As organizações sem fins lucrativos debatem-se frequentemente com tarefas quotidianas que lhes retiram tempo dos seus principais objectivos. Gerir membros, organizar eventos e tratar da papelada pode ser um verdadeiro desafio. Estas questões podem retirar tempo e recursos aos seus objectivos principais de servir as comunidades e promover mudanças positivas.
Nesta história de cliente, vemos como a American Legion Arizona, um grupo de apoio a veteranos, resolveu esses problemas. Eles usaram WPForms para tornar seu trabalho mais fácil e eficaz.
Vamos mostrar-lhe como esta pequena equipa de seis pessoas poupou horas de trabalho por semana, estabeleceu uma ligação mais eficaz com os seus membros e simplificou a inscrição em eventos e a partilha de notícias.
A sua história mostra como as organizações sem fins lucrativos podem utilizar formulários em linha para ultrapassar obstáculos comuns. Ao trabalharem de forma mais inteligente, podem concentrar-se mais no que realmente importa: ajudar as pessoas que apoiam.
Perfil do cliente
A Legião Americana do Arizona é um ramo estatal da organização da Legião Americana Nacional, dedicado à defesa dos veteranos, dos membros do serviço ativo e das suas famílias. Proporcionam uma plataforma para que mais de 120 Postos no Arizona partilhem informações e colaborem, apoiando uma comunidade com mais de 100 anos de história de serviço.
O desafio
Quando a American Legion Arizona começou a atualizar o seu sítio Web, encontrou vários problemas na forma como estava a funcionar:
- Obter feedback dos utilizadores: A sua antiga forma de pedir opiniões aos membros não estava a funcionar bem. Poucas pessoas estavam a responder. Precisavam de uma forma mais fácil de saber o que os membros pensavam sobre os seus serviços e programas.
- Ajudar os membros: Responder a perguntas e ajudar os membros estava a demorar demasiado tempo. A equipa tinha dificuldade em responder rapidamente, causando uma má experiência do utilizador.
- Organização de eventos: A organização organiza muitos eventos todos os anos, como reuniões e angariações de fundos. A antiga forma de inscrever as pessoas nestes eventos era lenta, dava frequentemente origem a erros e exigia muito tempo da equipa para ser gerida.
- Inscrição de novos membros: O processo de adesão de novos membros e de pagamento da quota era moroso e difícil para ambas as partes.
- Recolha de informações: A obtenção de diferentes tipos de informação, como relatórios de postos locais e artigos para o boletim informativo, era confusa e lenta.
A organização sabia que precisava de resolver estes problemas para trabalhar melhor e ajudar mais os veteranos. Queriam encontrar uma ferramenta de criação de formulários que pudesse:
- Trabalhar bem com o seu sítio Web WordPress e outras ferramentas que utilizam
- Criar muitos tipos diferentes de formulários, desde simples inquéritos a complexas inscrições em eventos
- Gerir os pagamentos de quotas e taxas de eventos
- Utilize funcionalidades inteligentes como a lógica condicional para criar formulários que se alteram com base nas respostas
- Ser suficientemente fácil de utilizar pela sua pequena equipa, sem que esta tenha de ser especialista em tecnologia
O seu principal objetivo era tornar o trabalho mais rápido e mais fácil, para que a equipa pudesse dedicar mais tempo ao que é realmente importante - ajudar os veteranos e as suas famílias.
Como a WPForms forneceu soluções
A American Legion Arizona recorreu à WPForms para resolver os seus desafios.
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Crie o seu formulário agoraDepois de descobrirem o plug-in através de uma pesquisa no WordPress sobre plug-ins de criação de formulários, ficaram impressionados com as suas capacidades e facilidade de utilização, especialmente com a recolha de pagamentos.
Com o WPForms, criaram mais de 50 formulários para vários fins, incluindo:
- Inscrição de membros com pagamento: Simplificou o processo de inscrição e pagamento em linha para novos membros.
- Registo de conferências com pagamento: Registo de eventos e cobrança de pagamentos simplificados, poupando tempo aos membros e ao pessoal.
- Relatórios anuais: Os postos podem agora apresentar os seus relatórios anuais em linha, o que facilita muito a recolha e a organização dos dados.
- Envio de eventos: Os membros podem agora enviar detalhes dos seus eventos para que possam ser facilmente adicionados ao calendário, mantendo-o atualizado sem muito trabalho extra para o pessoal.
