9 mejores prácticas de CRM + consejos profesionales prácticos para 2025

¿Estás siguiendo las mejores prácticas de CRM para ofrecer la mejor experiencia de cliente posible?

Si no lo haces, es posible que te estés quedando atrás respecto al verdadero potencial de conversión de tu producto o servicio.

Las investigaciones sobre CRM sugieren que hasta el 52% de los clientes prefieren comprar a marcas que ofrecen un mayor nivel de experiencia de cliente, ¡incluso si eso significa gastar más!

En esta publicación, analizaremos las mejores prácticas de CRM que pueden prepararte para el éxito del cliente.

¿Cuál es el objetivo principal del CRM?

El objetivo principal del CRM es crear y mantener una excelente experiencia de cliente. Las buenas estrategias de CRM permiten a las marcas construir un enfoque empresarial centrado en el cliente, centrado en mejorar las relaciones sólidas entre los clientes y la empresa.

En la actualidad, las herramientas de CRM como HubSpot y Salesforce ofrecen capacidades excepcionales para la gestión avanzada de contactos y flujos de trabajo mejorados. Estas capacidades están ayudando a toneladas de pequeñas empresas a mejorar la productividad de ventas y la eficiencia general del negocio.

Mejores prácticas de CRM + consejos profesionales prácticos

Aquí tienes las mejores prácticas de CRM que puedes seguir de inmediato para optimizar las interacciones con los clientes:

Empecemos.

1. Adapta el software de CRM a las necesidades de tu negocio

La industria del CRM es cada vez más grande cada año y hay más plataformas y herramientas de CRM disponibles hoy en día que nunca.

Aunque la mayoría de las herramientas de CRM se solapan en cuanto a funciones y capacidades, algunas van más allá para ofrecer funciones avanzadas.

Si bien puede ser tentador obtener la plataforma de CRM con más funciones para tu negocio, más funciones no siempre equivalen a la mejor opción para tus necesidades. La clave es asegurarse de que el software de CRM adecuado se alinee bien con tus procesos y objetivos comerciales específicos.

Por ejemplo, Salesforce es la aplicación de CRM más utilizada y es conocida por su flexibilidad y su gran variedad de opciones de personalización. Pero las funciones avanzadas también significan que puede ser un poco intimidante para las empresas más pequeñas gestionar su CRM utilizando Salesforce.

En contraste, HubSpot carece de algunas de las funciones avanzadas de Salesforce, pero tiene la ventaja de ser más sencillo y fácil de introducir a equipos que quizás no sean usuarios avanzados de software de CRM.

2. Automatiza tareas repetitivas

Una de las mejores ventajas del software de CRM es que puede quitarte una carga de encima al ayudarte con tareas administrativas repetitivas como la entrada de datos y la creación de contactos. La automatización de flujos de trabajo es clave para hacer estas tareas más eficientes.

Incluso puedes integrar herramientas de CRM como HubSpot y Salesforce con otras herramientas en tu sitio web principal, como formularios de contacto.

Por ejemplo, WPForms tiene un complemento de HubSpot especial que te permite conectar tus formularios de WordPress con tu base de datos de contactos de HubSpot. De esta manera, las nuevas entradas de tus formularios se envían automáticamente a tu CRM de HubSpot.

Las automatizaciones como estas no solo ayudan a acelerar los procesos y te dan más tiempo para trabajar en tareas más importantes, sino que también eliminan los errores humanos. El resultado final es una mejora en la rentabilidad general de tu negocio.

Consulta este artículo sobre cómo enviar un contacto de un formulario de WordPress a HubSpot. O si eres usuario de Salesforce, puedes consultar cómo crear una integración con Salesforce.

Si exploras tu herramienta CRM, probablemente encontrarás muchas otras formas de automatizar flujos de trabajo para una gestión de clientes más eficiente. ¡Utiliza estas capacidades en tu beneficio!

3. Establece directrices claras

La efectividad del CRM solo se muestra en su totalidad cuando todo tu equipo lo utiliza para los mismos procesos. Una fuente común de ineficiencias es la falta de estandarización en las tareas relacionadas con los clientes y la gestión de datos.

A menudo, las organizaciones caen en el hábito de usar múltiples herramientas en paralelo al CRM, incluso cuando sus sistemas CRM principales están debidamente equipados para abordar todas sus necesidades.

Esto significa que los datos de los clientes se fragmentan más entre diferentes herramientas, y tu CRM nunca se utiliza en todo su potencial.

