Como Criar um Sistema de Rastreamento de Candidatos Com Formulários WordPress

Acabou de publicar uma vaga e as candidaturas já se estão a acumular na sua caixa de entrada. Os currículos chegam como anexos, as cartas de apresentação são coladas em e-mails e é fácil perder o rasto de bons candidatos.

Não precisa de comprar uma plataforma de contratação separada para resolver isso. Pode criar um sistema de acompanhamento de candidatos diretamente no site WordPress que já utiliza.

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Como Criar um Sistema de Rastreamento de Candidatos no WordPress

Se está a contratar, quer que todas as candidaturas, currículos e fases de candidatos estejam num só lugar, em vez de espalhados pela sua caixa de entrada. É isso que um sistema de rastreamento de candidatos lhe oferece, e resume-se a três componentes.

• Precisa de um formulário para recolher candidaturas, um local fiável para armazenar currículos e uma base de dados que acompanhe o progresso de cada pessoa.
• O WPForms e uma base de dados conectada podem cobrir os três, e o formulário de candidatura permanece no seu próprio website, onde pode até usar Analytics para rastrear visualizações, interações, conversões e muito mais!
• Os candidatos preenchem-no na sua página de carreiras em vez de serem redirecionados para um quadro de empregos genérico, pelo que mantém o controlo dos campos, da marca e para onde os dados vão.

Passo 1: Instalar o Plugin WPForms Elite

O WPForms é um construtor de formulários de arrastar e soltar, pelo que pode montar um formulário completo de candidatura de emprego sem tocar numa linha de código. Vem com mais de 2.100 modelos de formulários, incluindo um layout de candidatura de emprego pré-feito a partir do qual pode começar.

O que mais gosto de usar o WPForms para contratação é o controlo que lhe dá sobre os dados. O formulário de candidatura fica na sua própria página de carreiras, e cada currículo e submissão vai exatamente para onde o envia.

Para a pipeline completa neste guia, onde as candidaturas são sincronizadas automaticamente em qualquer CRM da sua escolha, precisará do WPForms Elite. Se quiser apenas o formulário de candidatura com uploads de currículo e notificações por e-mail, o WPForms Basic ou superior fará o trabalho.

Para começar, compre a licença Elite. Em seguida, instale o WPForms no seu site. Se precisar de ajuda, siga estas instruções sobre como adicionar um plugin ao WordPress.

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Passo 2: Criar o Seu Formulário de Candidatura de Emprego

Vá em frente e abra WPForms » Adicionar Novo, dê-lhe um nome como Formulário de Candidatura de Emprego, e escolha o modelo de formulário de candidatura de emprego pré-construído ou comece com um formulário em branco e adicione os campos você mesmo.

No mínimo, quer os campos Nome, Email e Telefone para poder contactar cada candidato. O seu construtor de formulários deve parecer algo assim, uma vez que esses campos estejam no lugar.

O currículo é a parte mais importante de qualquer candidatura, por isso, no painel Adicionar Campos, encontre o campo Upload de Ficheiro no grupo Campos Elegantes e arraste-o para o seu formulário.

Os candidatos também devem dizer-lhe para que função se candidatam, por isso clique no menu suspenso Posição a Candidatar-se e liste as suas vagas abertas em Escolhas em vez de os deixar digitar.

Agora guarde o formulário, e o lado de entrada do seu ATS está pronto para recolher candidaturas.

Passo 3: Configurar o Campo de Upload de Currículo

O campo de carregamento de ficheiros funciona de imediato, mas algumas definições tornam-no pronto para retomar. Clique no campo para abrir as suas opções e comece no separador Geral.

Defina Extensões de Ficheiro Permitidas para pdf, doc, docx para que os candidatos só possam enviar ficheiros de documentos, não imagens ou vídeos aleatórios.

Se quiser que as pessoas anexem uma carta de apresentação juntamente com o currículo, aumente o Número Máximo de Carregamentos de Ficheiros para que o campo aceite mais do que um ficheiro.

Em seguida, abra o separador Avançadas. Defina o Estilo para Moderno para uma caixa de arrastar e soltar limpa, depois ative Armazenar ficheiro na Biblioteca de Média do WordPress.

