Usando o WPForms para recrutamento e integração

É aquela época do ano! Novos começos, novas metas e, para muitas organizações, um aumento nas contratações. Se é um gestor de RH a preparar-se para a época de recrutamento ou um empresário que pretende contratar novos membros para a sua equipa, sabe como é: pilhas de candidaturas, folhas de cálculo intermináveis e aquela sensação incómoda de que deve haver uma maneira melhor de gerir tudo isso.

Claro que sim! E não requer software empresarial caro nem uma reformulação completa dos seus sistemas. Se o site da sua empresa funciona com WordPress, o WPForms pode transformar a forma como você lida com o recrutamento e a integração de novos funcionários.

Deixe-me explicar exatamente como funciona e por que tantas equipas de RH estão a mudar para formulários digitais este ano.

Usando o WPForms para recrutamento e integração

• 1. Comece com mais de 2.000 modelos
• 2. Criar formulários de candidatura que realmente funcionem
• 3. Formulários inteligentes que se adaptam a cada candidato
• 4. Conectando-se às ferramentas que você já usa
• 5. Assinaturas digitais para o local de trabalho moderno
• 6. Dividir formulários longos em partes mais fáceis de gerir
• 7. Permita que as pessoas guardem e voltem mais tarde
• 8. Armazenar tudo de forma segura e organizada
• 9. Segurança e conformidade (isso é importante)
• FAQ

1. Comece com mais de 2.000 modelos

Uma das melhores partes do WPForms é que não precisa ficar a olhar para um ecrã em branco a pensar em quais campos incluir. A nossa galeria de modelos oferece mais de 2000 modelos de formulários criados por profissionais, incluindo uma subcategoria inteira só para Emprego.

Precisa de um formulário de candidatura a emprego? Existe um modelo para isso. Formulários de informações dos funcionários para novas contratações? Temos tudo o que precisa. Questionários de orientação para novos funcionários, formulários de requisição de formação e até formulários de entrevistas de saída estão todos prontos a usar. Pode literalmente ter um formulário de candidatura com aspeto profissional no seu site em menos de dez minutos.

Além disso, todos os modelos são totalmente personalizáveis com o nosso construtor de arrastar e soltar. Não gosta de um campo específico? Remova-o. Precisa adicionar algo específico para o seu setor ou empresa? Insira-o diretamente. Quer combinar com a identidade visual da sua empresa? Ajuste as cores e o estilo. Não é necessário ser programador nem ter conhecimentos de codificação!

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2. Criar formulários de candidatura que realmente funcionem

O formulário de candidatura a um emprego é, muitas vezes, a primeira interação real que um candidato tem com a sua empresa. Um formulário criado com o WPForms facilita a recolha de todas as informações necessárias, mantendo a experiência agradável para os candidatos.

Pode adicionar todos os campos padrão, como informações de contacto, autorização de trabalho, histórico profissional... mas também pode incluir campos para upload de ficheiros para currículos e portfólios.

Isso significa que os candidatos não precisam enviar documentos separadamente por e-mail nem tentar descobrir para onde enviar as coisas. Tudo chega num único local, anexado à sua candidatura.

Quer fazer perguntas específicas sobre o cargo? Adicione perguntas de triagem personalizadas. Precisa saber as expectativas salariais ou a disponibilidade para começar a trabalhar? Inclua esses campos também. O nosso construtor de arrastar e soltar torna incrivelmente simples criar exatamente a candidatura de que precisa.

3. Formulários inteligentes que se adaptam a cada candidato

Aqui está algo que pode surpreendê-lo: os seus formulários de candidatura não precisam mostrar os mesmos campos para todos! Com a Lógica Condicional, pode criar formulários dinâmicos que se adaptam com base no que os candidatos lhe dizem.

Por exemplo, se alguém selecionar «Gerente de Marketing» no menu suspenso de cargos, poderá mostrar perguntas sobre experiência em campanhas e ferramentas de marketing. Mas se selecionar «Engenheiro de Software», aparecerão perguntas técnicas completamente diferentes.

