AI要約
季節がやってきました！新たな始まり、新しい目標、そして多くの組織にとって、採用の急増の時期です。採用シーズンに向けて準備を進めている人事マネージャーや、新しいチームメンバーを迎え入れようとしている事業主であれば、その大変さはご存知でしょう。山のような応募書類、終わりのないスプレッドシート、そしてこれらすべてを管理するもっと良い方法があるはずだという、あの気になる感覚です。
確かにあります！しかも、高価なエンタープライズソフトウェアやシステム全体の全面的な見直しは不要です。もしあなたの会社のウェブサイトがWordPressで運営されているなら、WPFormsは採用とオンボーディングのやり方を一変させることができます。
それがどのように機能するのか、そしてなぜこれほど多く人事チームが今年、デジタルフォームに切り替えているのかを詳しくご説明します。
採用とオンボーディングのためのWPFormsの使用
1. 2,000以上のテンプレートから始める
WPFormsの最も良い点の1つは、どのフィールドを含めるべきか考えながら空白の画面を見つめる必要がないことです。当社のテンプレートギャラリーには、2,000以上のプロがデザインしたフォームテンプレートがあり、特に雇用専用のサブカテゴリも用意されています。
求人応募フォームが必要ですか？それに対応するテンプレートがあります。新規採用者のための従業員情報フォームは？カバーされています。新規採用オリエンテーションアンケート、研修依頼フォーム、さらには退職面談フォームまで、すべてすぐに利用できます。文字通り、10分以内にウェブサイトでプロフェッショナルな応募フォームを公開できます。
さらに、すべてのテンプレートはドラッグ＆ドロップビルダーで完全にカスタマイズ可能です。特定のフィールドが気に入らないですか？削除してください。業界や会社固有のものを追加する必要がありますか？そのままドロップしてください。会社のブランディングに合わせたいですか？色とスタイルを調整してください。開発者は不要で、コーディングの知識も必要ありません！
2. 効果的な応募フォームを作成する
求人応募フォームは、候補者があなたの会社と最初に行う実際のやり取りであることがよくあります。WPFormsで作成されたフォームは、応募者にとって快適な体験を維持しながら、必要なすべてを簡単に収集できるようにします。
連絡先情報、就労許可、職務経歴などの標準フィールドを追加できますが、履歴書やポートフォリオのファイルアップロードフィールドを含めることもできます。
つまり、候補者は個別に書類をメールで送信したり、どこに送ればよいか考えたりする必要がありません。すべてが1か所に、応募書類に添付されて届きます。
職種固有の質問をしたいですか？カスタムスクリーニング質問を追加してください。給与の期待値や勤務開始可能日を知る必要がありますか？それらのフィールドも含まれています。当社のドラッグ＆ドロップビルダーは、必要な応募フォームを正確に作成することを非常に簡単にします。
3. 各候補者に合わせて適応するスマートフォーム
驚くかもしれませんが、応募フォームはすべての人に同じフィールドを表示する必要はありません！条件付きロジックを使用すると、候補者が伝えた内容に基づいて動的に適応するフォームを作成できます。
例えば、役職のドロップダウンから「マーケティングマネージャー」を選択した場合、キャンペーンの経験やマーケティングツールに関する質問を表示することができます。しかし、「ソフトウェアエンジニア」を選択した場合は、まったく異なる技術的な質問が表示されます。
あるいは、候補者が国外から応募していることを示した場合、ビザのスポンサーシップの必要性に関するフィールドを自動的に表示することができます。
このようなスマートなパーソナライズは2つのことを行います。それは、応募を各候補者にとってより関連性の高いものに感じさせ、無関係な質問で人を圧倒することなく、各役割に必要な情報を収集するのに役立ちます。
4. すでに使用しているツールとの連携
これが、HRチームにとってWPFormsの好きなところです。候補者を追跡するためにGoogleスプレッドシートのようなツール、パイプラインを管理するためにCRM、チームとコミュニケーションするためにSlackなどをすでに使用しているでしょう。WPFormsはそれらすべてに接続します。
新しい応募があった場合、Googleスプレッドシートの追跡スプレッドシートに行を自動的に作成したり、履歴書をGoogleドライブフォルダに保存したり、Slackチャンネルに通知を送信したり、CRMに候補者を追加したりできます。これらすべてが瞬時に自動的に行われます。一度設定すれば、あとは機能します。
より専門的なものを使用している場合はどうでしょうか？WPFormsは、Salesforce、HubSpot、Zoho CRM、およびZapierを介して数千もの他のアプリケーションと統合されています。
チームが依存しているツールが何であれ、WPFormsはそれらに接続できる可能性が高いです。
5. 現代の職場のためのデジタル署名
書類を印刷し、署名し、スキャンして、メールで返送することを覚えていますか？新しい従業員もそれをしたくありません。
WPFormsのデジタル署名により、従業員は携帯電話、タブレット、またはコンピューターから直接電子的に書類に署名できます。
オファーレター、雇用契約書、NDA、ポリシーの確認、福利厚生の確認…署名が必要なものはすべてデジタルで処理できます。
それはより速く、より安全で、そして今日ではよりプロフェッショナルに感じられます。
6. 長いフォームを管理しやすい部分に分割する
誰も1ページに50個のフィールドがあるフォームに記入するのは好きではありません。それは圧倒的であり、人々はしばしばそれを放棄します。そのため、当社のマルチページ機能は、長いオンボーディングフォームを論理的なセクションに分割することでこれを解決します。
