Resumen de IA
Imprimes 200 folletos para tu evento, los repartes en cada cafetería y mostrador de la ciudad, y luego esperas. ¡Algunas personas recordarán la URL, pero la mayoría no!
Esa es la brecha que cierra un código QR, para que la persona que tiene tu folleto no tenga que recordar nada ni escribir nada. Escanean, tu formulario de registro se abre y ya están en la lista.
WPForms crea el formulario de registro y el código QR que lo abre en el mismo lugar, por lo que solo necesitas un plugin y unos diez minutos.
¡Crea tu formulario de registro de eventos ahora! :)
¿Cómo crear un código QR para un formulario de registro de eventos?
Hacer esto en WPForms mantiene el código y lo que abre en el mismo lugar, por lo que no estás pegando una dirección web en un generador separado y esperando haber copiado la correcta.
Paso 1: Instala el plugin WPForms Pro
WPForms es un creador de formularios de arrastrar y soltar para WordPress con más de 2100 plantillas, incluidas algunas listas para organizar eventos de cualquier tamaño. Empiezas desde una plantilla y ajustas los campos para adaptarlos a tu evento.
Lo que más me gusta de él para eventos es lo poco que hay entre un formulario en blanco y algo que puedes imprimir. La plantilla hace el trabajo estructural, y la opción de QR ya está esperando en la configuración del propio formulario un destino.
Ahora, hablemos de las licencias, porque este tutorial toca varios niveles diferentes.
- Lite (gratis): El formulario de registro, los pagos y un código QR totalmente funcional, con el logotipo de WPForms en el centro.
- Básico: Almacena tus registros y te ofrece numerosas opciones de exportación, si es un requisito, junto con acceso a integraciones de marketing.
- Pro: Una página de destino sin distracciones a través de Páginas de Formularios, tu propio logotipo en el código y pagos con tarjeta sin tarifas adicionales de WPForms.
- Elite: Authorize.Net, si es la pasarela de pago que utilizas, y quieres usar la misma licencia en varios sitios diferentes.
Estoy usando Pro en todo momento, porque la página de destino y las opciones de pago son importantes una vez que estás organizando un evento real.
Para empezar, compra la licencia Pro. Luego, instala WPForms en tu sitio web. Si necesitas ayuda, sigue estas instrucciones sobre cómo añadir un plugin a WordPress.
¡Actualiza a WPForms Pro ahora! :)
Paso 2: Crea tu formulario de registro de eventos
Los campos que elijas aquí son los que utilizarás el día del evento. Ve y abre WPForms » Añadir Nuevo para empezar un formulario nuevo.
En el cuadro de búsqueda de plantillas, escribe evento y la biblioteca se reducirá a las plantillas de eventos.
Pasa el ratón sobre la plantilla Formulario de Registro de Eventos Online y haz clic en Usar Plantilla para abrirla en el creador.
La plantilla llega con lo básico ya en su lugar, y a partir de ahí eliminaría cualquier cosa que no vayas a usar y añadiría lo que sí.
Aquí te explico lo que hace cada campo por ti.
- Información del asistente: Cómo hacer llegar a las personas las instrucciones de acceso y cualquier cambio de última hora.
- Dale a la página un nombre que un visitante reconocería, como Registro de eventos, luego haz clic en Crear página.
- Casillas de verificación de sesión: Te indican qué tamaño necesita tener cada sala antes de reservarla.
- Número de invitados: Un campo numérico simple que alimenta tu recuento de catering.
- Necesidades dietéticas o de accesibilidad: Un campo de texto libre, para que alguien pueda señalar una alergia a los frutos secos o un espacio para silla de ruedas que no pensaste en preguntar.
Haz clic en el campo Tipo de entrada en el lienzo para abrir su configuración, luego establece tus opciones en la lista Opciones.
Ahora haz clic en el campo Dirección de correo electrónico y activa Requerido, ya que un registro al que no puedes dar seguimiento no te lleva muy lejos.
La lógica condicional y el campo Fecha/Hora requieren Basic o superior, y empiezan a ser importantes una vez que tu evento tiene sesiones en más de un día.
Para un recorrido más lento por el formulario en sí, hay una guía completa para crear un formulario de registro de eventos en WordPress, además de una versión de formulario de registro grupal para cuando la gente se registra en equipos.
Haz clic en Guardar en la esquina superior derecha una vez que el formulario tenga el aspecto correcto.
Paso 3: Pon tu formulario de registro en una página
Tu código QR abre una página, y los formularios no tienen una dirección web propia, por lo que el formulario necesita un lugar donde vivir antes de que el código tenga a dónde enviar a la gente.
Con el formulario todavía abierto, haz clic en Incrustar en la cabecera del constructor.
WPForms te pregunta si deseas usar una página existente o crear una nueva, así que elige Crear nueva página.
Give the page a name a visitor would recognize, such as Event Registration, then click Create Page.
