Come automatizzare l'esportazione delle voci del modulo WPForms

Stai esportando manualmente le voci del modulo? Diventa noioso in fretta. Soprattutto quando gestisci ordini, candidature o richieste dei clienti ogni settimana.

Con il componente aggiuntivo WPForms Entry Automation, puoi automatizzare i tuoi export. Sia che tu debba inviare report via email, salvare backup su Google Drive o eliminare voci vecchie dopo averle elaborate, questo strumento gestisce tutto silenziosamente in background.

Per automatizzare l'esportazione delle voci di WPForms, creerai un'attività di esportazione nell'editor del modulo sotto Impostazioni » Automazione Voci, sceglierai un formato e una destinazione e imposterai una pianificazione. WPForms eseguirà quindi l'esportazione per te automaticamente, giornalmente, settimanalmente o mensilmente.

In questo post, ti mostrerò esattamente come configurare gli export automatici passo dopo passo, incluse le attività pianificate e le azioni di pulizia opzionali. Iniziamo!

Come automatizzare l'esportazione delle voci del modulo WPForms

Ecco tutto ciò che tratteremo. Sentiti libero di passare direttamente al passaggio di cui hai bisogno.

Passaggio 1: Installa il plugin WPForms Elite

WPForms è il modo più semplice per creare qualsiasi tipo di modulo WordPress e automatizzare ciò che accade dopo che qualcuno preme invio. Hai a disposizione oltre 2.100 modelli di modulo da cui iniziare, e il componente aggiuntivo Entry Automation aggiunge esportazioni pianificate e attività di pulizia.

Ciò che mi piace di più di WPForms qui è che l'automazione risiede direttamente nell'editor del modulo. Imposti un'attività di esportazione una volta e il report appare nella tua casella di posta (o nel tuo Dropbox) secondo programma, senza che tu debba più toccare la schermata delle voci.

Avrai bisogno di una licenza Elite per utilizzare il componente aggiuntivo Entry Automation. È il livello superiore di WPForms e sblocca anche webhook, integrazioni CRM premium come Salesforce e HubSpot e supporto multisito.

Per iniziare, acquista la licenza Elite. Quindi, installa WPForms sul tuo sito web. Se hai bisogno di aiuto, segui queste istruzioni su come aggiungere un plugin a WordPress.

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Passaggio 2: Apri il modulo che desideri automatizzare

Inizia aprendo il modulo che desideri automatizzare nell'editor di WPForms. Se non hai ancora installato il componente aggiuntivo Entry Automation, attivalo prima da WPForms » Componenti aggiuntivi.

Ora, all'interno dell'editor del modulo, vai alla scheda Impostazioni e seleziona Automazione voci. Qui gestirai tutte le attività di esportazione ed eliminazione per questo modulo.

Fai clic su Aggiungi nuova attività per iniziare.

💡 Pensa a ogni attività come a un mini flusso di lavoro. Un modulo può avere più attività in esecuzione secondo una pianificazione.

Se sei nuovo di WPForms, ecco una guida rapida su come creare il tuo primo modulo.

Passaggio 3: Aggiungi l'esportazione all'attività e-mail

Dopo aver cliccato su Aggiungi nuovo task, ti verrà chiesto di dare un nome al tuo task, qualcosa come “Esporta email delle voci”.

Quindi fai clic su OK per procedere.

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Ti verranno presentati due tipi di attività tra cui scegliere:

• Esporta voci
• Elimina Inserimenti

Per ora, scegli Esporta voci. (Riesamineremo queste opzioni di attività più tardi.)

Quando scegli questa attività, appaiono impostazioni aggiuntive dove puoi inserire elementi come il nome del modulo, la data e altro.

Qui, puoi inserire un nome manualmente o usare smart tag per generare il campo del nome. Clicca sull'icona Smart Tag per visualizzare un menu a discesa contenente i Tag supportati che puoi usare per il nome del file.

