Como passar a não usar papel em 2025 [Dicas fáceis para pequenas empresas]

Está à procura de formas de deixar de usar papel?

Se é proprietário de uma pequena empresa, é provável que esteja a recolher informações dos clientes, pedindo-lhes que preencham vários tipos de papelada.

Mas lidar com papelada em papel pode ser confuso e desorganizado, as informações recolhidas podem ser imprecisas e todo o processo pode tornar-se moroso. No entanto, não tem de ser assim.

Neste post, vamos partilhar algumas dicas importantes sobre como eliminar o papel e tornar a sua empresa mais eficiente em passos simples.

Elimine o papel com WPForms agora

Porque é que a minha pequena empresa deve passar a não usar papel?

Os armários de arquivo e os documentos em papel estão por todo o lado, ainda hoje. Mas deixar de usar papel não é apenas bom para a sua empresa, é também uma prática sustentável que pode ser apoiada por colegas e clientes.

Há várias vantagens em deixar de usar papel ao utilizar formulários Web:

• Acessibilidade: Os formulários em linha podem ser acedidos em qualquer lugar através do seu computador portátil ou telemóvel, desde que tenha uma ligação à Internet. Isto significa que as pessoas não têm de se deslocar para aceder a um formulário em papel ou de o receber pelo correio.
• Eficiência: É muito mais rápido criar, duplicar, partilhar e preencher formulários Web do que formulários em papel. Por exemplo, pode reduzir significativamente o tempo necessário para recolher respostas a inquéritos utilizando um formulário em linha em comparação com a recolha manual de dados.
• Precisão: Os plug-ins de formulário como o WPForms incluem validações de campo incorporadas, que impedem os inquiridos de introduzir informações num formato incorreto. Como resultado, a sua capacidade de recolher informações exactas num formato consistente para todos os inquiridos melhora consideravelmente com os formulários online.
• Rentabilidade: Ao fazer a transição para formulários em linha, não precisa de gastar dinheiro em papel, impressão, portes de correio e manutenção de máquinas de processamento de papel. Além disso, pode rever e atualizar um formulário em linha ilimitadamente e gratuitamente, pelo que não terá de suportar os custos adicionais de reimpressão em papel.
• Segurança: Os dados recolhidos através de formulários em linha estão sempre seguros na Web. Os documentos físicos e a papelada podem perder-se facilmente em situações de emergência, como incêndios, ou mesmo devido a um extravio casual.

Como deixar de usar papel em 7 passos

1. Instalar o WPForms para criar formulários online

A utilização de formulários em linha para a sua empresa é uma das formas mais eficazes de obter informações e de as armazenar eletronicamente a longo prazo. 

Existem várias soluções de criação de formulários por aí, mas o WPForms é a solução mais versátil e fácil de usar para iniciantes no WordPress, com uma classificação geral de 4,9/5 no WP.org.

O WPForms possui um simples construtor de formulários de arrastar e largar que lhe permite criar formulários totalmente personalizados com apenas alguns cliques do rato.

A conveniência de criar formulários online utilizando WPForms é melhor do que imprimir os seus formulários em papel. Não só poupará custos, como também evitará a frustração de encontrar um documento de que precisa na confusão de papel que tende a desenvolver-se em escritórios baseados em papel.

Então vá em frente e instale o o plugin WPForms no seu site WordPress. Pode obter o plugin aqui em WPForms, ou pode adicioná-lo como um plugin a partir do seu painel de controlo do WordPress.

2. Utilizar modelos para documentos e formulários comerciais

A beleza de se tornar sem papel com uma ferramenta como o WPForms é que ele oferece toneladas de modelos de formulários personalizáveis. Enquanto as empresas baseadas em papel perdem tempo valioso à procura de modelos e depois imprimem-nos em papel, terá mais de 2.000 modelos de formulários para usar como estão ou personalizar como precisar.

Estes modelos de formulários aceleram e simplificam muito o processo de criação de formulários.

Além disso, sabia que pode até realizar inquéritos online utilizando modelos já preparados? O processo de recolha de respostas a inquéritos em linha é especialmente conveniente e eficiente e permite-lhe evitar trabalhar manualmente com os dados dos inquéritos.

3. Armazenar eletronicamente as entradas de formulários

Uma das maiores conveniências que os formulários digitais oferecem é a funcionalidade de recolher respostas e guardar entradas de formulários eletronicamente.

Com o WPForms Pro, pode armazenar entradas de formulários diretamente no WordPress, para que não tenha de se preocupar em ordenar e arquivar a papelada.

O WPForms ajuda os utilizadores a preencher os formulários corretamente, por exemplo, assegurando que o e-mail fornecido está no formato válido. Também pode tornar alguns campos obrigatórios para que o formulário não seja submetido acidentalmente a menos que esses campos sejam preenchidos.

Com os formulários físicos, é quase impossível evitar comissões acidentais e erros quando as pessoas preenchem manualmente os seus formulários. Além disso, é muito mais moroso analisar e gerir as entradas num documento físico.

E não é tudo.

O WPForms integra-se mesmo com o Google Sheets, permitindo-lhe transferir as suas entradas para uma folha de cálculo.

