9 CRM Best Practices + umsetzbare Profi-Tipps für 2025

Befolgen Sie die bewährten CRM-Verfahren, um Ihren Kunden das bestmögliche Erlebnis zu bieten?

Wenn Sie das nicht tun, bleiben Sie möglicherweise hinter dem wahren Konversionspotenzial Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zurück.

CRM-Untersuchungen haben ergeben, dass 52 % der Kunden lieber bei Marken einkaufen, die ein besseres Kundenerlebnis bieten, auch wenn sie dafür mehr ausgeben müssen!

In diesem Beitrag erörtern wir bewährte CRM-Praktiken, die Ihnen zum Erfolg verhelfen können.

Was ist das ultimative Ziel von CRM?

Das ultimative Ziel von CRM ist es, ein hervorragendes Kundenerlebnis zu schaffen und zu erhalten. Gute CRM-Strategien ermöglichen es Marken, einen kundenorientierten Geschäftsansatz zu entwickeln, der sich auf die Verbesserung starker Beziehungen zwischen Kunden und Unternehmen konzentriert.

In der heutigen Zeit bieten CRM-Tools wie HubSpot und Salesforce hervorragende Funktionen für ein erweitertes Kontaktmanagement und verbesserte Arbeitsabläufe. Diese Funktionen helfen vielen kleinen Unternehmen dabei, die Vertriebsproduktivität und die allgemeine Geschäftseffizienz zu verbessern.

CRM-Best-Practices + umsetzbare Profi-Tipps

Im Folgenden finden Sie die bewährten CRM-Verfahren, die Sie sofort anwenden können, um die Kundeninteraktionen zu optimieren:

Fangen wir an.

1. Passen Sie die CRM-Software an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens an

Die CRM-Branche wird von Jahr zu Jahr größer, und es gibt heute mehr CRM-Plattformen und -Tools als je zuvor.

Obwohl sich die meisten CRM-Tools in Bezug auf Funktionen und Möglichkeiten überschneiden, gehen einige noch einen Schritt weiter und bieten erweiterte Funktionen.

Es mag zwar verlockend sein, die CRM-Plattform mit dem größten Funktionsumfang für Ihr Unternehmen zu kaufen, aber mehr Funktionen sind nicht immer gleichbedeutend mit der besten Lösung für Ihre Bedürfnisse. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die richtige CRM-Software gut zu Ihren spezifischen Geschäftsprozessen und Zielen passt.

Salesforce zum Beispiel ist die am häufigsten verwendete CRM-Anwendung und bekannt für ihre Flexibilität und die große Bandbreite an Anpassungsmöglichkeiten. Aber die erweiterten Funktionen bedeuten auch, dass es für kleinere Unternehmen etwas einschüchternd sein kann, ihr CRM mit Salesforce zu verwalten.

Im Gegensatz dazu fehlen HubSpot einige fortgeschrittene Funktionen von Salesforce, aber es hat den Vorteil, dass es unkomplizierter ist und sich leichter in Teams einführen lässt, die vielleicht keine fortgeschrittenen Benutzer von CRM-Software sind.

2. Automatisieren Sie sich wiederholende Aufgaben

Einer der größten Vorteile von CRM-Software besteht darin, dass sie Sie bei sich wiederholenden Verwaltungsaufgaben wie der Dateneingabe und der Erstellung von Kontakten entlasten kann. Die Workflow-Automatisierung ist der Schlüssel zu mehr Effizienz bei diesen Aufgaben.

Sie können sogar CRM-Tools wie HubSpot und Salesforce in andere Tools auf Ihrer Hauptwebsite integrieren, z. B. in Kontaktformulare.

WPForms hat zum Beispiel ein spezielles HubSpot-Addon, mit dem Sie Ihre WordPress-Formulare mit Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank verbinden können. Auf diese Weise werden neue Einträge aus Ihren Formularen automatisch an Ihr HubSpot CRM gesendet.

Automatisierungen wie diese tragen nicht nur dazu bei, Prozesse zu beschleunigen und Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zu verschaffen, sondern sie schließen auch menschliche Fehler aus. Das Endergebnis ist eine Verbesserung der Gesamtrentabilität Ihres Unternehmens.

