KI-Zusammenfassung
Letzte Woche habe ich einen Newsletter per E-Mail verschickt, in dem ein kleiner Tippfehler war. Natürlich habe ich ihn etwa 20 Minuten nach dem Versand bemerkt. (Ich weiß, Sie sind jetzt in Ihrem Posteingang, um ihn zu finden…)
Ein Tippfehler in einem Newsletter ist eine Sache. Aber derselbe winzige Fehler in einem Kundenvertrag oder einer Projekt-Rechnung kann wirklich kostspielig sein. Es zeigt einfach, dass man einen Fehler direkt anstarren kann und das Gehirn einem trotzdem einen sicheren Daumen hoch gibt.
Ein Risiko, das Sie bei Verträgen und Rechnungen nicht eingehen möchten.
Keine Sorge – hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Ich zeige Ihnen, wie Sie mit WPForms Ihre Formularübermittlungen automatisch in fehlerfreie, professionelle PDFs umwandeln. Los geht's!
Formularübermittlungen in Verträge und Rechnungen umwandeln
Warum automatisierte Dokumentenerstellung?
Mal ehrlich, Sie haben Ihren Beruf nicht gewählt, weil Sie eine tiefe Leidenschaft für administrative Aufgaben haben. Die Automatisierung Ihrer Dokumentenerstellung ist nicht nur ein netter Trick… Es ist eine Möglichkeit, Ihre geistige Gesundheit wiederzuerlangen und Ihre Professionalität zu schützen.
- Wie ein Profi aussehen: Automatisierung stellt sicher, dass jedes ausgehende Dokument perfekt formatiert, schön gebrandet und fehlerfrei ist.
- Menschliche Fehler verbannen: Wenn Daten direkt aus dem Formular gezogen werden, senden Sie nie eine Rechnung an „Jon“, wenn sein Name „John“ ist. Die richtigen Informationen gelangen jedes Mal an den richtigen Ort.
- Einrichten und vergessen: PDFs an E-Mails anhängen und sie sofort nach der Formularübermittlung versenden lassen. Es ist Ihr Workflow, jetzt auf Autopilot.
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Ihr neuer Assistent: Das PDF-Addon
Die Magie hinter dieser Funktion ist unser PDF-Addon.
Dieses leistungsstarke Tool, das in unserem WPForms Pro-Plan und höher verfügbar ist, ist Ihre persönliche Dokumentengenerierungsmaschine. Es nimmt rohe Formulareingabedaten und wandelt sie in ein poliertes, professionelles PDF um, das für jede Situation bereit ist:
- Kundenverträge und Projektangebote
- Detaillierte Rechnungen und Zahlungsbelege
- Personalisierte Spendenquittungen und Freiwilligenvereinbarungen
- Abschlusszertifikate oder Veranstaltungstickets
Möchten Sie Ihren ganz eigenen Papierkram-Bot bauen? Tauchen wir ein.
Schritt 1: Addon vorbereiten
Navigieren Sie in Ihrem WordPress-Dashboard zu WPForms » Addons. Suchen Sie das PDF-Addon, klicken Sie auf Addon installieren und stellen Sie dann sicher, dass es aktiviert ist.
Schritt 2: Neues PDF-Formular starten
Gehen Sie zu dem Formular, das Sie verwenden möchten. Klicken Sie im Formular-Builder auf Einstellungen » PDF und dann auf die Schaltfläche Neues PDF hinzufügen.
Geben Sie Ihrem neuen PDF dann einen einprägsamen Namen.
Schritt 3: Vorlage auswählen (Nicht bei Null anfangen)
Wir haben das Addon mit Vorlagen für Finanzdokumente, formelle Dokumente, Zertifikate und mehr ausgestattet.
Wählen Sie eine Vorlage, die dem Gesuchten nahe kommt, und passen Sie sie dann an.
Schritt 4: Ihre Daten mit Smart Tags nutzen
Smart Tags sind die Methode, um Daten direkt aus der Formularübermittlung zu ziehen und sie perfekt in Ihr PDF einzufügen.
Klicken Sie auf eine Stelle in Ihrer Vorlage, an der Sie Benutzerinformationen hinzufügen möchten, klicken Sie auf das kleine Symbol für Smart Tags und wählen Sie das entsprechende Feld aus Ihrem Formular aus.
- Für eine Kundenvereinbarung können Sie den Namen des Benutzers und die ausgewählten Dienstleistungen direkt in den Text Ihrer rechtlichen Vorlage übernehmen.
- Um eine Rechnung zu erstellen, können Sie den Zahlungsbetrag und die Produktauswahl Ihres Formulars den einzelnen Posten zuordnen.
- Für eine sofortige Spendenquittung können Sie das Feld „Spendenbetrag“ zuordnen, um eine personalisierte, steuerlich absetzbare Quittung zu erstellen.
Schritt 5: Es gut aussehen lassen
Unter dem Tab Erscheinungsbild können Sie kreativ werden. Laden Sie Ihr Logo hoch, wählen Sie aus über 40 Farbdesigns und wählen Sie Ihre Schriftarten aus.
