Las organizaciones sin ánimo de lucro se enfrentan a menudo a tareas cotidianas que les restan tiempo para alcanzar sus objetivos principales. La gestión de los miembros, la organización de eventos y el papeleo pueden suponer un verdadero reto. Estos problemas pueden restar tiempo y recursos a sus objetivos principales de servir a las comunidades e impulsar un cambio positivo.
En esta Historia de Cliente, vemos cómo la American Legion Arizona, un grupo de apoyo a veteranos, resolvió estos problemas. Utilizaron WPForms para hacer su trabajo más fácil y eficaz.
Le mostraremos cómo este pequeño equipo de seis personas ahorró horas de trabajo a la semana, conectó más eficazmente con sus afiliados y les facilitó la inscripción en eventos y el intercambio de noticias.
Su historia muestra cómo las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar formularios en línea para superar obstáculos comunes. Al trabajar de forma más inteligente, pueden centrarse más en lo que realmente importa: ayudar a las personas a las que ayudan.
Perfil del cliente
La Legión Americana de Arizona es una rama estatal de la organización nacional de la Legión Americana, dedicada a la defensa de los veteranos, miembros en servicio activo y sus familias. Proporcionan una plataforma para más de 120 puestos en Arizona para compartir información y colaborar, apoyando a una comunidad con más de 100 años de historia de servicio.
El desafío
Cuando la Legión Americana de Arizona empezó a actualizar su sitio web, detectó varios problemas en su funcionamiento:
- Obtención de opiniones de los usuarios: Su antigua forma de pedir opiniones a los afiliados no funcionaba bien. No respondían muchos. Necesitaban una forma más sencilla de conocer la opinión de los afiliados sobre sus servicios y programas.
- Ayudar a los afiliados: Responder a las preguntas y ayudar a los afiliados llevaba demasiado tiempo. El equipo tenía problemas para responder con rapidez, lo que provocaba una mala experiencia de usuario.
- Organización de eventos: La organización organiza muchos actos al año, como reuniones y eventos para recaudar fondos. Su antigua forma de inscribir a los asistentes era lenta, a menudo contenía errores y requería mucho tiempo de gestión por parte del personal.
- Inscripción de nuevos miembros: El proceso para que los nuevos miembros se afilien y paguen la afiliación llevaba mucho tiempo y era difícil para ambas partes.
- Recopilación de información: La obtención de distintos tipos de información, como informes de puestos locales y artículos para su boletín, era lenta y desordenada.
La organización sabía que necesitaba solucionar estos problemas para trabajar mejor y ayudar más a los veteranos. Querían encontrar una herramienta de creación de formularios que pudiera:
- Funcionan bien con su sitio web WordPress y otras herramientas que utilizan
- Cree distintos tipos de formularios, desde encuestas sencillas hasta complejas inscripciones a eventos.
- Gestionar los pagos de las cuotas de afiliación y de los eventos
- Utilice funciones inteligentes como la lógica condicional para crear formularios que cambien en función de las respuestas.
- Ser lo suficientemente fácil de usar para su pequeño equipo sin necesidad de ser expertos en tecnología.
Su principal objetivo era agilizar y facilitar su trabajo, para que el equipo pudiera dedicar más tiempo a lo realmente importante: ayudar a los veteranos y sus familias.
Cómo WPForms proporcionó soluciones
La Legión Americana de Arizona recurrió a WPForms para hacer frente a sus desafíos.
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Cree su formulario ahoraTras descubrir el plugin a través de una búsqueda en WordPress de plugins de creación de formularios, quedaron impresionados por sus capacidades y facilidad de uso, especialmente con el cobro de pagos.
Con WPForms, han creado más de 50 formularios para diversos fines, entre ellos:
- Afiliación con pago: Simplificado el proceso para que los nuevos miembros se afilien y paguen en línea.
- Inscripción en conferencias con pago: Agilización de las inscripciones a eventos y del cobro de los pagos, lo que ahorra tiempo tanto a los afiliados como al personal.
- Informes anuales: Los Correos ya pueden presentar sus informes anuales en línea, lo que facilita enormemente la recopilación y organización de los datos.
- Envío de eventos: Los afiliados pueden ahora enviar detalles de sus eventos para que puedan añadirse fácilmente al calendario, manteniéndolo actualizado sin mucho trabajo extra para el personal.
