enviar un PDF en un correo electrónico de notificación de formulario

Cómo enviar un archivo PDF como adjunto en un correo electrónico de notificación de formulario

Como alguien que ha pasado bastante tiempo navegando por WordPress, sé lo crucial que es hacer que tus formularios funcionen exactamente como necesitas.

Y si buscas enviar un archivo adjunto en PDF en un correo electrónico de notificación de formulario, estás en el lugar correcto. He descubierto que WPForms hace que este proceso sea increíblemente sencillo.

Te permite configurar fácilmente tus formularios para incluir esos importantes archivos PDF como contratos, entradas para eventos o recibos, directamente a los usuarios justo después de que completen un formulario.

En esta guía, te mostraré cómo configurarlo paso a paso, para que puedas gestionar los archivos adjuntos sin problemas y mantener todo organizado.

¡Envía un PDF en una notificación de formulario! :)

Cómo enviar un archivo PDF como adjunto en un correo electrónico de notificación de formulario

Ya sea que necesites entregar guías descargables o facturas, este método te ahorrará tiempo y asegurará que tus usuarios obtengan instantáneamente la información que necesitan. Déjame mostrarte cómo configurar esto para tus formularios.

Paso 1: Sube tu PDF a WordPress

Lo primero que necesitarás hacer es preparar tu archivo adjunto en PDF. Si necesitas algo de inspiración, siempre puedes consultar esta selección de ideas de lead magnet muy efectivas para ayudarte a hacer crecer tu lista de correo.

Aunque no todos ellos serán PDFs que puedas ofrecer, hay muchas opciones para elegir. Una vez que hayas creado tu lead magnet en PDF, súbelo a tu sitio web de WordPress.

Desde tu panel de WordPress, simplemente ve a Medios » Añadir Nuevo Archivo Multimedia. Luego, haz clic en el botón Seleccionar Archivos y elige tu PDF.

El cargador de medios de WordPress

Espera unos segundos a que el archivo se suba. Cuando termine, haz clic en Copiar URL al portapapeles en la parte inferior derecha de la página.

Esto copia el enlace directo a tu archivo. Siempre pego este enlace en un lugar seguro, como una nota temporal, porque lo necesitarás más tarde cuando configures la notificación por correo electrónico.

Paso 2: Crea una Nueva Entrada en WordPress

Desde tu panel de WordPress, simplemente ve a Todas las Entradas. Luego, haz clic en el botón Añadir Nueva Entrada en la esquina superior izquierda de la página.

Esto abrirá una nueva entrada en el editor de bloques de WordPress. Dale un nombre y luego usa el bloque de Archivo para adjuntar el PDF que subiste anteriormente.

Con el bloque Archivo insertado, haz clic en el botón Biblioteca de Medios, elige el archivo PDF que subiste y pulsa Seleccionar para adjuntarlo a tu entrada.

Si estás utilizando un eBook gratuito como en nuestro ejemplo, deberías ver una vista previa del PDF, junto con una llamada a la acción (CTA) de Descargar justo debajo.

Paso 3: Crea tu Formulario con WPForms

Ahora, hablemos del formulario en sí. Si aún no tienes WPForms instalado, te lo recomiendo encarecidamente. Es lo que yo uso y hace que la creación de formularios sea súper simple.

Para más detalles, consulta esta guía paso a paso sobre cómo instalar un plugin en WordPress. Después de configurar WPForms, ve a WPForms » Añadir Nuevo desde tu panel de WordPress.

Añadir Nuevo Formulario

Dale un nombre claro a tu formulario y luego elige una plantilla. Para este tipo de tarea, un formulario de contacto básico o un formulario de registro sencillo suelen funcionar bien.

El creador de arrastrar y soltar es muy fácil de usar, por lo que puedes añadir o quitar campos según necesites. Normalmente mantengo el formulario corto para que sea más fácil de rellenar para la gente.

