Le organizzazioni non profit spesso lottano con le attività quotidiane che sottraggono tempo ai loro obiettivi principali. La gestione dei soci, l'organizzazione di eventi e la gestione delle pratiche burocratiche possono rappresentare una vera sfida. Questi problemi possono sottrarre tempo e risorse ai loro obiettivi principali, ovvero servire le comunità e promuovere un cambiamento positivo.
In questa Customer Story, vediamo come l'American Legion Arizona, un gruppo di supporto ai veterani, ha risolto questi problemi. Hanno usato WPForms per rendere il loro lavoro più semplice ed efficace.
Vi mostreremo come questo piccolo team di sei persone ha risparmiato ore di lavoro ogni settimana, si è relazionato in modo più efficace con i propri soci e ha reso semplice l'iscrizione agli eventi e la condivisione delle notizie.
La loro storia dimostra come le organizzazioni non profit possano utilizzare i moduli online per superare gli ostacoli più comuni. Lavorando in modo più intelligente, possono concentrarsi maggiormente su ciò che conta davvero: aiutare le persone che sostengono.
Profilo del cliente
L'American Legion Arizona è una sezione statale dell'organizzazione nazionale American Legion, dedicata alla difesa dei veterani, dei membri attivi del servizio e delle loro famiglie. Fornisce una piattaforma per oltre 120 sedi in Arizona per condividere informazioni e collaborare, sostenendo una comunità con oltre 100 anni di storia di servizio.
La sfida
Quando l'American Legion Arizona ha iniziato ad aggiornare il proprio sito web, ha riscontrato diversi problemi nel funzionamento:
- Ottenere il feedback degli utenti: Il vecchio metodo di chiedere opinioni ai membri non funzionava bene. Non erano in molti a rispondere. Avevano bisogno di un modo più semplice per conoscere l'opinione dei soci sui loro servizi e programmi.
- Aiutare i membri: Rispondere alle domande e aiutare i membri richiedeva troppo tempo. Il team aveva difficoltà a rispondere rapidamente, causando una scarsa esperienza utente.
- Organizzazione di eventi: L'organizzazione organizza molti eventi ogni anno, come riunioni e raccolte di fondi. Il vecchio metodo per iscrivere le persone a questi eventi era lento, spesso conteneva errori e richiedeva molto tempo al personale per essere gestito.
- Iscrizioni di nuovi soci: Il processo di iscrizione e di pagamento dei nuovi soci è stato lungo e difficile per entrambe le parti.
- Raccolta di informazioni: Ottenere diversi tipi di informazioni, come i rapporti delle sedi locali e gli articoli per la newsletter, è stato disordinato e lento.
L'organizzazione sapeva di dover risolvere questi problemi per lavorare meglio e aiutare maggiormente i veterani. Volevano trovare uno strumento per la costruzione di moduli che fosse in grado di:
- Lavorare bene con il loro sito web WordPress e con gli altri strumenti che utilizzano.
- Creare molti tipi diversi di moduli, da semplici sondaggi a complesse iscrizioni a eventi.
- Gestire i pagamenti per le iscrizioni e le quote degli eventi
- Utilizzate funzioni intelligenti come la logica condizionale per creare moduli che cambiano in base alle risposte.
- Essere abbastanza facile da usare per il loro piccolo team senza dover essere esperti di tecnologia.
L'obiettivo principale era quello di rendere il lavoro più rapido e semplice, in modo che il team potesse dedicare più tempo a ciò che è veramente importante: aiutare i veterani e le loro famiglie.
Come WPForms ha fornito soluzioni
L'American Legion Arizona si è rivolta a WPForms per affrontare le proprie sfide.
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Crea ora il tuo moduloDopo aver scoperto il plugin attraverso una ricerca di WordPress sui plugin per la creazione di moduli, sono rimasti colpiti dalle sue capacità e dalla sua facilità d'uso, soprattutto per quanto riguarda la raccolta dei pagamenti.
Con WPForms hanno creato oltre 50 moduli per vari scopi, tra cui:
- Iscrizione con pagamento: Semplificato il processo di iscrizione e pagamento online per i nuovi soci.
- Registrazione alla conferenza con pagamento: Registrazione agli eventi e riscossione dei pagamenti semplificati, con un risparmio di tempo per i soci e il personale.
- Rapporti annuali: Le poste possono ora presentare i loro rapporti annuali online, rendendo molto più semplice la raccolta e l'organizzazione dei dati.
