Umwandlung von Formularübermittlungen in Verträge und Rechnungen

Letzte Woche habe ich eine Newsletter-E-Mail mit einem kleinen Tippfehler verschickt. Natürlich bemerkte ich ihn erst 20 Minuten, nachdem die E-Mail verschickt worden war. (Ich weiß, dass Sie jetzt zu Ihrem Posteingang gehen, um ihn zu finden...)

Ein Tippfehler in einem Rundschreiben ist eine Sache. Aber der gleiche kleine Fehler in einem Kundenvertrag oder einer Projektrechnung kann richtig teuer werden. Das zeigt nur, dass man einen Fehler direkt anstarren kann, ohne dass das Gehirn den Daumen nach oben streckt.

Das ist ein Risiko, das Sie bei Verträgen und Rechnungen nicht eingehen wollen.

Keine Angst - hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit WPForms Ihre Formular-Eingaben automatisch in einwandfreie, professionelle PDFs verwandeln können. Los geht's!

Umwandlung von Formularübermittlungen in Verträge und Rechnungen

Warum automatisierte Dokumentenerstellung?

Seien wir ehrlich: Sie sind nicht in Ihrem Beruf gelandet, weil Sie eine große Leidenschaft für administrative Aufgaben haben. Die Automatisierung der Dokumentenerstellung ist nicht nur ein netter Trick... Es ist ein Weg, um Ihren Verstand zurückzugewinnen und Ihre Professionalität zu schützen.

• Sehen Sie aus wie ein Profi: Die Automatisierung sorgt dafür, dass jedes Dokument, das versendet wird, perfekt formatiert, mit einem schönen Markenzeichen versehen und frei von Tippfehlern ist.
• Keine menschlichen Fehler mehr: Wenn die Daten direkt aus dem Formular gezogen werden, senden Sie niemals eine Rechnung an "Jon", wenn sein Name "John" ist. Die richtigen Informationen gehen immer an die richtige Stelle.
• Einstellen und Vergessen: Hängen Sie PDFs an E-Mails an und lassen Sie sie sofort nach dem Absenden des Formulars versenden. Das ist Ihr Arbeitsablauf, jetzt auf Autopilot.

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Ihr neuer Assistent: Das PDF-Addon

Die Magie hinter dieser Operation ist unser PDF-Erweiterung.

Dieses leistungsstarke Tool, das ab unserem WPForms Pro-Plan verfügbar ist, ist Ihre persönliche Dokumentenerstellungsmaschine. Es nimmt rohe Formulareingabedaten und verwandelt sie in ein ausgefeiltes, professionelles PDF, das für jede Situation bereit ist:

• Kundenverträge und Projektvorschläge
• Detaillierte Rechnungen und Zahlungsbelege
• Personalisierte Spendenquittungen und Freiwilligenvereinbarungen
• Teilnahmebescheinigungen oder Eintrittskarten für Veranstaltungen

Möchtest du deinen eigenen Papierkram-Roboter bauen? Lass uns eintauchen.

Schritt 1: Bereiten Sie das Addon vor

Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu WPForms " Addons. Suchen Sie das PDF-Addon, klicken Sie auf Addon installieren und vergewissern Sie sich dann, dass es aktiviert ist.

Schritt 2: Starten Sie einen neuen PDF Blueprint

Gehen Sie zu dem Formular, das Sie verwenden möchten. Klicken Sie in der Formularerstellung auf Einstellungen " PDF und dann auf die Schaltfläche Neue PDF hinzufügen.

Dann geben Sie Ihrer neuen PDF-Datei einen einprägsamen Namen.

Schritt 3: Wählen Sie eine Vorlage (fangen Sie nicht von vorne an)

Wir haben das Addon mit Vorlagen für Finanzdokumente, formale Dokumente, Bescheinigungen und mehr ausgestattet.

Suchen Sie sich ein Modell aus, das Ihren Anforderungen am nächsten kommt, und passen Sie es dann an.

Schritt 4: Nutzen Sie Ihre Daten mit Smart Tags

Mit Smart Tags können Sie Daten direkt aus der Formularübermittlung abrufen und sie perfekt in Ihrem PDF-Dokument platzieren.

Klicken Sie auf eine Stelle in Ihrer Vorlage, an der Sie Benutzerinformationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf das kleine Smart Tag-Symbol und wählen Sie das entsprechende Feld in Ihrem Formular aus.

• Bei einer Kundenvereinbarung können Sie den Namen des Benutzers und die ausgewählten Dienstleistungen direkt in den Textkörper Ihrer rechtlichen Vorlage übernehmen.
• Um eine Rechnung zu erstellen, können Sie die Zahlungssumme und die Produktauswahl Ihres Formulars den einzelnen Positionen zuordnen.
• Für eine sofortige Spendenbescheinigung können Sie das Feld "Spendenbetrag" zuordnen, um eine personalisierte, steuerlich absetzbare Bescheinigung zu erstellen.

Schritt 5: Gut aussehen lassen

Auf der Registerkarte "Erscheinungsbild " können Sie Ihrer Kreativität freien Lauf lassen. Laden Sie Ihr Logo hoch, wählen Sie aus über 40 Farbthemen und wählen Sie Ihre Schriftarten.