Paso 4: Configura el Acceso a tu Archivo PDF

Cuando la gente rellena tu formulario, espera recibir su PDF de inmediato. Hay varias maneras de darles acceso usando WPForms. He utilizado todos estos métodos y cada uno tiene sus beneficios:

Una forma que me gusta para dar acceso a la gente es poner un enlace al PDF en el mensaje que ven justo después de enviar el formulario. Esto se llama mensaje de confirmación.

Para configurar esto, ve a la sección Ajustes y elige Confirmaciones en el menú del lado izquierdo de la pantalla de WPForms.

Confirmación del formulario

Desde aquí, es muy fácil cambiar el mensaje de confirmación y añadir un enlace a tu PDF.

¿Recuerdas la URL que copiaste antes al subir tu PDF? Aquí es donde la usarás. Simplemente pégala en el mensaje.

Este mensaje aparecerá justo después de que alguien envíe su formulario, y el enlace hará que sea sencillo para ellos obtener tu PDF.

Enviar a los usuarios directamente a la URL del PDF

WPForms también te permite enviar a los usuarios directamente a una nueva página o archivo justo después de que hagan clic en el botón Enviar. Encuentro esto útil si el PDF está en su propia página.

Para hacer esto, ve a Tipo de confirmación y elige Ir a URL (Redirigir). Luego, pega el enlace a tu archivo PDF en el campo URL de redirección de confirmación.

Con este método, tus visitantes irán directamente a la página del PDF tan pronto como envíen su formulario.

A menudo encuentro que es mejor enviar el enlace del PDF a los usuarios por correo electrónico. Esta es una buena práctica porque asegura que tengan un registro del mismo. Para hacer esto, haz clic en Ajustes » Notificaciones.

configuración de notificaciones

A continuación, haz clic en el botón llamado Añadir nueva notificación en la esquina superior derecha de la pantalla.

De la lista de Etiquetas inteligentes en el campo Enviar a la dirección de correo electrónico, elige Email. Esto obtendrá automáticamente la dirección de correo electrónico de la persona que rellenó el formulario.

Desplázate hacia abajo hasta que encuentres el campo Mensaje de correo electrónico, y luego pon el enlace a tu PDF aquí.

Para guardar todos tus cambios hasta este punto, presiona el botón naranja Guardar en la esquina superior derecha de la pantalla.

guardar el formulario

Ahora, cada vez que alguien rellene tu formulario de registro de boletín y se suscriba, recibirá un correo electrónico de notificación tuyo que incluye el imán de prospectos que les prometiste por suscribirse.

Si encuentras que tus notificaciones de correo electrónico de WordPress no se están entregando como deberían, asegúrate de leer sobre cómo conseguir que las notificaciones de WordPress funcionen con el plugin WP Mail SMTP.

Preguntas frecuentes: Cómo enviar un archivo adjunto PDF en un correo electrónico de notificación de formulario

Enviar un archivo adjunto PDF en un correo electrónico de confirmación o notificación de formulario es un tema de gran interés para nuestros lectores. Aquí tienes respuestas a algunas preguntas comunes al respecto:

¿Por qué ofrecer lead magnets?

Los lead magnets son una de las mejores maneras de crear tu lista de correo electrónico. Los lead magnets se utilizan como un incentivo para que la gente se suscriba, y son piezas de contenido de alta calidad que puedes entregar una vez que alguien se registra correctamente.

Los buenos lead magnets son lo suficientemente valiosos como para que la gente quiera suscribirse a tu lista de correo electrónico y seguir recibiendo material de marketing tuyo en el futuro. Algunos de los lead magnets más comunes incluyen PDFs en forma de:

  • eBooks
  • Listas de verificación
  • Informes
  • Estudios de caso
  • Plantillas
  • Listas de recursos
  • Guías
  • Infografías
  • Y mucho más

El marketing por correo electrónico es fundamental si quieres aumentar tu número de lectores o tu base de clientes. Es la mejor manera de comunicarte con personas interesadas en lo que tienes para ofrecer.

