Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Está a exportar entradas de formulário manualmente? Isso torna-se cansativo rapidamente. Especialmente quando está a gerir encomendas, candidaturas ou inquéritos de clientes todas as semanas.

Com o suplemento WPForms Entry Automation, pode automatizar as suas exportações. Quer precise de enviar relatórios por e-mail, guardar cópias de segurança no Google Drive ou eliminar entradas antigas após o processamento, esta ferramenta trata de tudo silenciosamente em segundo plano.

Para automatizar a sua exportação de entradas do WPForms, criará uma tarefa de exportação no construtor de formulários em Definições » Automação de Entradas, escolherá um formato e destino, e definirá um agendamento. O WPForms executa então a exportação automaticamente para si, diariamente, semanalmente ou mensalmente.

Neste artigo, mostrarei exatamente como configurar exportações automatizadas passo a passo, incluindo tarefas agendadas e ações de limpeza opcionais. Vamos a isso!

Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Aqui está tudo o que vamos abordar. Sinta-se à vontade para saltar diretamente para o passo de que necessita.

Passo 1: Instalar o Plugin WPForms Elite

O WPForms é a forma mais fácil de criar qualquer tipo de formulário WordPress e automatizar o que acontece depois de alguém clicar em enviar. Obtém mais de 2.100 modelos de formulários para começar, e o suplemento Entry Automation adiciona exportações agendadas e tarefas de limpeza por cima.

O que mais gosto no WPForms aqui é que a automação vive diretamente dentro do construtor de formulários. Configura uma tarefa de exportação uma vez, e o relatório simplesmente aparece na sua caixa de entrada (ou no seu Dropbox) no prazo agendado, sem que tenha de tocar no ecrã de entradas novamente.

Precisará de uma licença Elite para usar o suplemento Entry Automation. É o nível superior do WPForms, e também desbloqueia webhooks, integrações premium de CRM como Salesforce e HubSpot, e suporte multisite.

Para começar, compre a licença Elite. Em seguida, instale o WPForms no seu website. Se precisar de ajuda, siga estas instruções sobre como adicionar um plugin ao WordPress.

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Passo 2: Abra o Formulário que Pretende Automatizar

Comece por abrir o formulário que pretende automatizar no construtor WPForms. Se ainda não instalou o suplemento Entry Automation, ative-o primeiro em WPForms » Addons.

Agora, dentro do construtor de formulários, vá ao separador Definições e selecione Automação de Entradas. É aqui que irá gerir todas as tarefas de exportação e eliminação para este formulário.

Clique em Adicionar Nova Tarefa para começar.

💡 Pense em cada tarefa como um mini fluxo de trabalho. Um formulário pode ter várias tarefas a serem executadas num agendamento.

Se é novo no WPForms, aqui fica um guia rápido sobre como criar o seu primeiro formulário.

Passo 3: Adicione a Tarefa de Exportação para E-mail

Após clicar em Adicionar Nova Tarefa, ser-lhe-á pedido para dar um nome à sua tarefa, algo como “Exportar Entradas por Email”.

Depois clique em OK para prosseguir.

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Ser-lhe-ão apresentados dois tipos de tarefa à escolha:

• Exportar Entradas
• Eliminar Entradas

Por agora, escolha Exportar Entradas. (Revisitaremos estas opções de tarefa mais tarde.)

Quando escolher esta tarefa, surgem definições adicionais onde pode introduzir coisas como o nome do formulário, data e mais.

Aqui, pode introduzir um nome manualmente ou usar etiquetas inteligentes para gerar o campo de nome. Clique no ícone Etiqueta Inteligente para exibir um menu suspenso contendo as Etiquetas suportadas que pode usar para o nome do ficheiro.

Isto ajuda a manter as suas exportações organizadas automaticamente, sem necessidade de renomear manualmente.

Escolha um Formato e Destino

Agora é hora de decidir como deve ser o ficheiro exportado e para onde deve ir.

Pode escolher:

• Formato: CSV (padrão), Excel, PDF ou JSON
• Destino: Email, Dropbox, Google Drive ou FTP
• Campo de Email: Adicione um ou mais destinatários (o padrão é o administrador do site)

A opção PDF é um toque agradável se quiser que o WPForms exporte automaticamente as entradas como relatórios polidos. Pense em resumos semanais de leads que pode encaminhar para um cliente sem reformular nada.