Essa última definição é importante, pois mantém todos os currículos no seu site, mesmo que mais tarde elimine a entrada de onde vieram.

Os currículos contêm detalhes pessoais, pelo que vale a pena protegê-los. Ainda no separador Avançadas, ative Ativar Restrições de Acesso a Ficheiros para que apenas utilizadores com sessão iniciada no seu site possam abrir os ficheiros carregados.

Passo 4: Notificar a Sua Equipa de Contratação Quando Alguém se Candidatar

Uma candidatura só é útil se a pessoa certa a vir rapidamente. O WPForms pode enviar um email à sua equipa de contratação no momento em que alguém se candidata, para que nenhuma submissão fique sem ser notada durante dias.

Abra Definições » Notificações no construtor de formulários, depois defina o Endereço de Email para Envio para quem trata das contratações, seja você, um gestor ou uma caixa de entrada partilhada.

Dê à notificação uma linha de assunto clara como Nova candidatura para a função de Coordenador de Marketing, usando uma etiqueta inteligente para a posição, para que a sua caixa de entrada permaneça organizada por abertura.

A Mensagem de Email já utiliza a etiqueta inteligente {all_fields}, que inclui uma ligação para o currículo carregado, para que a sua equipa receba o ficheiro com cada candidatura.

Para ajustar o que o email mostra, clique no ícone Mostrar Etiquetas Inteligentes ao lado da mensagem e escolha campos individuais.

Se funções diferentes forem para gestores diferentes, adicione uma segunda notificação e ative a lógica condicional para que cada uma só dispare para a sua posição correspondente.

Um candidato de design nunca aterrará na caixa de entrada do gestor de vendas. Também ajuda a tranquilizar os candidatos de que a sua submissão chegou, por isso vá a Definições » Confirmações e escreva uma breve mensagem de agradecimento que aparece no momento em que submetem.

Pode manter os candidatos na mesma página com essa mensagem ou redirecioná-los para uma página de agradecimento dedicada, que é um bom lugar para explicar o que acontece a seguir no seu processo de contratação.

Passo 5: Guardar Automaticamente Currículos na Cloud

Pode armazenar currículos na sua Biblioteca de Média, mas uma pasta partilhada na nuvem é mais fácil para uma equipa de contratação navegar em conjunto.

Qualquer pessoa que convide pode abrir o currículo de um candidato sem iniciar sessão no WordPress, o que é importante quando um gestor ou entrevistador precisa de rever alguém rapidamente.

O suplemento Google Drive envia todos os currículos carregados diretamente para uma pasta à sua escolha. Abra WPForms » Definições » Integrações para ligar a sua conta, onde também encontrará as outras ligações de nuvem e CRM.

Ligar o Google Drive requer um único início de sessão e uma aprovação, depois a sua conta aparece como ligada. Abra o formulário, vá às suas definições de Google Drive e aponte os currículos carregados para uma pasta.

Pode até guardar carregamentos diretamente no Google Drive em subpastas com o nome de cada posição com etiquetas inteligentes, para que cada função tenha a sua própria pilha de currículos automaticamente.

Se preferir não guardar cópias no seu servidor, ative a opção para eliminar ficheiros locais após o carregamento, e cada currículo viverá apenas no Drive.

E se um ficheiro falhar a sincronização, a entrada mantém uma ação de recarregar para que possa enviá-lo novamente sem pedir ao candidato que se candidate novamente.

Passo 6: Gerir Candidatos a Partir do Seu Painel WordPress

Cada submissão é guardada dentro do WordPress, para que possa rever candidatos sem sair do seu painel de controlo. A gestão de entradas está incluída no WPForms Basic e superior.

Abra WPForms » Entradas e escolha o seu Formulário de Candidatura de Emprego para ver todos os que se candidataram.

A lista de entradas é onde acontece uma primeira triagem, pois pode pesquisar por nome ou e-mail, filtrar por data e marcar as candidaturas que merecem uma segunda análise.

Marcar entradas como lidas também ajuda a distinguir novas candidaturas das que já analisou. Clique em qualquer linha para abrir uma única candidatura e ler a submissão completa, desde os seus dados de contacto até à sua carta de apresentação.

Cada formulário tem também a sua própria página de análises, pelo que se não estiver a receber candidaturas suficientes, pode sempre mergulhar nos dados para ver o que se está a passar.