Además, tú eres el propietario de tu lista de correo electrónico y tienes control total sobre ella en todo momento. Por no mencionar que el marketing por correo electrónico es conocido por tener el ROI más alto en comparación con otras estrategias de marketing digital como el SEO y la publicidad.

Un gráfico que muestra el ROI de diferentes técnicas de marketing digital

Si quieres aprender a crear un lead magnet y enviarlo en un correo electrónico de marketing o añadirlo a los mensajes de confirmación de tu formulario, consulta este útil tutorial sobre cómo crear un formulario de suscripción simple con lead magnet en WordPress.

¿Cómo envío un archivo adjunto en una notificación?

Para enviar un archivo adjunto en una notificación con WPForms, navega al constructor de formularios, ve a Ajustes y selecciona Notificaciones. Allí, puedes añadir un archivo adjunto añadiendo el enlace al mismo.

¿Cómo envío un archivo adjunto PDF en un correo electrónico?

Con WPForms, puedes enviar fácilmente un archivo adjunto PDF en un correo electrónico añadiendo el enlace al PDF a tu formulario. Una vez que un usuario envía el formulario, WPForms adjuntará automáticamente el PDF al correo electrónico de notificación enviado a ti o al usuario. Esto es ideal para enviar documentos como tickets, facturas o guías justo después de enviar un formulario.

A continuación, imprime los envíos de formularios con WPForms

¡Y eso es todo! Ahora sabes cómo enviar un archivo adjunto PDF en un correo electrónico de notificación de formulario a las personas cuando se suscriben a tu lista de correo electrónico. ¿Quieres guardar todas las entradas de tu formulario en formato PDF? Consulta este artículo sobre cómo imprimir tus envíos de formularios de WordPress a PDF.

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Hamza Shahid

Hamza es Redactor del equipo de WPForms, que también se especializa en temas relacionados con marketing digital, ciberseguridad, plugins de WordPress y sistemas ERP. Aprende más

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49 comentarios sobre “Cómo enviar un archivo adjunto PDF en un correo electrónico de notificación de formulario

  1. ¡Hola!

    ¿Hay alguna forma posible de recibir y enviar notificaciones (todos_los_campos) en formato .pdf o una Copia de Carbono en .pdf?

    ¡Gracias!

    1. Hola Greg,

      No tenemos una forma de hacer esto en este momento, ¡pero he tomado nota en nuestra lista de solicitudes de funciones para poder tenerla en cuenta! Gracias por la sugerencia :)

      1. ¡Hola Katie! Disculpa, pero las funcionalidades de PDF aún no se han implementado, ¡aunque ya se está trabajando en ello! Todavía no tenemos una fecha estimada, ¡pero vuelve a consultar en el futuro!

        También he añadido tus datos a esta solicitud de funcionalidad en particular, ¡así que deberías recibir correos electrónicos sobre cualquier actualización al respecto!

        Si tienes alguna pregunta adicional sobre esto, por favor contáctanos si tienes una suscripción activa. Si no la tienes, no dudes en hacernos algunas preguntas en nuestros foros de soporte.

      2. Hola Eyad,
        Disculpa, pero las funcionalidades de PDF aún no se han implementado. Todavía no tenemos una fecha estimada, ¡pero vuelve a consultar en el futuro!

        También hemos añadido tus datos a esta solicitud de funcionalidad en particular, ¡así que deberías recibir correos electrónicos sobre cualquier actualización al respecto!

        Si tienes alguna pregunta adicional sobre esto, por favor contáctanos si tienes una suscripción activa. Si no la tienes, no dudes en hacernos algunas preguntas en nuestros foros de soporte.

  2. ¿Hay alguna forma de que la descarga del PDF se produzca al pulsar el botón ENVIAR, en lugar de a través de un enlace?