4. Enviar confirmações de encomendas e notificações de receção em linha

Uma vez que está a utilizar formulários electrónicos para recolher dados das pessoas que interagem com a sua empresa, pode também aproveitar a oportunidade para notificar os inquiridos por correio eletrónico.

O WPForms oferece uma funcionalidade de notificação útil que envia imediatamente uma mensagem para o endereço de correio eletrónico do utilizador a confirmar que o formulário foi submetido.

Esta funcionalidade é excelente para notificar os utilizadores de confirmações de encomendas, enviar recibos e muito mais.

O conteúdo real da mensagem de correio eletrónico também pode ser totalmente personalizado, para que possa ter a certeza de que os seus clientes estão a receber a notificação exacta que precisa que eles recebam. 

5. Digitalizar a captura de assinaturas

Outro elemento específico que poderá ter de considerar quando a sua pequena empresa deixar de utilizar papel é a forma como irá recolher assinaturas pessoais em formulários digitais.

 O WPForms permite-lhe fazer isso mesmo com o útil Signature Addon. 

Ao adicionar a opção de uma assinatura digital nos seus formulários em linha, eliminou a necessidade de tanto você como os seus clientes terem de lidar com papelada adicional para incluir uma assinatura.

Os utilizadores podem facilmente utilizar o trackpad ou o rato para assinarem eletronicamente os seus formulários em linha, conferindo aos seus formulários em linha o mesmo tipo de autenticidade que os documentos físicos.

O Signature Addon facilita a recolha de contratos, acordos, pagamentos e muito mais para os proprietários de pequenas empresas.

Para obter um tutorial completo, consulte como adicionar uma assinatura eletrónica a um formulário.

6. Utilizar integrações e funcionalidades avançadas do WPForms

Ao tornar a sua pequena empresa sem papel, considere os muitos outros addons úteis disponíveis com o WPForms.

Com os addons do WPForms, pode personalizar ainda mais os seus formulários digitais, com integrações extra como os addons Abandono de Formulário, Guardar e Retomar e Rastreio do Percurso do Utilizador.

Estas integrações permitem-lhe oferecer comodidades adicionais aos seus utilizadores, bem como aos seus próprios processos empresariais, que nunca seriam possíveis utilizando formulários em papel.

Os Addons Stripe e PayPal permitem-lhe aceitar pagamentos diretamente dos seus formulários utilizando campos de cartão de crédito. Assim, quer pretenda cobrar pagamentos por serviços, encomendas em linha ou donativos, pode fazê-lo sem esforço com os formulários digitais.

Além disso, o Addon Abandono de Formulários é uma ferramenta útil para o ajudar a transformar os contactos interessados em clientes fiéis. E para as pequenas empresas que utilizam os produtos Google para muitas das suas necessidades sem papel, o Google Sheets Addon é uma adição útil para formulários personalizados.

O empresário e empreendedor tira o máximo partido dos addons do WPForms para recolher e gerir dados de formulários de contacto, formulários de donativos e muito mais. Saiba mais sobre o WPForms para pequenas empresas no nosso estudo de caso,

7. Partilhar todos os documentos e comunicações em linha

Num escritório sem papel, precisa de ter todos os seus documentos disponíveis em formato digital, e não apenas os formulários.

Utilize um scanner para converter qualquer ficheiro importante em papel num documento digital. Recomenda-se também a utilização de serviços de armazenamento na nuvem para fazer cópias de segurança dos seus ficheiros digitais. Desta forma, terá uma cópia dos seus ficheiros caso o seu disco rígido físico se avarie.

Depois de eliminar o papel do seu escritório, poderá tornar o seu fluxo de trabalho mais eficiente, permitindo uma melhor colaboração com a sua equipa através de ferramentas digitais.

Com todos os seus documentos importantes criados e armazenados eletronicamente, a sua pequena empresa deve partilhar esses documentos e a comunicação interna também eletronicamente. Felizmente, hoje em dia é muito fácil partilhar e comunicar em linha.

Os documentos são convenientemente partilhados entre colegas no Google Drive e muitas empresas também utilizam o Google para outras formas de comunicação.

Para as reuniões de funcionários, considere abandonar os memorandos em papel e as agendas de reunião impressas e partilhe um Documento Google para toda a empresa. O Google Slides e o PowerPoint também são programas muito úteis para realizar as suas reuniões em linha.

Também pode incentivar os funcionários a partilhar notas em formatos digitais e a utilizar aplicações de reuniões e mensagens online. Existe uma grande variedade de programas de reunião à escolha, como o Google Meet, o Zoom e o Microsoft Teams. Além disso, cada vez mais pequenas empresas estão a recorrer a aplicações como o Slack para enviar mensagens diretas entre colegas de trabalho.

A seguir, consulte esta lista de verificação de teste de formulário

Com todos os produtos digitais disponíveis atualmente, incluindo os oferecidos pela WPForms, é mais simples do que nunca tornar a sua empresa e os seus formulários sem papel.

E embora nos orgulhemos da simplicidade dos nossos formulários personalizáveis e do construtor de formulários fácil de usar no WPForms, reunimos uma lista de dicas profissionais para ajudá-lo a evitar erros ou perdas de dados com seus formulários on-line. Dê uma olhada na nossa lista de verificação completa para testar seus formulários.

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