Uma tabela campo a campo mostra interações, tempo despendido, erros e abandono para cada campo. Combine-a com o suplemento Abandono de Formulário para capturar as entradas parciais desses visitantes.

Para mais informações sobre como utilizar o rastreamento de desempenho de formulários incorporado, consulte esta documentação sobre como utilizar análises do WPForms.

Agora, isto dá-lhe um registo de trabalho de cada candidato, mas ainda é uma lista em vez de um pipeline.

Para ver rapidamente quem está à espera de uma chamada de triagem e quem tem uma oferta, precisa de fases, o que significa ligar o seu formulário a uma base de dados.

Transforme as Suas Candidaturas Numa Pipeline de Contratação no Airtable

Para mover candidatos através de fases como triagem, entrevista e oferta, pode enviar cada candidatura para o Airtable automaticamente com o suplemento Airtable, que faz parte do WPForms Elite.

Comece por ligar a sua conta. Vá a WPForms » Definições » Integrações, clique em Airtable e escolha Adicionar Nova Conta.

O WPForms envia-o para um ecrã de permissão do Airtable, onde aprova o acesso e seleciona as bases a partilhar, depois clica em Conceder acesso para terminar. Pode seguir o guia oficial de configuração do Airtable completo se ficar preso na ligação.

Antes de mapear qualquer coisa, inicie sessão no Airtable e crie a base e a tabela onde pretende que as candidaturas sejam colocadas, pois o complemento só se pode ligar a bases que já existem.

Adicione colunas para os detalhes que recolhe, como nome, e-mail, telefone e cargo, mais uma coluna de texto ou URL onde guardará a ligação do currículo.

De volta ao construtor de formulários, abra Definições » Airtable e clique em Adicionar Nova Ligação. Escolha a sua conta, base e tabela, depois mapeie cada coluna do Airtable para o campo WPForms correspondente.

A partir de agora, cada candidatura cria um novo registo na sua tabela. Pode saber mais sobre a ligação na página do complemento Airtable.

Agora pode dar a sensação de um pipeline real adicionando uma coluna Estado no Airtable como uma seleção única, com opções como Novo, Triagem, Entrevista, Oferta e Contratado, depois mudando a tabela para uma vista Kanban.

Cada candidato torna-se um cartão que pode arrastar de uma fase para a seguinte, e pode configurar automações do Airtable para enviar um e-mail à sua equipa sempre que um cartão se move.

Uma ressalva honesta aplica-se aos currículos, pois o complemento WPForms Airtable sincroniza os dados do seu formulário em registos, mas não anexa o ficheiro do currículo em si.

Guarde o currículo na sua Biblioteca de Média ou pasta do Google Drive dos passos anteriores, depois guarde essa ligação do ficheiro numa coluna para que esteja a um clique de distância do cartão de cada candidato.

Airtable, Notion ou um CRM para a Sua Pipeline de Contratação

O Airtable é a minha recomendação padrão, mas não é a única base de dados que funciona. A escolha certa depende do seu orçamento e de onde a sua equipa já trabalha.

Ferramenta	Melhor para	Nível mínimo do WPForms	Porquê encaixa
Airtable	A maioria das pequenas equipas que querem um pipeline visual	Elite	Vistas Kanban, grelha e calendário com fases de arrastar e largar
Notion	Equipas que já usam o Notion, ou com um orçamento mais apertado	Mais	Uma forma acessível de sincronizar candidaturas numa base de dados que pode moldar num quadro
HubSpot, Pipedrive ou Zoho CRM	Equipas que já usam um CRM	Elite	Trata os candidatos como negócios, ao lado dos seus outros pipelines
Google Sheets	Uma lista de candidatos rápida e sem frescuras	Pro	Uma folha de cálculo simples que todos na equipa já conhecem

Se a sua equipa trabalha no Notion, pode sincronizar candidaturas para o Notion em vez disso e criar um formulário ligado ao Notion da mesma forma.

E se já paga por um CRM, envie os candidatos diretamente para lá. O WPForms Elite liga-se ao Pipedrive, permite-lhe enviar candidatos para o HubSpot, e também funciona com o Zoho CRM.

