9 CRM-Best-Practices + umsetzbare Profi-Tipps für 2025

Befolgen Sie die CRM-Best-Practices, um das bestmögliche Kundenerlebnis zu bieten?

Wenn nicht, dann bleiben Sie vielleicht hinter dem wahren Konversionspotenzial Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung zurück.

CRM-Recherchen deuten darauf hin, dass bis zu 52 % der Kunden es vorziehen, von Marken zu kaufen, die einen höheren Standard an Kundenerlebnis bieten, auch wenn dies mehr kostet!

In diesem Beitrag besprechen wir die CRM-Best-Practices, die Sie für den Kundenerfolg einsetzen können.

Was ist das oberste Ziel von CRM?

Das oberste Ziel von CRM ist es, ein exzellentes Kundenerlebnis zu schaffen und aufrechtzuerhalten. Gute CRM-Strategien ermöglichen es Marken, einen kundenorientierten Geschäftsansatz aufzubauen, der sich auf die Verbesserung starker Beziehungen zwischen Kunden und dem Unternehmen konzentriert.

Heutzutage bieten CRM-Tools wie HubSpot und Salesforce herausragende Funktionen für fortschrittliches Kontaktmanagement und verbesserte Workflows. Diese Funktionen helfen unzähligen kleinen Unternehmen, die Vertriebsproduktivität und die allgemeine Geschäftseffizienz zu steigern.

CRM-Best-Practices + umsetzbare Profi-Tipps

Hier sind die CRM-Best-Practices, die Sie sofort anwenden können, um Kundeninteraktionen zu optimieren:

Legen wir los.

1. Passen Sie die CRM-Software an Ihre Geschäftsanforderungen an

Die CRM-Branche wächst jedes Jahr und es gibt heute mehr CRM-Plattformen und -Tools als je zuvor.

Obwohl sich die meisten CRM-Tools in Bezug auf Funktionen und Fähigkeiten überschneiden, gehen einige die Extrameile, um erweiterte Funktionen anzubieten.

Auch wenn es verlockend sein mag, die funktionsreichste CRM-Plattform für Ihr Unternehmen zu wählen, bedeuten mehr Funktionen nicht immer die beste Wahl für Ihre Bedürfnisse. Der Schlüssel liegt darin, sicherzustellen, dass die richtige CRM-Software gut mit Ihren spezifischen Geschäftsprozessen und Zielen übereinstimmt.

Zum Beispiel ist Salesforce die am weitesten verbreitete CRM-App und bekannt für ihre Flexibilität und ihre große Auswahl an Anpassungsoptionen. Aber die erweiterten Funktionen bedeuten auch, dass es für kleinere Unternehmen etwas einschüchternd sein kann, ihr CRM mit Salesforce zu verwalten.

Im Gegensatz dazu fehlen HubSpot einige erweiterte Funktionen von Salesforce, aber es hat den Vorteil, unkomplizierter zu sein und einfacher in Teams eingeführt zu werden, die möglicherweise keine fortgeschrittenen Benutzer von CRM-Software sind.

2. Automatisieren Sie wiederkehrende Aufgaben

Einer der größten Vorteile von CRM-Software ist, dass sie Ihnen eine Last abnehmen kann, indem sie bei sich wiederholenden administrativen Aufgaben wie Dateneingabe und Kontakterstellung hilft. Workflow-Automatisierung ist der Schlüssel, um diese Aufgaben effizienter zu gestalten.

Sie können CRM-Tools wie HubSpot und Salesforce sogar mit anderen Tools auf Ihrer Hauptwebsite integrieren, z. B. mit Kontaktformularen.

Zum Beispiel hat WPForms ein spezielles HubSpot-Add-on, mit dem Sie Ihre WordPress-Formulare mit Ihrer HubSpot-Kontaktdatenbank verbinden können. Auf diese Weise werden neue Einträge aus Ihren Formularen automatisch an Ihr HubSpot CRM gesendet.

Automatisierungen wie diese helfen nicht nur, Prozesse zu beschleunigen und Ihnen mehr Zeit für wichtigere Aufgaben zu geben, sondern sie eliminieren auch menschliche Fehler. Das Endergebnis ist eine Steigerung der Gesamtrentabilität für Ihr Unternehmen.