Dies stellt sicher, dass Ihre automatisierten Dokumente nicht nur einwandfrei funktionieren, sondern auch fantastisch aussehen.
Einige Vorlagen enthalten auch optionale Elemente wie ein Abzeichen, einen Signaturblock oder ein Datumsfeld. Für Verträge und Rechnungen wäre eine Unterschrift fantastisch.
Schritt 6: Auf Autopilot stellen
Um die Automatisierung abzuschließen, teilen Sie dem PDF mit, wohin es gehen soll. Verwenden Sie in den PDF-Einstellungen das Dropdown-Menü Benachrichtigungen, um Ihr glänzendes neues PDF an die Bestätigungs-E-Mail anzuhängen.
Wenn nun jemand auf „Senden“ klickt, wird Ihr perfekt gestaltetes Dokument sofort generiert und versendet.
Wo Sie Ihre generierten Dokumente finden
Wenn Sie jemals auf ein Dokument zugreifen müssen, gehen Sie einfach zu WPForms » Einträge. Alle Ihre PDFs werden dort zusammen mit der Übermittlung gespeichert und sind jederzeit für Sie bereit.
Klicken Sie einfach auf Anzeigen bei dem Formular, für das Sie das PDF sehen möchten.
Auf der Seite finden Sie im Abschnitt „PDF“ einen Link zum Herunterladen des für diese Übermittlung erstellten PDFs.
Über diese Rechnungen…
All dieses Gerede über professionelle Rechnungsstellung ist eine gute Erinnerung, Ihre eigenen Bücher ordentlich zu halten. Für Ihre eigenen Unterlagen benötigen Sie wahrscheinlich eine Rechnung für Ihren WPForms-Kauf.
Keine Sorge, wir haben Sie abgedeckt. Dies ist eine separate Funktion, die in Ihrem WPForms-Konto und nicht auf Ihrer Website behandelt wird.
- PDF-Addon: Zum Erstellen von Dokumenten für Ihre Leute (Kunden, Spender, Käufer usw.).
- Konto-Bereich: Zum Abrufen einer Rechnung für Ihre eigene Buchhaltung.
Melden Sie sich einfach in Ihrem WPForms-Konto an, klicken Sie auf den Tab Abrechnung, und Sie können eine Rechnung für jeden Kauf generieren.
Wir haben hier einen vollständigen Leitfaden dazu: So erstellen Sie eine Rechnung in WPForms.
Nun gehen Sie hinaus und automatisieren Sie!
Sie haben nun die Macht, einen der mühsamsten Teile Ihrer Arbeit zu eliminieren. Machen Sie weiter, holen Sie sich Ihre Zeit zurück und verbannen Sie die Panik, einen Fehler zu finden, nachdem es zu spät ist.
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FAQ
Was benötige ich, um automatisch Dokumente wie Verträge und Rechnungen in WPForms zu erstellen?
Um diese Funktion nutzen zu können, benötigen Sie eine WPForms Pro-Lizenz (oder höher) und das PDF-Addon muss auf Ihrer WordPress-Website installiert und aktiviert sein. Das ist alles, was Sie brauchen, um mit der Erstellung Ihres Workflows zu beginnen.
Wie gelangen die Informationen aus dem Formular automatisch in das PDF?
Der Prozess nutzt eine Funktion namens Smart Tags. Im PDF-Editor ordnen Sie einfach Felder aus Ihrem Formular (wie Name, E-Mail oder Zahlungsbetrag) den entsprechenden Stellen in Ihrer Dokumentvorlage zu. WPForms zieht dann automatisch die vom Benutzer übermittelten Daten in das endgültige PDF.
Welche Arten von Dokumenten kann ich mit dieser Funktion erstellen?
Während Verträge und Rechnungen beliebte Anwendungsfälle sind, können Sie fast jede Art von Dokument erstellen. Das System ist flexibel genug für personalisierte Spendenquittungen, Veranstaltungstickets, Abschlusszertifikate, unterzeichnete Servicevereinbarungen und mehr.
Kann ich das PDF an meine Marke anpassen?
Ja! Das PDF-Addon gibt Ihnen die volle Kontrolle über das Erscheinungsbild. Sie können Ihr eigenes Logo hochladen, aus Dutzenden von Farbthemen wählen und Schriftarten anpassen, um sicherzustellen, dass jedes Dokument perfekt zum Stil Ihrer Marke passt.
Als Nächstes: Vereinfachen Sie Ihr Kunden-Onboarding
Die Automatisierung Ihrer Verträge und Rechnungen ist ein enormer Gewinn für Ihren Workflow, aber es ist nur ein Teil der Schaffung eines wirklich nahtlosen Kundenerlebnisses. Schließlich können ein umständliches Aufnahmeformular oder endlose E-Mail-Austausche immer noch Frustration verursachen, bevor die eigentliche Arbeit beginnt.
Nachdem Sie Ihren Papierkram optimiert haben, lassen Sie uns den Rest des Prozesses in Ordnung bringen. Lassen Sie sich von uns zeigen, wie Sie Ihren gesamten Kunden-Onboarding-Prozess vereinfachen mit WPForms.
Bereit, Ihr Formular zu erstellen? Beginnen Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularersteller-Plugin. WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.
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