, requerir que los empleados tengan una contraseña para completar un formulario o restringir los envíos de formularios a quienes han iniciado sesión ayuda.

Paso 6: Añadir tu formulario de información del empleado a tu sitio web

Después de haber creado un formulario de información de empleados, necesita agregarlo a su sitio web de WordPress.

WPForms le permite agregar sus formularios a muchas ubicaciones en su sitio web, incluyendo sus publicaciones de blog, páginas e incluso widgets de barra lateral.

Echemos un vistazo a la opción de incrustación más común en publicaciones o páginas.

Primero, cree una nueva página o abra una existente en el editor. Luego agregue un nuevo bloque y seleccione WPForms.

Cuando aparezca el bloque WPForms, seleccione su formulario de información de empleados en el menú desplegable.

Luego, Publique o Actualice su publicación o página para que su formulario aparezca en su sitio web.

Ahora los empleados pueden completar y enviar su formulario para enviarle su información.

A continuación, Mejore su configuración de trabajo remoto

¡Y eso es todo! Ahora sabe cómo crear un formulario de información de empleados en WordPress.

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