AI要約
優秀な社員が退職する際、まず知りたいのはなぜ退職するのか、という理由だ。失うものがなくなり、安心して本音を話せるようになった時の、正直な理由を知りたい。
退職アンケートは、その答えを得るための最も確実な方法だ。日々のレビューで上司から聞きそびれたことや、改善のために活用できる傾向の記録を残すことができる。
質問内容に迷う場合は、有用なフィードバックを継続的に引き出すことができる20の質問リストと、どのツールを使用する場合でも従うべきいくつかのベストプラクティスをまとめたので参考にしてほしい。
必ず聞くべき退職アンケートの質問
退職アンケートを作成する際は、記入に15〜30分以上かからない程度の短さにすることをお勧めします。
以下のリストの質問をすべて使用する必要はありません。代わりに、あなたの組織にとって最も意味のある質問をいくつか選ぶことをお勧めします。
- 1. この仕事を辞める理由は何ですか？
- 2. 新しい仕事を探すきっかけは何でしたか？
- 3. ここに留まるために、あなたのために何ができたでしょうか？
- 4. 退職前に、会社の誰かに懸念を伝えましたか？
- 5. あなたの仕事について、何を変えたいと思いましたか？
- 6. 明確な目標がありましたか？
- 7. あなたの仕事に必要な十分なトレーニングを受けましたか？
- 8. どのような追加の責任を引き受けたいと思いましたか？
- 9. 会社は価値観と使命を守っていますか？
- 10. 会社の文化をどのように説明しますか？
- 11. 上級管理職がうまくコミュニケーションをとっていると思いますか？
- 12. 従業員の評価の進め方を楽しんでいますか？
- 13. この仕事で最も楽しかったことは何ですか？
- 14. この仕事で最も楽しめなかったことは何ですか？
- 15. 具体的に知っておいてほしい問題はありますか？
- 16. この仕事に戻ることを検討するために、何を変える必要がありますか？
- 17. いじめやハラスメントを受けたと感じたことはありますか？
- 18. どの新しい会社に入社しますか？
- 19. どのようにすれば、あなたの移行をよりスムーズにできますか？
- 20. その他、追加したいことはありますか？
1. この仕事を辞める理由は何ですか？
これは明白な質問であり、すぐに尋ねたいと思うでしょう。アンケートフォームでこの質問を提示する方法はいくつかあります。
例えば、一般的な退職理由をリスト化したドロップダウンフィールドと、退職者が詳細を記入できる段落フィールドを使用することができます。
または、その人が退職する理由に関する詳細を把握するために、段落フィールドのみを使用することもできます。
2. 新しい仕事を探すきっかけは何でしたか？
誰かが退職した具体的な時期や出来事を特定することは、どこで、誰によって変更が必要かを突き止めるのに役立ちます。
この質問には、いくつかの選択肢を持つドロップダウンフィールドを使用することもできます。この質問の一般的な事前設定オプションをいくつか紹介します。
- 期待よりも低い給与
- 成長の見込みに対する不満
- ワークライフバランスへの不満
- その他
次に、回答者がドロップダウンからオプションを選択した後に表示される段落フィールドとドロップダウンフィールドを組み合わせることができます。WPFormsでは、これは条件付きロジックを使用して簡単に行えます。
3. ここに留まるために、あなたのために何ができたでしょうか？
人々はこの質問をされるのが好きで、具体的に答える傾向があります。具体的な事件名や、他の従業員の名前が挙げられることもあり、ほとんどの場合、実行可能な提案が得られます。
ここの回答は、アンケート全体の中で最も実行可能なものです。もし3人が連続して同じ障害について言及した場合、それは偶然ではなく、あなたのロードマップです。
4. 退職前に、会社の誰かに懸念を伝えましたか？
この質問は、フィードバックチャネルが機能しているかどうかを教えてくれます。退職する従業員のほとんどが「いいえ」と答えた場合、定着の問題が発生する前にコミュニケーションの問題があるということです。
