12 Termin­er­in­ne­rungs­er­in­ne­rungs­e­mails & SMS-Vor­la­gen

Terminerinnerungen per E-Mail oder SMS zu versenden ist mit WPForms und dem Twilio-Addon einfacher als je zuvor. Durch die Integration von Twilio können Sie personalisierte Erinnerungen automatisieren, die Ihre Kunden auf dem Laufenden halten und das Risiko von Nichterscheinen reduzieren.

Sie bestätigen vielleicht einen Termin, senden eine freundliche Erinnerung oder geben sogar kurzfristige Details bekannt. Was auch immer der Fall sein mag, diese automatisierten Nachrichten gewährleisten eine reibungslose Kommunikation.

Brauchen Sie Ideen? Los geht's! Heute teile ich 12 Vorlagen für Terminerinnerungen für E-Mail, SMS und WhatsApp, damit Sie Ihre Kunden ohne großen Aufwand auf Kurs halten können.

Vorlagen für Terminerinnerungen per E-Mail und SMS

Ich habe diese nach Kanälen gruppiert, damit Sie direkt zu dem springen können, den Sie benötigen.

E-Mail eignet sich gut für detaillierte Bestätigungen, SMS ist am besten für kurze Benachrichtigungen am selben Tag und WhatsApp ist praktisch, wenn Ihre Kunden bereits in dieser App leben.

Vor den Vorlagen erfahren Sie hier, was jede gute Erinnerung benötigt und wann Sie sie senden sollten.

Was Sie in eine Terminerinnerung aufnehmen sollten

Eine Erinnerung funktioniert nur, wenn sie die Fragen beantwortet, die ein Kunde tatsächlich hat. Wenn Sie eine übersehen, kommt er entweder verwirrt oder gar nicht. Jede Vorlage unten deckt diese Grundlagen ab, und Sie sollten sie auch in Ihren eigenen beibehalten.

• Von wem: Ihr Firmenname, damit die Nachricht sofort erkennbar ist und nicht für Spam gehalten wird.
• Was und wann: Die Dienstleistung, das Datum und die Uhrzeit, was die Einzelheit ist, die Menschen oft vergessen.
• Wo: Eine physische Adresse oder, bei virtuellen Terminen, der Besprechungslink.
• Was als Nächstes zu tun ist: Eine klare Möglichkeit, zu bestätigen, zu verschieben oder abzusagen, idealerweise mit einem einzigen Tippen.
• Wen kontaktieren: Eine Telefonnummer oder eine Antwortoption für Fragen.

Wann Sie Terminerinnerungen senden sollten

Senden Sie eine Erinnerung zu früh und sie wird vergessen, zu spät und der Kunde kann seinen Tag nicht mehr umplanen. Ein einfacher Zeitplan, der für die meisten Unternehmen funktioniert, sieht so aus.

• Bei Buchung: Senden Sie eine Bestätigung, sobald jemand bucht, damit er die Details zur Hand hat.
• 24 bis 48 Stunden vorher: Dies ist die Haupt-Erinnerung. Sie gibt den Kunden genügend Vorlaufzeit, um zu verschieben, wenn etwas dazwischen gekommen ist.
• Am Morgen des Termins: Eine kurze Benachrichtigung am selben Tag, am besten per SMS gesendet, fängt jeden auf, der das Datum aus den Augen verloren hat.

Die Kombination einer E-Mail-Bestätigung mit einer SMS-Erinnerung am Vortag kommt besser an als jede für sich allein, da die E-Mail die Details enthält und die SMS ihre Aufmerksamkeit erregt.

E-Mail-Vorlagen für Terminerinnerungen

Hier sind einige Beispielvorlagen für E-Mail-Terminerinnerungen, um Ihre Kunden auf dem Laufenden und engagiert zu halten. Ob Sie bestätigen, erinnern oder eine kurzfristige Benachrichtigung senden, Sie möchten eine klare Kommunikation, um Nichterscheinen zu minimieren.

1. Bestätigungs-E-Mail

Senden Sie Ihrem Kunden eine Bestätigungs-E-Mail, um ihn darüber zu informieren, dass sein Termin offiziell gebucht ist, und geben Sie alle wichtigen Details wie Datum, Uhrzeit und Kontaktinformationen zur Klarheit an.

Betreff: Terminbestätigung: [Name des Unternehmens]

Text: Hallo [Vorname], Ihr Termin bei uns ist bestätigt für [Datum] um [Uhrzeit]. Wir freuen uns auf Sie! Wenn Sie Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, uns zu kontaktieren.

2. Erinnerungs-E-Mail

Planen Sie eine Erinnerungs-E-Mail wie diese, um Ihren Kunden sanft an seinen bevorstehenden Termin zu erinnern, wobei Datum und Uhrzeit im Vordergrund stehen und eine einfache Möglichkeit zum Verschieben angeboten wird, falls erforderlich.