Publica la página, luego ábrela como lo haría un visitante. Esto es lo que alguien ve un segundo después de escanear tu código.
Si prefieres trabajar desde el lado de la página, también puedes incrustar tu formulario en una página con el bloque WPForms, y la documentación repasa todas las formas de mostrar un formulario.
Dónde aterriza el escaneo de un código QR importa más de lo que parece, ya que alguien que escanea un póster llega con una sola intención.
Y una página web normal les ofrece un menú de navegación, un aviso de cookies y un pie de página lleno de otras cosas en las que hacer clic. Una página que no contiene nada más que el formulario mantiene esa intención enfocada en el registro.
Formularios conversacionales es la otra ruta hacia una dirección independiente, y también viene con Pro, haciendo una pregunta a la vez en lugar de mostrar todo el formulario de una vez.
Paso 4: Apunta un código QR a tu página de registro
Con una página publicada en su lugar, el código en sí toma unos treinta segundos.
En el creador de formularios, ve a Ajustes » Generales y desplázate hasta el final del panel. Justo debajo de Texto de procesamiento del botón de envío encontrarás un desplegable Código QR configurado en Ninguno.
Esta es la configuración integrada del código QR de WPForms, y funciona en todos los niveles de licencia. Tienes dos maneras de configurarlo.
Opción A: Apúntalo a la página donde está tu formulario
Configura el desplegable Código QR en Página. Aparecerá un desplegable Página de destino junto a la vista previa del código. Elige tu página de registro de esa lista. Empieza a escribir en el cuadro de búsqueda si la lista es larga.
Solo las páginas publicadas aparecen en esa lista, así que publica la página primero si todavía es un borrador. Y si tu sitio no tiene ninguna página publicada, la opción Página desaparecerá del desplegable Código QR, dejando solo Ninguno y URL personalizada.
Opción B: Pega una dirección personalizada
Configura el desplegable Código QR en URL personalizada en su lugar. Aparecerá un campo URL de destino, y escribirás la dirección completa en él.
Usaría esta opción siempre que exista la posibilidad de que el destino se mueva más adelante.
Apunta el código a una dirección que poseas y puedas redirigir tú mismo, y podrás enviar a la gente a un lugar nuevo sin reimprimir nada. Una página de destino dedicada para un formulario es un buen candidato.
Paso 5: Descarga el código como SVG y ajústalo para imprimir
El formato que elijas al salir decide si tu código sobrevive al ser ampliado en un cartel. Haz clic en Generar código QR debajo de la configuración de destino.
Un indicador de progreso se ejecuta mientras se crea el código, y luego tu código final aparece en la vista previa. Un botón Descargar ocupa el lugar de Generar código QR una vez que está listo.
En un sitio que ejecute HTTPS obtendrás un botón Copiar junto a él, ya que los navegadores solo permiten copiar al portapapeles en páginas seguras.
Haz clic en Descargar y elige tu formato, es decir, PNG o SVG Vectorial. En general, Imagen PNG es un archivo de imagen estándar, y es la opción correcta para un sitio web, un correo electrónico o una diapositiva.
Mientras tanto, SVG Vectorial es el adecuado para cualquier cosa que vaya a una imprenta, porque escala a cualquier tamaño sin perder calidad en los bordes, y tu archivo se guarda como wpforms-qr-code.
Entonces, ¿qué tamaño necesita tener el código? La regla que sigo es de diez a uno, por lo que el código impreso debe estar aproximadamente a una décima parte de la distancia desde la que la gente lo escaneará.
| Dónde va | Leer desde | Crear el código |
|---|---|---|
| Mesas de centro, folleto, insignia | A distancia de brazo, 1 a 2 pies | 1 a 1.5 pulgadas (2.5 a 3.8 cm) |
| Cartel de registro, póster A3 | 3 a 5 pies | 3 a 4 pulgadas (8 a 10 cm) |
| Cartel de 3 pies, panel de pared | 8 a 10 pies | 8 a 12 pulgadas (20 a 30 cm) |
| Fondo de feria comercial | Aproximadamente 16 pies (5 m) | Aproximadamente 20 pulgadas (50 cm) |
Independientemente de la distancia, no bajes de aproximadamente 0.8 pulgadas cuadradas, y deja un margen claro alrededor del código para que el patrón tenga espacio para respirar.
Dado que la descarga es vectorial, un SVG cubre cada fila de esa tabla. El mismo archivo que se imprime limpiamente en un expositor de mesa se imprime limpiamente a diez pulgadas en una pancarta, sin necesidad de regenerar nada entre medias.
Ejecuta una prueba antes de comprometerte a una tirada de impresión completa. Escanéala desde donde la gente estará realmente, en lugar de a seis pulgadas de distancia en tu escritorio, y comprueba que abre la página de registro que esperas.
Nuestra documentación para códigos QR cubre los detalles más pequeños.
