So automatisieren Sie den Export Ihrer WPForms-Einträge

Exportieren Sie Formulareinträge manuell? Das wird schnell langweilig. Besonders wenn Sie jede Woche Bestellungen, Bewerbungen oder Kundenanfragen jonglieren.

Mit dem WPForms Entry Automation Addon können Sie Ihre Exporte automatisieren. Egal, ob Sie Berichte per E-Mail versenden, Sicherungen auf Google Drive speichern oder alte Einträge nach der Verarbeitung löschen müssen, dieses Tool erledigt alles leise im Hintergrund.

Um Ihren WPForms-Eintragsexport zu automatisieren, erstellen Sie eine Exportaufgabe im Formular-Generator unter Einstellungen » Entry Automation, wählen Sie ein Format und ein Ziel aus und legen Sie einen Zeitplan fest. WPForms führt den Export dann automatisch für Sie durch, täglich, wöchentlich oder monatlich.

In diesem Beitrag zeige ich Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie automatisierte Exporte einrichten, einschließlich geplanter Aufgaben und optionaler Bereinigungsaktionen. Los geht's!

So automatisieren Sie den Export Ihrer WPForms-Einträge

Hier ist alles, was wir behandeln werden. Springen Sie gerne direkt zu dem Schritt, den Sie benötigen.

Schritt 1: Installieren Sie das WPForms Elite Plugin

WPForms ist der einfachste Weg, jede Art von WordPress-Formular zu erstellen und zu automatisieren, was nach dem Absenden passiert. Sie erhalten über 2.100 Formularvorlagen als Ausgangspunkt, und das Entry Automation Addon fügt geplante Exporte und Bereinigungsaufgaben hinzu.

Was mir an WPForms hier am besten gefällt, ist, dass die Automatisierung direkt im Formular-Generator integriert ist. Sie richten eine Exportaufgabe einmal ein, und der Bericht erscheint pünktlich in Ihrem Posteingang (oder Ihrer Dropbox), ohne dass Sie den Einträge-Bildschirm erneut berühren müssen.

Sie benötigen eine Elite-Lizenz, um das Entry Automation Addon zu verwenden. Es ist die Top-Stufe von WPForms und schaltet auch Webhooks, Premium-CRM-Integrationen wie Salesforce und HubSpot sowie Multisite-Unterstützung frei.

Um loszulegen, kaufen Sie die Elite-Lizenz. Installieren Sie dann WPForms auf Ihrer Website. Wenn Sie Hilfe benötigen, folgen Sie dieser Anleitung, wie Sie ein Plugin zu WordPress hinzufügen.

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Schritt 2: Öffnen Sie das Formular, das Sie automatisieren möchten

Beginnen Sie damit, das Formular zu öffnen, das Sie automatisieren möchten, im WPForms-Builder. Wenn Sie das Entry Automation Addon noch nicht installiert haben, aktivieren Sie es zuerst unter WPForms » Addons.

Gehen Sie nun im Formular-Builder zum Tab Einstellungen und wählen Sie Eintrag-Automatisierung. Hier verwalten Sie alle Export- und Löschaufgaben für dieses Formular.

Klicken Sie auf Neue Aufgabe hinzufügen, um zu beginnen.

💡 Stellen Sie sich jede Aufgabe als einen Mini-Workflow vor. Ein Formular kann mehrere Aufgaben enthalten, die nach einem Zeitplan ausgeführt werden.

Wenn Sie neu bei WPForms sind, finden Sie hier eine kurze Anleitung, wie Sie Ihr erstes Formular erstellen.

Schritt 3: Fügen Sie den Export per E-Mail hinzu

Nachdem Sie auf Neue Aufgabe hinzufügen geklickt haben, werden Sie aufgefordert, Ihrer Aufgabe einen Namen zu geben, z. B. „Einträge per E-Mail exportieren“.

Klicken Sie dann auf OK, um fortzufahren.

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Sie haben dann die Wahl zwischen zwei Aufgabentypen:

• Einträge exportieren
• Einträge löschen

Wählen Sie vorerst Einträge exportieren. (Wir werden diese Aufgabenoptionen später noch einmal aufgreifen.)

Wenn Sie diese Aufgabe auswählen, werden zusätzliche Einstellungen angezeigt, in denen Sie Dinge wie den Formularnamen, das Datum und mehr eingeben können.

Hier können Sie entweder einen Namen manuell eingeben oder Smart Tags verwenden, um das Namensfeld zu generieren. Klicken Sie auf das Symbol Smart Tag, um ein Dropdown-Menü mit unterstützten Tags anzuzeigen, die Sie für den Dateinamen verwenden können.