Betreff: Ihr bevorstehender Termin bei [Name des Unternehmens]

Text: Hallo [Vorname], Ihr Termin steht am [Datum] um [Uhrzeit] an. Wir freuen uns auf Sie! Wenn Sie den Termin verschieben müssen, klicken Sie hier: [Link zum Verschieben]. Bis bald!

3. Kurzfristige Benachrichtigungs-E-Mail

Entwerfen Sie diese kurzfristige Benachrichtigungs-E-Mail an Ihren Kunden als letzte Erinnerung an seinen Termin, betonen Sie die Dringlichkeit der bevorstehenden Zeit und bieten Sie eine Option zum Stornieren oder Verschieben an, falls erforderlich.

Betreff: Letzte Erinnerung für Ihren morgigen Termin

Text: Hallo [Vorname], dies ist eine letzte Erinnerung an Ihren Termin bei [Name des Unternehmens] morgen um [Uhrzeit]. Wenn Sie stornieren oder verschieben müssen, lassen Sie es uns bitte wissen!

4. Bestätigungs-E-Mail für verschobene Termine

Wenn ein Kunde seinen Termin verschiebt, bestätigen Sie den neuen Zeitpunkt sofort, damit es keine Verwirrung über den aktuellen Slot gibt.

Betreff: Ihr Termin wurde verschoben

Text: Hallo [Vorname], Ihr Termin bei [Firmenname] wurde auf den [Neues Datum] um [Neue Uhrzeit] verschoben. Der vorherige Zeitpunkt ist nun storniert. Wenn dies für Sie nicht funktioniert, antworten Sie einfach auf diese E-Mail und wir finden einen anderen Termin.

Alle vier können automatisch ausgeführt werden. WPForms sendet sie über Formular-Benachrichtigungen, und da Sie einer einzelnen Formular mehr als eine Benachrichtigung hinzufügen können, kann eine Bestätigung und eine Erinnerung vom selben Termin aus gesendet werden.

Wenn Sie möchten, dass diese Nachrichten Kunden auch in eine Nurture-Sequenz einfügen, verbinden Sie Ihr Formular mit einer der E-Mail-Marketing-Integrationen, die WPForms unterstützt.

SMS-Vorlagen für Terminerinnerungen

Nun, hier sind einige SMS-Erinnerungsvorlagen, die Sie verwenden können, um Ihre Kunden auf Kurs zu halten. SMS ist eine hervorragende Möglichkeit, schnelle und effektive Erinnerungen direkt auf ihr Telefon zu senden.

1. Bestätigungs-SMS

Senden Sie diese Bestätigungs-SMS, um Ihren Kunden schnell darüber zu informieren, dass sein Termin offiziell gebucht ist, und geben Sie die wichtigsten Details in einem prägnanten Format an, das auf jedem Gerät leicht zu lesen ist.

Text: Ihr Termin bei [Business Name] ist für den [Date] um [Time] bestätigt. Wir freuen uns auf Sie!

2. SMS-Erinnerung

Sie können eine SMS-Erinnerung für Ihren Kunden planen, um ihn kurz und bündig an seinen bevorstehenden Termin zu erinnern. Stellen Sie sicher, dass Sie die wichtigsten Details angeben, damit er die Zeit nicht vergisst oder verpasst.

Text: Hallo [First Name], nur eine Erinnerung an Ihren Termin bei [Business Name] am [Date] um [Time]. Bis dann!

3. SMS-Stornierung

Text: Hallo [First Name], Ihr Termin für den [Date] wurde abgesagt. Wenn Sie einen neuen Termin vereinbaren müssen, kontaktieren Sie uns bitte unter [Phone Number].

Mit der Twilio-Integration von WPForms können diese Textnachrichten zusätzlich zu Ihren E-Mail-Erinnerungen automatisch an Ihre Kunden gesendet werden. So einfach ist das!

WhatsApp-Vorlagen für Terminerinnerungen

WhatsApp ist ein leistungsstarkes Werkzeug zum Versenden von Terminerinnerungen, und mit der Twilio-Integration von WPForms können Sie auch personalisierte Nachrichten direkt in die WhatsApp-Posteingänge Ihrer Kunden automatisieren.

Da WhatsApp oft für interaktivere Kommunikation genutzt wird, helfen diese Nachrichten dabei, engere Beziehungen zu Ihren Kunden aufzubauen und sie gleichzeitig auf dem Laufenden zu halten.

1. WhatsApp-Bestätigung

Senden Sie diese WhatsApp-Nachricht, um Termine zu bestätigen, Sicherheit zu geben und Kunden eine schnelle Möglichkeit zu bieten, bei Bedarf Kontakt aufzunehmen.