- Presentazione degli eventi: I soci possono ora inviare i dettagli dei loro eventi, in modo che possano essere facilmente aggiunti al calendario, mantenendolo aggiornato senza un grande lavoro aggiuntivo per il personale.
- Invio di articoli per la newsletter: Consente ai membri di inviare articoli per la newsletter, rendendo più semplice e veloce la raccolta e la gestione dei contenuti.
- Registrazione ai programmi: Gli studenti possono iscriversi a vari programmi online, aiutando a semplificare e gestire le iscrizioni a diverse iniziative come il Boys State.
- Segnalazione degli ufficiali: I distaccamenti possono facilmente inviare online i dettagli e gli aggiornamenti degli ufficiali. Questa automazione garantisce che le informazioni sulla leadership rimangano accurate e aggiornate, favorendo una comunicazione e un coordinamento efficaci all'interno dell'organizzazione.
- Moduli d'ordine dei prodotti: I soci possono ordinare e pagare prodotti di marca personalizzati, come le polo, per mostrare la loro affiliazione e il loro sostegno al programma.
Utilizzando WPForms per tutti questi compiti, l'American Legion Arizona è riuscita a risolvere molti dei suoi problemi iniziali. Ora possono raccogliere feedback, gestire le iscrizioni e raccogliere informazioni in modo molto più efficiente.
WPForms era abbastanza flessibile da gestire un'ampia gamma di compiti diversi e i moduli erano facili da creare per il loro piccolo team, anche con un'esperienza tecnica limitata.
I membri hanno trovato i moduli facili da usare, il che ha aumentato la partecipazione, e WPForms si è integrato bene con il loro sito esistente, il che significa che non è stato necessario passare a una nuova piattaforma o imparare nuovi sistemi.
Caratteristiche e componenti aggiuntivi preferiti di WPForms
L'American Legion Arizona ha trovato particolarmente utili alcune funzioni di WPForms. Ecco un'analisi più approfondita delle loro caratteristiche preferite:
Calcoli: Questa funzione consente di calcolare automaticamente i costi di eventi o iscrizioni. Ad esempio, se qualcuno si iscrive a più eventi o aggiunge elementi extra alla propria iscrizione, il modulo calcola automaticamente il costo totale.
Integrazione con Stripe: Questo ha reso facile raccogliere i pagamenti online in modo sicuro. I soci possono pagare le quote o le iscrizioni agli eventi direttamente sul modulo, senza essere inviati a un altro sito web.
Firme digitali: Per i moduli che necessitano di una firma, come le liberatorie per gli eventi, questa funzione ha permesso agli utenti di firmare digitalmente direttamente sul modulo. Ciò consente di risparmiare tempo e carta rispetto alla stampa e alla scansione dei documenti firmati.
Campi ripetibili: Questa funzione consente agli utenti di registrare più persone con un unico modulo. Ad esempio, se qualcuno volesse registrare un gruppo per una conferenza, potrebbe aggiungere tutti i partecipanti necessari senza dover compilare moduli separati per ogni persona, risparmiando tempo sia per i registranti che per il personale che elabora le registrazioni.
Logica condizionale: Questa funzione rende i moduli più intelligenti e più facili da usare. I moduli possono cambiare dinamicamente in base a ciò che l'utente ha inserito. Ad esempio, se un utente indica di aver bisogno di sistemazioni speciali per un evento, il modulo mostrerà domande sul tipo di sistemazioni di cui ha bisogno. In questo modo i moduli sono più brevi e meno confusi per gli utenti, che vedono solo le domande che li riguardano. Inoltre, consente di raccogliere informazioni più dettagliate quando necessario, senza ingombrare il modulo per tutti.
I risultati
L'implementazione di WPForms ha apportato miglioramenti significativi all'American Legion Arizona:
Risparmio di tempo
L'automatizzazione di processi precedentemente manuali, come le iscrizioni dei soci, le registrazioni agli eventi e l'invio di rapporti, ha fatto risparmiare al team innumerevoli ore ogni settimana.
I membri del personale che un tempo dedicavano gran parte della loro giornata a compiti amministrativi hanno ora la libertà di dedicare maggiori energie a iniziative fondamentali come i programmi di sostegno ai veterani e alla comunità.
Maggiore efficienza
Il passaggio ai moduli online ha semplificato le operazioni in tutti i settori. L'eliminazione dei moduli cartacei ha ridotto drasticamente la necessità di stampare, spedire e inserire manualmente i dati.
Esperienza utente migliorata
I membri possono ora godere di un'esperienza senza soluzione di continuità e di facile utilizzo quando interagiscono con l'organizzazione.
