Wie die American Legion Arizona WPForms verwendet, um den Betrieb zu rationalisieren

Gemeinnützige Organisationen haben oft mit alltäglichen Aufgaben zu kämpfen, die sie von ihren eigentlichen Zielen ablenken. Die Verwaltung von Mitgliedern, die Organisation von Veranstaltungen und die Erledigung von Papierkram können eine echte Herausforderung sein. Diese Probleme können Zeit und Ressourcen von ihren Kernzielen ablenken, nämlich dem Gemeinwesen zu dienen und positive Veränderungen zu bewirken.

In dieser Kundengeschichte sehen wir uns an, wie die American Legion Arizona, eine Gruppe zur Unterstützung von Veteranen, diese Probleme gelöst hat. Sie nutzten WPForms, um ihre Arbeit einfacher und effektiver zu gestalten.

Wir zeigen Ihnen, wie dieses kleine Team von sechs Personen jede Woche Stunden an Arbeit einspart, effektiver mit seinen Mitgliedern in Kontakt tritt und es ihnen leicht macht, sich für Veranstaltungen anzumelden und Neuigkeiten auszutauschen.

Ihre Geschichte zeigt, wie gemeinnützige Organisationen Online-Formulare nutzen können, um gängige Hürden zu überwinden. Indem sie intelligenter arbeiten, können sie sich mehr auf das konzentrieren, was wirklich wichtig ist - den Menschen zu helfen, die sie unterstützen.

Kundenprofil

Die American Legion Arizona ist ein staatlicher Zweig der nationalen Organisation American Legion, die sich für Veteranen, aktive Mitglieder des Militärs und deren Familien einsetzt. Sie bietet eine Plattform für über 120 Pfosten in Arizona, um Informationen auszutauschen und zusammenzuarbeiten und eine Gemeinschaft mit einer über 100-jährigen Geschichte zu unterstützen.

Die Herausforderung

Als die American Legion Arizona damit begann, ihre Website zu aktualisieren, stieß sie auf mehrere Probleme in ihrer Arbeitsweise:

1. Nutzer-Feedback einholen: Die alte Methode, die Mitglieder nach ihrer Meinung zu fragen, funktionierte nicht gut. Es antworteten nicht viele Leute. Sie brauchten einen einfacheren Weg, um zu erfahren, was die Mitglieder über ihre Dienstleistungen und Programme dachten.
2. Hilfe für Mitglieder: Die Beantwortung von Fragen und die Unterstützung der Mitglieder nahm zu viel Zeit in Anspruch. Das Team hatte Probleme, schnell zu reagieren, was zu einer schlechten Nutzererfahrung führte.
3. Vorbereitung von Veranstaltungen: Die Organisation führt jedes Jahr viele Veranstaltungen durch, z. B. Tagungen und Spendenaktionen. Die alte Methode zur Anmeldung von Personen für diese Veranstaltungen war langsam, enthielt oft Fehler und erforderte viel Zeit für die Verwaltung.
4. Anmeldungen neuer Mitglieder: Das Verfahren für den Beitritt neuer Mitglieder und die Bezahlung der Mitgliedschaft war zeitaufwändig und schwierig für beide Seiten.
5. Sammeln von Informationen: Die Beschaffung verschiedener Arten von Informationen, wie z. B. Berichte von lokalen Stellen und Artikel für den Newsletter, war umständlich und langsam.

Die Organisation wusste, dass sie diese Probleme lösen musste, um besser zu arbeiten und den Veteranen mehr zu helfen. Sie wollten ein Werkzeug zur Formularerstellung finden, das das kann:

1. gut mit ihrer WordPress-Website und anderen Tools zusammenarbeiten, die sie verwenden
2. Erstellen Sie viele verschiedene Arten von Formularen, von einfachen Umfragen bis hin zu komplexen Anmeldeformularen für Veranstaltungen
3. Zahlungen für Mitgliedschaften und Veranstaltungsgebühren abwickeln
4. Verwenden Sie intelligente Funktionen wie bedingte Logik, um Formulare zu erstellen, die sich je nach Antwort ändern
5. so einfach sein, dass ihr kleines Team sie nutzen kann, ohne dass sie technische Experten sein müssen

Ihr Hauptziel war es, die Arbeit zu beschleunigen und zu vereinfachen, damit das Team mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge aufwenden kann - die Unterstützung von Veteranen und ihren Familien.