- Envio de artigos para o boletim informativo: Permite que os membros enviem artigos para o boletim informativo, tornando mais rápida e fácil a recolha e gestão de conteúdos
- Registo de programas: Os alunos podem inscrever-se em vários programas online, ajudando a simplificar e a gerir as inscrições para diferentes iniciativas, como o Boys State.
- Comunicação de oficiais: Os postos podem facilmente submeter online os detalhes e as actualizações dos dirigentes. Esta automatização garante que a informação dos dirigentes se mantém correta e actualizada, ajudando a uma comunicação e coordenação eficazes dentro da organização.
- Formulários de encomenda de produtos: Os membros podem encomendar e pagar artigos de marca personalizados, como pólos, para mostrar a sua afiliação e apoio ao programa.
Ao usar WPForms para todas essas tarefas, a American Legion Arizona conseguiu resolver muitos dos seus problemas originais. Agora podiam recolher feedback, gerir registos e recolher informações de forma muito mais eficiente.
O WPForms era suficientemente flexível para lidar com esta vasta gama de tarefas diferentes e os formulários eram fáceis de criar para a sua pequena equipa, mesmo com pouca experiência técnica.
Os membros consideraram os formulários fáceis de utilizar, o que aumentou a participação, e o WPForms integrou-se bem no sítio Web existente, o que significa que não foi necessário mudar para uma nova plataforma ou aprender novos sistemas.
Recursos e complementos favoritos do WPForms
A American Legion Arizona achou várias funcionalidades do WPForms particularmente úteis. Aqui está um olhar mais atento aos seus favoritos:
Cálculos: Esta funcionalidade permitiu-lhes totalizar automaticamente os custos de eventos ou associações. Por exemplo, se alguém se inscrevesse em vários eventos ou adicionasse itens extra à sua inscrição, o formulário calcularia automaticamente o custo total.
Integração com o Stripe: Isto facilitou a recolha de pagamentos online de forma segura. Os membros podiam pagar as quotas ou as inscrições em eventos diretamente no formulário, sem serem enviados para outro sítio Web.
Assinaturas digitais: Para formulários que necessitavam de assinatura, como renúncias para eventos, esta funcionalidade permitia que os utilizadores assinassem digitalmente diretamente no formulário. Isto permite poupar tempo e papel em comparação com a impressão e digitalização de documentos assinados.
Campos repetíveis: Esta funcionalidade permite aos utilizadores registar várias pessoas num único envio de formulário. Por exemplo, se alguém quiser registar um grupo para uma conferência, pode adicionar tantos participantes quantos forem necessários sem preencher formulários separados para cada pessoa, poupando tempo tanto para os registados como para o pessoal que processa os registos.
Lógica condicional: Esta funcionalidade torna os formulários mais inteligentes e mais fáceis de utilizar. Os formulários podem mudar dinamicamente com base no que o utilizador introduziu. Por exemplo, se um utilizador indicar que necessita de acomodações especiais para um evento, o formulário mostrará perguntas sobre o tipo de acomodações de que necessita. Isto torna os formulários mais curtos e menos confusos para os utilizadores, uma vez que apenas vêem perguntas relevantes para eles. Também ajuda a recolher informações mais detalhadas quando necessário, sem sobrecarregar o formulário para todos.
Os resultados
A implementação do WPForms trouxe melhorias significativas para a American Legion Arizona:
Poupança de tempo
A automatização de processos anteriormente manuais, como inscrições de membros, registos de eventos e envio de relatórios, poupou à equipa inúmeras horas por semana.
Os membros da equipa que antes dedicavam partes significativas do seu dia a tarefas administrativas têm agora a liberdade de dedicar mais energia a iniciativas essenciais, como programas de apoio aos veteranos e à comunidade.
Aumento da eficiência
A transição para formulários em linha simplificou as operações em todos os sectores. A eliminação dos formulários em papel reduziu drasticamente a necessidade de impressão, envio e introdução manual de dados.
Experiência do utilizador melhorada
Os membros desfrutam agora de uma experiência simples e fácil de utilizar quando interagem com a organização.
Os formulários intuitivos facilitam o registo em eventos, a apresentação de artigos para o boletim informativo, a realização de pagamentos e o fornecimento de feedback valioso.