Dies hilft, Ihre Exporte automatisch organisiert zu halten, ohne dass eine manuelle Umbenennung erforderlich ist.

Format und Ziel wählen

Jetzt ist es an der Zeit zu entscheiden, wie die exportierte Datei aussehen und wohin sie gehen soll.

Sie können wählen:

• Format: CSV (Standard), Excel, PDF oder JSON
• Zielort: E-Mail, Dropbox, Google Drive oder FTP
• E-Mail-Feld: Fügen Sie einen oder mehrere Empfänger hinzu (Standard ist der Website-Administrator)

Die PDF-Option ist eine nette Ergänzung, wenn Sie möchten, dass WPForms Einträge automatisch als polierte Berichte exportiert. Denken Sie an wöchentliche Lead-Zusammenfassungen, die Sie an einen Kunden weiterleiten können, ohne etwas neu formatieren zu müssen.

Denken Sie daran, dass Sie mehrere E-Mail-Adressen hinzufügen können, getrennt durch Kommas. Smart Tags funktionieren auch im E-Mail-Feld, wenn Sie Berichte basierend auf dem Formularinhalt an verschiedene Personen weiterleiten möchten.

Schritt 4: Filter anwenden (Optional)

Sie müssen nicht alles exportieren. WPForms ermöglicht es Ihnen, zu filtern, welche Einträge enthalten sind, sodass Sie nur genau das extrahieren, was wichtig ist.

Sie können filtern, welche Einträge exportiert werden, basierend auf:

• Datumsbereich (z. B. letzte 7 Tage)
• Eintragsstatus (z. B. nur abgeschlossene)
• User Agent (z. B. Browser oder Gerät)
• Nur neue Einträge (exportieren Sie nur diejenigen, die seit der letzten Ausführung übermittelt wurden)

Dies ist perfekt für die Erstellung gezielter Exporte wie wöchentliche Verkaufsberichte oder monatliche Newsletter-Anmeldungen. Sie können auch Formulareinträge einschränken, wenn Sie steuern möchten, wie viele Einreichungen akzeptiert werden.

Schritt 5: Planen Sie den Export

Sobald Ihr Export bereit ist, müssen Sie WPForms mitteilen, wann er ausgeführt werden soll.

Wählen Sie also:

• Häufigkeit: Täglich, Wöchentlich, Monatlich
• Bestimmte Tage (z. B. jeden Montag)
• Ein Startdatum und optional ein Enddatum
• Die Uhrzeit, zu der der Export ausgeführt werden soll

Standardmäßig werden Aufgaben um Mitternacht ausgeführt, aber Sie können sie gerne an Ihren Workflow anpassen. Das ist alles, was nötig ist, um Ihren Eintrags-Export nach einem Zeitplan zu versehen, dem er ohne Erinnerungen folgt.

Schritt 6: Redundanz durch eine zweite Aufgabe hinzufügen

Wenn Ihre Formulareinträge wertvoll sind (und seien wir ehrlich, natürlich sind sie das), möchten Sie eine Sicherung einbauen.

Sie könnten also eine zweite Aufgabe erstellen, um denselben Export an einen anderen Ort zu senden. Zum Beispiel:

• Aufgabe 1 → E-Mail (CSV)
• Aufgabe 2 → Dropbox (PDF)

Auf diese Weise, wenn die E-Mail fehlschlägt oder gefiltert wird, sind Ihre Daten woanders immer noch sicher. Es ist ein kleiner Schritt mit einem großen Sicherheitsnetz.

Und wenn Sie eine zweite Aufgabe hinzufügen, wird diese automatisch so geplant, dass sie nach der ersten ausgeführt wird. Sie müssen also keine Zeiten raten oder manuell koordinieren.

Schritt 7: (Optional) Aufgabe zum Löschen von Einträgen hinzufügen

Sobald Ihre Exporte sicher zugestellt wurden, können Sie eine letzte Aufgabe festlegen, um die Einträge von Ihrer WordPress-Website zu löschen.

• Wählen Sie Einträge löschen als Aufgabentyp
• Legen Sie Filter fest (falls erforderlich) und bestätigen Sie den Zeitplan

Dies hilft, Ihre Datenbank sauber und schlank zu halten. Es bedeutet auch, dass Sie keine persönlichen Daten länger aufbewahren, als Sie müssen, was Ihre DSGVO-Checkliste Ihnen danken wird.

Schritt 8: Aufgaben mit Drag-and-Drop neu anordnen

Müssen Sie die Reihenfolge später ändern? Kein Problem. Ziehen Sie einfach Aufgaben per Drag & Drop, um sie neu anzuordnen.

Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle über Ihre Automatisierungslogik, ohne dass Sie etwas neu erstellen müssen.