- Envío de artículos para el boletín: Permite a los miembros enviar artículos para el boletín, lo que agiliza y facilita la recopilación y gestión de contenidos.
- Inscripción en programas: Los estudiantes pueden inscribirse en varios programas en línea, lo que ayuda a agilizar y gestionar las inscripciones para diferentes iniciativas como Boys State.
- Informes de los funcionarios: Los puestos pueden enviar fácilmente en línea los datos y actualizaciones de los dirigentes. Esta automatización garantiza que la información de los dirigentes sea precisa y esté actualizada, lo que contribuye a una comunicación y coordinación eficaces dentro de la organización.
- Formularios de pedido de productos: Los afiliados pueden pedir y pagar productos de marca personalizados, como polos, para mostrar su afiliación y su apoyo al programa.
Al utilizar WPForms para todas estas tareas, la Legión Americana de Arizona fue capaz de resolver muchos de sus problemas originales. Ahora podían recoger comentarios, gestionar inscripciones y recopilar información de forma mucho más eficiente.
WPForms era lo suficientemente flexible como para manejar esta amplia gama de tareas diferentes y los formularios eran fáciles de crear para su pequeño equipo, incluso con experiencia técnica limitada.
Los miembros encontraron los formularios fáciles de usar, lo que aumentó la participación, y WPForms se integró bien con su sitio existente, lo que significaba que no había necesidad de pasar a una nueva plataforma o aprender nuevos sistemas.
Funciones y complementos favoritos de WPForms
La Legión Americana de Arizona encontró varias características de WPForms particularmente útiles. He aquí un vistazo más de cerca a sus favoritos:
Cálculos: Esta función les permitía sumar automáticamente los costes de eventos o afiliaciones. Por ejemplo, si alguien se inscribía en varios eventos o añadía elementos adicionales a su inscripción, el formulario calculaba automáticamente el coste total.
Integración con Stripe: Esto facilitó el cobro de pagos en línea de forma segura. Los afiliados podían pagar sus cuotas o inscribirse en eventos directamente en el formulario, sin necesidad de ir a otro sitio web.
Firmas digitales: En el caso de los formularios que requieren firma, como las exenciones para eventos, esta función permite a los usuarios firmar digitalmente directamente en el formulario. Esto ahorra tiempo y papel en comparación con la impresión y el escaneado de documentos firmados.
Campos repetibles: Esta función permite a los usuarios registrar a varias personas en un solo formulario. Por ejemplo, si alguien quiere inscribir a un grupo en una conferencia, puede añadir tantos asistentes como necesite sin tener que rellenar formularios distintos para cada persona, lo que ahorra tiempo tanto a los inscritos como al personal que procesa las inscripciones.
Lógica condicional: Esta función hace que los formularios sean más inteligentes y fáciles de usar. Los formularios pueden cambiar dinámicamente en función de lo que introduzca el usuario. Por ejemplo, si un usuario indica que necesita un alojamiento especial para un evento, el formulario mostrará preguntas sobre qué tipo de alojamiento necesita. Esto hace que los formularios sean más cortos y menos confusos para los usuarios, ya que sólo ven las preguntas que les afectan. También ayuda a recopilar información más detallada cuando es necesario, sin saturar el formulario para todos.
Resultados
La implementación de WPForms trajo mejoras significativas a la Legión Americana Arizona:
Ahorro de tiempo
La automatización de procesos que antes eran manuales, como la inscripción de socios, la inscripción en eventos y el envío de informes, ahorró al equipo incontables horas a la semana.
Los miembros del personal que antes dedicaban gran parte de su jornada a tareas administrativas ahora tienen libertad para dedicar más energía a iniciativas básicas como la divulgación entre los veteranos y los programas de apoyo a la comunidad.
Mayor eficacia
La transición a los formularios en línea agilizó las operaciones en todos los ámbitos. La eliminación de los formularios en papel redujo drásticamente la necesidad de impresión, envío e introducción manual de datos.
Experiencia de usuario mejorada
Los afiliados disfrutan ahora de una experiencia fluida y fácil de usar cuando interactúan con la organización.
Los formularios intuitivos facilitan la inscripción en eventos, el envío de artículos para el boletín, los pagos y las valiosas opiniones.