Sehen Sie sich diesen Artikel an, wie Sie einen Kontakt von einem WordPress-Formular an HubSpot senden. Oder wenn Sie ein Salesforce-Benutzer sind, können Sie hier erfahren, wie Sie eine Salesforce-Integration erstellen.

Wenn Sie Ihr CRM-Tool erkunden, werden Sie wahrscheinlich unzählige weitere Möglichkeiten finden, Arbeitsabläufe für ein effizienteres Kundenmanagement zu automatisieren. Nutzen Sie diese Möglichkeiten zu Ihrem Vorteil!

3. Legen Sie klare Richtlinien fest

Die Effektivität von CRM kommt erst dann voll zur Geltung, wenn Ihr gesamtes Team es für dieselben Prozesse nutzt. Eine häufige Ursache für Ineffizienzen ist ein Mangel an Standardisierung bei kundenbezogenen Aufgaben und der Datenverwaltung.

Oft neigen Organisationen dazu, neben dem CRM mehrere Tools parallel zu nutzen, selbst wenn ihre Haupt-CRM-Systeme gut ausgestattet sind, um alle ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

Das bedeutet, dass die Kundendaten über verschiedene Tools hinweg fragmentierter werden und Ihr CRM nie sein volles Potenzial ausschöpft.

Um dies zu vermeiden, ist es wichtig, klare Richtlinien für die Verwaltung von CRM-Daten festzulegen. Sie können beispielsweise eine Richtlinie für Ihr Vertriebsteam einführen, die vorschreibt, dass jeder neue Lead über das CRM weitergeleitet werden muss.

Wenn alle Ihre Kundendaten in Ihrem CRM konsolidiert sind, werden Sie wahrscheinlich eine viel höhere Effizienz und Produktivität in Ihrem Team erzielen. Außerdem können Sie datengesteuerte Entscheidungen für Änderungen an Ihrer CRM-Strategie treffen.

4. Messen, analysieren und optimieren

Es gibt keine einzelne Regel für die Schaffung des perfekten Kundenerlebnisses. Für jedes Unternehmen erfordert es viel Experimentieren, um ein zufriedenstellendes Kundenerlebnis zu schaffen.

CRM-Tools sind so nützlich, weil sie Ihre Kundenmanagementstrategie hervorragend von Vermutungen befreien. Mit Echtzeit-Metriken zur Messung Ihrer Strategien können Sie Ihre Prozesse auf der Grundlage umsetzbarer Informationen und nicht auf bloßer Intuition optimieren.

Gute CRM-Plattformen wie HubSpot und Salesforce bieten detaillierte Berichte und Einblicke in jeden Ihrer Marketingkanäle.

Und wenn Sie eine WordPress-Website haben, können Sie Ihre CRM-Analysen mit On-Site-Metriken wie Traffic, Top-Performing-Seiten und mehr ergänzen. MonsterInsights ist eines der am besten bewerteten WordPress-Analyse-Plugins. Damit können Sie datengesteuerte Entscheidungen treffen, um eine zufriedenstellende Customer Journey auf Ihrer Website zu gestalten.

Denken Sie jedoch daran, dass die Qualität der Einblicke von den Daten abhängt, die Sie in Ihr CRM einspeisen. Wenn Ihre Kundendaten über verschiedene Tools hinweg fragmentiert sind, kann dies Ihre Fähigkeit beeinträchtigen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

5. Passen Sie sich proaktiv an Veränderungen an

Die CRM-Technologie hat seit dem Durchbruch von SaaS und Cloud-basierter Software eine außergewöhnliche Entwicklung durchgemacht. Es ist wichtig, dass Marken proaktiv und offen für die Einführung neuer CRM-Funktionen bleiben, sobald diese verfügbar sind.

Laut Forschung wurden bis 2023 voraussichtlich bis zu 79 % der Organisationen KI-gestützte Lösungen einsetzen. Ein weiterer stark aufkommender Trend ist das Wachstum von IoT-Geräten (Internet of Things), die bis 2027 die Marke von 41 Milliarden überschreiten werden.

