中小企業向けのWordPress請求書作成ソリューションが必要ですか？
本格的なeコマース・ビジネス向けの請求書作成ツールは数多くあるが、オンライン販売数がそれほど多くない中小企業にとっては、規模が大きすぎたり、複雑すぎたり、高価すぎたりすることが多い。
WordPressの注文フォームから請求書を発行する便利な方法をお探しですか？この記事では、スモールビジネスの予算でプロのように請求書を処理する方法を2つご紹介します。
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WordPressによる請求書作成：難しくなく、スマートに請求する2つの方法
請求書発行ソフトは、ビジネスの経理・財務業務を行うために使用されます。請求書を自動作成することができ、既成のテンプレートを使用することができるため、より簡単に請求書を作成することができます。
WordPressの注文フォームから注文が入るのであれば、請求書の発行もWordPressで管理したいと考えるのは当然のことです。プロセスを効率化しましょう。
そこで、WordPressで請求書を発行するための2つの方法、インテグレーションとプラグインを紹介しよう。
Zapierを使ったWordPressの請求書作成
Zapierは、7,000以上のアプリをあなたのウェブサイトに簡単に接続できる強力な自動化ツールです。プロセスを簡素化するために使用しているツールでワークフローを作成するために使用することができます。
ご想像の通り、注文フォームの作成に関してはWPFormsを愛用しています。また、プロライセンス以上で利用可能なZapierアドオンがあり、フォームを他のツールに接続するのがとても簡単です。
このチュートリアルでは、WPFormsとZoho Invoiceを統合します。これにより、WPFormsから簡単に請求書を送信できるようになります。とはいえ、注文フォームの作成や請求書作成に別のツールを使用している場合も、同様に接続できるはずです。ただ、それぞれの要件と互換性を確認してください。
必要なもの
ZapierでWordPressの請求書発行を設定するには、事前に以下の設定が必要です：
- Zapierアカウント（この方法は無料でも問題ありません）
- Zoho Invoiceのアカウント（最初は無料で構いません）
- A WPForms アカウント(Zapierアドオンを使用するにはProライセンス以上が必要です)
- WordPressサイトにWPFormsをインストールし、有効化する（必要であれば、いくつかのヒントがあります。）
- WPFormsアカウントで有効化されたZapierアドオン
- 注文書
コネクションを作る
必要なアカウントをすべて設定したら、いよいよ統合だ。
まず、ZapierアカウントをWPFormsに接続します。これを行うには、WordPressのダッシュボードからWPForms " Settingsに移動し、その画面の上部にあるIntegrationsタブを選択します。Zapierを見つけるまで下にスクロールします。
手順に従って、ZapierアカウントをWPFormsに接続します。完了すると緑色のチェックで接続されていることが確認できます。フォームが接続されていなくても心配しないでください。それがこれからやることだ！
次に進む前に、オーダーフォームが完成していることを再確認してください。次のパートでは、このフォームを接続する必要があります。
それでは、顧客が購入するたびにZoho Invoiceアカウントから請求書を生成して送信するZapを作成します。これを設定するには、別のタブでZapierアカウントにサインインします。
ホーム画面から左上のオレンジ色の「作成」ボタンをクリックし、「Zap」を選択します。ワークフローがリアルタイムで表示されます。
Zapierは、一連のトリガーとそれに続くアクションで動作する。これから設定するワークフローは以下の通りだ：WPFormsを通して特定のフォームが送信されると、Zoho Invoiceが新しい請求書を作成するトリガーとなる。
トリガーボックスをクリックし、WPFormsを検索して選択します。トリガーをアクティブにするイベントを選択するよう促されます。ドロップダウンリストから「新規フォーム送信」を選択します。
Continueをクリックすると、WPFormsアカウントにサインインするよう求められます。すでにサインインしている場合は、アカウントを確認します。