Ou, se um candidato indicar que está a candidatar-se de fora do país, pode mostrar automaticamente campos sobre as necessidades de patrocínio de visto.

Esse tipo de personalização inteligente faz duas coisas: torna a candidatura mais relevante para cada candidato e ajuda a recolher as informações certas para cada função, sem sobrecarregar as pessoas com perguntas irrelevantes.

4. Conectando-se às ferramentas que você já usa

Esta é a minha característica favorita do WPForms para equipas de RH. Provavelmente já utiliza ferramentas como o Google Sheets para acompanhar candidatos, um CRM para gerir o seu pipeline ou o Slack para comunicar com a sua equipa. O WPForms conecta-se a todas elas.

Quando uma nova candidatura chega, pode criar automaticamente uma linha na sua folha de cálculo do Google Sheets, guardar o currículo numa pasta do Google Drive, enviar uma notificação para o seu canal do Slack e adicionar o candidato como contacto no seu CRM. Tudo isto acontece instantaneamente e de forma automática. Basta configurar uma vez e depois funciona automaticamente.

E se usar algo mais especializado? O WPForms integra-se com o Salesforce, HubSpot, Zoho CRM e MILHARES de outras aplicações através do Zapier.

Quaisquer que sejam as ferramentas em que a sua equipa confia, é provável que o WPForms possa conectar-se a elas.

5. Assinaturas digitais para o local de trabalho moderno

Lembra-se de imprimir documentos, assiná-los, digitalizá-los e enviá-los por e-mail? Os seus novos funcionários também não querem fazer isso.

As assinaturas digitais com o WPForms permitem que os funcionários assinem documentos eletronicamente diretamente do seu telemóvel, tablet ou computador.

Cartas de oferta, contratos de trabalho, acordos de confidencialidade, reconhecimentos de políticas, confirmações de benefícios... tudo o que precisa de uma assinatura pode ser tratado digitalmente.

É mais rápido, mais seguro e, na verdade, parece mais profissional hoje em dia.

6. Dividir formulários longos em partes mais fáceis de gerir

Ninguém gosta de preencher um formulário com 50 campos numa única página. É exaustivo e as pessoas muitas vezes desistem. Por isso, a nossa funcionalidade de várias páginas resolve esse problema, dividindo os longos formulários de integração em secções lógicas.

A página 1 pode conter informações pessoais. A página 2 trata de contactos de emergência. A página 3 trata de informações fiscais. E assim por diante. Cada página mostra um indicador de progresso para que os novos contratados possam ver que estão a progredir, o que melhora drasticamente as taxas de conclusão.

São as mesmas informações, apenas organizadas de uma forma que parece mais fácil de gerir, em vez de intimidante.

Leia também: O guia completo para criar formulários com várias páginas

7. Permita que as pessoas guardem e voltem mais tarde

Às vezes, os novos funcionários precisam de tempo para reunir informações. Talvez precisem verificar o número de segurança social do cônjuge para inscrição em benefícios. Seja qual for o motivo, forçar alguém a concluir tudo de uma só vez gera stress.

A funcionalidade Guardar e Retomar permite que os novos funcionários comecem a preencher os formulários de integração, guardem o seu progresso com um link exclusivo e voltem para terminar quando estiverem prontos.

Este pequeno detalhe faz uma enorme diferença na forma como os novos funcionários se sentem acolhidos e respeitados desde o início.

Leia também: O guia completo para usar o complemento Salvar e Retomar

(Ok, mas não me faça falar sobre como «resume» — como no documento de experiência profissional — é escrito da mesma forma que «resume» — o que faz quando retoma uma tarefa...)