Diese neuen Technologien werden neue Möglichkeiten eröffnen, um noch bessere Kundenerlebnisse zu schaffen. Wir erleben bereits die wichtige Rolle, die KI-Chatbots bei der Unterstützung von Kundensupportteams spielen, aber sie sind noch lange nicht perfekt.

Da KI immer intelligenter wird, können wir erwarten, dass ihr Beitrag zur Aufrechterhaltung hoher Kundenzufriedenheit deutlich wichtiger wird.

Ebenso bieten sprachgesteuerte Geräte eine völlig neue Arena von Möglichkeiten, die Marken nutzen können. Marken, die bereit sind, Sprache in ihre CRM-Prozesse zu integrieren, werden das Kundenerlebnis wahrscheinlich auf die nächste Stufe heben, mit schnelleren Reaktionszeiten und besserem Engagement.

Deshalb ist es so wichtig, proaktiv zu bleiben und Wege zu finden, neue Technologien für ein optimales CRM zu nutzen.

6. Nutzen Sie mehr CRM-Funktionen für ein besseres Kundenerlebnis

CRM-Software umfasst normalerweise verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen sollen, ein besseres Kundenerlebnis zu bieten. Einige Marken neigen jedoch dazu, ihr CRM zu unternutzen, indem sie sich nur auf einige Hauptfunktionen konzentrieren.

Es ist eine gute Praxis, alle Funktionen zu erkunden, die Ihr CRM zu bieten hat. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie nützlich einige der Funktionen sind.

Zum Beispiel verfügen CRMs wie HubSpot über einen voll integrierten Live-Chat-Support. Und Live-Chat wird schnell zu einer nicht verhandelbaren Komponente eines guten Kundensupport-Erlebnisses.

Darüber hinaus sind Funktionen wie die Kundenhistorie, die Details zu früheren Support-Tickets, Bestellungen und anderen Interaktionen liefert, eine großartige Möglichkeit, Ihren Kunden ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Tatsächlich glaubten in einer Umfrage 68 % der Kunden, dass es für Vertriebsmitarbeiter wichtig ist, die Servicehistorie eines Kunden zu kennen.

Es kann hilfreich sein, sich zu fragen, ob Sie derzeit Aufgaben mit anderen Tools erledigen, die möglicherweise besser mit den integrierten Funktionen Ihres CRM erledigt werden könnten.

7. Nutzen Sie kollaborative Möglichkeiten optimal

CRM-Tools haben immer eine Schlüsselrolle bei der Verbesserung der Zusammenarbeit zwischen Support-Teams gespielt.

Da Cloud-basierte CRM-Lösungen immer weiter verbreitet sind, ist es einfacher denn je für Teams, zusammenzuarbeiten, indem sie Zugriff auf dieselben Informationen in einer einzigen konsolidierten Datenbank haben.

Wenn Sie beispielsweise einen Kunden während eines Anrufs an einen anderen Agenten weiterleiten müssen, kann dies sehr frustrierend sein, wenn Sie dieselben Informationen wiederholen müssen.

Aber CRM-Apps fördern die nahtlose Zusammenarbeit, da sie jedem in Ihrem Team Zugriff auf die aktuellsten Informationen geben. Dies hilft einem Team erheblich, die Beschwerdelösung zu beschleunigen und ein höheres Maß an Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.

8. Nutzen Sie Social Listening

Soziale Medien sind ein wichtiger Bestandteil des Customer Relationship Managements. Aber es ist auch schwierig, den Überblick zu behalten, da sie unabhängig von Ihrer Hauptwebsite existieren.

Wenn Sie nicht zuhören, verpassen Sie möglicherweise öffentliche Gespräche und Meinungen über Ihre Marke in sozialen Medien. Und das bedeutet auch, dass Sie Gelegenheiten verpassen, schnell mit Ihren Kunden in sozialen Medien in Kontakt zu treten und auf ihre Anliegen einzugehen.

Die Top-CRM-Plattformen wie HubSpot und Salesforce bieten auch Social-Media-Listening-Tools. Diese beinhalten wertvolle Funktionen wie das Senden von Benachrichtigungen, wenn Ihre Marke in sozialen Medien erwähnt wird.