Para a maioria das pequenas equipas que contratam regularmente, o Airtable oferece-lhe o pipeline mais claro com o menor tempo de configuração. Escolha a ferramenta que a sua equipa realmente abrirá todos os dias, pois é essa que o seu processo de contratação irá habitar.

FAQs sobre a Criação de um Sistema de Rastreamento de Candidatos em WordPress

Algumas perguntas surgem repetidamente quando se constrói um sistema de acompanhamento de candidatos no WordPress, e geralmente centram-se em ferramentas, custo e no que é possível sem código. Aqui estão as respostas que as equipas de contratação mais fazem antes de começarem a construir.

É possível usar o WordPress como um sistema de acompanhamento de candidatos?

Sim, o WordPress funciona bem como um sistema de acompanhamento de candidatos depois de emparelhar um construtor de formulários com uma base de dados. O WPForms recolhe as candidaturas e armazena currículos, enquanto uma ferramenta conectada como Airtable ou Notion acompanha cada candidato através das suas fases de contratação. Obtém um ATS construído com ferramentas que já utiliza, sem pagar por uma plataforma de contratação dedicada.

É necessário saber programar para construir um ATS no WordPress?

Não é necessário escrever qualquer código. O WPForms é um construtor de arrastar e soltar, pelo que cria o formulário de candidatura adicionando campos visualmente. Ligar uma base de dados como o Airtable resume-se a autorizar a sua conta e a mapear campos, sem código envolvido em qualquer ponto.

De que licença do WPForms preciso para um sistema de acompanhamento de candidatos?

Depende de até onde leva. O formulário de candidatura com uploads de currículos e notificações por e-mail funciona no WPForms Basic e superior. Guardar currículos no Google Drive necessita do Pro, sincronizar com Notion necessita do Plus, e ligar ao Airtable ou a um CRM como HubSpot necessita do Elite.

Os candidatos podem fazer upload de currículos e cartas de apresentação para o formulário?

Os candidatos podem anexar tanto um currículo como uma carta de apresentação. O campo File Upload aceita documentos, e pode limitá-lo a formatos adequados para currículos como pdf, doc e docx. Aumente o Max File Number e um único campo aceitará mais do que um ficheiro de uma só vez.

É melhor o Airtable ou o Notion para um pipeline de contratação?

O Airtable é a opção mais forte se desejar um pipeline visual, uma vez que as suas vistas Kanban e de grelha facilitam o arrastar de candidatos entre fases. O Notion é uma boa escolha se a sua equipa já trabalha lá ou se deseja uma opção de menor custo, e pode conter os mesmos dados de candidatos num layout de quadro.

Como mover candidatos através das fases de contratação?

Adicione um campo Status à sua base Airtable como uma seleção única com as suas fases, depois mude para uma vista Kanban. Cada candidatura torna-se um cartão, e arrasta-o de uma coluna para a seguinte à medida que o candidato progride.

Que tipos de ficheiro deve aceitar um campo de upload de currículo?

Opte por formatos de documento como pdf, doc e docx para receber currículos legíveis em vez de imagens ou outros ficheiros. Pode definir isto em Allowed File Extensions, e o nosso guia completo para o campo File Upload cobre todas as opções em detalhe.

Posso ligar o formulário a um CRM como HubSpot ou Pipedrive em vez disso?

O WPForms Elite liga-se ao HubSpot, Pipedrive, Zoho CRM e Salesforce, pelo que pode tratar os candidatos como contactos ou negócios dentro de um CRM que já utiliza. A configuração espelha o fluxo do Airtable, onde autoriza a conta e depois mapeia os seus campos de formulário para os campos do CRM.

Em seguida, envie todas as submissões de formulário para onde a sua equipa trabalha

Assim que o seu funil de contratação estiver a funcionar, a mesma abordagem serve para qualquer formulário no seu site. Pode encaminhar pedidos de contacto, formulários de orçamentos e inscrições para eventos para as ferramentas que a sua equipa verifica diariamente, para que nada fique esquecido numa caixa de entrada.

Veja como criar um formulário Airtable personalizado para outras áreas do seu negócio, ou envie entradas para o Google Sheets quando uma simples folha de cálculo é tudo o que precisa.

Comece a Recolher Candidaturas de Emprego Hoje! 🙂

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