In diesem Artikel erfahren Sie , wie Sie einen Kontakt aus einem WordPress-Formular an HubSpot senden. Wenn Sie ein Salesforce-Benutzer sind, können Sie nachlesen, wie Sie eine Salesforce-Integration erstellen.

Wenn Sie Ihr CRM-Tool genauer unter die Lupe nehmen, werden Sie wahrscheinlich viele weitere Möglichkeiten finden, wie Sie Arbeitsabläufe für ein effizienteres Kundenmanagement automatisieren können. Nutzen Sie diese Möglichkeiten zu Ihrem Vorteil!

3. Klare Leitlinien aufstellen

Die Effektivität von CRM kommt nur dann voll zur Geltung, wenn Ihr gesamtes Team es für dieselben Prozesse nutzt. Eine häufige Quelle für Ineffizienzen ist die mangelnde Standardisierung von kundenbezogenen Aufgaben und Datenmanagement.

Oft haben Unternehmen die Angewohnheit, mehrere Tools parallel zum CRM zu verwenden, selbst wenn ihr Haupt-CRM-System für alle ihre Bedürfnisse geeignet ist.

Dies bedeutet, dass die Kundendaten auf verschiedene Tools verteilt werden und Ihr CRM nie sein volles Potenzial ausschöpft.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, klare Richtlinien für die Verwaltung von CRM-Daten aufzustellen. Sie können zum Beispiel eine Richtlinie für Ihr Vertriebsteam aufstellen, die vorschreibt, dass jeder neue Lead durch das CRM geleitet werden muss.

Wenn alle Ihre Kundendaten in Ihrem CRM konsolidiert sind, werden Sie wahrscheinlich eine viel höhere Effizienz und Produktivität in Ihrem Team erreichen. Außerdem sind Sie in der Lage, datengestützte Entscheidungen für Änderungen an Ihrer CRM-Strategie zu treffen.

4. Messen, Analysieren und Optimieren

Es gibt keine allgemeingültigen Regeln für die Schaffung eines perfekten Kundenerlebnisses. Jedes Unternehmen muss viel experimentieren, um ein zufriedenstellendes Kundenerlebnis zu schaffen.

CRM-Tools sind deshalb so nützlich, weil sie das Rätselraten aus Ihrer Kundenmanagementstrategie verbannen. Mit Echtzeit-Metriken zur Messung Ihrer Strategien können Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage von umsetzbaren Informationen und nicht auf der Grundlage Ihres Bauchgefühls optimieren.

Gute CRM-Plattformen wie HubSpot und Salesforce bieten detaillierte Berichte und Einblicke in jeden Ihrer Marketingkanäle.

Und wenn Sie eine WordPress-Website haben, können Sie Ihre CRM-Analysen mit On-Site-Kennzahlen wie Traffic, Top-Performance-Seiten und mehr ergänzen. MonsterInsights ist eines der am besten bewerteten WordPress-Analyse-Plugins. Mit ihm können Sie datengestützte Entscheidungen treffen, um eine zufriedenstellende Customer Journey auf Ihrer Website zu gestalten.

Denken Sie aber daran, dass die Qualität der Erkenntnisse von den Daten abhängt, die Sie in Ihr CRM einspeisen. Wenn Ihre Kundendaten über verschiedene Tools verstreut sind, kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Proaktive Anpassung an Veränderungen

Seit dem Durchbruch von SaaS und Cloud-basierter Software hat die CRM-Technologie ein außerordentliches Entwicklungstempo vorgelegt. Für Marken ist es wichtig, proaktiv und offen für die Übernahme neuer CRM-Funktionen zu bleiben, sobald diese verfügbar sind.

Untersuchungen zufolge werden bis zum Jahr 2023 voraussichtlich 79 % der Unternehmen KI-gestützte Lösungen einsetzen. Ein weiterer, sich stark abzeichnender Trend ist das Wachstum von IoT-Geräten (Internet of Things), die auf dem Weg sind, bis 2027 die Marke von 41 Milliarden Geräten zu überschreiten.