Sie können diese Tools auch verwenden, um die Schwachstellen und Bedürfnisse von bestehenden und potenziellen Kunden in einem organischeren und informelleren Kontext zu entdecken, der für soziale Medien charakteristisch ist.

9. Bieten Sie Schulungen für eine effektive CRM-Nutzung an

Viele Marken hatten Schwierigkeiten mit der CRM-Einführung. Umfragen zeigen, dass Widerstand gegen Veränderungen einer der Hauptfaktoren ist, der Mitarbeiter davon abhält, auf moderne CRM-Lösungen umzusteigen.

Eine ordnungsgemäße, gut strukturierte Schulung für Ihr Team ist der einzige Weg, um eine erfolgreiche Einführung und unternehmensweite Nutzung von CRM-Technologien sicherzustellen.

Idealerweise sollte das Schulungsprogramm erklären, wie die CRM-Implementierung die Fähigkeit Ihres Teams verbessern wird, mehr zu erreichen und gleichzeitig seine Arbeit zu erleichtern.

Außerdem sollte es Demos, Dokumentationen und Anleitungen enthalten, auf die Mitarbeiter jederzeit zurückgreifen können, um Ihr CRM-Tool und seine Funktionen kennenzulernen.

Und das ist alles! Wir hoffen, dass diese CRM-Best-Practices Ihnen helfen, das Beste aus Ihrem CRM-Tool herauszuholen und das beste Kundenerlebnis aufzubauen.

Weitere Fragen zu CRM-Best-Practices

Hier sind einige häufig gestellte Fragen zu CRM-Best-Practices für Unternehmen:

Wie wähle ich die richtige CRM-Software für mein Unternehmen aus?

Bei der Auswahl der richtigen CRM-Software geht es darum, auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, Ihr Budget und die spezifischen Funktionen zu achten, die zur Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse erforderlich sind. HubSpot ist eines der vielseitigsten und benutzerfreundlichsten CRMs, das sich gut für kleine Unternehmen eignet, die es sich leisten können.

Wie kann CRM-Software meinen Verkaufsprozess verbessern?

CRM-Software kann Ihren Verkaufsprozess verbessern, indem sie detaillierte Einblicke in Kundeninteraktionen liefert, Vertriebspipeline-Stufen verfolgt, repetitive Aufgaben automatisiert und eine bessere Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb Ihres Vertriebsteams ermöglicht.

Können CRM-Tools mit anderer Geschäftssoftware integriert werden?

Absolut! Bei CRMs geht es darum, Arbeit zu automatisieren, und Integrationen spielen dabei eine große Rolle. Zum Beispiel kann WPForms einfach mit Ihrem HubSpot CRM verbunden werden, sodass alle Formularübermittlungen, die auf Ihrer WordPress-Website erfolgen, automatisch an Ihr CRM gesendet werden, ohne dass eine manuelle Überwachung erforderlich ist.

Wie können kleine Unternehmen von der Nutzung eines CRM-Systems profitieren?

Kleine Unternehmen können von der Nutzung eines CRM-Systems profitieren, indem sie Ineffizienzen in ihren Kundenmanagementprozessen beseitigen, die Kundenzufriedenheit und -bindung verbessern, die Teamzusammenarbeit fördern und wertvolle Einblicke in das Kundenverhalten und die Präferenzen gewinnen. Erfahren Sie mehr darüber, wie Huna, ein kleiner Geschäftskunde von WPForms, das Plugin zur Integration mit seinem CRM und zur effizienteren Lead-Verwaltung nutzt.

Als Nächstes: Eine ansprechende HubSpot Webinar Landing Page

Wenn Sie planen, ein Webinar zu veranstalten, möchten Sie vielleicht eine Automatisierung einrichten, um die Liste der Teilnehmer von Ihrem WordPress-Formular an Ihr HubSpot CRM zu senden. Sehen Sie sich unseren Leitfaden zur Erstellung einer HubSpot Webinar Landing Page für weitere Details an.

Und während Sie dabei sind, stellen Sie sicher, dass Sie eine benutzerfreundliche Technik zur Spam-Vermeidung auf Ihren Formularen verwenden. Lesen Sie unseren Artikel über reCAPTCHA-Alternativen, um einfache, aber effektive Wege zur Blockierung von Kontaktformular-Spam zu finden.

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