Warum Ihre Kontakt-Formular-E-Mails zu Spam werden (und wie man es behebt)

Sie haben ein Kontaktformular veröffentlicht, es einmal getestet und dann weitergemacht. Einen Monat später stellen Sie fest, dass ein Kunde seit Wochen versucht, Sie zu erreichen. Das Formular hat die ganze Zeit über funktioniert. Die E-Mails sind nur nie in Ihrem Posteingang angekommen.

Wenn Ihnen das bekannt vorkommt, sind Sie hier genau richtig. Das ist eines der häufigsten Probleme, von denen uns WPForms-Nutzer berichten, und die Lösung ist fast immer dieselbe.

In diesem Beitrag erkläre ich dir, warum E-Mails aus WordPress-Kontaktformularen im Spam-Ordner landen (oder ganz verschwinden), und zeige dir genau, was du tun musst, damit deine Benachrichtigungen tatsächlich in deinem Posteingang ankommen.

Kurz gesagt: Die kurze Antwort

Die meisten E-Mails aus WordPress-Kontaktformularen landen im Spam-Ordner, weil Ihre Website E-Mails über die PHP-Funktion `mail()` versendet, die Ihre Domain nicht authentifiziert. E-Mail-Anbieter wie Gmail und Outlook stufen nicht authentifizierte E-Mails als verdächtig ein und leiten sie entweder in den Spam-Ordner um oder blockieren sie vollständig.

Die Lösung: Installieren Sie WP Mail SMTP, verbinden Sie einen E-Mail-Dienst wie SendLayer oder Brevo und authentifizieren Sie Ihre Domain. Die Einrichtung dauert weniger als 10 Minuten und ist für die meisten kleinen Websites kostenlos.

So verhindern Sie, dass E-Mails aus Kontaktformularen im Spam-Ordner landen

Warum werden Kontaktformulare als Spam verschickt?

Jede E-Mail, die Sie versenden, wird im Hintergrund bewertet. E-Mail-Anbieter unterziehen Ihre Nachricht Dutzenden von Prüfungen, und je höher der Spam-Wert ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sie im Posteingang landet.

Insbesondere bei WordPress-Kontaktformularen sind dies die üblichen Ursachen:

1. Ihre Domain ist nicht authentifiziert

Das ist der entscheidende Punkt. Gmail, Yahoo und Microsoft verlangen mittlerweile eine Absenderauthentifizierung (SPF, DKIM und DMARC) für Massenversender und bestrafen nicht authentifizierte E-Mails von allen anderen stark. Wenn Ihre WordPress-Seite nicht für den Versand authentifizierter E-Mails eingerichtet ist, haben Sie von vornherein einen Nachteil.

2. WordPress nutzt standardmäßig die PHP-Funktion `mail()`

Standardmäßig versendet WordPress E-Mails über Ihren Webserver mithilfe der in PHP integrierten Funktion `mail()`. Das funktioniert zwar, ist aber nicht auf eine zuverlässige Zustellung ausgelegt. Es gibt keine Authentifizierung, keine Wiederholungslogik und keine Protokollierung. Die meisten Hosting-Server sind zudem nicht für den Versand legitimer E-Mails konfiguriert, weshalb so viele WordPress-E-Mails unbemerkt scheitern.

3. Ihr Hosting-Server steht auf einer Sperrliste

Bei Shared-Hosting-Paketen werden Hunderte von Websites auf einem Server gehostet. Wenn einer dieser Nachbarn Spam versendet oder gehackt wird, kann die IP-Adresse des gesamten Servers auf einer Blacklist landen. Ihre Formulare werden zwar weiterhin gesendet, aber Ihre E-Mails werden abgelehnt, bevor sie den Empfänger erreichen.

4. Die Absenderadresse stimmt nicht mit Ihrer Domain überein

Wenn Ihr Formular von [email protected] versendet wird, Ihre Website jedoch unter yourbusiness.com zu finden ist, bemerken E-Mail-Anbieter diese Diskrepanz und werden misstrauisch. Dies wird als Domain-Spoofing bezeichnet und ist einer der schnellsten Wege, um als Spam markiert zu werden.