Diese neuen Technologien werden neue Möglichkeiten bieten, um noch bessere Kundenerfahrungen zu schaffen. Wir erleben bereits die wichtige Rolle, die KI-Chatbots bei der Unterstützung von Kundensupport-Teams spielen, aber sie sind noch lange nicht perfekt.

Da KI immer intelligenter wird, können wir davon ausgehen, dass ihr Beitrag zur Aufrechterhaltung eines hohen Niveaus an Kundenzufriedenheit sehr viel bedeutender werden wird.

Ebenso bieten sprachgesteuerte Geräte ganz neue Möglichkeiten für Marken, die es zu nutzen gilt. Marken, die bereit sind, Sprache in ihre CRM-Prozesse zu integrieren, werden wahrscheinlich die Kundenerfahrung durch schnellere Reaktionszeiten und besseres Engagement auf die nächste Stufe heben.

Deshalb ist es so wichtig, proaktiv zu bleiben und Wege zu finden, neue Technologien für optimales CRM zu nutzen.

6. Nutzen Sie mehr CRM-Funktionen für ein besseres Kundenerlebnis

CRM-Software umfasst in der Regel verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen sollen, Ihre Kunden besser zu betreuen. Einige Marken neigen jedoch dazu, ihr CRM nicht voll auszuschöpfen, indem sie sich nur auf einige wenige Hauptfunktionen konzentrieren.

Es empfiehlt sich, alle Funktionen, die Ihr CRM bietet, zu erkunden. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie nützlich einige der Funktionen für Sie sind.

CRMs wie HubSpot haben zum Beispiel einen vollständig integrierten Live-Chat-Support. Und der Live-Chat wird schnell zu einer nicht verhandelbaren Komponente eines guten Kundensupports.

Außerdem sind Funktionen wie die Kundenhistorie, die Details zu früheren Support-Tickets, Bestellungen und anderen Interaktionen enthält, eine gute Möglichkeit, Ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis zu bieten. In einer Umfrage waren 68 % der Kunden der Meinung, dass es für Vertriebsmitarbeiter wichtig ist, die Servicehistorie eines Kunden zu kennen.

Es kann hilfreich sein, sich zu fragen, welche Aufgaben Sie derzeit mit anderen Tools erledigen und welche besser mit den integrierten Funktionen Ihres CRM erledigt werden könnten.

7. Das Beste aus den Möglichkeiten der Zusammenarbeit machen

CRM-Tools haben schon immer eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen den Support-Teams gespielt.

Mit der zunehmenden Verbreitung von Cloud-basierten CRM-Lösungen ist es für Teams jetzt einfacher denn je, zusammenzuarbeiten, da sie auf dieselben Informationen in einer einzigen konsolidierten Datenbank zugreifen können.

Wenn Sie z. B. einen Kunden während eines Anrufs an einen anderen Agenten weiterleiten müssen, kann es sehr frustrierend sein, wenn Sie die gleichen Informationen wiederholen müssen.

Aber CRM-Anwendungen fördern die nahtlose Zusammenarbeit, weil sie jedem in Ihrem Team Zugang zu den aktuellsten Informationen verschaffen. Das hilft dem Team, die Lösung von Beschwerden zu beschleunigen und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen.

8. Nutzen Sie Social Listening

Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil des Kundenbeziehungsmanagements. Aber es ist auch schwierig, den Überblick zu behalten, weil es unabhängig von Ihrer Hauptwebsite existiert.

Wenn Sie nicht zuhören, verpassen Sie möglicherweise öffentliche Unterhaltungen und Meinungen über Ihre Marke in den sozialen Medien. Und das bedeutet auch, dass Sie Gelegenheiten verpassen, mit Ihren Kunden in den sozialen Medien schnell in Kontakt zu treten und auf ihre Anliegen einzugehen.

Die führenden CRM-Plattformen wie HubSpot und Salesforce bieten auch Tools zum Abhören sozialer Medien. Diese beinhalten wertvolle Funktionen wie das Versenden von Benachrichtigungen, wenn Ihre Marke in sozialen Medien erwähnt wird.

Sie können diese Tools auch nutzen, um die Probleme und Bedürfnisse bestehender und potenzieller Kunden in einem organischen und informellen Kontext zu ermitteln, der für die sozialen Medien charakteristisch ist.