Hinweis: Die erste Aufgabe (mit dem Zeitplan) ist fixiert, um versehentliche Fehler zu vermeiden. Alle folgenden Aufgaben können frei neu angeordnet werden.

Schritt 9: Alles vom Automatisierungs-Dashboard aus überwachen

Welche Aufgaben laufen also wo? WPForms enthält ein zentrales Automatisierungs-Dashboard, das alles an einem Ort anzeigt.

Gehen Sie einfach zu WPForms » Tools » Entry Automation, um:

• Zu sehen, welche Formulare Aufgaben ausführen
• Aufgabentypen, Zeitpläne und Status zu überprüfen
• Zu bestätigen, ob Exporte erfolgreich ausgeführt wurden

Es ist der einfachste Weg, Ihre Eintragsautomatisierung organisiert zu halten, besonders wenn Sie sie für mehrere Formulare verwenden. Sie können auch Formulareinträge anzeigen und verwalten direkt von Ihrem Dashboard aus, und die vollständige Entry Automation Dokumentation behandelt jede Einstellung im Detail.

Und das ist alles! Sobald Ihre Aufgaben eingerichtet sind, übernimmt WPForms den Rest. Diese automatisierten Exporte helfen Ihnen, den Überblick zu behalten, ohne manuellen Aufwand.

Von täglichen Zusammenfassungen bis hin zu monatlichen Bereinigungen – die WPForms E-Mail-Automatisierung macht es einfach, organisiert, genau und unkompliziert zu bleiben.

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FAQ zum automatischen Export von Einträgen

Suchen Sie etwas Bestimmtes zur Automatisierung Ihrer Formularexporte? Werfen Sie einen Blick auf diese häufig gestellten Fragen:

Kann ich Formulareinträge gleichzeitig an mehr als einen Ort exportieren?

Ja. Sie können mehrere Exportaufgaben für dasselbe Formular erstellen und die Daten gleichzeitig oder nacheinander an verschiedene Ziele senden, wie E-Mail, Dropbox und Google Drive.

Enthalten die Exporte jedes Mal nur neue Einträge?

Das können sie. Wählen Sie einfach die Option „Neue Einträge seit letztem Export“ bei der Einrichtung Ihrer Aufgabe. Dies hilft Ihnen, Duplikate zu vermeiden und nur das zu exportieren, was sich geändert hat.

Was passiert, wenn die Exportdatei bereits existiert?

Sie können wählen, wie WPForms damit umgeht: Überschreiben Sie die Datei, hängen Sie neue Einträge an (für CSV- und XLSX-Formate) oder erstellen Sie eine neue Datei mit einer inkrementierten Nummer.

Kann ich meine Verbindung testen, bevor die Automatisierung ausgeführt wird?

Ja. Für Ziele wie Dropbox, FTP und Google Drive enthält WPForms eine Schaltfläche „Verbindung testen“, damit Sie sicherstellen können, dass alles funktioniert, bevor der Zeitplan live geht.

Was ist, wenn ich Formulareinträge nach dem Export löschen möchte?

Sie können eine zweite Aufgabe erstellen, um exportierte Einträge automatisch zu löschen. Wählen Sie einfach „Einträge löschen“ als Aufgabentyp und wenden Sie die gewünschten Filter oder Zeitplaneinstellungen an.

Welche WPForms-Lizenz benötige ich, um den Export von Einträgen zu automatisieren?

Sie benötigen eine Elite-Lizenz, da das Entry Automation Addon exklusiv für die Top-Tier-Produkte von WPForms ist. In anderen Tarifen können Sie Formulareinträge immer noch manuell als CSV- oder Excel-Dateien vom Eintragsbildschirm aus exportieren, wann immer Sie sie benötigen.

Kann ich WPForms-Einträge automatisch als PDF exportieren?

Ja. PDF ist eines der vier Exportformate, neben CSV, Excel und JSON. Wählen Sie PDF, wenn Sie Ihre Exportaufgabe einrichten, und WPForms liefert Ihren formatierten PDF-Bericht pünktlich an Ihr gewähltes Ziel.

Als Nächstes: Erstellen Sie ein Google Drive Upload-Formular

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie den Export Ihrer Formulareinträge automatisieren können, warum nicht das perfekte Formular bereithalten? Schauen Sie sich unser Tutorial an, wie Sie ein Google Drive Upload-Formular erstellen, um mehr zu erfahren.

Und wenn Ihnen das einige mühsame Arbeit erspart hat, gibt es weitere Möglichkeiten, wie WPForms Ihr Geschäft automatisieren kann, von Folge-E-Mails bis zur Lead-Weiterleitung.

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