Para evitar esto, es importante establecer directrices claras sobre cómo deben gestionarse los datos del CRM. Por ejemplo, puedes considerar imponer una política a tu equipo de ventas que exija que cada nuevo cliente potencial pase por el CRM.

Con todos tus datos de clientes consolidados en tu CRM, es probable que logres una mayor eficiencia y productividad en todo tu equipo. Además, podrás tomar decisiones basadas en datos para cualquier cambio en tu estrategia de CRM.

4. Mide, analiza y optimiza

No existe un conjunto único de reglas para crear la experiencia de cliente perfecta. Para cada empresa, se necesita mucha experimentación para construir una experiencia de cliente satisfactoria.

Las herramientas CRM son tan útiles porque son excelentes para eliminar las conjeturas de tu estrategia de gestión de clientes. Con métricas en tiempo real para medir tus estrategias, puedes optimizar tus procesos basándote en información procesable en lugar de en la intuición.

Las buenas plataformas CRM como HubSpot y Salesforce proporcionan informes detallados y perspectivas sobre cada uno de tus canales de marketing.

Y si tienes un sitio web de WordPress, puedes complementar tus análisis de CRM con métricas en el sitio como tráfico, páginas de mejor rendimiento y más. MonsterInsights es uno de los plugins de análisis de WordPress mejor valorados. Con él, puedes tomar decisiones basadas en datos para construir un viaje del cliente satisfactorio en tu sitio web.

Pero recuerda que la calidad de las perspectivas depende de los datos que estés introduciendo en tu CRM. Si tus datos de clientes están fragmentados entre diferentes herramientas, puede afectar tu capacidad para tomar decisiones acertadas.

5. Adáptate proactivamente a los cambios

La tecnología CRM ha cobrado un ritmo de desarrollo extraordinario desde el avance del software SaaS y basado en la nube. Es importante que las marcas se mantengan proactivas y abiertas a adoptar nuevas capacidades de CRM a medida que estén disponibles.

Según investigaciones, se esperaba que hasta el 79% de las organizaciones utilizaran soluciones impulsadas por IA para 2023. Otra tendencia emergente fuerte es el crecimiento de los dispositivos IoT (Internet de las cosas), que van camino de superar la marca de 41 mil millones para 2027.

Estas nuevas tecnologías brindarán nuevas oportunidades para construir experiencias de cliente aún mejores. Ya estamos presenciando el importante papel que desempeñan los chatbots de IA para ayudar a los equipos de atención al cliente, pero están lejos de ser perfectos.

A medida que la IA se vuelve más inteligente, podemos esperar que su contribución sea mucho más significativa para mantener altos niveles de satisfacción del cliente.

Del mismo modo, los dispositivos habilitados por voz presentan un nuevo ámbito de oportunidades para que las marcas lo aprovechen. Las marcas que estén listas para adoptar la voz en sus procesos de CRM probablemente llevarán la experiencia del cliente al siguiente nivel con tiempos de respuesta más rápidos y un mejor compromiso.

Es por eso que es tan importante mantenerse proactivo y encontrar formas de aprovechar las nuevas tecnologías para un CRM óptimo.

6. Utiliza más funciones de CRM para una mejor experiencia de cliente

El software CRM generalmente incluye varias funciones diseñadas para ayudarlo a brindar una mejor experiencia al cliente. Sin embargo, algunas marcas tienden a subutilizar su CRM al centrarse solo en algunas funciones principales.

Es una buena práctica explorar todas las funciones que su CRM tiene para ofrecer. Podría sorprenderse al descubrir lo útiles que son algunas de las funciones.

Por ejemplo, los CRM como HubSpot tienen soporte de chat en vivo totalmente integrado. Y el chat en vivo se está convirtiendo rápidamente en un componente indispensable de una buena experiencia de atención al cliente.

Además, funciones como el historial del cliente que proporciona detalles de tickets de soporte anteriores, pedidos y otras interacciones son una excelente manera de brindar una experiencia fluida a sus clientes. De hecho, en una encuesta, el 68% de los clientes creían que era importante que los representantes de ventas conocieran el historial de servicio de un cliente.

Puede ser útil preguntarse si actualmente está realizando alguna tarea utilizando otras herramientas y cuáles podrían manejarse mejor utilizando las funcionalidades integradas de su CRM.

7. Aprovecha al máximo las oportunidades de colaboración

Las herramientas de CRM siempre han desempeñado un papel clave en la mejora de la colaboración entre los equipos de soporte.

Con las soluciones de CRM basadas en la nube cada vez más prevalentes, ahora es más fácil que nunca para los equipos colaborar al tener acceso a la misma información en una única base de datos consolidada.