    1. Hola Bob:

      No tenemos una forma de hacer esto en este momento, ¡pero he tomado nota en nuestra lista de solicitudes de funciones para poder tenerla en cuenta! Gracias por la sugerencia :)

      1. Hola John, sí, ya lo tenemos en nuestra lista de solicitudes de funcionalidades para que el equipo de desarrollo lo considere al decidir sobre nuevas funcionalidades en el futuro.

        ¡Gracias por tu paciencia!

      2. ¡Hola Anzela! Todavía no hemos lanzado un complemento de PDF para el plugin WPForms, sin embargo, es algo en lo que estamos trabajando para ofrecerlo en un próximo lanzamiento.

        Nos aseguraremos de anunciarlo cuando esté disponible, así que consulta a menudo o suscríbete a nuestros boletines 🙂

        ¡Gracias!

      3. Hola Monique, me temo que todavía no está disponible. Definitivamente queremos tener un complemento de PDF, pero no tenemos una fecha estimada por ahora. Votaré a favor de la solicitud en tu nombre. Gracias por tu paciencia.

  3. Hola, tenemos un problema solo con Gmail, es decir, todas las personas con un correo electrónico en Gmail no lo reciben. ¿Cuál es el problema?

  4. Esto parece simplemente añadir un enlace para descargar. ¿Hay alguna forma de adjuntar realmente el documento PDF al correo electrónico? ¿Para que el cliente potencial no haga clic en un enlace, sino que vea un archivo PDF adjunto al correo electrónico?

    1. Hola Jason:

      WPForms no admite actualmente la inclusión de archivos adjuntos en los correos electrónicos. La razón es que a menudo puede perjudicar la entrega de correos electrónicos. Diferentes proveedores de correo electrónico tienen diferentes límites en el tipo y tamaño de los archivos que pueden aceptar. Enviar archivos que no cumplen estas reglas la mayoría de las veces significa que el correo electrónico no se entregará o rebotará.

      Lamento que no tengamos exactamente lo que buscas, ¡pero espero que esto ayude!

      1. Hola Daisy… El formulario que estamos creando permitirá a los usuarios subir archivos para enviárnoslos. No queremos que los archivos se almacenen en el servidor y preferiríamos que se adjuntaran en lugar de enlazar de nuevo al sitio. ¿Cómo podemos hacer esto?

      2. ¡Hola Shomari! Parece que ya te has puesto en contacto con el equipo de soporte, pero en caso de que te hayas perdido su respuesta, nuestro complemento no admite actualmente la inclusión/adjuntar archivos a los correos electrónicos. La razón es que a menudo puede perjudicar la entrega de correos electrónicos. Diferentes proveedores de correo electrónico tienen diferentes límites en el tipo y tamaño de los archivos que pueden aceptar. Enviar archivos que no cumplen estas reglas la mayoría de las veces significa que el correo electrónico no se entregará o rebotará.

        Todas las cargas de archivos también tendrían que ir a tu servidor inicialmente. Sin embargo, en el caso de que te preocupe que terceros accedan a los archivos cargados, el complemento añade un hash único al final del nombre del archivo (por ejemplo, mi-logo-570543445db74.png), de modo que el archivo cargado no se encuentre fácilmente al buscar el archivo.

        Si tienes alguna otra pregunta, el equipo de soporte estará encantado de seguir ayudándote 🙂

  5. Hola,

    Estoy intentando usar un enlace a un pdf en un correo electrónico de notificación. Pero el enlace en el correo electrónico no es clicable (por lo que no se puede acceder al pdf). Aparte de no ser clicable, parece un enlace (es del color del enlace y solo el texto que se supone que se mostrará, no la url ni ningún código, es visible).

  6. Debo haber hecho algo mal o estoy confundido. Seguí estos pasos, pero el enlace de descarga del pdf se incluyó en la notificación por correo electrónico que recibí como administrador y no se envió a la persona que completó el formulario de contacto. Se agradecería cualquier ayuda.