Nachricht: ✅ Ihr Termin bei [Business Name] ist für den [Date] um [Time] bestätigt. Bis bald! Melden Sie sich, wenn Sie Änderungen vornehmen müssen.

2. WhatsApp-Erinnerung

Diese WhatsApp-Erinnerung erinnert Kunden sanft an ihre bevorstehenden Termine und erleichtert die Terminverschiebung durch eine schnelle Antwortmöglichkeit.

Nachricht: 👋 Hallo [First Name], Ihr Termin bei [Business Name] ist am [Date] um [Time]. Wenn Sie den Termin verschieben müssen, lassen Sie es uns hier wissen.

3. WhatsApp Community Link

Ermutigen Sie Kunden, in Verbindung zu bleiben, indem Sie einen Link zu Ihrer WhatsApp-Community teilen, wo sie Updates und Sonderangebote erhalten und direkt mit Ihrem Unternehmen interagieren können.

Nachricht: 🌟 Treten Sie unserer exklusiven WhatsApp-Community für Updates und Sonderangebote bei! Klicken Sie hier, um beizutreten: [Community Link].

Vorlagen für Bonusbestellungen und Anmeldungsbestätigungen

Manchmal planen Ihre Besucher nicht nur einen Termin, sondern tätigen auch einen Kauf über Ihr Formular – wie z. B. die Bestellung von Mittagessen während der Veranstaltungsregistrierung. Daher kann es hilfreich sein, neben den Erinnerungen auch eine Bestellübersicht zu senden.

1. Bestellbestätigung (E-Mail)

Verwenden Sie diese E-Mail, um die Bestellung oder Anmeldung eines Kunden zu bestätigen, eine detaillierte Zusammenfassung dessen zu geben, was er gekauft hat, und ihm zu versichern, dass seine Bestellung bearbeitet wird.

Betreff: Ihre Bestellung bei [Business Name] – Bestätigung

Text: Hallo [Customer Name], vielen Dank für Ihre Bestellung! Sie haben sich erfolgreich für [Product/Service] angemeldet. Hier sind die Details:

• [Product/Service Name]
• Preis: [Amount]

Ihre Bestellung wird in Kürze bearbeitet, und Sie erhalten bald ein Update. Vielen Dank, dass Sie sich für [Business Name] entschieden haben!

2. Kauf-Erinnerung (SMS)

Senden Sie diese SMS, um Kunden an ihren letzten Kauf zu erinnern, einschließlich wichtiger Bestelldetails und einer einfachen Möglichkeit, Fragen oder Bedenken zu äußern.

Text: Hallo [Kundenname], vielen Dank für den Kauf von [Produkt/Dienstleistung]! Ihr Gesamtbetrag beträgt [Betrag]. Wenn Sie Hilfe benötigen oder Fragen haben, antworten Sie einfach!

3. Anmeldebestätigung (E-Mail)

Verwenden Sie diese E-Mail, um neue Abonnenten willkommen zu heißen und ihre Plan- oder Service-Details zu bestätigen, damit sie sich wertgeschätzt und begeistert fühlen, loszulegen.

Betreff: Willkommen bei [Service Name] – Ihr Abonnement ist aktiv!

Text: Hallo [Kundenname], willkommen bei [Service Name]! Sie haben sich erfolgreich für [Plan Name] zu [Preis] angemeldet. Wir freuen uns, Sie an Bord zu haben!

So senden Sie automatisierte Terminerinnerungen in WPForms

Im WPForms Formular-Builder ist die Einrichtung von Terminerinnerungen einfach und anpassbar. Sie können Erinnerungen per E-Mail, SMS oder WhatsApp senden, sodass Ihre Nachricht Ihre Kunden erreicht, egal wo sie sich befinden.

Möchten Sie die Sichtbarkeit erhöhen? Kombinieren Sie E-Mail- und Textbenachrichtigungen für maximale Reichweite.

Wenn Sie einen persönlicheren Ansatz bevorzugen, können Sie Ihren Besuchern die Wahl ihrer bevorzugten Kommunikationsmethode überlassen. Mit bedingter Logik können Sie Erinnerungen automatisch an den richtigen Kanal weiterleiten, basierend auf der Auswahl Ihres Besuchers.

Personalisierung mit Smart Tags

Und mit dem WPForms Twilio Add-on können Sie Ihre Erinnerungen ansprechender gestalten, indem Sie Details einbeziehen, die über Ihre Formulare übermittelt wurden.