Por ejemplo, si necesita transferir a un cliente a otro agente durante una llamada, puede ser muy frustrante si significa tener que repetir la misma información.

Pero las aplicaciones de CRM promueven la colaboración fluida porque brindan a todos en su equipo acceso a la información más actualizada. Esto ayuda enormemente a un equipo a acelerar la resolución de quejas, garantizando un mayor nivel de satisfacción del cliente.

8. Utiliza la escucha social

Las redes sociales son un componente vital de la gestión de relaciones con los clientes. Pero también es difícil hacer un seguimiento porque existen independientemente de su sitio web principal.

Si no está escuchando, podría estar perdiéndose conversaciones públicas y opiniones sobre su marca en las redes sociales. Y eso también significa perder oportunidades para interactuar rápidamente con sus clientes en las redes sociales y abordar sus inquietudes.

Las principales plataformas de CRM como HubSpot y Salesforce también proporcionan herramientas de escucha en redes sociales. Estas incluyen funciones valiosas como el envío de alertas cuando se menciona su marca en las redes sociales.

También puede utilizar estas herramientas para descubrir los puntos débiles y las necesidades de los clientes actuales y potenciales en un contexto más orgánico e informal característico de las redes sociales.

9. Proporciona formación para un uso eficaz del CRM

Muchas marcas han tenido dificultades con la adopción del CRM. Las encuestas muestran que la resistencia al cambio es uno de los principales factores que impiden a los empleados la transición a soluciones de CRM modernas.

Una formación adecuada y bien estructurada para su equipo es la única forma de garantizar la adopción exitosa y el uso en toda la empresa de las tecnologías de CRM.

Idealmente, el programa de formación debe explicar cómo la implementación del CRM va a mejorar la capacidad de su equipo para lograr más, al tiempo que facilita su trabajo.

Además, debe incluir demostraciones, documentación y guías a las que los empleados puedan recurrir en cualquier momento para aprender sobre su herramienta de CRM y sus funciones.

¡Y eso es todo! Esperamos que estas mejores prácticas de CRM le ayuden a sacar el máximo partido a su herramienta de CRM y a construir la mejor experiencia de cliente.

¿Más preguntas sobre las mejores prácticas de CRM?

Aquí tienes algunas preguntas frecuentes sobre las mejores prácticas de CRM para empresas:

¿Cómo elijo el software de CRM adecuado para mi negocio?

Elegir el software de CRM adecuado consiste en prestar atención a las necesidades de su negocio, su presupuesto y las funciones específicas necesarias para optimizar sus procesos comerciales. HubSpot es uno de los CRM más versátiles y fáciles de usar que funciona perfectamente para las pequeñas empresas que pueden permitírselo.

¿Cómo puede el software de CRM mejorar mi proceso de ventas?

El software de CRM puede mejorar su proceso de ventas al proporcionar información detallada sobre las interacciones con los clientes, realizar un seguimiento de las etapas del embudo de ventas, automatizar tareas repetitivas y permitir una mejor comunicación y colaboración dentro de su equipo de ventas.

¿Se pueden integrar las herramientas de CRM con otro software empresarial?

¡Absolutamente! Los CRM se centran en automatizar el trabajo y las integraciones juegan un papel importante en ello. Por ejemplo, WPForms se puede conectar fácilmente con su CRM de HubSpot, de modo que cualquier envío de formulario que ocurra en su sitio de WordPress se envía automáticamente a su CRM sin necesidad de supervisión manual.

¿Cómo pueden las pequeñas empresas beneficiarse del uso de un sistema CRM?

Las pequeñas empresas pueden beneficiarse del uso de un sistema CRM al eliminar ineficiencias de sus procesos de gestión de clientes, mejorar la satisfacción y retención de clientes, potenciar la colaboración del equipo y obtener información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias de los clientes. Obtenga más información sobre cómo Huna, un usuario de WPForms para pequeñas empresas, utiliza el plugin para integrarse con su CRM y gestionar clientes potenciales de manera más eficiente.

A continuación, una atractiva página de destino de webinar de HubSpot

Si planea organizar un webinar, es posible que desee crear una automatización para enviar la lista de asistentes de su formulario de WordPress a su HubSpot CRM.  Consulte nuestra guía sobre cómo crear una página de destino de webinar de HubSpot para obtener más detalles.

Y ya que está en ello, asegúrese de que está utilizando una técnica de prevención de spam fácil de usar en sus formularios. Consulte nuestro artículo sobre alternativas a reCAPTCHA para encontrar formas fáciles pero efectivas de bloquear el spam de formularios de contacto.

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