Paso 6: Recopila y exporta tus registros
Tu código se imprime y la gente lo escanea, por lo que los registros ahora deben ir a algún lugar con el que puedas trabajar. Ve a WPForms » Entradas y elige tu formulario de evento. Cada registro aparece aquí a medida que llega.
Haz clic en Ver en cualquier fila para abrir ese registro por sí solo.
Obtienes el tipo de entrada, las opciones de sesión y lo que la persona escribió en el campo abierto, que es donde aparecen las notas dietéticas y de acceso.
Cuando quieras la lista en papel, dirígete a WPForms » Herramientas » Exportar y elige tu formulario.
Elige un formato y descárgalo, y como un CSV se abre en cualquier hoja de cálculo, puedes ordenar por tipo de entrada y marcar a la gente a medida que llega.
El almacenamiento de entradas comienza en Básico, y Lite no guarda entradas en absoluto, por lo que esta es la única parte del flujo de trabajo que la versión gratuita no puede hacer por ti. La documentación cubre todo lo que tus entradas pueden hacer una vez que tengas una licencia de pago.
El cobro de entradas funciona en el mismo formulario, donde Stripe Pro, Square Pro y PayPal Commerce vienen con Pro y no añaden tarifas de WPForms además de tu procesador de pagos, mientras que Authorize.Net es un complemento Élite.
Hay una guía completa para gestionar la venta de entradas para eventos en WordPress si estás vendiendo asientos en lugar de solo recopilar nombres. Y eso es todo. Tu código se imprime y tus registros llegan al panel de control.
¡Empieza a recopilar registros de eventos hoy mismo! 🙂
Preguntas frecuentes sobre códigos QR para registro de eventos
Un código QR para el registro de eventos plantea el mismo puñado de preguntas cada vez, y estas son las respuestas.
¿Puedo crear un código QR para un formulario de registro de eventos de forma gratuita?
Sí, el formulario y un código totalmente funcional están ambos en WPForms Lite, donde el código lleva el logotipo de WPForms en el medio, y cambiarlo por tu propio logotipo necesita Pro.
La pega es el almacenamiento, porque Lite no guarda las entradas y estarías recopilando registros que no podrías leer después. Básico es el mínimo realista si quieres una lista utilizable al final.
¿El código QR enlaza directamente a mi formulario?
Abre una página o una dirección web que elijas, y tu formulario es lo que sea que se encuentre en esa página.
Los formularios solo obtienen una dirección propia a través de Páginas de Formularios o Formularios Conversacionales. Si estás utilizando alguno de ellos, puedes pegar esa dirección en el campo URL de destino.
¿Qué tamaño debe tener un código QR para que la gente pueda escanearlo?
Aproximadamente una décima parte de la distancia desde la que se escaneará, con aproximadamente 2 pulgadas cuadradas como mínimo absoluto. Una carpa de mesa leída a la distancia del brazo necesita una pulgada o así, mientras que un cartel leído a diez pies de distancia quiere entre ocho y doce pulgadas. La tabla posterior en el Paso 5 tiene los tamaños comunes calculados.
¿Puedo cambiar a dónde apuntan los códigos después de haberlos impreso?
No, el destino está integrado en el patrón en el momento en que lo generas, por lo que un nuevo destino significa un nuevo código y una reimpresión de cualquier cosa en la que haya aparecido el antiguo.
La forma de evitarlo es apuntar tu código a una dirección que controles y que puedas redirigir más tarde. Los códigos en sí no caducan, y la distinción entre estático o dinámico depende de quién sea el propietario de la redirección intermedia.
¿Puede cada asistente obtener su propio código QR para el check-in?
No con esta configuración. WPForms genera un código compartido que abre tu formulario de registro, que es lo que va en carteles, folletos y carpas de mesa.
Los pases personales escaneados en una puerta funcionan de manera diferente, con el código de cada asistente generado después de que se registran y se verifican contra una lista a la llegada, que es el trabajo del software de registro dedicado.
¿Puedo cobrar por las entradas a eventos en el formulario de registro?
Sí, Stripe Pro, Square Pro y PayPal Commerce vienen con Pro y no añaden tarifas de WPForms además de tu procesador de pagos, mientras que Authorize.Net es un complemento Élite.
Lite también puede aceptar pagos de Stripe y PayPal Core, aunque WPForms añade su propia tarifa de procesamiento a ese nivel. Hay un tutorial sobre formulario de registro de eventos en línea que cubre las inscripciones de pago de principio a fin.
A continuación, atrae a más gente
Ahora que los registros están en marcha, vale la pena leer cómo aumentar la asistencia a tu próximo evento, que repasa los canales que tienden a llenar los asientos más rápido.
Si todavía estás sopesando cómo gestionar los registros en primer lugar, también tenemos plugins de registro de eventos comparados, que explica dónde encaja un creador de formularios frente a una plataforma de eventos completa.
¡Crea tu formulario de registro de eventos hoy mismo! :)
¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin de creación de formularios de WordPress más fácil. WPForms Pro incluye muchas plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.
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