「もしそうでないなら、なぜそうでないのか」とフォローアップして、懸念を表明するのに安全だと感じたかどうか、あるいは試みたが何も得られなかったかどうかを掘り下げます。回答パターンは、あなたの文化が率直さをサポートしているかどうかについて多くのことを教えてくれます。
5. あなたの仕事について、何を変えたいと思いましたか？
この質問は、会話を不満から設計へと再構築します。あなたは、その役割を最もよく知っている人に、次にくる人のためにそれをどのように改善するかを尋ねています。
回答を保存し、次の職務記述書を作成する際に参照してください。これは、あなたがこれまでに行った中で最も効率的な役割の再設計です。
6. 明確な目標がありましたか？
従業員がそうしなかったと言う場合、組織的な明確さの問題があり、それはあなたが考えているよりも多くのコストがかかっています。目標が何であるかわからない人々は、パフォーマンスが低下し、不満を感じ、最終的に退職する傾向があります。
これを、説明なしに目標が変更されたかどうかについてのフォローアップと組み合わせてください。目標のむち打ちは、エンゲージメントの静かな殺し屋です。
7. あなたの仕事に必要な十分なトレーニングを受けましたか？
これは、オンボーディングと継続的な開発におけるギャップを明らかにします。新入社員は、6〜12ヶ月後になるまで、自分が何を逃しているのかわからないことがよくありますが、その時点ですでに時間を失っています。
「いいえ」と答えた場合は、具体的に何が役立ったかを尋ねてください。ほとんどの場合、知識のギャップ、トレーニングを受けたことのないツール、または文書化されていない部族の知識であったプロセスについて聞くことになるでしょう。
8. どのような追加の責任を引き受けたいと思いましたか？
2つの理由で役立ちます。第一に、その役割に成長の余地があった場所がわかり、次のイテレーションを設計するのに役立ちます。第二に、退職した人が何を動機づけていたかがわかり、同様のプロファイルを維持するために使用できるデータです。
「ジュニアスタッフを指導したかった」や「分析業務を担当したかった」という言葉を聞いた場合、それらはあなたのチームが仕事に本当に何を求めているかについてのシグナルです。
9. 会社は価値観と使命を守っていますか？
キャリアページにあなたの価値観を掲載しているなら、退職する従業員がそれらを本当にどう思っているかを聞く覚悟があるはずです。「いいえ」という答えは痛みを伴いますが、無料の監査です。
具体的な例を尋ねましょう。「いいえ」という一般的な回答は、何かが間違っていることを示唆します。具体的な「いいえ」の回答は、何を修正すべきかを正確に教えてくれます。
10. 会社の文化をどのように説明しますか？
文化は本質的に曖昧なものであるため、オープンエンドな質問をする必要があります。同じオフィスにいても、2人がまったく異なる文化を説明する可能性があり、どちらの説明も真実です。
1年間の回答全体でパターンを探しましょう。退職する従業員の7人中5人が文化を「競争的」または「サイロ化している」と説明した場合、個々の回答が決定的な証拠でなくても、実行可能なシグナルが得られます。
11. 上級管理職がうまくコミュニケーションをとっていると思いますか？
コミュニケーションは、退職アンケートで最もよく聞かれる不満です。常に質問しましょう。
2つのシグナルを探します。情報が下方に流れるかどうか（人々は何が起こっているかを知っているか）、およびフィードバックが上方に流れるかどうか（リーダーは懸念を聞き、それに対応するかどうか）です。どちらも個別に測定する価値があるため、スペースがあれば、これを2つの質問に分割してください。
12. 従業員の評価の進め方を楽しんでいますか？
キャリアが成長するか停滞するかのどちらかである評価は、ほとんどのリーダーが考えるよりもプロセスが重要です。従業員が評価、昇進、フィードバックの頻度をどのように認識していたかを尋ねましょう。
評価が急いでいたり、不公平だったり、日々の仕事から切り離されていると感じたと聞いた場合、それは修正可能な問題であり、人々が退職する大きな理由となります。
13. この仕事で最も楽しかったことは何ですか？
これは、否定的な質問と同じくらい重要な質問です。なぜなら、うまくいっていること、そして維持すべきことを教えてくれるからです。
