Resumen de la IA
Crear formularios que se integren a la perfección con Notion puede ser un reto, especialmente si buscas algo más potente que una herramienta básica de introducción de datos.
Si eres como muchos otros, puede que te preguntes si hay alguna forma de crear un formulario Notion en WordPress que te permita introducir datos directamente en tus bases de datos Notion.
Buenas noticias: WPForms ofrece una integración directa con Notion, por lo que ahora es más fácil que nunca conectar tus formularios de WordPress a las bases de datos de Notion.
En esta guía, te guiaré a través de todo el proceso, asegurándome de que tengas todas las herramientas y pasos necesarios para crear un formulario Notion totalmente funcional en WordPress. ¡Vamos a sumergirnos en la conexión directa entre WPForms y Notion! 🙂
¡Integra WPForms directamente con Notion! 🙂
Cómo conectar sus formularios WordPress a una base de datos Notion
Puedes crear fácilmente un formulario de WordPress que se conecte con Notion utilizando WPForms y el complemento Notion. Sigue los pasos que se indican a continuación para empezar:
- Paso 1: Crear un nuevo formulario en WordPress
- Paso 2: Instalar y activar el complemento Notion
- Paso 3: Configure su base de datos Notion
- Paso 4: Conecta WPForms a tu cuenta de Notion
- Paso 5: Añade una conexión Notion a tu formulario
- Paso 6: Asigne los campos del formulario a las propiedades de Notion
Paso 1: Crear un nuevo formulario en WordPress
Para empezar, primero debes asegurarte de que WPForms esté instalado y activado en tu sitio de WordPress. Si aún no lo has hecho, asegúrate de que estás utilizando una licencia Plus o superior.
Este nivel de licencia te dará acceso al complemento Notion, necesario para crear una conexión directa que permita a tu formulario enviar entradas a tu base de datos Notion.
Una vez que WPForms esté funcionando, diríjase a WPForms " Agregar nuevo y cree un nuevo formulario. Aquí es donde empezarás a construir el formulario que enviará las entradas directamente a tu base de datos Notion.
A continuación, asigna un nombre a tu formulario y utiliza el cuadro de búsqueda para encontrar una plantilla adecuada. Si quieres construirlo desde cero, simplemente pulsa el botón Crear formulario en blanco para ser redirigido a la pantalla del constructor de formularios.
Una de las mejores cosas de WPForms es la capacidad de ir más allá de los campos básicos, que pueden corresponder a las columnas en su configuración de Notion.
Por ejemplo, la integración que estoy creando es para gestionar diferentes tareas en Notion, por lo que crearé los siguientes campos (que también estarán presentes en Notion):
- Estado
- Nombre de la tarea
- Nombre del cesionario
- Correo electrónico del cesionario
- Fecha de vencimiento
- Comentarios
El objetivo es crear algo mucho más avanzado que un simple formulario, para que veas el poder que tienes a tu disposición para adaptarlo a tus necesidades específicas.
Una vez que el formulario esté configurado a su gusto, no olvide configurar los ajustes del formulario, como las notificaciones y las confirmaciones, y publicar el formulario en su sitio de WordPress.
¡Integra WPForms directamente con Notion! 🙂
Paso 2: Instalar y activar el complemento Notion
A continuación, vamos a configurar el complemento Notion. Para ello, ve a WPForms en tu panel de control de WordPress y haz clic en Complementos.
En la pantalla de complementos, solo tienes que escribir «Notion» en el campo Buscar complementos. Cuando aparezca, haz clic en Instalar complemento.
Si observas que el complemento sigue inactivo después de la instalación, pulsa el botón Activar para habilitarlo.
¡Buen trabajo hasta ahora! Ahora solo tenemos que configurar tu cuenta y base de datos de Notion para poder establecer la conexión directa.
Paso 3: Configure su base de datos Notion
Ahora que la configuración de WPForms está lista, pasemos a configurar tu base de datos de Notion, donde se almacenarán todos los envíos de formularios.
Lo primero es lo primero: si aún no lo has hecho, regístrate en Notion. Es rápido y lo necesitarás para gestionar los datos de tus formularios.
Una vez que esté en Notion, haga clic en la opción + Añadir una página. Aquí es donde se almacenarán las entradas de sus formularios desde WPForms, así que asegúrese de que es un espacio dedicado para este propósito.
En esta nueva página, querrás añadir una base de datos. Notion te da varias opciones aquí: ya sea una tabla, un tablero o una lista, elige el formato que mejor se adapte a tus necesidades.