Wie WPForms Lösungen lieferte

Die American Legion Arizona wandte sich an WPForms, um ihre Herausforderungen zu bewältigen.

Nachdem sie das Plugin durch eine WordPress-Suche nach Plugins zur Formularerstellung entdeckt hatten, waren sie von den Möglichkeiten und der Benutzerfreundlichkeit beeindruckt, insbesondere bei der Zahlungserfassung.

Mit WPForms haben sie über 50 Formulare für verschiedene Zwecke erstellt, darunter:

• Mitgliedschaftsanmeldung mit Zahlung: Vereinfachtes Verfahren für neue Mitglieder, um online beizutreten und zu bezahlen.
• Konferenzanmeldung mit Zahlung: Rationalisierte Veranstaltungsanmeldungen und Zahlungseingänge, die sowohl für Mitglieder als auch für Mitarbeiter Zeit sparen.
• Jährliche Berichterstattung: Die Postbetreiber können ihre Jahresberichte jetzt online einreichen, was das Sammeln und Organisieren der Daten erheblich erleichtert.
• Einreichung von Veranstaltungen: Die Mitglieder können jetzt Details zu ihren Veranstaltungen einreichen, damit sie leicht in den Kalender aufgenommen werden können und dieser ohne viel zusätzliche Arbeit für die Mitarbeiter auf dem neuesten Stand bleibt.
• Einreichung von Artikeln für den Newsletter: Ermöglicht es den Mitgliedern, Artikel für den Newsletter einzureichen, wodurch das Sammeln und Verwalten von Inhalten schneller und einfacher wird.
• Programm-Anmeldung: Schüler können sich für verschiedene Programme online anmelden und so die Anmeldungen für verschiedene Initiativen wie Boys State rationalisieren und verwalten.
• Berichte für Beamte: Die Dienststellen können Details und Aktualisierungen zu den Führungskräften einfach online übermitteln. Diese Automatisierung stellt sicher, dass die Führungsinformationen korrekt und aktuell bleiben, was die effektive Kommunikation und Koordination innerhalb der Organisation unterstützt.
• Produkt-Bestellformulare: Mitglieder können personalisierte Markenartikel wie Poloshirts bestellen und bezahlen, um ihre Zugehörigkeit und Unterstützung für das Programm zu zeigen.

Durch die Verwendung von WPForms für all diese Aufgaben, die American Legion Arizona war in der Lage, viele ihrer ursprünglichen Probleme zu lösen. Sie konnten nun Feedback sammeln, Anmeldungen verwalten und Informationen viel effizienter sammeln.

WPForms war flexibel genug, um dieses breite Spektrum an unterschiedlichen Aufgaben zu bewältigen, und die Formulare waren für das kleine Team leicht zu erstellen, selbst wenn es nur über begrenzte technische Erfahrung verfügte.

Die Mitglieder fanden die Formulare benutzerfreundlich, was die Beteiligung erhöhte, und WPForms ließ sich gut in die bestehende Website integrieren, so dass kein Wechsel zu einer neuen Plattform oder das Erlernen neuer Systeme erforderlich war.

Bevorzugte WPForms-Funktionen und -Erweiterungen

Die American Legion Arizona fand mehrere WPForms-Funktionen besonders hilfreich. Hier ist ein genauerer Blick auf ihre Favoriten:

Berechnungen: Mit dieser Funktion konnten sie die Kosten für Veranstaltungen oder Mitgliedschaften automatisch zusammenrechnen. Wenn sich jemand zum Beispiel für mehrere Veranstaltungen anmeldet oder zusätzliche Artikel zu seiner Anmeldung hinzufügt, berechnet das Formular automatisch die Gesamtkosten.

