Come diventare senza carta nel 2025 [Consigli semplici per le piccole imprese].

Siete alla ricerca di un modo per non usare la carta?

Se siete proprietari di una piccola impresa, probabilmente raccogliete informazioni dai clienti facendo loro compilare vari tipi di documenti.

Ma la gestione dei documenti cartacei può essere disordinata e disorganizzata, le informazioni raccolte possono essere imprecise e l'intero processo può richiedere molto tempo. Ma non deve essere così.

In questo post condivideremo alcuni importanti consigli su come passare alla carta e rendere la vostra azienda più efficiente in semplici passi.

Diventate senza carta con WPForms ora

Perché la mia piccola impresa dovrebbe diventare senza carta?

Gli schedari e i documenti cartacei sono ovunque intorno a noi, anche oggi. Ma non è solo un bene per l'azienda, è anche una pratica sostenibile che può essere sostenuta da colleghi e clienti.

L'utilizzo di moduli web senza carta presenta diversi vantaggi:

• Accessibilità: I moduli online possono essere consultati ovunque con il proprio laptop o telefono, purché si disponga di una connessione a Internet. Ciò significa che le persone non devono spostarsi per accedere a un modulo cartaceo o per farselo recapitare per posta.
• Efficienza: È molto più veloce creare, duplicare, condividere e compilare i moduli web rispetto ai moduli cartacei. Ad esempio, è possibile ridurre significativamente il tempo necessario per raccogliere le risposte ai sondaggi utilizzando un modulo online rispetto alla raccolta manuale dei dati.
• Precisione: I plugin per i moduli come WPForms sono dotati di convalide di campo incorporate, che impediscono ai rispondenti di inserire informazioni in un formato non corretto. Di conseguenza, la capacità di raccogliere informazioni accurate in un formato coerente per tutti i rispondenti migliora notevolmente con i moduli online.
• Efficienza dei costi: Quando passate ai moduli online, non dovete spendere soldi per la carta, la stampa, le spese postali e la manutenzione delle macchine per l'elaborazione della carta. Inoltre, potete rivedere e aggiornare un modulo online illimitatamente e gratuitamente, senza dover sostenere i costi aggiuntivi della ristampa su carta.
• Sicurezza: I dati raccolti dai moduli online sono sempre sicuri sul web. I documenti fisici e le pratiche possono essere facilmente persi in caso di emergenze come incendi o anche per un casuale smarrimento.

Come diventare senza carta in 7 passi

1. Installare WPForms per creare moduli online

L'utilizzo di moduli online per la vostra azienda è uno dei modi più efficaci per recuperare informazioni e archiviarle elettronicamente a lungo termine. 

Esistono diverse soluzioni per la creazione di moduli, ma WPForms è la soluzione più versatile e adatta ai principianti per WordPress, con una valutazione complessiva di 4,9/5 su WP.org.

WPForms dispone di un semplice costruttore di moduli drag-and-drop che consente di creare moduli completamente personalizzati con pochi clic del mouse.

La comodità di creare moduli online con WPForms è superiore a quella di stampare i vostri moduli su carta. Non solo risparmierete sui costi, ma eviterete anche la frustrazione di trovare il documento di cui avete bisogno nel disordine della carta che tende a svilupparsi negli uffici cartacei.

Quindi, andate avanti e installate plugin WPForms sul vostro sito WordPress. Potete ottenere il plugin qui su WPForms, oppure aggiungerlo come plugin dalla vostra dashboard di WordPress.

2. Utilizzare modelli per documenti e moduli aziendali

Il bello di passare alla carta con uno strumento come WPForms è che offre tonnellate di modelli di moduli personalizzabili. Mentre le aziende che utilizzano la carta perdono tempo prezioso a cercare modelli e poi a stamparli su carta, voi avrete a disposizione oltre 2.000 modelli di moduli da utilizzare così come sono o da personalizzare secondo le vostre esigenze.

Questi modelli di modulo velocizzano e semplificano notevolmente il processo di creazione dei moduli.

Inoltre, sapevate che è possibile condurre sondaggi online utilizzando modelli già pronti? Il processo di raccolta delle risposte ai sondaggi online è particolarmente comodo ed efficiente e vi permette di evitare di lavorare manualmente con i dati dei sondaggi.

3. Memorizzare elettronicamente le voci del modulo

Una delle maggiori comodità offerte dai moduli digitali è la possibilità di raccogliere le risposte e salvare le voci del modulo in formato elettronico.

Con WPForms Pro, è possibile memorizzare le voci dei moduli direttamente in WordPress, in modo da non doversi preoccupare di ordinare e archiviare i documenti.

WPForms aiuta gli utenti a compilare correttamente i moduli, ad esempio assicurandosi che l'e-mail fornita sia nel formato valido. È anche possibile rendere alcuni campi obbligatori, in modo che il modulo non venga accidentalmente inviato se non viene compilato.

Con i moduli fisici, è quasi impossibile evitare commissioni ed errori accidentali quando le persone compilano manualmente i moduli. Inoltre, analizzare e gestire le voci di un documento fisico richiede molto più tempo.

E non è tutto.

WPForms si integra anche con Google Sheets, consentendo di trasferire le voci in un foglio di calcolo.

4. Invio online di conferme d'ordine e notifiche di ricezione

Dal momento che utilizzate i moduli elettronici per raccogliere dati dalle persone che interagiscono con la vostra azienda, potete anche sfruttare l'opportunità di notificare i rispondenti via e-mail.