8. Armazenar tudo de forma segura e organizada

Depois que alguém preenche os formulários de integração, para onde tudo vai? Com o WPForms, você tem opções. A integração com o Google Drive significa que você pode criar automaticamente uma pasta para cada novo contratado e armazenar todos os documentos enviados por ele lá. O mesmo vale para o Dropbox, se for isso que a sua equipa usa.

O complemento PDF é particularmente útil. Ele pode receber envios de formulários e gerar automaticamente documentos PDF profissionais.

Imagine criar instantaneamente uma carta de oferta formatada ou um manual do funcionário que inclua as informações específicas do novo contratado. Automação no seu melhor!

9. Segurança e conformidade (isso é importante)

Sei que segurança e conformidade não são os temas mais empolgantes, mas são cruciais quando se lida com dados de funcionários. O WPForms leva isso a sério, com certificações de conformidade com GDPR, CCPA e PCI.

Além das certificações, obtém funcionalidades de segurança práticas, como controlos de acesso avançados. Talvez apenas determinados membros da equipa de RH devam ver as candidaturas enviadas. Talvez alguns formulários devam ser acessíveis apenas a funcionários com sessão iniciada. Ou talvez queira proteger com palavra-passe os formulários que contêm informações confidenciais. O WPForms oferece-lhe um controlo granular sobre tudo isto.

Quer esteja a contratar o seu primeiro funcionário ou o centésimo, quer seja um gestor de RH independente ou faça parte de uma equipa maior, o WPForms adapta-se exatamente às suas necessidades.

O seu eu futuro (e os seus candidatos e novos contratados) agradecerão por facilitar as coisas! Confira a nossa página de soluções de RH e veja como o recrutamento e a integração modernos podem ser simples.

FAQ

Quão seguros estão os dados dos candidatos e funcionários no WPForms?

Muito seguro. O WPForms é totalmente compatível com o GDPR, CCPA e PCI, o que significa que cumpre rigorosas normas internacionais de proteção de dados.

Todas as transmissões de dados são encriptadas, os uploads de ficheiros são seguros e tem controlo granular sobre quem pode aceder às informações enviadas. Pode restringir o acesso ao formulário a utilizadores registados, limitar as permissões de visualização por função do utilizador, proteger formulários confidenciais com palavra-passe e muito mais.

Além disso, ao integrar serviços como o Google Drive ou o Dropbox, também estará a aproveitar a segurança de nível empresarial que eles oferecem. Para dados de RH, esse é exatamente o nível de proteção de que precisa.

Preciso saber programar para usar o WPForms?

De forma alguma. Na verdade, esse é um dos nossos maiores argumentos de venda! O WPForms foi projetado especificamente para pessoas que não sabem programar.

O nosso construtor de arrastar e soltar é genuinamente intuitivo. Basta clicar para adicionar campos, arrastá-los para reordenar e clicar para configurar as opções. É mais parecido com organizar móveis do que construir algo técnico. Até mesmo funcionalidades como lógica condicional são configuradas através de menus suspensos e caixas de seleção, sem necessidade de código.

Os candidatos podem guardar a sua candidatura e concluí-la mais tarde?

Sim! Esta é uma das funcionalidades mais favoráveis aos candidatos. Com a funcionalidade Guardar e Retomar (disponível nos planos Pro e superiores), os candidatos podem começar a preencher a sua candidatura, guardar o seu progresso com um link exclusivo e voltar para a concluir quando estiverem prontos.

Isso é particularmente útil para candidaturas mais longas ou quando os candidatos precisam reunir documentos como referências ou amostras de redação. Reduz significativamente o abandono do formulário e cria uma experiência muito melhor para as pessoas que podem estar a se candidatar durante o intervalo do almoço ou no telemóvel.

Em seguida, transforme os envios dos seus formulários em contratos e faturas

Não precisamos parar na contratação e integração... O WPForms oferece inúmeras ferramentas adicionais para as necessidades de RH da sua pequena empresa. A seguir, descubra como pode transformar os envios dos seus formulários em contratos e faturas (entre outras coisas) automaticamente.

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