次に、トリガーを選択します。トリガーとは、このZapで使用したい注文フォームのことです。フォームがたくさん作成されている場合は、すべてのフォームが読み込まれるので、検索機能を使って使いたいフォームを見つけることができます。フォームID番号も表示されるので、正しいフォームを選択していることを確認できます。
注文フォームを選択したら、トリガーのテストに進みます。
注意：トリガーをテストする前に、使用しているフォームに少なくとも1つのフォーム入力があることを確認してください。Zapierは、テストするためにフォーム入力データを引き出せる必要があります。他に入力項目がなければ、自分で情報を入力することができます。
テストにエラーがある場合は、テストが完了するまで必要な調整を行ってください。
次に、接続したいアプリを選択するところから始めて、Actionでよく似たプロセスを繰り返す。これは請求書作成に使っているものであれば何でもいい。ここでもZoho Invoiceを使っているが、これは使い方が簡単で初心者には最適だからだ。
アプリを選択した後、イベントを選択します。これは、トリガーに続くアクションです。今回は、新しい請求書を作成するので、それを選択しました。
前と同じように、アカウントにサインインして接続を確立する必要があります。アクションフィールドを設定する際、ラインアイテムに注意してください。この部分に問題がある場合は、Zapierのラインアイテムガイダンスを参照してください。
セットアップが終わったら、テストを実行し、すべてが正しく設定されていることを確認する。必要な変更があれば行ってください。
請求書の送付
これで、誰かが注文フォームを送信すると、Zoho Invoiceアカウントに直接請求書が送信されます。なお、請求書はお客様に送付する必要があります！
そのためには、Zoho Invoiceアカウントにログインし、左のナビゲーションバーから「請求書 」に移動します。請求書がすべて表示されます。どれでもクリックして開いて表示できます。
請求書を開くと、いくつかのオプションがあります。特に、「編集」オプションがあります。請求書を開いて問題があることに気づいた場合、請求書に記載されるべき内容を反映させるために変更を加えることができます。
請求書をカスタマイズするだけでなく、PDFとして保存し、請求書、納品書、梱包明細書を印刷することもできます。必要な変更を加えたら、「送信 」をクリックし、請求書をすぐに送信するか、後日顧客に送信するようスケジュールすることができます。
Zoho Invoiceの代替
Zapierを使うというアイデアは気に入ったけれど、Zoho Invoiceはちょっと...。大丈夫です！Zapierと一緒に使える代替手段をいくつかご紹介します。
長所と短所
何事にも言えることだが、Zapierを使った統合方法（この場合はZoho Invoiceとの統合）には長所と短所がある。結局は個人の好みによる。
長所
- WPFormsアカウントから独自のフォームを使用する
- 7,000を超えるアプリと接続できるため、ワークフローにすでに存在するあらゆるツールを使用可能
- Zohoのダッシュボードは使いやすい
短所
- WordPressで直接請求書を表示することができません。
- セットアップに少し手こずることがある
- Zapierでの行項目の作成は、必ずしも直感的ではない
プラグインを使ったWordPressの請求書作成
WordPressのフォームを使用する代わりに、WordPressで請求書を管理したいのであれば、プラグインを使用することをお勧めします。プラグインはたくさんあるので、最後に代替品のリストを紹介しよう。このチュートリアルでは、Slicedを使用します。
Slicedはセットアップも簡単だ。Zapierの方法を試してみて、好みでなかった場合（それでもいいのです。
必要なもの
- Sliced プラグインをダウンロードし、WordPress サイトで有効にします（このチュートリアルでは無料版で構いません）。
プラグインの設定を行う
このチュートリアルでは、Slicedで行うことはすべてWordPress上で行います。つまり、設定や行項目の追加、請求書テンプレートの選択などに時間をかける必要があります。
プラグインをインストールしたら、左のサイドバーでSliced Invoicesを探します。Sliced Invoices " Settingsに移動します。
