Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Está a exportar entradas de formulários manualmente? Isso cansa rapidamente... Especialmente quando está a gerir encomendas, candidaturas ou inquéritos de clientes todas as semanas.

Com o suplemento WPForms Entry Automation, pode automatizar as suas exportações. Quer precise de enviar relatórios por e-mail, guardar cópias de segurança no Google Drive ou eliminar entradas antigas após o processamento, esta ferramenta trata de tudo silenciosamente em segundo plano.

Neste artigo, mostrarei exatamente como configurar exportações automatizadas passo a passo, incluindo tarefas agendadas e ações de limpeza opcionais. Vamos a isso!

Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Passo 1: Abra o Formulário que Pretende Automatizar

Comece por abrir o formulário que pretende automatizar no construtor WPForms.

Agora, dentro do construtor de formulários, vá ao separador Definições e selecione Automação de Entradas. É aqui que irá gerir todas as tarefas de exportação e eliminação para este formulário.

Clique em Adicionar Nova Tarefa para começar.

💡 Pense em cada tarefa como um mini fluxo de trabalho. Um formulário pode ter várias tarefas a serem executadas num agendamento.

Se é novo no WPForms, aqui fica um guia rápido sobre como criar o seu primeiro formulário.

Passo 2: Adicione a Tarefa de Exportar para E-mail

Após clicar em Adicionar Nova Tarefa, ser-lhe-á pedido para dar um nome à sua tarefa — algo como “Exportar Entradas E-mail”.

Depois clique em OK para prosseguir.

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Ser-lhe-ão apresentados dois tipos de tarefa à escolha:

• Exportar Entradas
• Eliminar Entradas

Por agora, escolha Exportar Entradas. (Revisitaremos estas opções de tarefa mais tarde.)

Quando escolher esta tarefa, surgem definições adicionais onde pode introduzir coisas como o nome do formulário, data e mais.

Aqui, pode introduzir um nome manualmente ou usar etiquetas inteligentes para gerar o campo de nome. Clique no ícone Etiqueta Inteligente para exibir um menu suspenso contendo as Etiquetas suportadas que pode usar para o nome do ficheiro.

Isto ajuda a manter as suas exportações organizadas automaticamente… sem necessidade de renomear manualmente.

Escolha um Formato e Destino

Agora é hora de decidir como deve ser o ficheiro exportado e para onde deve ir.

Pode escolher:

• Formato: CSV (padrão), Excel, PDF ou JSON
• Destino: Email, Dropbox, Google Drive ou FTP
• Campo de Email: Adicione um ou mais destinatários (o padrão é o administrador do site)

Tenha em mente que pode adicionar múltiplos endereços de email, separados por vírgulas. As Smart Tags também funcionam no campo de email se quiser encaminhar relatórios para pessoas diferentes com base no contexto do formulário.

Passo 3: Aplique Filtros (Opcional)

Não precisa de exportar tudo. O WPForms permite-lhe filtrar quais as entradas a incluir, para que esteja apenas a extrair exatamente o que importa.

Pode filtrar quais as entradas a exportar com base em:

• Intervalo de datas (ex: últimos 7 dias)
• Estado da entrada (ex: apenas concluídas)
• User agent (ex: navegador ou dispositivo)
• Apenas novas entradas (exportar apenas as enviadas desde a última execução)

Isto é perfeito para gerar exportações direcionadas, como relatórios de vendas semanais ou inscrições mensais para newsletters. Também pode limitar as entradas do formulário se quiser controlar quantas submissões são aceites.

Passo 4: Agende a Exportação

Assim que a sua exportação estiver pronta, terá de dizer ao WPForms quando a executar.

Portanto, escolha:

• Frequência: Diária, Semanal, Mensal
• Dias específicos (ex: todas as segundas-feiras)
• Uma data de início e, opcionalmente, uma data de fim
• A hora do dia em que a exportação deve ser executada

Por padrão, as tarefas são executadas à meia-noite — mas sinta-se à vontade para ajustá-la para se adequar ao seu fluxo de trabalho.

Passo 5: Adicionar Redundância com uma Segunda Tarefa

Se as entradas do seu formulário são valiosas (e sejamos honestos, claro que são), vai querer criar uma cópia de segurança.