    1. ¡Hola Dave!
      Lo más probable es que lo hayas incluido en la notificación incorrecta, la que va al administrador del sitio.
      Tendrás que revisarlo bien.
      Si tienes una licencia de WPForms, tienes acceso a nuestro soporte por correo electrónico, así que por favor envía un ticket de soporte.
      De lo contrario, ofrecemos soporte gratuito limitado en el foro de soporte de WPForms Lite en WordPress.org.
      ¡Que tengas un buen día! :)

  7. Intenté incluir un enlace a un PDF en el correo electrónico de notificación, pero el enlace no es clicable. Si copio el enlace, se ve así: x-webdoc://630916B8-D6DE-4633-B34E-8D8570739C2A/”http://swissphotonscience.ch/wp-content/uploads/2020/09/Invoice-SSPh-membership-fees-2020.pdf”.
    Antes del enlace real, el enlace del correo electrónico contiene la parte x-webdoc, que es la razón por la que el enlace no funciona. ¿Cómo lo soluciono?

      1. Hola Enrique – Lamento los problemas que estás experimentando. La mayoría de las veces, este problema se debe a una configuración incorrecta de WordPress o a problemas de permisos de archivos. Nuestro equipo de soporte podrá ayudarte mejor con esto.

        Si tienes una licencia de WPForms, tienes acceso a nuestro soporte por correo electrónico, así que por favor envía un ticket de soporte. De lo contrario, ofrecemos soporte gratuito limitado en el foro de soporte de WPForms Lite en WordPress.org.

        Gracias 🙂

  8. Parece que hay un error al enviar el enlace a través de la sección de mensajes. Cuando abro el correo electrónico, el texto deseado no es clicable y he visto este mismo problema en algunos tickets anteriores.
    Incluso revisé el código de inspección de la página y no había ninguna etiqueta HTML, quiero decir.

    ¿Podrías por favor revisar y solucionar este problema? Realmente lo necesito. Gracias de antemano.

  9. ¿puedo saber si el documento pdf se envía como un archivo adjunto al correo electrónico del destinatario o como un enlace que termina descargando el archivo adjunto al hacer clic? ¿También es posible configurar el formulario para enviar el documento desde ti a tus amigos?

    1. Hola Dinesh, lo siento, pero no se envía como un archivo adjunto, sino como un enlace.

      Con respecto a la pregunta "¿es posible configurar el formulario para enviar el documento desde ti a tus amigos?", para asegurarnos de responder tu pregunta de la manera más completa posible y evitar confusiones, ¿podrías ponerte en contacto con nuestro equipo?

      Si tienes una licencia de WPForms, tienes acceso a nuestro soporte por correo electrónico, así que por favor envía un ticket de soporte. De lo contrario, ofrecemos soporte gratuito limitado en el foro de soporte de WPForms Lite en WordPress.org.

      Gracias.

  10. WP-Forms es un gran proveedor cuando se trata de formularios de WordPress. ¿Cómo es posible que no puedas agregar una función tan simple como enviar archivos con un correo electrónico de confirmación? El enlace es inútil, la mayoría de mis clientes lo pierden porque asumen que recibirán un archivo adjunto.

    1. Hola Siegmo, Todavía no hemos lanzado un complemento de PDF para el plugin WPForms, sin embargo, es algo en lo que estamos trabajando para proporcionarlo en una próxima versión.

      Nos aseguraremos de anunciarlo cuando esté disponible, así que visítanos a menudo o suscríbete a nuestros boletines.

      ¡Gracias!

  11. Planeo comprar el plugin si tiene los siguientes puntos:

    1. ¿tienes un archivo de firma?
    2. ¿podemos enviar los datos completados como pdf en el correo electrónico con una firma?