最初に一般設定が表示され、他のタブでは特定の設定やプリファレンスを設定することができます。
必要であれば、ここであらかじめ定義された行項目を設定することができます。後で請求書を作成する際に、よく使う項目をクリックするだけで済み、時間の節約になります。
また、後で個々の請求書に追加することもできます。どのような情報をどのように入力すれば明細が作成されるのかが一目瞭然です。
各タブを順に見ていくことができます。ビジネス情報やロゴの設定、ロゴテンプレートの選択、PayPal決済ゲートウェイの有効化、Eメール設定などのオプションが見つかります。
請求書の作成と送信
WordPressの左側のナビゲーションメニューにあるSlicedプラグインに加え、請求書という項目があるはずです。請求書をクリックすると、受け取った請求書を表示したり、新しい請求書を作成したりすることができます。ここでは、Invoices（請求書） " Add New Invoice（新しい請求書を追加）をクリックしてみましょう。
これで請求書の詳細を記入し始める。
行項目に関しては、手動で入力することもできますし、あらかじめ定義された行項目を設定して選択することもできます。行項目を追加するには、Add Another Itemをクリックするだけです。
Zapierの方法で行項目に戸惑ったのであれば、こちらの方がずっと簡単だ。設定であらかじめラインアイテムを設定することができるので、ここで必要なのはメニューから選択するだけであることを思い出してほしい。
手動で項目を追加することもできます。請求書に項目を追加すると、右側に合計が表示されます。
クライアントに送る準備をする前に、アイテムの上にあるDescription欄を見てみましょう。そこには、あなたのビジネスの名前と購入日を示す何かを追加してください。また、支払いリンクを追加することもできます。
設定でPayPalゲートウェイを設定した場合は、それを使用することができます。WordPressに他の決済システムを接続している場合は、決済用のフォームを追加できる自動統合が表示されるかもしれません。
私は、思いつく限り最もシンプルなルート、つまり支払いフォームへのリンクを使うことにしました。私のはWPFormsにセットアップしていますが、その支払いフォームがどこにあっても、請求書の説明文の中でそのフォームにリンクすることができ、顧客をそこに送って支払いを完了させることができます。
請求書をプレビューするとこんな感じです。メッセージに含まれる支払いリンクが見えます。
もし他の選択肢の1つがあなたにとってより効果的であれば、遠慮なくそちらを選んでください！あなたのビジネスにとってベストなことをすればいい。
請求書が完成し、記載したい内容がすべて記載されたら、請求書エディターの右側にある「請求書の詳細」セクションをご覧ください。まず、既存の取引先を選択するか、新しい取引先を追加します。これでSlicedに請求書の送付先を伝えることができます。
Statusの 下にあるドロップダウンをクリックして選択します。ほとんどの場合、新しい請求書は「未払い」と表示されます。
すべての詳細が並べ替えられたら、上にスクロールして請求書を発行します。これで請求書が発行され、顧客がオンラインで閲覧できるようにリンクを送信することができます。
請求書を発行したら、顧客にメールで送信する準備ができました。上部に2つのアイコンがあります。左のアイコンは請求書のPDFを作成できます。右側のアイコンは、請求書をメールで送信できます。ここではEメールで送信することにします。
設定で追加した情報に基づいてメールが送信されます。顧客はオンラインで閲覧できる新しい請求書があることを伝えるメールを受け取ります。
そこから、顧客はオンラインで請求書を見ることができ、支払いリンクや使用した支払い方法を使用することができます。請求書の支払いが完了したら、WordPress上でステータスを更新することができます。これだけです！
スライスの代替品
Slicedはこのチュートリアルで使用したツールに過ぎない。しかし、万が一このツールがあなたに合わなかった場合に備えて、代わりのものをいくつか紹介すると約束した。
長所と短所
Zapierのように、請求書作成にSlicedのようなプラグインを使うことには、明確な長所と短所がある。
長所
- WordPressのプラグインは、一般的にかなり簡単に設定できます。
- 美しくプロフェッショナルな請求書を作成するために必要なすべての設定を行うことができます。