一般的な回答は、チームメイト、学習機会、やりがいのある仕事に集まります。これらの回答が時間の経過とともに減少した場合、その場所で働く価値があった理由を失っていることがわかります。
14. この仕事で最も楽しめなかったことは何ですか？
裏返しです。退職する従業員全体で同じ回答が繰り返し現れる場合、それがあなたの最優先事項リストになります。
最も強力な退職アンケートデータは、個々のデータではなく、パターン化されたデータです。全社集会を嫌う一人の従業員はノイズです。連続して12人がそれを嫌っているなら、それはシグナルです。
15. 私たちに知っておいてほしい特定の懸念事項はありますか？
他の質問で表面化しなかったあらゆることを拾い上げるための、オープンエンドなキャッチオールです。一部の従業員は、退職する際にのみ具体的な問題を安全に指摘できると感じており、この質問は彼らにそれを明確に伝える場所を提供します。
ここでの回答は慎重に扱ってください。誰かが個人や出来事を挙げた場合は、たとえその報告が唯一のものであっても、真剣に受け止めてください。パターンは最初のデータポイントから始まります。
16. この仕事に戻ることを検討するために、何を変える必要がありますか？
この質問を価値あるものにする2つの点があります。第一に、回答は具体的で実行可能です。第二に、あなたが努力する意思があるなら、その人を再び引き留める扉を開きます。
ブーメラン従業員、つまり退職して戻ってくる人々は、代替案を見てきたため、優秀なパフォーマーになる傾向があります。その扉を開いたままにしておくことの価値を過小評価しないでください。
17. いじめやハラスメントを受けたと感じたことはありますか？
これは尋ねにくい質問ですが、交渉の余地はありません。問題があるかどうかを知る必要があり、匿名の退職アンケートは、従業員がそう言うための最も安全な場所であることがよくあります。
「はい」という回答の場合は、直ちに適切なチャネルを通じてフォローアップしてください。アンケートの匿名性を、調査しない言い訳にしないでください。
18. どの新しい会社に入社しますか？
任意ですが、従業員が共有を希望する場合に役立ちます。詮索しているのではなく、人々がどこへ行くかのパターンを探しているのです。
もしエンジニアが特定の競合他社に次々と流出しているなら、それは価値のある市場インテリジェンスです。それは、市場があなたの報酬、仕事、またはブランドをどのように見ているかを示しています。
19. どのようにすれば、あなたの移行をよりスムーズにできますか？
これはちょっとした配慮で、アンケートの残りの部分が事務的な感じを軽減します。これを尋ねることは、データだけでなく、その人自身を気にかけていることを示します。
一般的な回答は実用的なもので、ドキュメントの引き継ぎ、退職時期、COBRAの手続きなどです。尋ねるという行為自体が、具体的な回答よりも重要であることがよくあります。
20. その他、追加したいことはありますか？
常にこれで締めくくってください。これは、あなたが尋ねることを思いつかなかったことすべてに対するセーフティネットであり、最も驚くべき洞察が生まれる傾向がある場所です。
この質問への単一の回答が、チームの方針全体を再形成するのを見てきました。スペースを与えてください。
退職アンケートのベストプラクティス
質問リストは半分に過ぎません。アンケートの実施方法は、質問内容と同じくらい回答の仕方を形作るので、送信前に従うべきプラクティスをいくつか紹介します。
- 回答を匿名にする：WPFormsでフォームを作成する場合、名前とメールフィールドを完全に省略することで、回答を匿名にすることができます。
- 最終出勤日の30日後に送信する：新しい役割に落ち着き、丁寧に対応しなければならないというプレッシャーがなくなると、人々はより正直になります。「ドアのすぐそば」のタイミングでは、無難な回答しか得られません。
- 自由回答形式と選択形式の質問を組み合わせる：ドロップダウンと評価スケールは、グラフ化できるきれいなデータを提供します。段落フィールドは、グラフの背後にあるコンテキストを提供します。両方が必要です。
- 10〜15分に制限する：15分以内に必要な情報を得られない場合、要求しすぎです。マルチステップフォームを使用して、アンケートを短い画面に分割し、より軽く感じられるようにします。