Stripe-Integration: Dies machte es einfach, Zahlungen sicher online einzuziehen. Die Mitglieder konnten ihre Beiträge oder Veranstaltungsanmeldungen direkt im Formular bezahlen, ohne auf eine andere Website weitergeleitet zu werden.

Digitale Unterschriften: Bei Formularen, die eine Unterschrift erfordern, wie z. B. Verzichtserklärungen für Veranstaltungen, konnten die Nutzer mit dieser Funktion direkt auf dem Formular digital unterschreiben. Dies spart Zeit und Papier im Vergleich zum Ausdrucken und Scannen unterschriebener Dokumente.

Wiederholbare Felder: Mit dieser Funktion können Benutzer mehrere Personen mit einem einzigen Formular anmelden. Wenn jemand beispielsweise eine Gruppe für eine Konferenz anmelden möchte, kann er so viele Teilnehmer wie nötig hinzufügen, ohne für jede Person ein eigenes Formular ausfüllen zu müssen, was sowohl den Anmeldern als auch den Mitarbeitern, die die Anmeldungen bearbeiten, Zeit spart.

Bedingte Logik: Diese Funktion macht Formulare intelligenter und benutzerfreundlicher. Formulare können sich dynamisch ändern, je nachdem, was der Benutzer eingegeben hat. Wenn ein Benutzer beispielsweise angibt, dass er für eine Veranstaltung besondere Vorkehrungen benötigt, zeigt das Formular Fragen zu der Art der Vorkehrungen an, die er benötigt. Dadurch werden die Formulare kürzer und weniger verwirrend für die Benutzer, da sie nur die für sie relevanten Fragen sehen. Außerdem können so bei Bedarf detailliertere Informationen erfasst werden, ohne dass das Formular für alle unübersichtlich wird.

Die Ergebnisse

Die Implementierung von WPForms brachte erhebliche Verbesserungen für die American Legion Arizona:

Zeitersparnis

Durch die Automatisierung von Prozessen, die zuvor manuell durchgeführt wurden, wie z. B. die Anmeldung von Mitgliedern, die Registrierung von Veranstaltungen und die Einreichung von Berichten, sparte das Team jede Woche unzählige Stunden.

Mitarbeiter, die früher einen großen Teil ihres Tages mit Verwaltungsaufgaben verbrachten, haben nun die Freiheit, mehr Energie für Kerninitiativen wie die Betreuung von Veteranen und Unterstützungsprogramme für die Gemeinschaft aufzuwenden.

Gesteigerte Effizienz

Durch die Umstellung auf Online-Formulare wurden die Abläufe in allen Bereichen rationalisiert. Durch die Abschaffung der Papierformulare wurde der Bedarf an Druck, Versand und manueller Dateneingabe drastisch reduziert.

Verbessertes Benutzererlebnis

Die Mitglieder genießen jetzt eine nahtlose und benutzerfreundliche Erfahrung bei der Interaktion mit der Organisation.

Intuitive Formulare machen es einfach, sich für Veranstaltungen anzumelden, Artikel für den Newsletter einzureichen, Zahlungen zu leisten und wertvolles Feedback zu geben.

Diese verbesserte Erfahrung hat ein größeres Engagement und eine stärkere Beteiligung der Veteranengemeinschaft gefördert und die Verbindung der Organisation mit ihren Mitgliedern gestärkt.

Ein Moment des Erfolgs

Ein herausragender Erfolg war das Boys State Programm, eine Initiative der American Legion, die in den 1930er Jahren begann.

In der Vergangenheit war die Verwaltung der Anmeldungen und die Erfassung der erforderlichen Informationen für dieses Programm ein mühsamer Prozess, der Papierformulare und manuelle Dateneingabe erforderte.

Mit der Einführung von WPForms wurde jedoch der gesamte Prozess verändert. Allein im letzten Jahr meldeten sich über 150 Teilnehmer nahtlos online an und übermittelten nicht nur ihre grundlegenden Anmeldedaten, sondern auch wichtige medizinische Angaben und Zahlungsinformationen - alles ohne einen einzigen Fehler.

