AI要約
フォームエントリーを手動でエクスポートしていますか？それはすぐに飽きます…特に毎週、注文、申請、またはクライアントからの問い合わせを処理している場合はなおさらです。
WPForms Entry Automationアドオンを使用すると、エクスポートを自動化できます。レポートのメール送信、Googleドライブへのバックアップ保存、処理後の古いエントリの削除など、このツールがすべてバックグラウンドで静かに処理します。
この記事では、スケジュールされたタスクやオプションのクリーンアップアクションを含む、自動エクスポートの設定方法をステップバイステップで正確に説明します。始めましょう！
WPFormsのフォームエントリーエクスポートを自動化する方法
ステップ1：自動化したいフォームを開く
WPFormsビルダーで自動化したいフォームを開くことから始めます。
次に、フォームビルダー内で、設定タブに移動し、エントリーオートメーションを選択します。ここで、このフォームのエクスポートおよび削除タスクをすべて管理します。
新しいタスクを追加をクリックして開始します。
💡 各タスクをミニワークフローと考えてください。1つのフォームで複数のタスクをスケジュール実行できます。
WPFormsが初めての場合は、最初のフォームの作成方法に関する簡単なガイドをご覧ください。
ステップ2：エクスポートをメールに送信するタスクを追加する
新しいタスクを追加をクリックすると、タスクに名前を付けるように求められます。「エントリのエクスポートをメールで送信」のような名前です。
次にOKをクリックして続行します。
次に、選択できる2つのタスクタイプが表示されます。
- エントリのエクスポート
- エントリーの削除
今回は、エントリのエクスポートを選択します。（これらのタスクオプションは後で再確認します。）
このタスクを選択すると、フォーム名、日付などを入力できる追加設定が表示されます。
ここでは、手動で名前を入力するか、スマートタグを使用してファイル名を生成できます。スマートタグアイコンをクリックすると、ファイル名に使用できるサポートされているタグを含むドロップダウンが表示されます。
これにより、エクスポートが自動的に整理され、手動での名前変更は不要になります。
フォーマットと保存先を選択する
次に、エクスポートされたファイルの外観と保存先を決定します。
選択できます：
- フォーマット：CSV（デフォルト）、Excel、PDF、またはJSON
- 宛先: メール、Dropbox、Google Drive、またはFTP
- メールフィールド: 1つ以上の受信者を追加します（デフォルトはサイト管理者）
複数のメールアドレスをコンマで区切って追加できることを覚えておいてください。フォームのコンテキストに基づいてレポートを異なる担当者にルーティングしたい場合は、スマートタグもメールフィールドで使用できます。
ステップ3：フィルターを適用する（オプション）
すべてをエクスポートする必要はありません。WPFormsを使用すると、どのエントリを含めるかをフィルタリングできるため、本当に重要なものだけを抽出できます。
エクスポートするエントリは、次に基づいてフィルタリングできます。
- 期間（例：過去7日間）
- エントリステータス（例：完了のみ）
- ユーザーエージェント（例：ブラウザまたはデバイス）
- 新規エントリのみ（前回実行以降に送信されたもののみをエクスポート）
これは、ターゲットを絞ったエクスポート（週次売上レポートや月次ニュースレター登録など）の生成に最適です。また、フォームエントリを制限することもできます。これにより、受け付ける提出数を制御できます。
ステップ4：エクスポートをスケジュールする
エクスポートの準備が整ったら、WPFormsにいつ実行するかを指示する必要があります。
したがって、次を選択します。
- 頻度: 毎日、毎週、毎月
- 特定の日（例：毎週月曜日）
- 開始日、およびオプションで終了日
- エクスポートを実行する時刻
デフォルトでは、タスクは深夜に実行されますが、ワークフローに合わせて自由に調整してください。
ステップ5: 2番目のタスクで冗長性を追加する
フォームエントリが貴重である場合（そして正直に言って、もちろん貴重です）、バックアップを構築したいと思うでしょう。
したがって、同じエクスポートを別の場所に送信するために2番目のタスクを作成できます。たとえば、次のようになります。
- タスク1 → メール（CSV）
- タスク2 → Dropbox（PDF）
これにより、メールが失敗したりフィルタリングされたりしても、データは他の場所に安全に保存されます。これは、大きなセーフティネットを備えた小さなステップです。
そして、2番目のタスクを追加すると、最初のタスクの後に自動的に実行されるようにスケジュールされます。したがって、タイミングを推測したり手動で調整したりする必要はありません。
ステップ6:（オプション）エントリを削除するタスクを追加する
エクスポートが安全に配信されたら、最終タスクを設定して、WordPressサイトからエントリを削除できます。
- タスクタイプとしてエントリの削除を選択します
- 必要に応じてフィルタを設定し、スケジュールを確認します
これにより、データベースをクリーンで軽量に保つことができます。
ステップ7：ドラッグハンドルでタスクを並べ替える
後で順序を変更する必要がある場合は？ 問題ありません。タスクをドラッグアンドドロップするだけで並べ替えることができます。
これにより、何も再構築することなく、オートメーションロジックをより細かく制御できます。
注意: 最初のタスク（スケジュール付き）は、誤って破損しないように固定されています。それ以降のすべてのタスクは自由に並べ替えることができます。
ステップ8：すべてをオートメーションダッシュボードから監視する
では、どのタスクがどこで実行されているのでしょうか？ WPFormsには、すべてを一箇所に表示する中央のオートメーションダッシュボードが含まれています。
WPForms → ツール → エントリーオートメーションにアクセスして、以下を実行してください。
- 実行中のタスクがあるフォームを確認する
- タスクの種類、スケジュール、ステータスを確認する
- エクスポートが正常に実行されたことを確認する
これは、特に複数のフォームにわたって使用している場合に、エントリーオートメーションを整理しておくための最も簡単な方法です。ダッシュボードから直接フォームエントリーを表示および管理することもできます。
これで完了です！タスクを設定すると、WPFormsが処理します。これらの自動エクスポートは、手作業の煩雑さなしに、すべてを把握するのに役立ちます。
日次サマリーから月次クリーンアップまで、WPFormsのエントリーオートメーションにより、整理整頓され、正確で、手間のかからない状態を簡単に維持できます。
自動エントリのエクスポートに関するFAQ
フォームエントリーのエクスポートの自動化について、何か特定の情報をお探しですか？よくある質問をご覧ください。
フォームエントリーを一度に複数の場所にエクスポートできますか？
はい。同じフォームに対して複数のエクスポートタスクを作成し、データを異なる宛先（メール、Dropbox、Google Driveなど）に、すべて同時に、または順番に送信できます。
毎回、新しいエントリーのみがエクスポートされますか？
できます。「前回のエクスポート以降の新規エントリー」オプションをタスク設定時に選択するだけです。これにより、重複を避け、変更されたものだけをエクスポートできます。
エクスポートファイルが既に存在する場合はどうなりますか？
WPFormsがどのように処理するかを選択できます。ファイルを上書きする、新しいエントリーをファイルに追加する（CSVおよびXLSX形式の場合）、または連番を付けた新しいファイルを作成します。
オートメーションが実行される前に接続をテストできますか？
はい。Dropbox、FTP、Google Driveなどの宛先では、WPFormsに「接続テスト」ボタンが含まれているため、スケジュールが有効になる前にすべてが正常に機能していることを確認できます。
エクスポート後にフォームエントリーを削除したい場合はどうすればよいですか？
エクスポートされたエントリーを自動的に削除する2番目のタスクを作成できます。「エントリーの削除」をタスクタイプとして選択し、必要なフィルターまたはスケジュール設定を適用するだけです。
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