9. Schulungen zur effektiven Nutzung von CRM anbieten

Viele Marken haben mit der Einführung von CRM zu kämpfen. Umfragen zeigen, dass der Widerstand gegen Veränderungen einer der Hauptfaktoren ist, der Mitarbeiter davon abhält, auf moderne CRM-Lösungen umzusteigen.

Die richtige, gut strukturierte Schulung Ihres Teams ist die einzige Möglichkeit, die erfolgreiche Einführung und unternehmensweite Nutzung von CRM-Technologien zu gewährleisten.

Im Idealfall sollte das Schulungsprogramm erklären, wie die CRM-Implementierung die Fähigkeit Ihres Teams verbessern wird, mehr zu erreichen und gleichzeitig die Arbeit zu erleichtern.

Außerdem sollte es Demos, Dokumentationen und Leitfäden enthalten, auf die die Mitarbeiter jederzeit zurückgreifen können, um sich über Ihr CRM-Tool und seine Funktionen zu informieren.

Und das war's! Wir hoffen, dass diese CRM-Best-Practices Ihnen helfen, Ihr CRM-Tool optimal zu nutzen und das beste Kundenerlebnis zu schaffen.

Weitere Fragen zu bewährten CRM-Praktiken

Im Folgenden finden Sie einige häufig gestellte Fragen zu bewährten CRM-Verfahren für Unternehmen:

Wie wähle ich die richtige CRM-Software für mein Unternehmen aus?

Bei der Wahl der richtigen CRM-Software kommt es darauf an, die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihr Budget und die spezifischen Funktionen zu berücksichtigen, die zur Rationalisierung Ihrer Geschäftsprozesse erforderlich sind. HubSpot ist eines der vielseitigsten und benutzerfreundlichsten CRMs, das für kleine Unternehmen, die es sich leisten können, genau richtig ist.

Wie kann CRM-Software meinen Vertriebsprozess verbessern?

CRM-Software kann Ihren Vertriebsprozess verbessern, indem sie detaillierte Einblicke in die Kundeninteraktionen bietet, die Phasen der Vertriebspipeline verfolgt, sich wiederholende Aufgaben automatisiert und eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Vertriebsteams ermöglicht.

Können CRM-Tools in andere Unternehmenssoftware integriert werden?

Ganz genau! Bei CRMs geht es vor allem um die Automatisierung der Arbeit, und dabei spielen Integrationen eine große Rolle. Zum Beispiel kann WPForms leicht mit Ihrem HubSpot CRM verbunden werden, so dass alle Formulareingaben, die auf Ihrer WordPress-Website erfolgen, automatisch an Ihr CRM gesendet werden, ohne dass eine manuelle Überwachung erforderlich ist.

Wie können kleine Unternehmen vom Einsatz eines CRM-Systems profitieren?

Kleine Unternehmen können von der Verwendung eines CRM-Systems profitieren, indem sie Ineffizienzen in ihren Kundenverwaltungsprozessen beseitigen, die Kundenzufriedenheit und -bindung verbessern, die Zusammenarbeit im Team verbessern und wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten und die Kundenpräferenzen gewinnen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Huna, ein kleines Unternehmen Benutzer von WPForms, verwendet das Plugin mit ihrem CRM zu integrieren und zu verwalten führt effizienter.

Als Nächstes: Eine attraktive HubSpot-Webinar-Landing-Page

Wenn Sie planen, ein Webinar zu veranstalten, möchten Sie vielleicht eine Automatisierung erstellen, um die Liste der Teilnehmer aus Ihrem WordPress-Formular an Ihr HubSpot CRM zu senden. Weitere Informationen finden Sie in unserem Leitfaden zur Erstellung einer HubSpot-Webinar-Landingpage.

Und wenn Sie schon dabei sind, stellen Sie sicher, dass Sie in Ihren Formularen eine benutzerfreundliche Technik zum Schutz vor Spam verwenden. In unserem Artikel über reCAPTCHA-Alternativen finden Sie einfache, aber effektive Möglichkeiten, um Spam in Kontaktformularen zu verhindern.

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