Doch damit nicht genug der Effizienzgewinne. WPForms ermöglichte es dem Programm auch, neue Formulare für Teilnehmer auf der Warteliste und Highschool-Berater einzuführen, die weitere Informationen benötigen.

Diese Formulare, die nahtlos in die E-Mail-Systeme der Organisation integriert sind, sorgten für eine prompte Kommunikation und ein optimiertes Erlebnis für alle Beteiligten.

Der Erfolg des Boys-State-Programms ist ein Beispiel dafür, wie WPForms Organisationen in die Lage versetzen kann, selbst ihre etabliertesten Initiativen zu modernisieren, die Effizienz zu steigern, die Benutzerfreundlichkeit zu verbessern und sich letztendlich auf das zu konzentrieren, was wirklich wichtig ist.

Tipps für WPForms-Benutzer

Blick in die Zukunft

Die American Legion Arizona entdeckte, dass die Erstellung und Verwaltung von Formularen kann unglaublich einfach und effizient mit WPForms sein. Die Benutzerfreundlichkeit und die leistungsstarken Funktionen wie bedingte Logik, Zahlungserfassung und umfangreiche Integrationen sind von unschätzbarem Wert gewesen.

Das Team kann nun zahlreiche Formulare schnell erstellen und dabei sicherstellen, dass die Daten der Benutzer sicher sind und die Prozesse rationalisiert werden.

WPForms hat ihre Arbeitsabläufe erheblich verbessert, und sie erforschen zusätzliche Addons und Integrationen, um Prozesse zu rationalisieren und Wachstum zu unterstützen.

Die Auswirkungen ihres Erfolgs reichen über Arizona hinaus. Der nationale Hauptsitz hat ihre Leistungen zur Kenntnis genommen und das Potenzial von Online-Formularen zur Rationalisierung der Abläufe in der gesamten Organisation erkannt. Das Team konzentriert sich nicht nur auf sein eigenes Wachstum, sondern auch darauf, sein Wissen und seine Erfahrung weiterzugeben, um anderen Landesverbänden die Möglichkeit zu geben, ähnliche digitale Lösungen einzuführen.

Wichtigste Erkenntnisse

Die American Legion Arizona's Erfolg mit WPForms bietet wertvolle Lektionen für Non-Profit-Organisationen und Unternehmen gleichermaßen:

• Automatisieren und rationalisieren: Ermitteln Sie manuelle, zeitaufwändige Aufgaben, die mit gut gestalteten Online-Formularen automatisiert werden können. Dadurch gewinnen die Mitarbeiter wertvolle Zeit, um sich auf ihre Kernaufgaben zu konzentrieren.
• Verbessern Sie die Benutzerfreundlichkeit: Implementieren Sie benutzerfreundliche Formulare, um Prozesse wie die Anmeldung zu Veranstaltungen, die Sammlung von Feedback und die Übermittlung von Informationen zu vereinfachen. Dies verbessert das Engagement und die Zufriedenheit der Mitglieder und Unterstützer.
• Optimieren Sie die Datenerfassung und -verwaltung: Nutzen Sie Online-Formulare, um Daten effizient zu erfassen und zu organisieren, so dass keine Papierformulare und keine manuelle Dateneingabe mehr erforderlich sind. Das spart Zeit und reduziert Fehler.
• Nutzen Sie Integrationen: Wählen Sie eine Lösung für die Formularerstellung, die sich nahtlos in Ihre vorhandenen Tools und Systeme integrieren lässt, z. B. in E-Mail-Marketingplattformen und Zahlungsgateways, um Arbeitsabläufe zu optimieren und die Effizienz zu maximieren.

Durch die Umsetzung dieser Strategien können Unternehmen ihre Abläufe optimieren, die Benutzerfreundlichkeit verbessern und ihren Auftrag erfolgreicher erfüllen.

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