5. Deine Inhalte wirken wie Spam

Große Bildanhänge, viele Links, Betreffzeilen in Großbuchstaben und klassische Spam-Auslöser („kostenlos“, „jetzt zugreifen“, „nur für kurze Zeit“) lassen Ihre Bewertung in die Höhe schnellen. Benachrichtigungen über Kontaktformulare weisen diese Probleme in der Regel nicht auf, automatische Antwortnachrichten an Ihre Nutzer hingegen manchmal schon.

6. Du befindest dich auf einer ungewöhnlichen Domain-Endung

Einige Top-Level-Domains bergen ein höheres Spam-Risiko als andere. Neuere TLDs wie .work, .shop und .biz werden im Vergleich zu etablierten Domains wie .com oder .org besonders genau unter die Lupe genommen.

Der wahre Grund, warum die meisten Standard-E-Mails im Spam-Ordner landen

Unter den oben genannten Ursachen steckt hinter fast jedem Support-Ticket mit dem Titel „Hilfe, meine WPForms-E-Mails kommen nicht an“, das wir erhalten, eine einzige: die Authentifizierung.

Dies ist ein Problem von WordPress, nicht von WPForms. Jedes Plugin, das auf wp_mail() zurückgreift, unterliegt derselben Einschränkung, weshalb so viele Website-Betreiber darauf stoßen.

Die gute Nachricht ist: Die Lösung ist einfach, für die meisten Websites kostenlos und dauerhaft. Ersetzen Sie die Standard-Mail-Funktion von PHP durch einen authentifizierten E-Mail-Dienst, und Ihr Problem mit der Zustellbarkeit ist gelöst.

Wie man Kontakt-Formular-E-Mails in Spam umwandelt

Das richtige Tool hierfür ist WP Mail SMTP. Es ersetzt die Standard-E-Mail-Funktion von WordPress durch eine ordnungsgemäß authentifizierte Verbindung zu einem echten E-Mail-Dienst, sodass Ihre Nachrichten genauso behandelt werden wie E-Mails von Gmail oder Outlook.

Im Plugin-Verzeichnis von WordPress.org gibt es eine kostenlose Version sowie eine Pro-Version mit Zusatzfunktionen wie E-Mail-Protokollen, sofortigen Fehlermeldungen und Zugriff auf Premium-Mailer. Für die meisten kleinen Websites reichen die kostenlose Version und ein kostenloses Mailer-Konto völlig aus.

Hier ist die vollständige Konfiguration.

Schritt 1: Wählen Sie einen E-Mail-Dienst aus und verifizieren Sie Ihre Domain

Wählen Sie zunächst einen E-Mail-Dienst (auch als Transaktions-E-Mail-Dienst bezeichnet) aus. Dabei handelt es sich um einen Drittanbieter, der Ihre E-Mails tatsächlich versendet.

WP Mail SMTP unterstützt alle wichtigen Funktionen.

Empfohlen für die meisten Websites:

• SendLayer– speziell für WordPress entwickelt, großzügiges kostenloses Angebot, einfache Einrichtung
• Brevo(ehemals Sendinblue) – kostenlos bis zu 300 E-Mails pro Tag, ideal für kleine Unternehmen
• SMTP.com– ein Branchenveteran, zuverlässig auch bei großem Datenaufkommen

Weitere unterstützte E-Mail-Programme:

Amazon SES, Elastic Email, Google Workspace/Gmail, Mailgun, Mailjet, MailerSend, Mandrill, Microsoft 365/Outlook, Postmark, Resend, SendGrid, SMTP2GO, SparkPost, Zoho Mail oder ein anderer SMTP-Anbieter.

Achtung

Für Amazon SES, Microsoft 365/Outlook und Zoho Mail ist WP Mail SMTP Pro erforderlich.

Sobald Sie sich für einen entschieden haben, melden Sie sich an und befolgen Sie die Einrichtungsanweisungen. Bei den meisten E-Mail-Diensten müssen Sie Ihre Domain authentifizieren, indem Sie SPF-, DKIM- und manchmal auch DMARC-Einträge in Ihren DNS-Einstellungen hinzufügen. Die Dokumentation Ihres Hosts führt Sie durch diesen Vorgang, oder die Dokumentation von WP Mail SMTP enthält Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden E-Mail-Dienst.