So wird sichergestellt, dass Ihre automatisierten Dokumente nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch fantastisch aussehen.

Einige Vorlagen enthalten auch optionale Elemente wie ein Abzeichen, einen Unterschriftsblock oder ein Datumsfeld. Für Verträge und Rechnungen wäre eine Signatur fantastisch.

Schritt 6: Schalten Sie auf Autopilot

Um die Automatisierung abzuschließen, teilen Sie der PDF-Datei mit, wohin sie gehen soll. Verwenden Sie in den PDF-Einstellungen das Dropdown-Menü " Benachrichtigungen ", um Ihre neue PDF-Datei an die Bestätigungs-E-Mail anzuhängen.

Wenn nun jemand auf "Absenden" drückt, wird Ihr perfekt gestaltetes Dokument sofort erstellt und auf die Reise geschickt.

Wo Sie Ihre erstellten Dokumente finden

Wenn Sie jemals auf ein Dokument zugreifen müssen, gehen Sie einfach zu WPForms " Einträge. Alle Ihre PDFs werden dort zusammen mit der Übermittlung gespeichert und stehen Ihnen jederzeit zur Verfügung.

Klicken Sie einfach auf das Formular, für das Sie die PDF-Datei sehen möchten.

Auf der Seite finden Sie unter der Rubrik PDF einen Link zum Herunterladen der PDF-Datei, die für diesen Beitrag erstellt wurde.

Über diese Rechnungen...

Das ganze Gerede über die professionelle Rechnungsstellung ist eine gute Erinnerung daran, Ihre eigenen Bücher in Ordnung zu halten. Für Ihre eigenen Unterlagen benötigen Sie wahrscheinlich eine Rechnung für Ihren WPForms-Kauf.

Keine Sorge, wir haben alles für Sie vorbereitet. Dies ist eine separate Funktion in Ihrem WPForms-Konto, nicht Ihre Website behandelt.

• PDF-Zusatz: Zur Erstellung von Dokumenten für Ihre Mitarbeiter (Klienten, Spender, Kunden, etc.).
• Kontobereich: Zum Erfassen einer Rechnung für Ihre eigene Buchhaltung.

Melden Sie sich einfach in Ihrem WPForms-Konto, klicken Sie auf die Registerkarte " Billing", und Sie können eine Rechnung für jeden Kauf zu generieren.

Wir haben eine vollständige Anleitung dazu hier: Wie man eine Rechnung in WPForms erstellt.

Und jetzt los: Automatisieren Sie!

Sie haben es nun in der Hand, einen der mühsamsten Teile Ihrer Arbeit zu eliminieren. Gewinnen Sie Ihre Zeit zurück und machen Sie Schluss mit der Panik, einen Fehler erst dann zu finden, wenn es schon zu spät ist.

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FAQ

Was brauche ich, um mit der automatischen Erstellung von Dokumenten wie Verträgen und Rechnungen in WPForms zu beginnen?

Um diese Funktion zu nutzen, benötigen Sie eine WPForms Pro-Lizenz (oder höher) und müssen das PDF-Addon auf Ihrer WordPress-Website installiert und aktiviert haben. Das ist alles, was Sie brauchen, um mit dem Aufbau Ihres Workflows zu beginnen.

Wie gelangen die Informationen aus dem Formular automatisch in die PDF-Datei?

Das Verfahren verwendet eine Funktion namens Smart Tags. Im PDF-Editor ordnen Sie einfach Felder aus Ihrem Formular (wie Name, E-Mail oder Zahlungsbetrag) den entsprechenden Stellen in Ihrer Dokumentvorlage zu. WPForms zieht dann automatisch die vom Benutzer übermittelten Daten in die endgültige PDF-Datei ein.

Welche Arten von Dokumenten kann ich mit dieser Funktion erstellen?

Verträge und Rechnungen sind beliebte Verwendungszwecke, aber Sie können fast jede Art von Dokument erstellen. Das System ist flexibel genug für personalisierte Spendenquittungen, Veranstaltungstickets, Abschlusszertifikate, unterzeichnete Dienstleistungsvereinbarungen und mehr.

Kann ich die PDF-Datei an meine Marke anpassen?

Ja! Mit dem PDF-Addon haben Sie die volle Kontrolle über das Erscheinungsbild. Sie können Ihr eigenes Logo hochladen, aus Dutzenden von Farbthemen wählen und die Schriftarten anpassen, damit jedes Dokument perfekt zum Stil Ihrer Marke passt.

Vereinfachen Sie als Nächstes Ihr Kunden-Onboarding

Die Automatisierung Ihrer Verträge und Rechnungen ist ein enormer Gewinn für Ihren Arbeitsablauf, aber sie ist nur ein Teil der Schaffung eines wirklich nahtlosen Kundenerlebnisses. Schließlich können ein umständliches Aufnahmeformular oder endlose Hin- und Her-E-Mails immer noch für Frustration sorgen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.

Jetzt, wo Sie Ihren Papierkram gestrafft haben, sollten wir den Rest der Reise in Angriff nehmen. Wir zeigen Ihnen, wie Sie Ihren gesamten Kundeneinführungsprozess mit WPForms vereinfachen können.

Sind Sie bereit, Ihr Formular zu erstellen? Starten Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularerstellungs-Plugin. WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

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