- WPFormsのような他のWordPressプラグインに自動的に接続できる可能性がある。
- ワードプレスから簡単にアクセス
短所
- 手動で請求書を作成する必要がある
- WPFormsへの自動接続はうまくいかなかった（しかし、支払いフォームを送信する他の方法はあった）
- 各請求書をウェブサイトに公開する。
好みの問題
WordPressの請求書作成は、どちらの方法にも長所と短所があり、どちらが優れているというわけではありません。私の目的は、同じ最終目標を達成するための2つの異なる方法を客観的にお見せすることです。どちらを選ぶかはあなた次第であり、あなたの経験や快適さにもよるでしょう。
どれが一番自分に合うか、試してみてください！
よくある質問 - WordPressの請求書作成
WordPressの請求書発行ソリューションの安全性を確保するにはどうすればよいですか？
- 定期的に更新され、セキュリティ対策がしっかりしている評判の良いプラグインを使いましょう。
- セキュリティリスクを防ぐために、WordPressのコア、テーマ、プラグインを常にアップデートしておく。
- ウェブサイトにSSL暗号化を使用する。
- 強力なパスワードを作成し、定期的に更新し、2要素認証を有効にする。
- すべての請求書データを定期的にバックアップしましょう。
WordPressの請求書作成プラグインには何を求めるべきか？
- 使いやすさとセットアップ
- テンプレートのカスタマイズ
- 複数の支払いゲートウェイオプション
- レポートと分析
WordPressで複数の通貨で請求書を送ることは可能ですか？
はい、可能です。多くのプラグインやサービスが複数の通貨をサポートしています。新しいツールを使い始める前に、必ずこの機能があるかどうかを確認する必要があります。また、複数通貨をサポートする機能が有料の機能としてのみ存在する可能性があることも理解しておいてください。
WordPressで定期的な請求書はどのように扱えばよいですか？
- 継続課金に対応したツールを利用する。
- 様々な反復期間用の請求書テンプレートを作成。
- 継続課金を簡素化する機能を備えたソリューションをお選びください。
WordPressで見積書を作成し、請求書に変換することはできますか？
いくつかのソリューションは、請求書に加えて見積書を作成する機能を提供しています。Slicedもその一つです。その機能が特定のプラットフォームでサポートされているかどうかを調査し、どのように機能するのかを詳しく知ることで、自社に合うかどうかを知ることができます。
次に、中小企業に最適なAIツールを見つけよう
AIは確かに時に難しく見えるかもしれませんが、あなたの仕事を助けてくれるあらゆる方法で、中小企業経営者の親友にもなり得ます。中小企業に最適なAIツールのリストをチェックし、いくつか試してみて、お気に入りを教えてください！
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フォームを作る準備はできましたか？最も簡単なWordPressフォームビルダープラグインで今すぐ始めましょう。WPForms Proにはたくさんの無料テンプレートが含まれており、14日間の返金保証がついています。
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スウェーデンの請求書作成ソフトを教えてください。もし可能であれば、ご連絡ください。
Cravenさん、ご質問ありがとうございます。
残念ながら、スウェーデンの請求書作成ツールは存じておりません。
良い一日を🙂。
PayPalのビジネスアカウントでWordPressのウェビナーを販売しています。
PayPalには、私のような販売者が、購入者がデジタル製品を購入するとすぐに、カスタマイズ可能な自動領収書（またはメッセージ）を送信するオプションがない。
購入者がデジタル製品を購入した直後に受け取る自動レシート（またはカスタマイズされたインスタント自動メール）に、メッセージとともにウェビナーのリンクを追加したい。
どのWPプラグインやソフトウェアがお勧めですか？
こんにちは、アムリーン！はい、通知メールをレシートとして使用することができます。設定すると、フォームが送信されたときに通知メールが自動的に送信されます。
もしサポートが必要であれば、お気軽にサポートチームまでご連絡ください。
よい一日を 🙂。