Ciò aiuta a mantenere le tue esportazioni organizzate automaticamente, senza bisogno di rinominare manualmente.

Scegli un formato e una destinazione

Ora è il momento di decidere come dovrebbe apparire il file esportato e dove dovrebbe andare.

Puoi scegliere:

• Formato: CSV (predefinito), Excel, PDF o JSON
• Destinazione: Email, Dropbox, Google Drive o FTP
• Campo Email: Aggiungi uno o più destinatari (predefinito: amministratore del sito)

L'opzione PDF è un bel tocco se desideri che WPForms esporti automaticamente le voci come report curati. Pensa a riepiloghi settimanali dei lead che puoi inoltrare a un cliente senza riformattare nulla.

Tieni presente che puoi aggiungere più indirizzi email, separati da virgole. Gli Smart Tag funzionano anche nel campo email se desideri instradare i report a persone diverse in base al contesto del modulo.

Passaggio 4: Applica filtri (facoltativo)

Non devi esportare tutto. WPForms ti consente di filtrare quali voci includere, in modo da estrarre solo ciò che conta veramente.

Puoi filtrare quali voci vengono esportate in base a:

• Intervallo di date (es. ultimi 7 giorni)
• Stato della voce (ad es. solo completate)
• User agent (ad es. browser o dispositivo)
• Solo nuove voci (esporta solo quelle inviate dall'ultima esecuzione)

Questo è perfetto per generare esportazioni mirate come report di vendite settimanali o iscrizioni alla newsletter mensile. Puoi anche limitare le voci del modulo se desideri controllare quante sottomissioni vengono accettate.

Passaggio 5: Pianifica l'esportazione

Una volta che la tua esportazione è pronta, dovrai dire a WPForms quando eseguirla.

Quindi, scegli:

• Frequenza: Giornaliera, Settimanale, Mensile
• Giorni specifici (ad es. ogni lunedì)
• Una data di inizio e, facoltativamente, una data di fine
• L'ora del giorno in cui l'esportazione dovrebbe essere eseguita

Per impostazione predefinita, i task vengono eseguiti a mezzanotte, ma sentiti libero di regolarlo per adattarlo al tuo flusso di lavoro. Tutto ciò che serve per programmare la tua esportazione delle voci in un orario che seguirà senza promemoria.

Passaggio 6: Aggiungi ridondanza con una seconda attività

Se le voci del tuo modulo sono preziose (e siamo onesti, certo che lo sono), vorrai creare un backup.

Quindi, potresti creare un secondo task per inviare la stessa esportazione in una posizione diversa. Ad esempio:

• Attività 1 → Email (CSV)
• Attività 2 → Dropbox (PDF)

In questo modo, se l'email fallisce o viene filtrata, i tuoi dati sono comunque al sicuro altrove. È un piccolo passo con una grande rete di sicurezza.

E quando aggiungi un secondo task, questo viene programmato automaticamente per essere eseguito dopo il primo. Quindi non c'è bisogno di indovinare o coordinare manualmente i tempi.

Passaggio 7: (Facoltativo) Aggiungi un'attività per eliminare le voci

Una volta che le tue esportazioni sono state consegnate in modo sicuro, puoi impostare un task finale per eliminare le voci dal tuo sito WordPress.

• Scegli Elimina voci come tipo di task
• Imposta i filtri (se necessario) e conferma la pianificazione

Ciò aiuta a mantenere il tuo database pulito e leggero. Significa anche che non conservi dati personali più a lungo del necessario, cosa per cui la tua checklist GDPR ti ringrazierà.

Passaggio 8: Riordina le attività con le maniglie di trascinamento

Hai bisogno di cambiare l'ordine in seguito? Nessun problema. Trascina e rilascia semplicemente i task per riorganizzarli.

Ci ò ti offre un maggiore controllo sulla logica di automazione senza dover ricostruire nulla.