    1. Hola Pravin – Sí, tenemos el Complemento de Firma disponible en la licencia Pro o planes superiores.

      En cuanto a la versión PDF del formulario completado, lo siento, actualmente no tenemos esta función. Sin embargo, estoy de acuerdo en que sería muy útil. He tomado nota de la solicitud de función y la tendremos en cuenta mientras planificamos nuestra hoja de ruta para el futuro.

      Mientras tanto, hay un par de opciones que podría considerar, dependiendo de sus objetivos particulares:

      1) Podrías configurar los correos electrónicos de notificación del formulario para enviar un correo electrónico con el contenido de la entrada enviada. La mayoría de los navegadores te permitirán guardar un correo electrónico como PDF (aquí tienes un ejemplo para Chrome). Por si te sirve de ayuda, aquí tienes nuestro tutorial sobre cómo configurar correos electrónicos de notificación.

      2) Podrías crear manualmente PDFs de cada entrada imprimiendo. Aquí tienes nuestro tutorial con todos los detalles.

      3) Podría adjuntar un archivo CSV descargable a la notificación por correo electrónico que contenga la información que los usuarios envían a través de su formulario. Este archivo también puede incluir puntos de datos adicionales, como el ID de la entrada, la dirección IP del usuario y más. Aquí tiene nuestro tutorial con todos los detalles.

      Gracias 🙂

  12. He creado un formulario en wpforms y quiero enviar todas las entradas en formato de tabla, como encabezado de tabla y cuerpo de tabla. No hay ninguna opción que lo muestre. He seleccionado la plantilla HTML y he añadido la etiqueta table de HTML y he intentado enviar la notificación por correo electrónico, pero cuando recibo la notificación, el cuerpo de la tabla no se ajusta para empezar, tengo que desplazarme hacia abajo para ver la tabla. Cuando inspecciono el elemento, se han añadido muchas etiquetas br. ¿Hay alguna solución?

  13. Hola,
    He creado un formulario con WpForm y queremos enviar todos los campos en formato PDF junto con los campos en el correo electrónico. ¿Es posible usar WpForms?

    1. Hola Salman, disculpa, actualmente no tenemos esta función. Sin embargo, estoy de acuerdo en que sería muy útil. He tomado nota de la solicitud de función y la tendremos en cuenta mientras planificamos nuestra hoja de ruta para el futuro.

      Mientras tanto, hay un par de opciones que podría considerar, dependiendo de sus objetivos particulares:

      1) Podrías configurar los correos electrónicos de notificación del formulario para que envíen un correo electrónico con el contenido de la entrada enviada. La mayoría de los navegadores te permitirán guardar un correo electrónico como PDF (aquí tienes un ejemplo para Chrome). Si te sirve de ayuda, aquí tienes nuestro tutorial sobre cómo configurar correos electrónicos de notificación.

      2) Podrías crear manualmente PDFs de cada entrada imprimiendo. Aquí tienes nuestro tutorial con todos los detalles.

      3) Podría adjuntar un archivo CSV descargable a la notificación por correo electrónico que contenga la información que los usuarios envían a través de su formulario. Este archivo también puede incluir puntos de datos adicionales, como el ID de la entrada, la dirección IP del usuario y más. Aquí tiene nuestro tutorial con todos los detalles.

      Gracias 🙂

  14. ¡Hola! ¿Ya tienes el complemento PDF? Veo que los usuarios lo han estado pidiendo durante más de 3 años. Estoy eligiendo entre WPForms y ContactForm7 + complemento Ultimate (el archivo PDF se incluye en la versión gratuita). Y es esencial tener la opción de enviar un archivo PDF de lo que se rellenó en el formulario. Por favor, hazme saber si lo tienes. Gracias

    1. Hola Michel. ¡Gracias por tus comentarios! Puedo decirte que esta función está en discusión activa. No puedo compartir más detalles en este momento, pero es genial que hayas comentado para que podamos medir la popularidad de esta solicitud. Gracias por pasarte a comentar.

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