I moduli intuitivi consentono di registrarsi facilmente agli eventi, di inviare articoli per la newsletter, di effettuare pagamenti e di fornire feedback preziosi.
Questa migliore esperienza ha favorito un maggiore impegno e partecipazione da parte della comunità dei veterani, rafforzando il legame dell'organizzazione con i suoi membri.
Un momento di successo
Un successo particolare è stato ottenuto con il programma Boys State, un'iniziativa della Legione Americana nata negli anni '30.
In passato, la gestione delle iscrizioni e la raccolta delle informazioni necessarie per questo programma era un processo macchinoso che prevedeva l'uso di moduli cartacei e l'inserimento manuale dei dati.
Tuttavia, con l'implementazione di WPForms, l'intero processo è stato trasformato. Solo l'anno scorso, oltre 150 partecipanti si sono iscritti online senza problemi, inviando non solo i dati di registrazione di base, ma anche le informazioni mediche fondamentali e i dati di pagamento, il tutto senza un solo errore.
I guadagni di efficienza non si sono fermati qui. WPForms ha anche permesso al programma di introdurre nuovi moduli per i partecipanti alla lista d'attesa e per i consulenti di orientamento delle scuole superiori in cerca di ulteriori informazioni.
Questi moduli, perfettamente integrati con i sistemi di posta elettronica dell'organizzazione, hanno garantito una comunicazione rapida e un'esperienza semplificata per tutti i soggetti coinvolti.
Il successo del programma Boys State esemplifica come WPForms possa consentire alle organizzazioni di modernizzare anche le loro iniziative più consolidate, migliorando l'efficienza, migliorando l'esperienza dell'utente e, in ultima analisi, consentendo loro di concentrarsi su ciò che conta davvero.
Suggerimenti per gli utenti di WPForms
"Sfruttate appieno la knowledge base di WPForms. È ricca di informazioni che possono aiutarvi a risolvere la maggior parte dei problemi senza dover contattare l'assistenza. E non esitate a esplorare i vari addon disponibili: possono ampliare notevolmente le funzionalità dei vostri moduli".
Guardare avanti
L'American Legion Arizona ha scoperto che creare e gestire moduli può essere incredibilmente semplice ed efficiente con WPForms. La facilità d'uso e le potenti funzioni come la logica condizionale, la raccolta dei pagamenti e le ampie integrazioni si sono rivelate preziose.
Il team può ora creare rapidamente numerosi moduli, garantendo la sicurezza dei dati degli utenti e la semplificazione dei processi.
WPForms ha migliorato significativamente le loro operazioni e stanno esplorando ulteriori addons e integrazioni per snellire i processi e supportare la crescita.
L'impatto del loro successo va oltre l'Arizona. La Sede centrale nazionale ha preso nota dei loro risultati, riconoscendo il potenziale dei moduli online per semplificare le operazioni dell'intera organizzazione. Il team non si concentra solo sulla propria crescita, ma anche sulla condivisione delle proprie conoscenze ed esperienze per consentire ad altre sedi statali di adottare soluzioni digitali simili.
Punti di forza
Il successo dell'American Legion Arizona con WPForms offre lezioni preziose sia per le organizzazioni no-profit che per le aziende:
- Automatizzare e semplificare: Identificare le attività manuali che richiedono tempo e che possono essere automatizzate con moduli online ben progettati. In questo modo si libera tempo prezioso per il personale, che può concentrarsi sugli obiettivi principali della missione.
- Migliorare l'esperienza dell'utente: Implementare moduli di facile utilizzo per semplificare processi come la registrazione agli eventi, la raccolta di feedback e l'invio di informazioni. Questo migliora l'impegno e la soddisfazione di soci e sostenitori.
- Ottimizzare la raccolta e la gestione dei dati: Utilizzate i moduli online per raccogliere e organizzare i dati in modo efficiente, eliminando la necessità di moduli cartacei e di inserimento manuale dei dati. In questo modo si risparmia tempo e si riducono gli errori.
- Sfruttare le integrazioni: Scegliete una soluzione per la creazione di moduli che si integri perfettamente con gli strumenti e i sistemi esistenti, come le piattaforme di email marketing e i gateway di pagamento, per semplificare i flussi di lavoro e massimizzare l'efficienza.
Implementando queste strategie, le organizzazioni possono ottimizzare le loro operazioni, migliorare l'esperienza degli utenti e ottenere un maggiore successo nell'adempimento della loro missione.
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