Para empezar, asigna un nombre a tu base de datos y, a continuación, haz clic en la elipsis (...) de la esquina inferior derecha. Aquí seleccionaré la opción Tabla para toda la información recogida a través de mi formulario.
Ahora es el momento de estructurar tu base de datos. Piensa en los campos que has configurado anteriormente en tu formulario y crea las columnas correspondientes en tu base de datos de Notion para:
- Estado
- Nombre de la tarea
- Nombre del cesionario
- Correo electrónico del cesionario
- Fecha de vencimiento
- Comentarios
Asegúrate de que cada propiedad de tu base de datos de Notion tenga el tipo de campo adecuado (texto, correo electrónico, fecha, etc.) para que coincida con los datos que vas a recopilar.
Tu base de datos de Notion ya está lista para recibir envíos de formularios. Mantén esta página abierta, ya que necesitarás conceder acceso a WPForms en el siguiente paso.
Paso 4: Conecta WPForms a tu cuenta de Notion
Ahora es el momento de establecer la conexión entre WPForms y tu espacio de trabajo de Notion.
En tu panel de control de WordPress, ve a WPForms » Ajustes y haz clic en la pestaña Integraciones.
Desplázate hacia abajo hasta encontrar Notion en la lista de integraciones disponibles y haz clic en ella para ampliar la configuración.
Haga clic en el botón «Añadir nueva cuenta ». Se abrirá una nueva ventana del navegador en la que se le pedirá que inicie sesión en Notion.
Inicie sesión con la cuenta de Notion que desea conectar a WPForms. Después de iniciar sesión, verá una pantalla titulada «Conectar con WPForms» que explica los permisos que WPForms necesitará, tales como:
- Ver las páginas que selecciones
- Edita las páginas que selecciones.
- Crea contenido nuevo dentro de las páginas que selecciones.
- Ver los usuarios del espacio de trabajo y sus correos electrónicos
Haga clic en el botón Seleccionar páginas para elegir a qué páginas o bases de datos de Notion puede acceder WPForms.
En la siguiente pantalla, verás un menú desplegable y una lista de páginas en tu espacio de trabajo de Notion. Marca la casilla junto a la base de datos que creaste en el paso 3 (y cualquier otra página a la que quieras que WPForms tenga acceso).
Cuando hayas terminado de seleccionar las páginas, haz clic en Permitir acceso.
Se le redirigirá de nuevo a la página de integraciones de WPForms, donde ahora debería ver un estado verde «Conectado» junto a Notion.
¡Perfecto! Tu instalación de WPForms ya está conectada a tu cuenta de Notion.
Paso 5: Añade una conexión Notion a tu formulario
Ahora que tu cuenta de Notion está conectada a nivel global, debes vincularla al formulario específico que creaste en el paso 1.
Ve a WPForms » Todos los formularios y haz clic en tu formulario para abrir el generador de formularios.
Dentro del generador de formularios, navega hasta Configuración » Notion en el menú de la izquierda. Haz clic en el botón Añadir nueva conexión.
Aparecerá una ventana emergente en la que se le pedirá que introduzca un nombre para la conexión. Esta etiqueta es solo para su referencia interna y no será visible para los usuarios. Introduzca un nombre descriptivo, como «Envío de tareas», y haga clic en Aceptar.
Ahora verás la configuración de conexión de Notion para tu formulario. Esto es lo que debes configurar:
- Cuenta: Utiliza este menú desplegable para seleccionar la cuenta de Notion que conectaste en el paso 4. Si has conectado varias cuentas de Notion, todas ellas aparecerán aquí.
- Base de datos: Una vez que selecciones una cuenta, este menú desplegable se completará con las bases de datos de Notion a las que has concedido acceso. Elige la base de datos en la que deseas almacenar las entradas del formulario (la que creaste en el paso 3).
- Fuente de datos: este menú desplegable le permite elegir la fuente específica dentro de esa base de datos. En la mayoría de los casos, solo verá una opción con el mismo nombre que su base de datos. Simplemente selecciónela para continuar.
Después de seleccionar tu base de datos y fuente de datos, aparecerá la sección Campos personalizados, que te permitirá asignar los campos de tu formulario a las propiedades de Notion.
Paso 6: Asigne los campos del formulario a las propiedades de Notion
El mapeo de campos es donde ocurre la magia: así es como WPForms sabe qué datos del formulario van a cada propiedad de Notion.