Überspringen Sie die Domain-Authentifizierung nicht. Sie ist der wichtigste Schritt für die Zustellbarkeit.

Schritt 2: WP Mail SMTP installieren

Rufen Sie Ihr WordPress-Dashboard auf, gehen Sie zu „Plugins“ » „Neu hinzufügen“ und suchen Sie nach „WP Mail SMTP“. Klicken Sie auf „Jetzt installieren“ und anschließend auf „Aktivieren“.

Wenn Sie die Pro-Version erworben haben, laden Sie stattdessen die ZIP-Datei des Plugins über die Schaltfläche „Plugin hochladen“ oben auf der Seite „Plugins hinzufügen“ hoch.

Schritt 3: Starten Sie den Setup-Assistenten

Sobald Sie das Plugin aktivieren, startet WP Mail SMTP einen Einrichtungsassistenten. Klicken Sie auf „Los geht’s“, um den Vorgang zu starten.

Auf dem ersten Bildschirm werden Sie aufgefordert, Ihren E-Mail-Anbieter aus einer grafischen Liste auszuwählen. Wählen Sie denselben Dienst, bei dem Sie sich in Schritt 1 angemeldet haben (dies ist wichtig – die Verwendung verschiedener E-Mail-Anbieter führt zu Authentifizierungsfehlern).

Von dort aus führt dich der Assistent durch die Einrichtung deines Kontos. Die einzelnen Schritte unterscheiden sich je nach E-Mail-Dienst leicht, aber WP Mail SMTP übernimmt den Großteil der technischen Einrichtung für dich.

Schritt 4: Legen Sie den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse fest

Nachdem Sie Ihr E-Mail-Programm eingerichtet haben, legen Sie den Absendernamen und die Absender-E-Mail-Adresse fest, die in Ihren ausgehenden Nachrichten angezeigt werden.

Zwei Regeln, die es zu beachten gilt:

• Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse mit der Domain, die Sie authentifiziert haben. Wenn Sie yourbusiness.com authentifiziert haben, muss die Absender-E-Mail-Adresse auf @yourbusiness.com enden. Die Verwendung von @gmail.com macht hier den Sinn der Authentifizierung zunichte.
• Aktivieren Sie die Optionen „Absenderadresse aus E-Mail erzwingen“ und „Absendername erzwingen“. Dadurch werden alle Plugins (einschließlich WPForms) außer Kraft gesetzt, die versuchen, eine eigene Absenderadresse festzulegen. Dies ist der sauberste Weg, um sicherzustellen, dass jede E-Mail von Ihrer Website ordnungsgemäß authentifiziert wird.

Schritt 5: E-Mail-Protokolle und Benachrichtigungen aktivieren

Wenn Sie WP Mail SMTP Pro verwenden, aktivieren Sie diese beiden Funktionen während der Einrichtung (oder später unter „WP Mail SMTP“ » „Einstellungen“):

• Detaillierte E-Mail-Protokolle – protokollieren jede E-Mail, die Ihre Website versendet, unabhängig davon, ob der Versand erfolgreich war oder fehlgeschlagen ist. Unverzichtbar für die Fehlerbehebung.
• Sofortige E-Mail-Benachrichtigungen – Sie werden sofort benachrichtigt, wenn Ihre Website keine E-Mail versenden kann, sodass Sie innerhalb von Minuten statt erst nach Wochen von Zustellungsproblemen erfahren.

Sie können auch die wöchentliche E-Mail-Zusammenfassung aktivieren, um Statistiken zur Zustellbarkeit sowie Öffnungs- und Klickraten direkt in Ihren Posteingang zu erhalten.

Am Ende der Einrichtung versendet WP Mail SMTP eine Test-E-Mail, damit du überprüfen kannst, ob alles funktioniert. Wenn sie in deinem Posteingang landet, ist alles in Ordnung.