Esta experiência melhorada promoveu um maior envolvimento e participação da comunidade de veteranos, reforçando a ligação da organização com os seus membros.
Um momento de sucesso
Um sucesso notável foi o programa Boys State, uma iniciativa da Legião Americana que teve início na década de 1930.
No passado, a gestão dos registos e a recolha das informações necessárias para este programa era um processo complicado que envolvia formulários em papel e a introdução manual de dados.
No entanto, com a implementação do WPForms, todo o processo foi transformado. Só no ano passado, mais de 150 participantes inscreveram-se online sem problemas, enviando não só os seus dados básicos de registo, mas também informações médicas cruciais e informações de pagamento - tudo sem um único erro.
Os ganhos de eficiência não pararam por aí. O WPForms também permitiu que o programa introduzisse novos formulários para os participantes da lista de espera e para os orientadores do ensino médio que buscavam mais informações.
Estes formulários, perfeitamente integrados nos sistemas de correio eletrónico da organização, garantiram uma comunicação rápida e uma experiência simplificada para todos os envolvidos.
O sucesso do programa Boys State exemplifica como o WPForms pode capacitar as organizações a modernizar até mesmo suas iniciativas mais estabelecidas, melhorando a eficiência, aprimorando a experiência do usuário e, finalmente, permitindo que elas se concentrem no que realmente importa.
Dicas para utilizadores do WPForms
"Tire o máximo proveito da base de conhecimento do WPForms. Está repleta de informações que podem ajudá-lo a resolver a maioria dos problemas sem precisar de contactar o suporte. E não hesite em explorar os vários addons disponíveis - eles podem expandir significativamente a funcionalidade dos seus formulários."
Olhando para o futuro
A American Legion Arizona descobriu que criar e gerenciar formulários pode ser incrivelmente simples e eficiente com o WPForms. A facilidade de utilização e as funcionalidades poderosas, como a lógica condicional, a recolha de pagamentos e as integrações extensivas, têm sido inestimáveis.
A equipa pode agora criar rapidamente vários formulários, garantindo a segurança dos dados dos utilizadores e a simplificação dos processos.
O WPForms melhorou significativamente as suas operações e a empresa está a explorar addons e integrações adicionais para simplificar os processos e apoiar o crescimento.
O impacto do seu sucesso estende-se para além do Arizona. A Sede Nacional tomou nota das suas realizações, reconhecendo o potencial dos formulários online para simplificar as operações em toda a organização. A equipa não se concentra apenas no seu próprio crescimento, mas também em partilhar o seu conhecimento e experiência para capacitar outras filiais estaduais a adotar soluções digitais semelhantes.
Principais conclusões
O sucesso da American Legion Arizona com o WPForms oferece lições valiosas para organizações sem fins lucrativos e empresas:
- Automatizar e racionalizar: Identificar tarefas manuais e morosas que podem ser automatizadas com formulários em linha bem concebidos. Isto liberta tempo valioso do pessoal para se concentrar nos objectivos principais da missão.
- Melhorar a experiência do utilizador: Implemente formulários de fácil utilização para simplificar processos como registos de eventos, recolha de feedback e envio de informações. Isto melhora o envolvimento e a satisfação dos membros e apoiantes.
- Otimizar a recolha e gestão de dados: Utilize formulários online para recolher e organizar dados de forma eficiente, eliminando a necessidade de formulários em papel e de introdução manual de dados. Isto poupa tempo e reduz os erros.
- Aproveite as integrações: Escolha uma solução de criação de formulários que se integre perfeitamente nas suas ferramentas e sistemas existentes, como plataformas de marketing por correio eletrónico e gateways de pagamento, para simplificar os fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.
Ao implementar estas estratégias, as organizações podem otimizar as suas operações, melhorar a experiência do utilizador e alcançar um maior sucesso no cumprimento da sua missão.
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A seguir, saiba mais sobre como as organizações sem fins lucrativos podem usar o WPForms
Se trabalha para uma organização sem fins lucrativos e está a sentir-se inspirado pela forma como o WPForms transformou as operações da American Legion Arizona, temos muitos mais recursos que lhe podem interessar.
Comece por consultar o nosso guia sobre como as organizações sem fins lucrativos podem utilizar o WPForms para fazer crescer o seu sítio Web. Também pode estar interessado em saber como pode promover a sua causa durante a Giving Tuesday.
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