Smart Tags ermöglichen es Ihnen, jede Nachricht mit Informationen zu personalisieren wie:

• Name des Besuchers: Das Hinzufügen des Namens Ihres Website-Besuchers verleiht eine persönliche Note, die Ihre Nachricht bedeutungsvoller erscheinen lässt.
• Terminzeit: Geben Sie das Datum und die Uhrzeit des Termins Ihres Website-Besuchers klar an, um Verwechslungen zu vermeiden.
• Buchungsbestätigung: Bestätigen Sie Ihre Reservierung, um Sicherheit zu geben und Zweifel auszuräumen.
• Personalisierter Call-to-Action: Fügen Sie in WhatsApp einen relevanten Preislink und einen klaren CTA für einfache Aktionen hinzu.
• Bestellübersicht: Fassen Sie zusammen, was sie gekauft oder abonniert haben, und heben Sie die wichtigsten Details hervor.

Ob Sie eine E-Mail oder eine SMS senden, die Twilio-Integration von WPForms ermöglicht es Ihnen, Erinnerungen und Zusammenfassungen zu automatisieren, die Ihre Kunden informiert und aktiv halten – ohne großen Aufwand für Sie.

Sehen Sie, was WPForms und Twilio für Sie tun können!

Erstellen Sie jetzt Ihr WordPress-Formular

FAQs zu Termin-Erinnerungen

Termin-Erinnerungs-E-Mails und -Texte tauchen oft auf, wenn Leute Buchungsformulare einrichten. Hier sind schnelle Antworten auf die Fragen, die ich am häufigsten höre.

Wie richte ich Terminerinnerungen in WPForms ein?

Erstellen Sie ein Formular mit einem Datums-/Zeitfeld und fügen Sie eine E-Mail-Benachrichtigung für die Erinnerung hinzu. Um SMS- oder WhatsApp-Erinnerungen zu senden, installieren Sie das Twilio-Addon auf WPForms Plus und schreiben Sie Ihre Nachricht mit den obigen Vorlagen.

Wie lange im Voraus sollte ich eine Termin-Erinnerungs-E-Mail senden?

Eine Erinnerung 24 bis 48 Stunden vor dem Termin ist für die meisten Unternehmen am besten geeignet, da sie den Kunden genügend Zeit zum Umbuchen gibt. Viele Unternehmen fügen eine zweite, kürzere Erinnerung am Morgen des Termins hinzu.

Kann ich sowohl E-Mail- als auch SMS-Erinnerungen von einem Formular senden?

Ja. Mit dem Twilio-Addon können Sie eine E-Mail und eine Textnachricht von derselben Formularübermittlung senden. Sie können sogar bedingte Logik verwenden, um jedem Kunden nur die Art der Erinnerung zu senden, die er gewählt hat.

Kann ich Terminerinnerungsnachrichten personalisieren?

Ja. Smart Tags ermöglichen es Ihnen, Details wie den Namen des Kunden, die Terminzeit und die Buchungsbestätigung zu jeder Nachricht hinzuzufügen, sodass jede Erinnerung spezifisch für die Person ist, die sie erhält.

Reduzieren Termin-Erinnerungen tatsächlich die Nichterscheinen?

Eine rechtzeitige Erinnerung ist eine der einfachsten Möglichkeiten, die Anzahl der verpassten Termine zu reduzieren, insbesondere wenn Sie eine E-Mail-Bestätigung mit einer SMS am selben Tag kombinieren. Sie hält den Termin im Gedächtnis und gibt den Kunden eine einfache Möglichkeit, umzubuchen, anstatt einfach nicht zu erscheinen.

Erstellen Sie als Nächstes ein Kundenbuchungsformular

Jede Erinnerung in dieser Anleitung geht davon aus, dass Sie bereits ein Formular zum Sammeln von Terminen haben. Wenn Sie dies noch nicht getan haben, ist dies der richtige Ort, um zu beginnen.

Meine Anleitung zum Erstellen eines Kundenbuchungsformulars in WordPress führt Sie durch den gesamten Prozess, vom Hinzufügen eines Datums-/Zeitfelds bis zur Entgegennahme einer Anzahlung bei der Buchung.

Sobald das Formular live ist und Ihre Erinnerungen laufen, werden Sie viel weniger Zeit mit der Verfolgung von Nichterscheinern verbringen und viel mehr Zeit mit den Kunden, die tatsächlich erscheinen.

Beginnen Sie mit dem Erstellen Ihres Buchungsformulars

Bereit, Ihr Formular zu erstellen? Beginnen Sie noch heute mit dem einfachsten WordPress-Formularersteller-Plugin.  WPForms Pro enthält viele kostenlose Vorlagen und bietet eine 14-tägige Geld-zurück-Garantie.

Wenn Ihnen dieser Artikel geholfen hat, folgen Sie uns bitte auf Facebook und Twitter für weitere kostenlose WordPress-Tutorials und Anleitungen.