- 結果に基づいて行動する：パターンをリーダーシップチームに要約し、四半期ごとに少なくとも1つのアクションアイテムを退職アンケートの結果に結び付けます。
退職アンケートの作成を開始する
WPFormsを使用すると、効果的でプロフェッショナルな退職面接アンケートを簡単に作成できます。
退職アンケートテンプレートの多くのフィールドは、前の質問への回答によって表示されるため、回答者は自分に関連する情報のみが表示されます。
ドラッグアンドドロップビルダーを使用して、テンプレートを自由に編集できます。質問の追加または削除、フィールドタイプの変更、フローの並べ替えが可能です。最初から始めたい場合は、数分でアンケートフォームを作成できます。
Pro以上のプランでアンケート＆投票アドオンを有効にすると、すべての回答をインタラクティブなチャートで要約するビジュアルレポートも利用できます。スプレッドシートのエクスポートは不要です。
WPFormsを退職アンケートに適したものにするその他の機能：
- 豊富なテンプレート： 採用応募フォームなど、従業員のライフサイクル全体に対応するフォームを簡単に作成できます。
- アンケート＆投票アドオン： NPSスコアリング、リッカート尺度フィールド、Pro以上ではリアルタイムのインタラクティブレポートが利用可能です。
- Eメールマーケティング連携： 回答をConstant Contact、Brevo、MailchimpなどのEメールリストに送信し、フォローアップすることができます。
- 会話型フォーム： 1問ずつ回答していくインタラクティブなフォームを使用することで、長いアンケートもフォームというよりチャットのように感じさせることができます。
- ランディングページ： 回答者が質問に集中できるように、気が散らないランディングページにアンケートを埋め込みましょう。
- セキュアなフォーム： カスタムCAPTCHA、hCaptcha、Google reCAPTCHA、Akismet、Turnstileなどの組み込み保護機能。
退職アンケートの質問に関するFAQ
退職アンケートの質問について、さらに詳しく知るために、人事チームが最もよく尋ねる質問への回答をご紹介します。
退職アンケートの目的は何ですか？
従業員の定着率は、あらゆるビジネスにおいて最もコストのかかる項目の一つです。常に欠員を補充するよりも、チームを成長させるために時間とリソースを費やす方が良いでしょう。
退職アンケートは、人々が退職する理由に関するデータを提供してくれるため、修正可能な問題を修正できます。人事部があれば、その結果を利用して従業員のエンゲージメントを向上させ、次の人を失う前に問題に対処します。
退職面談はいつ行うべきですか？
退職面談は、従業員の記憶がまだ新しいうちに行うのが最も効果的です。最終勤務日の数日前、または公式な退職から1週間以内に実施してください。
書面による退職アンケートは話が別です。最終勤務日から30日後、従業員が新しい役割に慣れ、丁寧に接する社会的プレッシャーがなくなった頃に送信してください。より正直な回答と詳細な情報が得られるでしょう。
どちらもあまりに遅すぎると、変更に役立ったであろう具体的な点を従業員が忘れてしまうリスクがあります。
組織はどのくらいの頻度で退職アンケートの質問を見直し、改訂すべきですか？
少なくとも年に一度はアンケートを見直してください。組織が大きな変更、再編成、方針の変更、またはカルチャーワークのブランド再構築を行った場合は、いつでも改訂してください。
既存の質問が的外れであるという従業員からの具体的なフィードバックがあった場合も、改訂してください。アンケートは生きた文書です。有用な情報が得られなくなったら、変更してください。
次に、避けるべきアンケートの不満について学ぶ
質問と実践は揃いました。難しいのは、それらから明らかになったことに対応することですが、それがアンケートの真の成果につながる部分です。
関連する記事として、やってはいけないことについては、オンラインアンケートに関する顧客の不満トップ20のガイドをご覧ください。従業員アンケートにも同じ原則の多くが当てはまります。
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