En la sección Campos personalizados de la configuración de conexión de Notion:
1. Utiliza el menú desplegable «Nombre del campo personalizado» para seleccionar una propiedad de tu base de datos Notion (como «Nombre de la tarea», «Correo electrónico del asignado» o «Fecha de vencimiento»).
2. Utilice el menú desplegable «Valor del campo del formulario » para seleccionar el campo correspondiente de su formulario WPForms que contiene los datos de esa propiedad.
3. Haga clic en el botón azul con el signo más (+) para añadir más asignaciones de campos.
4. Repite este proceso hasta que todas las propiedades de Notion que deseas rellenar estén conectadas a tus campos de WPForms.
Por ejemplo:
- Asignar «Nombre de la tarea» en Notion a «Nombre de la tarea» en WPForms
- Asignar «Correo electrónico del destinatario» en Notion a «Correo electrónico del destinatario» en WPForms
- Asignar «Fecha de vencimiento» en Notion a «Fecha de vencimiento» en WPForms
Cada vez que alguien envíe tu formulario, WPForms creará automáticamente un nuevo elemento en tu base de datos de Notion con todos los campos asignados rellenados.
Opcional: Habilitar lógica condicional
Si quieres controlar cuándo se envían las entradas a Notion en función de las respuestas de los usuarios, puedes configurar la lógica condicional.
Desplázate hasta la parte inferior de la configuración de conexión de Notion y activa la opción Habilitar lógica condicional.
Utilice los menús desplegables para crear una regla, como por ejemplo: «Procesar esta conexión si el tipo de consulta es Soporte técnico».
Cuando se cumpla la condición, WPForms enviará la entrada a Notion. Si no es así, se omitirá la conexión para ese envío.
Una vez que haya completado la asignación de campos (y configurado la lógica condicional, si lo desea), haga clic en Guardar para conservar la configuración.
¡Y eso es todo! Tu formulario de WordPress está conectado, mapeado y enviando datos a Notion. Ahora, todo lo que llegue a través de tu formulario terminará en tu base de datos de Notion. ¡Buen trabajo!
¡Integra WPForms directamente con Notion! 🙂
Preguntas frecuentes: Cómo crear un formulario Notion en WordPress
Crear una conexión directa entre WPForms y Notion es un tema muy popular entre los lectores. A continuación, respondemos a algunas preguntas frecuentes al respecto.
¿Se integra Notion con WordPress?
¡Sí! Con el complemento WPForms Notion, puedes crear una integración directa entre tus formularios de WordPress y las bases de datos de Notion. Esta conexión nativa elimina la necesidad de utilizar herramientas de automatización de terceros.
¿Cómo puedo integrar Notion en mi sitio web?
Para integrar Notion con tu sitio web de WordPress, instala y activa WPForms con una licencia Plus o superior, y luego instala el complemento Notion. Conecta tu cuenta de Notion a través de WPForms » Ajustes » Integraciones, selecciona a qué páginas de Notion deseas conceder acceso y, a continuación, asigna los campos de tu formulario a las propiedades de Notion en la configuración del formulario.
¿Qué licencia necesito para utilizar el complemento Notion?
Necesitarás una licencia WPForms Plus o superior para acceder al complemento Notion. El complemento no está disponible en los planes de nivel inferior.
¿Por qué algunas subidas de archivos no aparecen en Notion?
Notion aplica límites de tamaño a los archivos subidos. En el plan gratuito de Notion, no se aceptan archivos de más de 20 MB y los espacios de trabajo tienen un límite de almacenamiento total de 5 GB. Si un usuario sube un archivo de más de 20 MB, se almacenará en tu entrada de WPForms, pero no se añadirá a Notion. Puedes establecer un tamaño máximo de archivo en la configuración del campo «Subir archivo» para evitar este problema.
¿Tengo que crear una base de datos en Notion antes de configurar la integración?
Sí. Debes crear tu base de datos Notion y añadir todas las propiedades que deseas rellenar antes de configurar la integración en WPForms. Después de conceder a WPForms acceso a tu base de datos, esta aparecerá en el menú desplegable Base de datos cuando configures tu formulario.
A continuación, Cómo recibir alertas de Microsoft Teams desde sus formularios de WordPress
¿Has pensado alguna vez en cómo recibir alertas de Microsoft Teams cuando los usuarios envían un formulario en tu sitio web de WordPress? Echa un vistazo a esta guía para activar las alertas de Microsoft Teams para formularios utilizando WPForms y conectándolo a Microsoft Teams a través de Zapier.
¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin más sencillo para crear formularios en WordPress. WPForms Pro incluye un montón de plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.
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