WPFormsエントリーのエクスポートを自動化する方法

フォームの入力を手作業でエクスポートしていませんか?特に、注文や申し込み、顧客からの問い合わせを毎週こなしている場合はなおさらです。

WPForms Entry Automationアドオンを使用すると、自動操縦でエクスポートを行うことができます。レポートのEメール送信、Google Driveへのバックアップ保存、処理後の古いエントリの削除など、このツールはすべてバックグラウンドで静かに処理します。

この投稿では、スケジュールされたタスクとオプションのクリーンアップアクションを含め、自動エクスポートをステップバイステップでセットアップする方法を具体的に紹介します。さあ、始めましょう!

WPFormsエントリーのエクスポートを自動化する方法

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ステップ 1: 自動化したいフォームを開く

まず自動化したいフォームをWPFormsビルダーで開きます。

次に、フォームビルダー内の「設定」タブで「入力の自動化」を選択します。ここで、このフォームのすべてのエクスポートと削除タスクを管理します。

新しいタスクの追加]をクリックして開始します。

💡 各タスクはミニワークフローだと考えてください。一つのフォームに複数のタスクをスケジュールで実行させることができます。

WPFormsを初めて使う方のために、最初のフォームの作り方を簡単に説明します。

ステップ2: メールへのエクスポートタスクを追加する

新しいタスクを追加]をクリックした後、タスクに名前を付けるよう求められます。"Export Entries Email "のような名前です。

そしてOKをクリックして次に進む。

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その後、2つのタスクタイプが表示され、選択することができる:

  • エントリーのエクスポート
  • エントリーの削除

とりあえず、エントリーのエクスポートを選択する。(これらのタスクのオプションは後ほど説明します)。

このタスクを選択すると、フォーム名や日付などを入力できる追加設定が表示されます。

ここでは、手動で名前を入力するか、スマートタグを使用して名前フィールドを生成することができます。スマートタグのアイコンをクリックすると、ファイル名に使用できるタグがドロップダウン表示されます。

これにより、エクスポートを自動的に整理することができます...手動で名前を変更する必要はありません。

フォーマットと送信先の選択

あとは、エクスポートされたファイルがどのように見えるか、どこに行くべきかを決めるだけだ。

選択できる:

  • フォーマットCSV(デフォルト)、Excel、PDF、またはJSON
  • 送信先電子メール、Dropbox、Googleドライブ、またはFTP
  • Eメールフィールド:1人以上の受信者を追加する(デフォルトはサイト管理者)

カンマ区切りで複数のメールアドレスを追加できることに留意してください。スマートタグは、フォームのコンテキストに基づいて異なる人にレポートをルーティングしたい場合にも、メールフィールドで機能します。

ステップ3:フィルタの適用(オプション)

すべてをエクスポートする必要はありません。WPFormsはどのエントリーを含むかフィルタリングできるので、重要なものだけを正確に引き出すことができます。

どのエントリーがエクスポートされるかをフィルタリングすることができます:

  • 日付範囲 (例:過去7日間)
  • エントリー状況(完了のみなど)
  • ユーザーエージェント(ブラウザやデバイスなど)
  • 新規エントリーのみ(前回の実行以降に提出されたもののみをエクスポートする)

これは、毎週の販売レポートや毎月のニュースレター登録のようなターゲットを絞ったエクスポートを生成するのに最適です。また、フォームの入力数を制限することもできます。

ステップ4:エクスポートのスケジュール

エクスポートの準備ができたら、いつ実行するかをWPFormsに指示する必要があります。

だから、選んでくれ:

  • 頻度毎日、毎週、毎月
  • 特定の日(例:毎週月曜日)
  • 開始日、オプションで終了日
  • エクスポートを実行する時間帯

デフォルトでは、タスクは真夜中に実行されますが、ワークフローに合わせて自由に調整してください。

ステップ5:セカンドタスクによる冗長性の追加

フォーム入力に価値があるのであれば(現実を見よう、もちろんそうだ)、バックアップを作りたいものだ。

そこで、同じエクスポートを別の場所に送信する2つ目のタスクを作成することができます。例えば

  • タスク1 → メール(CSV)
  • タスク2 → Dropbox(PDF)