Schritt 6: Überprüfen Sie Ihre WPForms-Benachrichtigungseinstellungen

Letzter Schritt. Öffnen Sie das Formular, das Sie in WPForms überprüfen möchten, und gehen Sie dann zu „Einstellungen“ » „Benachrichtigungen“.

In den Feldern „Absendername“ und „Absender-E-Mail“ wird ein Hinweis angezeigt, der darauf hinweist, dass diese Einstellungen nun von WP Mail SMTP gesteuert werden. Genau das ist beabsichtigt. Das bedeutet, dass Ihre Formularbenachrichtigungen über Ihren authentifizierten Mailer versendet werden und nicht über die Standardfunktion von WordPress.

Wenn Sie mehrere Formulare haben, gilt dies automatisch für alle. Es sind keine Aktualisierungen für jedes einzelne Formular erforderlich.

Weitere Möglichkeiten zur Verbesserung der Zustellbarkeit

Sobald SMTP eingerichtet ist, lassen sich mit ein paar weiteren Optimierungen die Zustellraten Ihrer Formulare noch weiter steigern:

• Verwenden Sie einen wiedererkennbaren Absendernamen. „Ihr Firmenname“ oder „[Ihr Name] bei [Ihr Unternehmen]“ eignet sich besser als allgemeine Bezeichnungen wie „WordPress“ oder „Admin“.
• Achten Sie darauf, dass der Inhalt Ihrer automatischen Antwort sauber bleibt. Wenn Sie eine automatische Antwort an Nutzer senden, die Ihr Formular ausfüllen, vermeiden Sie Wörter, die als Spam gewertet werden könnten, große Bilder und lange Linklisten.
• Verwenden Sie möglichst wenige Anhänge. Große Dateien erhöhen Ihren Spam-Wert. Wenn Sie ein Dokument weitergeben müssen, fügen Sie stattdessen einen Link dazu ein.
• Testen Sie das Formular mit einem Tool wie Mail-Tester. Senden Sie eine Test-E-Mail über Ihr Formular, fügen Sie die angegebene Testadresse ein und erhalten Sie eine Zustellbarkeitsbewertung von 0 bis 10 mit konkreten Vorschlägen.
• Stimmen Sie Ihre WordPress-Admin-E-Mail-Adresse auf Ihre verifizierte Domain ab. Wenn Ihre Admin-E-Mail-Adresse weiterhin [email protected] lautet, Sie aber yourbusiness.com verifiziert haben, funktionieren einige System-E-Mails weiterhin nicht richtig. So ändern Sie Ihre WordPress-Admin-E-Mail-Adresse.
• Seien Sie vorsichtig mit Dateianhängen in Formularbenachrichtigungen. In unserem Leitfaden zum Anhängen von Dateien an Formularbenachrichtigungen erfahren Sie, wie Sie dies richtig tun, ohne die Zustellbarkeit zu beeinträchtigen.

Sind Sie bereit, keine potenziellen Kunden mehr zu verpassen?

Wenn Ihre E-Mails aus dem Kontaktformular im Spam-Ordner landen, sind Ihnen wahrscheinlich bereits Anfragen entgangen, von denen Sie nie erfahren werden. Die Lösung ist einfach, kostenlos und dauerhaft.

Holen Sie sich WP Mail SMTP und nehmen Sie sich heute 10 Minuten Zeit für die Einrichtung. Erstellen Sie anschließend mit WPForms – dem benutzerfreundlichsten WordPress-Formular-Plugin, das von über 6 Millionen Websites genutzt wird – jedes Formular, das Sie für Ihr Unternehmen benötigen.

Häufig gestellte Fragen zu E-Mail-Spam über das Kontaktformular

Warum werden meine E-Mails aus dem WPForms-Kontaktformular überhaupt nicht zugestellt?

Ihr Formular funktioniert wahrscheinlich einwandfrei, aber die E-Mails werden abgelehnt oder stillschweigend verworfen, weil Ihre Website nicht authentifiziert ist. Installieren Sie WP Mail SMTP, richten Sie einen Mailer ein und authentifizieren Sie Ihre Domain. Damit ist das Problem in fast allen Fällen behoben.

Ist WP Mail SMTP kostenlos?