WPForms offre un'utile funzione di notifica che invia immediatamente all'indirizzo e-mail dell'utente un messaggio di conferma dell'invio del modulo.

Questa funzione è ideale per notificare agli utenti le conferme degli ordini, inviare le ricevute e molto altro ancora.

Anche il contenuto effettivo dell'e-mail può essere completamente personalizzato, in modo da essere sicuri che i vostri clienti ricevano esattamente la notifica di cui avete bisogno. 

5. Digitalizzare la cattura delle firme

Un altro elemento specifico da tenere in considerazione per rendere la vostra piccola impresa non cartacea è il modo in cui raccoglierete le firme personali sui moduli digitali.

 WPForms vi permette di fare proprio questo con l'utile Addon Firma. 

Aggiungendo l'opzione della firma digitale ai vostri moduli online, avrete eliminato la necessità, sia per voi che per i vostri clienti, di dover compilare ulteriori documenti per apporre la firma.

Gli utenti possono facilmente utilizzare il trackpad o il mouse per apporre la propria firma elettronica sui vostri moduli online, conferendo ai vostri moduli online lo stesso tipo di autenticità dei documenti fisici.

L'addon Signature rende la raccolta di contratti, accordi, pagamenti e altro ancora un gioco da ragazzi per i proprietari di piccole imprese.

Per un'esercitazione completa, consultate come aggiungere una firma elettronica a un modulo.

6. Utilizzare le integrazioni e le funzioni avanzate di WPForms

Per rendere la vostra piccola impresa senza carta, prendete in considerazione i molti altri utili componenti aggiuntivi disponibili con WPForms.

Con gli addon di WPForms, potrete personalizzare ulteriormente i vostri moduli digitali, con integrazioni aggiuntive come gli addon per l'abbandono dei moduli, per il salvataggio e la ripresa e per il tracciamento del percorso dell'utente.

Queste integrazioni vi consentono di offrire ai vostri utenti e ai vostri processi aziendali comodità aggiuntive che non sarebbero mai state possibili utilizzando moduli cartacei.

Gli addon Stripe e PayPal vi consentono di accettare pagamenti direttamente dai vostri moduli utilizzando i campi delle carte di credito. Quindi, se volete raccogliere pagamenti per servizi, ordini online o donazioni, potete farlo senza problemi con i moduli digitali.

Inoltre, l'Addon Form Abandonment è uno strumento utile per aiutarvi a trasformare i lead interessati in clienti fedeli. E per le piccole imprese che utilizzano i prodotti Google per molte delle loro esigenze non cartacee, l'addon Google Sheets è un'utile aggiunta per i moduli personalizzati.

Il proprietario di un'azienda e imprenditore sfrutta appieno i componenti aggiuntivi di WPForms per raccogliere e gestire i dati provenienti da moduli di contatto, moduli di donazione e altro ancora. Scoprite di più su WPForms per le piccole imprese nel nostro studio di caso,

7. Condividere tutti i documenti e le comunicazioni online

In un ufficio senza carta, è necessario che tutti i documenti siano disponibili in formato digitale, non solo i moduli.

Utilizzate uno scanner per convertire qualsiasi file cartaceo importante in un documento digitale. Si consiglia inoltre di utilizzare i servizi di cloud storage per eseguire il backup dei file digitali. In questo modo, avrete una copia dei vostri file nel caso in cui il vostro disco rigido fisico si rompa.

Una volta liberato il vostro ufficio dalla carta, sarete in grado di rendere più efficiente il vostro flusso di lavoro, migliorando la collaborazione con il vostro team grazie agli strumenti digitali.

Con tutti i documenti importanti creati e archiviati elettronicamente, la vostra piccola impresa dovrebbe condividere elettronicamente anche questi documenti e le comunicazioni interne. Per fortuna, al giorno d'oggi è molto facile condividere e comunicare online.

I documenti vengono condivisi comodamente tra colleghi su Google Drive e molte aziende utilizzano Google anche per altre comunicazioni.

Per le riunioni dei dipendenti, considerate l'idea di abbandonare i promemoria cartacei e gli ordini del giorno stampati e di condividere invece un documento Google per tutta l'azienda. Anche Google Slides e PowerPoint sono programmi molto utili per portare le riunioni online.

Potreste anche incoraggiare i dipendenti a condividere gli appunti in formato digitale e a utilizzare le applicazioni per riunioni e messaggistica online. Esiste una varietà di programmi di riunione tra cui scegliere, come Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Inoltre, sempre più piccole imprese si rivolgono ad applicazioni come Slack per la messaggistica diretta tra colleghi.

Successivamente, consultare la lista di controllo per il test dei moduli

Con tutti i prodotti digitali disponibili oggi, compresi quelli offerti da WPForms, è più semplice che mai portare la vostra azienda e i vostri moduli senza carta.

Sebbene WPForms sia orgoglioso della semplicità dei suoi moduli personalizzabili e del suo costruttore di moduli facile da usare, abbiamo messo insieme un elenco di suggerimenti per aiutarvi a prevenire errori o perdite di dati con i vostri moduli online. Date un'occhiata alla nostra lista di controllo completa per testare i vostri moduli.

Diventate senza carta con WPForms ora

Siete pronti a creare il vostro modulo? Iniziate oggi stesso con il più semplice plugin per la creazione di moduli per WordPress. WPForms Pro include molti modelli gratuiti e offre una garanzia di rimborso di 14 giorni.