Esta experiencia mejorada ha fomentado un mayor compromiso y participación de la comunidad de veteranos, reforzando la conexión de la organización con sus miembros.
Un momento de éxito
Un éxito destacado fue el programa Boys State, una iniciativa de la Legión Americana que comenzó en la década de 1930.
En el pasado, la gestión de las inscripciones y la recopilación de la información necesaria para este programa era un proceso engorroso que implicaba formularios en papel y la introducción manual de datos.
Sin embargo, con la implantación de WPForms, todo el proceso se transformó. Solo el año pasado, más de 150 participantes se inscribieron en línea sin problemas, enviando no solo sus datos básicos de inscripción, sino también información médica crucial y datos de pago, todo ello sin un solo error.
El aumento de la eficacia no se detuvo ahí. WPForms también permitió que el programa introdujera nuevos formularios para los participantes en la lista de espera y los orientadores de los institutos que buscaban más información.
Estos formularios, perfectamente integrados con los sistemas de correo electrónico de la organización, garantizaban una comunicación rápida y una experiencia ágil para todos los implicados.
El éxito del programa Boys State ejemplifica cómo WPForms puede ayudar a las organizaciones a modernizar incluso sus iniciativas más consolidadas, mejorando la eficiencia y la experiencia del usuario y, en última instancia, permitiéndoles centrarse en lo que realmente importa.
Consejos para usuarios de WPForms
"Aproveche al máximo la base de conocimientos de WPForms. Está repleta de información que puede ayudarle a resolver la mayoría de los problemas sin necesidad de ponerse en contacto con el servicio de asistencia. Y no dudes en explorar los distintos complementos disponibles: pueden ampliar considerablemente la funcionalidad de tus formularios."
De cara al futuro
La Legión Americana de Arizona descubrió que crear y administrar formularios puede ser increíblemente simple y eficiente con WPForms. La facilidad de uso y las potentes funciones como la lógica condicional, el cobro de pagos y las amplias integraciones han sido de un valor incalculable.
Ahora, el equipo puede crear numerosos formularios rápidamente, garantizando la seguridad de los datos de sus usuarios y agilizando sus procesos.
WPForms ha mejorado significativamente sus operaciones, y están explorando complementos e integraciones adicionales para agilizar los procesos y apoyar el crecimiento.
El impacto de su éxito se extiende más allá de Arizona. La sede nacional ha tomado nota de sus logros, reconociendo el potencial de los formularios en línea para agilizar las operaciones en toda la organización. El equipo no solo se centra en su propio crecimiento, sino también en compartir sus conocimientos y experiencia para animar a otras sucursales estatales a adoptar soluciones digitales similares.
Principales conclusiones
El éxito de la Legión Americana de Arizona con WPForms ofrece valiosas lecciones tanto para las organizaciones sin ánimo de lucro como para las empresas:
- Automatice y agilice: Identifique las tareas manuales que consumen mucho tiempo y que pueden automatizarse con formularios en línea bien diseñados. Esto libera un valioso tiempo del personal para centrarse en los objetivos fundamentales de la misión.
- Mejore la experiencia del usuario: Implemente formularios fáciles de usar para simplificar procesos como la inscripción en eventos, la recogida de opiniones y el envío de información. Esto mejora el compromiso y la satisfacción de los afiliados y simpatizantes.
- Optimice la recogida y gestión de datos: Utilice formularios en línea para recopilar y organizar datos de forma eficiente, eliminando la necesidad de formularios en papel y la introducción manual de datos. Esto ahorra tiempo y reduce los errores.
- Aproveche las integraciones: Elija una solución de creación de formularios que se integre a la perfección con sus herramientas y sistemas existentes, como plataformas de marketing por correo electrónico y pasarelas de pago, para agilizar los flujos de trabajo y maximizar la eficiencia.
Mediante la aplicación de estas estrategias, las organizaciones pueden optimizar sus operaciones, mejorar la experiencia de sus usuarios y lograr un mayor éxito en el cumplimiento de su misión.
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A continuación, más información sobre cómo las organizaciones sin ánimo de lucro pueden utilizar WPForms
Si usted trabaja para una organización sin fines de lucro y se siente inspirado acerca de cómo WPForms transformó las operaciones de la Legión Americana de Arizona, tenemos muchos más recursos que le pueden interesar.
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