Nota: Il primo task (con la pianificazione) è bloccato in posizione per evitare rotture accidentali. Tutti i task successivi possono essere riordinati liberamente.

Passaggio 9: Monitora tutto dalla dashboard di automazione

Quindi, quali task sono in esecuzione e dove? WPForms include una dashboard di automazione centrale che mostra tutto in un unico posto.

Vai semplicemente su WPForms » Strumenti » Automazione delle voci per:

• Vedere quali moduli hanno task in esecuzione
• Rivedere i tipi di task, le pianificazioni e lo stato
• Confermare se le esportazioni sono state eseguite con successo

È il modo più semplice per mantenere organizzata la tua automazione delle voci, specialmente se la stai usando su più moduli. Puoi anche visualizzare e gestire le voci del modulo direttamente dalla tua dashboard, e la documentazione completa sull'Automazione delle voci copre ogni impostazione in dettaglio.

E questo è tutto! Una volta impostati i tuoi task, WPForms se ne occupa. Queste esportazioni automatizzate ti aiutano a rimanere aggiornato su tutto senza il lavoro manuale.

Dai riepiloghi giornalieri alle pulizie mensili, l'automazione delle voci di WPForms rende facile rimanere organizzati, accurati e autonomi.

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FAQ sull'esportazione automatica delle voci

Cerchi qualcosa di specifico sull'automazione delle esportazioni delle voci del tuo modulo? Dai un'occhiata a queste domande frequenti:

Posso esportare le voci del modulo in più di un posto contemporaneamente?

Sì. Puoi creare più attività di esportazione per lo stesso modulo e inviare i dati a destinazioni diverse, come email, Dropbox e Google Drive, tutte contemporaneamente o in sequenza.

Le esportazioni includeranno solo le nuove voci ogni volta?

Possono. Seleziona semplicemente l'opzione “Nuove voci dall'ultima esportazione” quando imposti il tuo task. Questo ti aiuta a evitare duplicati ed esportare solo ciò che è cambiato.

Cosa succede se il file di esportazione esiste già?

Puoi scegliere come WPForms gestisce questo: sovrascrivere il file, aggiungere nuove voci ad esso (per i formati CSV e XLSX) o creare un nuovo file con un nome incrementato.

Posso testare la mia connessione prima che l'automazione venga eseguita?

Sì. Per destinazioni come Dropbox, FTP e Google Drive, WPForms include un pulsante Test Connessione in modo da poter assicurarti che tutto funzioni prima che la pianificazione diventi attiva.

Cosa succede se voglio eliminare le voci del modulo dopo averle esportate?

Puoi creare un secondo task per eliminare automaticamente le voci esportate. Scegli semplicemente “Elimina voci” come tipo di task e applica eventuali filtri o impostazioni di pianificazione di cui hai bisogno.

Di quale licenza WPForms ho bisogno per automatizzare le esportazioni delle voci?

Avrai bisogno di una licenza Elite, poiché il componente aggiuntivo Entry Automation è esclusivo del livello superiore di WPForms. Su altri livelli, puoi comunque esportare manualmente le voci del modulo come file CSV o Excel dalla schermata delle voci ogni volta che ne hai bisogno.

Posso esportare automaticamente le voci di WPForms come PDF?

Sì. PDF è uno dei quattro formati di esportazione, insieme a CSV, Excel e JSON. Scegli PDF quando imposti la tua attività di esportazione e WPForms consegnerà un report PDF formattato alla destinazione scelta secondo programma.

Successivamente, Crea un modulo di caricamento su Google Drive

Ora che sai come automatizzare l'esportazione delle voci del tuo modulo, perché non avere il modulo perfetto pronto? Dai un'occhiata al nostro tutorial su come creare un modulo di caricamento su Google Drive per saperne di più.

E se questo ti ha risparmiato un po' di lavoro noioso, ci sono altri modi in cui WPForms può automatizzare la tua attività, dalle email di follow-up all'instradamento dei lead.

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