Assim, pode criar uma segunda tarefa para enviar a mesma exportação para um local diferente. Por exemplo:

• Tarefa 1 → Email (CSV)
• Tarefa 2 → Dropbox (PDF)

Dessa forma, se o email falhar ou for filtrado, os seus dados ainda estarão seguros noutro local. É um pequeno passo com uma grande rede de segurança.

E quando adiciona uma segunda tarefa, ela é automaticamente agendada para ser executada após a primeira. Portanto, não há necessidade de adivinhar ou coordenar manualmente o tempo.

Passo 6: (Opcional) Adicionar uma Tarefa para Eliminar Entradas

Depois de as suas exportações serem entregues em segurança, pode definir uma tarefa final para eliminar as entradas do seu site WordPress.

• Escolha Eliminar Entradas como tipo de tarefa
• Defina filtros (se necessário) e confirme o agendamento

Isto ajuda a manter a sua base de dados limpa e leve.

Passo 7: Reordene Tarefas com Puxadores de Arrastar

Precisa de alterar a ordem mais tarde? Sem problema. Basta arrastar e largar as tarefas para as reorganizar.

Isto dá-lhe mais controlo sobre a sua lógica de automação sem a necessidade de reconstruir nada.

Nota: A primeira tarefa (com o agendamento) está bloqueada no lugar para evitar quebras acidentais. Todas as tarefas seguintes podem ser reordenadas livremente.

Passo 8: Monitore Tudo a Partir do Painel de Automação

Então… quais tarefas estão a ser executadas e onde? O WPForms inclui um painel central de automação que mostra tudo num só local.

Basta ir a WPForms → Ferramentas → Automação de Entradas para:

• Ver quais formulários têm tarefas em execução
• Rever tipos de tarefas, agendamentos e estado
• Confirmar se as exportações foram executadas com sucesso

É a forma mais fácil de manter a sua automação de entradas organizada, especialmente se a estiver a usar em vários formulários. Também pode ver e gerir as entradas do formulário diretamente a partir do seu painel.

E é tudo! Assim que as suas tarefas estiverem definidas, o WPForms trata do resto. Estas exportações automatizadas ajudam-no a manter-se a par de tudo sem o trabalho manual.

Desde resumos diários a limpezas mensais, a automação de entradas do WPForms facilita a manutenção da organização, precisão e operação sem intervenção.

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FAQ sobre Exportação Automática de Entradas

Procura algo específico sobre a automação das exportações das suas entradas de formulário? Dê uma vista de olhos a estas perguntas frequentes:

Posso exportar entradas de formulário para mais do que um local de uma só vez?

Sim. Pode criar várias tarefas de exportação para o mesmo formulário e enviar os dados para diferentes destinos — como e-mail, Dropbox e Google Drive — tudo ao mesmo tempo ou em sequência.

As exportações incluirão apenas novas entradas de cada vez?

Podem. Basta selecionar a opção “Novas Entradas Desde a Última Exportação” ao configurar a sua tarefa. Isto ajuda a evitar duplicados e a exportar apenas o que mudou.

O que acontece se o ficheiro de exportação já existir?

Pode escolher como o WPForms lida com isso: substituir o ficheiro, anexar novas entradas a ele (para formatos CSV e XLSX) ou criar um novo ficheiro com um nome incrementado.

Posso testar a minha ligação antes de a automação ser executada?

Sim. Para destinos como Dropbox, FTP e Google Drive, o WPForms inclui um botão Testar Ligação para que possa ter a certeza de que tudo está a funcionar antes de o agendamento entrar em vigor.

E se eu quiser eliminar as entradas do formulário depois de as exportar?

Pode criar uma segunda tarefa para eliminar automaticamente as entradas exportadas. Basta escolher “Eliminar Entradas” como tipo de tarefa e aplicar quaisquer filtros ou definições de agendamento de que necessite.

Em seguida, Crie um Formulário de Upload para o Google Drive

Agora que sabe como automatizar a exportação das suas entradas de formulário, porque não ter o formulário perfeito pronto? Dê uma vista de olhos ao nosso tutorial sobre como criar um formulário de upload para o Google Drive para saber mais.

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