Ja. Die kostenlose Version von WP Mail SMTP ist im Plugin-Verzeichnis von WordPress.org verfügbar und funktioniert mit verschiedenen kostenlosen E-Mail-Diensten, darunter die kostenlose Stufe von SendLayer und der kostenlose Tarif von Brevo (300 E-Mails/Tag). Die Pro-Version bietet zusätzlich E-Mail-Protokolle, Sofortbenachrichtigungen und Zugriff auf E-Mail-Dienste wie Amazon SES und Microsoft 365.

Was ist der Unterschied zwischen SendLayer, Brevo und SMTP.com?

Alle drei sind empfehlenswerte, zertifizierte E-Mail-Dienste, die hervorragend mit WP Mail SMTP zusammenarbeiten. SendLayer wurde speziell für WordPress entwickelt und lässt sich am einfachsten einrichten. Brevo bietet das großzügigste kostenlose Kontingent (300 E-Mails pro Tag auf unbegrenzte Zeit). SMTP.com eignet sich am besten, wenn Sie große Mengen versenden und Zuverlässigkeit auf Unternehmensniveau benötigen.

Muss ich meine Domain auch für eine kleine WordPress-Seite verifizieren?

Ja. Seit Gmail und Yahoo im Jahr 2024 strengere Anforderungen an Absender eingeführt haben, werden nicht authentifizierte E-Mails rigoros gefiltert, ganz gleich, wie wenige Sie versenden. Ein geringes Versandvolumen schützt Sie nicht davor.

Warum landen meine E-Mails plötzlich im Spam-Ordner?

Drei häufige Gründe: Dein Hosting-Anbieter hat Änderungen an der E-Mail-Konfiguration vorgenommen, dein Shared Server ist auf einer neuen Blacklist gelandet oder ein E-Mail-Anbieter hat seine Spam-Regeln verschärft. Die Einrichtung von SMTP mit Domain-Authentifizierung schützt dich vor allen drei Fällen.

Kann ich meine Gmail-Adresse zum Versenden von Formularbenachrichtigungen verwenden?

Das ist möglich, aber Sie müssen WP Mail SMTP mit dem Google Workspace-/Gmail-E-Mail-Dienst einrichten und sich ordnungsgemäß authentifizieren. Es reicht nicht aus, einfach Ihre Gmail-Adresse in das Feld „Absender-E-Mail“ einzugeben und zu erwarten, dass es funktioniert – das löst Spoofing-Filter aus.

Wird dadurch auch das Problem mit anderen WordPress-E-Mails behoben, wie zum Beispiel bei Passwort-Zurücksetzungen und WooCommerce-Bestellungen?

Ja. WP Mail SMTP leitet jede E-Mail weiter, die Ihre Website versendet, nicht nur Formularbenachrichtigungen. Passwort-Zurücksetzungen, WooCommerce-Bestellbestätigungen, Willkommens-E-Mails für Mitglieder und alles andere, was über wp_mail() versendet wird, profitiert ebenfalls von dieser verbesserten Zustellbarkeit.

Was ist, wenn ich WPForms nicht verwende?

Die in diesem Artikel beschriebenen Schritte funktionieren mit jedem WordPress-Formular-Plugin – Contact Form 7, Gravity Forms, Fluent Forms usw. Die eigentliche Ursache (die Standard-Mail-Funktion von WordPress) ist dieselbe, und WP Mail SMTP behebt das Problem auf WordPress-Ebene, nicht auf der Ebene des Formular-Plugins.

Als Nächstes erfahren Sie, wie Sie die WordPress-Admin-E-Mail ändern können.

Machen Sie nicht den Anfängerfehler, eine E-Mail-Adresse zu authentifizieren, nur um eine andere als Ihre WordPress-Administrator-E-Mail-Adresse zu verwenden. Finden Sie heraus, wie Sie die WordPress-Administrator-E-Mail-Adresse so ändern können, dass sie mit der E-Mail-Adresse übereinstimmt, die Sie in WP Mail SMTP authentifiziert haben. Wir können auch helfen, wenn Sie nur Ihre WordPress-E-Mail-Einstellungen konfigurieren müssen.

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