ページ1は個人情報をカバーするかもしれません。ページ2は緊急連絡先を処理します。ページ3は税務情報を扱います。そしてその他。各ページには進捗状況インジケーターが表示されるため、新しい従業員は進捗状況を確認でき、完了率が劇的に向上します。
それは同じ情報ですが、圧倒されるのではなく管理可能に感じられる方法で整理されています。
関連記事：マルチページフォーム作成の完全ガイド
7. 保存して後で戻れるようにする
新規採用者は情報収集に時間がかかる場合があります。例えば、福利厚生の登録のために配偶者の社会保障番号を確認する必要があるかもしれません。理由は何であれ、一度にすべてを完了させようとすると、ストレスが生じます。
保存して再開機能を使用すると、新規採用者はオンボーディングフォームの入力を開始し、一意のリンクで進捗状況を保存して、準備ができたらいつでも完了に戻ることができます。
この小さな機能は、新規採用者が最初からどのように歓迎され、尊重されていると感じるかに大きな違いをもたらします。
（なるほど、でも職務経歴書としてのresumeと、タスクに戻る時のresumeが同じスペルであることについては、語りだしたら止まらないよ…）
8. すべてを安全かつ整理された状態で保存する
オンボーディングフォームの入力が完了したら、どこに保存されるのでしょうか？WPFormsなら、選択肢があります。Google Driveとの連携により、新規採用者ごとに自動的にフォルダを作成し、提出されたすべてのドキュメントをそこに保存できます。チームがDropboxを使用している場合も同様です。
PDFアドオンは特に便利です。フォームの送信内容を取得し、プロフェッショナルなPDFドキュメントを自動生成できます。
フォーマットされたオファーレターや、新規採用者の特定の情報を含む従業員ハンドブックを即座に作成できることを想像してみてください。まさに自動化の極みです！
9. セキュリティとコンプライアンス（重要です）
セキュリティとコンプライアンスは最もエキサイティングなトピックではないことは承知していますが、従業員データを扱う際には非常に重要です。WPFormsは、GDPR、CCPA、PCIコンプライアンスの認定を受けており、これを真剣に受け止めています。
認定に加えて、高度なアクセス制御のような実用的なセキュリティ機能も利用できます。例えば、特定の採用担当者のみが提出された応募書類を見れるようにする必要があるかもしれません。あるいは、ログインした従業員のみがアクセスできるフォームが必要かもしれません。または、機密情報を含むフォームにパスワード保護をかけたい場合もあるでしょう。WPFormsは、これらすべてを細かく制御できます。
初めての従業員を雇用する場合でも、100人目の従業員を雇用する場合でも、あるいは単独の採用担当者であっても、大規模なチームの一員であっても、WPFormsは必要なものに合わせて拡張できます。
あなたの未来（そして候補者や新規採用者）は、簡単にしたことで感謝するでしょう！HRソリューションページをチェックして、現代の採用とオンボーディングがいかにシンプルであるかをご覧ください。
よくある質問
WPFormsでは、候補者と従業員のデータはどのくらい安全ですか？
非常に安全です。WPFormsはGDPR、CCPA、PCIに完全に準拠しており、これはデータ保護に関する厳格な国際基準を満たしていることを意味します。
すべてのデータ送信は暗号化され、ファイルアップロードは安全であり、誰が提出された情報にアクセスできるかを細かく制御できます。ログインユーザーにフォームアクセスを制限したり、ユーザーロールごとに表示権限を制限したり、機密フォームにパスワード保護をかけたりすることができます。
さらに、Google DriveやDropboxなどのサービスと連携すれば、それらのエンタープライズグレードのセキュリティも活用できます。HRデータにとっては、まさにこのレベルの保護が必要です。
WPFormsを使用するためにコーディングの知識は必要ですか？
全く必要ありません。それが当社の最大のセールスポイントの1つです！WPFormsは、コーディングをしない人のために特別に設計されています。
当社のドラッグ＆ドロップビルダーは本当に直感的です。フィールドを追加するにはクリックし、並べ替えるにはドラッグし、オプションを設定するにはクリックします。技術的なものを構築するというよりは、家具を配置するような感覚です。条件付きロジックのような機能でさえ、ドロップダウンメニューやチェックボックスを通じて設定でき、コーディングは不要です。
候補者はアプリケーションを保存して後で完了できますか？
はい！これは候補者にとって最もフレンドリーな機能の1つです。保存して再開機能（Proプラン以上で利用可能）を使用すると、応募者はアプリケーションの入力を開始し、ユニークなリンクで進捗状況を保存し、準備ができたらいつでも戻って完了することができます。
これは、特に長いアプリケーションや、候補者が推薦状や作文サンプルなどの書類を収集する必要がある場合に役立ちます。フォームの放棄を大幅に減らし、昼休み中やモバイルで応募している人々にとって、はるかに優れたエクスペリエンスを作成します。
次に、フォームの送信を契約書や請求書に変換する
採用とオンボーディングで止まる必要はありません…WPFormsは、中小企業のHRニーズに対応する無数の追加ツールを提供します。次に、フォームの送信を（他のものの中でも）自動的に契約書や請求書に変換する方法を見つけてください。
フォームの作成準備はできましたか？最も簡単なWordPressフォームビルダープラグインで今日から始めましょう。WPForms Proには多くの無料テンプレートが含まれており、14日間の返金保証が付いています。
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