そうすれば、Eメールが届かなかったり、フィルタリングされたりしても、データは別の場所で安全に保管できる。小さな一歩が大きなセーフティネットとなるのだ。

そして2つ目のタスクを追加すると、自動的に1つ目のタスクの後に実行されるようにスケジュールされる。そのため、タイミングを推測したり、手動で調整したりする必要はない。

ステップ6:(オプション)エントリを削除するタスクを追加する

エクスポートが安全に配信されたら、WordPressサイトからエントリーを削除する最終タスクを設定できます。

  • タスクの種類としてエントリーの削除を選択する
  • フィルターを設定し(必要な場合)、スケジュールを確認する。

これにより、データベースをクリーンかつ軽量に保つことができる。

ステップ7:ドラッグハンドルでタスクを並べ替える

後で順序を変更する必要がありますか?問題ありません。タスクをドラッグ&ドロップして並べ替えるだけです。

これにより、何も再構築することなく、オートメーション・ロジックをよりコントロールできるようになる。

注意: 最初のタスク(スケジュールを含む)は、偶発的な破損を避けるために固定されています。次のタスクは自由に並び替えができます。

ステップ8:オートメーションダッシュボードからすべてを監視する

では...どのタスクがどこで実行されているのでしょうか?WPFormsには中央自動化ダッシュボードがあり、すべてを一箇所で表示できます。

WPForms → Tools → Entry Automationと進んでください:

  • どのフォームでタスクが実行されているかを見る
  • タスクの種類、スケジュール、ステータスを確認する
  • エクスポートが正常に実行されたか確認する

特に複数のフォームにまたがってエントリーオートメーションを使用する場合は、エントリーオートメーションを整理しておく最も簡単な方法です。また、ダッシュボードから直接フォームエントリーを表示・管理することもできます。

それで終わりです!一度タスクが設定されれば、あとはWPFormsにお任せください。これらの自動エクスポートにより、手作業で忙しくすることなく全てを把握することができます。

日々の集計から月次のクリーンアップまで、WPFormsの入力自動化により、整理整頓、正確性、手間を省くことができます。

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自動エントリー・エクスポートに関するFAQ

フォーム入力エクスポートの自動化について具体的な情報をお探しですか?よくある質問をご覧ください:

フォームの入力内容を一度に複数の場所にエクスポートできますか?

同じフォームに対して複数のエクスポートタスクを作成し、Eメール、Dropbox、Google Driveなど、異なる宛先に同時に、または順番にデータを送信することができます。

エクスポートには毎回新しいエントリーだけが含まれるのでしょうか?

できます。タスクをセットアップする際に、"New Entries Since Last Export "オプションを選択するだけです。これにより、重複を避け、変更されたものだけをエクスポートすることができます。

エクスポートファイルがすでに存在する場合はどうなりますか?

WPFormsの処理方法は、ファイルを上書きするか、新しいエントリを追加するか(CSVとXLSX形式の場合)、名前を増やした新しいファイルを作成するかを選択できます。

オートメーションの実行前に接続をテストできますか?

はい。Dropbox、FTP、Google Driveなどの接続先については、WPFormsに接続テストボタンが用意されていますので、スケジューリングが実行される前にすべてが機能していることを確認することができます。

フォーム・エントリーをエクスポートした後、削除したい場合はどうすればよいですか?

エクスポートされたエントリーを自動的に削除する2つ目のタスクを作成することができます。タスクの種類として "エントリーの削除 "を選択し、必要なフィルターやスケジュール設定を適用するだけです。

次に、Googleドライブのアップロードフォームを作成します。

フォームエントリーのエクスポートを自動化する方法がわかったところで、完璧なフォームを準備しませんか?詳しくはGoogle Driveアップロードフォームの作成方法のチュートリアルをご覧ください。

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ケイシー・クーパー

ケイシーはWPFormsのライター兼テンプレート作成者です。彼女は2016年からWordPressでブログを書き、それについて書いている。もっと知る

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