先週、私はニュースレター・メールを送信したのだが、その中にちょっとしたタイプミスがあった。もちろん、それに気づいたのはメール送信の20分後だった。(あなたは今、それを見つけるために受信トレイに向かっていることでしょう、私は知っています...）。
ニュースレターの誤字は一つの問題だ。しかし、顧客との契約書やプロジェクトの請求書に同じような小さなミスがあれば、本当に大きな代償を払うことになる。ミスを直視しても、脳は自信を持って親指を立てるのだ。
契約書や請求書では避けたいリスクだ。
恐れることはありません - ここで自動化の出番です。WPFormsを使ってフォーム送信を自動的に完璧でプロフェッショナルなPDFにする方法を紹介します。さあ、始めましょう！
フォーム送信を契約書と請求書に変える
なぜ文書自動生成なのか？
現実を見よう。あなたがこの仕事に就いたのは、事務作業に深い情熱を持っていたからではない。文書作成を自動化することは、単なる小手先のテクニックではありません...あなたの正気を取り戻し、プロフェッショナリズムを守る方法なのです。
- プロのように：自動化により、すべてのドキュメントが完璧にフォーマットされ、美しくブランディングされ、誤字脱字がありません。
- ヒューマンエラーを排除：データがフォームから直接引き出されるため、「ジョン」という名前の人に請求書を送ることはありません。常に正しい情報が正しい場所に送られます。
- 設定して忘れる：PDFをメールに添付して、フォーム送信時に即座に送信。あなたのワークフローが自動で実行されます。
新しいアシスタント：PDFアドオン
この操作を支えているのは PDFアドオン.
この強力なツールはWPForms Proプラン以上で利用可能で、あなたの個人的な文書作成マシンです。未加工のフォーム入力データを、どんな状況にも対応できる洗練されたプロフェッショナルなPDFに仕上げます：
- 顧客との契約およびプロジェクト提案
- 詳細な請求書と支払領収書
- 個人宛の寄付領収書とボランティア同意書
- 修了証またはイベントチケット
あなただけの事務処理ロボットを作ってみませんか？さあ、飛び込もう。
ステップ 1: アドオンの準備
WordPressのダッシュボードからWPForms " Addonsに移動します。PDFアドオンを見つけ、アドオンのインストールをクリックし、有効になっていることを確認します。
ステップ2：新しいPDFブループリントを開始する
使用したいフォームに移動します。フォームビルダーで設定 " PDFをクリックし、新しいPDFを追加ボタンをクリックします。
そして、新しいPDFに覚えやすい名前をつけましょう。
ステップ3：テンプレートを選ぶ（ゼロから始めない）
このアドオンには、財務文書、正式文書、証明書などのテンプレートが用意されています。
必要なものに近いものを選び、そこからカスタマイズすればいい。
ステップ4：スマートタグでデータを活用する
スマートタグは、フォーム送信から直接データを取り出し、PDFに完璧に配置する方法です。
テンプレート内のユーザー情報を追加したい場所をクリックし、小さなスマートタグアイコンをクリックして、フォームから対応するフィールドを選択します。
- クライアントとの契約では、ユーザー名と選択したサービスを直接リーガルテンプレートの本文に取り込むことができます。
- 請求書を作成するには、フォームの支払合計と商品選択を行項目にマッピングします。
- 即座に寄付の領収書を作成するには、「寄付金額」フィールドをマッピングして、パーソナライズされた税控除の領収書を作成することができます。
ステップ5：見栄えを良くする
外観]タブでは、創造性を発揮することができます。ロゴをアップロードし、40以上のカラーテーマから選択し、フォントを選んでください。
これにより、自動化された文書が完璧に機能するだけでなく、見た目も素晴らしいものになります。
テンプレートによっては、バッジ、署名ブロック、日付フィールドなどのオプション要素も含まれています。契約書や請求書の場合は、署名があれば最高です。
ステップ6：自動操縦にする
自動化を完了させるには、PDFの送信先を指定します。PDFの設定で、Notificationsのドロップダウンを使って、確認メールに新しいPDFを添付してください。
これで、誰かが「送信」を押すと、完璧に作られた文書が即座に作成され、送信される。
作成したドキュメントの場所
もし書類にアクセスする必要があれば、WPForms " Entriesにアクセスしてください。すべてのPDFは提出書類と一緒に保存され、いつでもアクセスできます。
PDFをご覧になりたいフォームの「表示」をクリックしてください。
このページでは、PDFセクションの下に、その投稿用に作成されたPDFをダウンロードするためのリンクがあります。
請求書について
プロフェッショナルな請求書の話は、あなた自身の帳簿を整理整頓するための良いリマインダです。WPFormsをご購入の際には、請求書が必要になる場合があります。
ご心配なく。これはあなたのウェブサイトではなく、WPFormsアカウントで扱われる別の機能です。
- PDFアドオン： 顧客、寄付者、顧客などのためのドキュメント作成用。
- アカウントエリア：帳簿管理用の請求書を作成します。
WPFormsアカウントにログインし、請求書タブをクリックするだけで、購入した商品の請求書を作成することができます。
詳しくはこちらをご覧ください： WPFormsで請求書を作成する方法.
さあ、自動化だ！
あなたは今、仕事の最も退屈な部分のひとつをなくす力を手にしています。さあ、時間を取り戻し、手遅れになってからミスを見つけるパニックから解放されましょう。
よくあるご質問
WPFormsで契約書や請求書などのドキュメントを自動生成するには何が必要ですか？
この機能を使用するには、WPForms Proライセンス（またはそれ以上）とWordPressサイトにPDFアドオンをインストールして有効化する必要があります。これだけでワークフローの構築が開始できます。
フォームの情報はどのようにして自動的にPDFに取り込まれるのですか？
このプロセスでは、スマートタグと呼ばれる機能を使用します。PDFエディタでは、フォームのフィールド（名前、Eメール、支払い金額など）をドキュメントテンプレートの対応するスポットにマッピングするだけです。その後、WPFormsは自動的にユーザーの送信データを最終的なPDFに取り込みます。
この機能を使ってどのような文書を作成できますか？
契約書や請求書はよく使われる用途ですが、ほとんどすべてのタイプの文書を作成できます。パーソナライズされた寄付金の領収書、イベントチケット、完了証明書、署名されたサービス契約書などにも柔軟に対応できます。
ブランドに合わせてPDFをカスタマイズできますか？
はい！PDFアドオンでは、外観を完全にコントロールできます。独自のロゴをアップロードし、数十のカラーテーマから選択し、フォントをカスタマイズして、すべての文書がブランドのスタイルに完全に一致するようにできます。
次に、顧客のオンボーディングを簡素化する。
契約書や請求書を自動化することは、ワークフローにとって大きなメリットですが、真にシームレスな顧客体験を実現するためのほんの一部に過ぎません。結局のところ、不格好なインテークフォームや延々と往復するEメールでは、実際の仕事が始まる前にフラストレーションが溜まってしまいます。
さて、書類作成を効率化したところで、残りの作業を進めましょう。WPFormsを使用して、クライアントのオンボーディングプロセス全体を簡素化する方法をご紹介します。
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