Tenha em mente que pode adicionar múltiplos endereços de email, separados por vírgulas. As Smart Tags também funcionam no campo de email se quiser encaminhar relatórios para pessoas diferentes com base no contexto do formulário.

Passo 4: Aplique Filtros (Opcional)

Não precisa de exportar tudo. O WPForms permite-lhe filtrar quais as entradas a incluir, para que esteja apenas a extrair exatamente o que importa.

Pode filtrar quais as entradas a exportar com base em:

• Intervalo de datas (por exemplo, últimos 7 dias)
• Estado da entrada (ex: apenas concluídas)
• User agent (ex: navegador ou dispositivo)
• Apenas novas entradas (exportar apenas as enviadas desde a última execução)

Isto é perfeito para gerar exportações direcionadas, como relatórios de vendas semanais ou inscrições mensais para newsletters. Também pode limitar as entradas do formulário se quiser controlar quantas submissões são aceites.

Passo 5: Agende a Exportação

Assim que a sua exportação estiver pronta, terá de dizer ao WPForms quando a executar.

Portanto, escolha:

• Frequência: Diária, Semanal, Mensal
• Dias específicos (ex: todas as segundas-feiras)
• Uma data de início e, opcionalmente, uma data de fim
• A hora do dia em que a exportação deve ser executada

Por defeito, as tarefas são executadas à meia-noite, mas sinta-se à vontade para ajustá-las de acordo com o seu fluxo de trabalho. É tudo o que é preciso para colocar a sua exportação de entradas num horário que seguirá sem lembretes.

Passo 6: Adicione Redundância com uma Segunda Tarefa

Se as entradas do seu formulário são valiosas (e sejamos honestos, claro que são), vai querer criar uma cópia de segurança.

Assim, pode criar uma segunda tarefa para enviar a mesma exportação para um local diferente. Por exemplo:

• Tarefa 1 → Email (CSV)
• Tarefa 2 → Dropbox (PDF)

Dessa forma, se o email falhar ou for filtrado, os seus dados ainda estarão seguros noutro local. É um pequeno passo com uma grande rede de segurança.

E quando adiciona uma segunda tarefa, ela é automaticamente agendada para ser executada após a primeira. Portanto, não há necessidade de adivinhar ou coordenar manualmente o tempo.

Passo 7: (Opcional) Adicione uma Tarefa para Eliminar Entradas

Depois de as suas exportações serem entregues em segurança, pode definir uma tarefa final para eliminar as entradas do seu site WordPress.

• Escolha Eliminar Entradas como tipo de tarefa
• Defina filtros (se necessário) e confirme o agendamento

Isto ajuda a manter a sua base de dados limpa e leve. Significa também que não está a reter dados pessoais por mais tempo do que o necessário, o que o seu checklist GDPR agradecerá.

Passo 8: Reordene Tarefas com Alças de Arrastar

Precisa de alterar a ordem mais tarde? Sem problema. Basta arrastar e largar as tarefas para as reorganizar.

Isto dá-lhe mais controlo sobre a sua lógica de automação sem a necessidade de reconstruir nada.

Nota: A primeira tarefa (com o agendamento) está bloqueada no lugar para evitar quebras acidentais. Todas as tarefas seguintes podem ser reordenadas livremente.

Passo 9: Monitorize Tudo a Partir do Painel de Automação

Então, quais tarefas estão a ser executadas e onde? O WPForms inclui um painel central de automação que mostra tudo num só local.

Basta ir a WPForms » Ferramentas » Automação de Entradas para:

• Ver quais formulários têm tarefas em execução
• Rever tipos de tarefas, agendamentos e estado
• Confirmar se as exportações foram executadas com sucesso

É a forma mais fácil de manter a sua automação de entradas organizada, especialmente se a estiver a usar em vários formulários. Também pode ver e gerir as entradas do formulário diretamente do seu painel, e a documentação completa de Automação de Entradas abrange todas as definições em detalhe.

E é tudo! Assim que as suas tarefas estiverem definidas, o WPForms trata do resto. Estas exportações automatizadas ajudam-no a manter-se a par de tudo sem o trabalho manual.

Desde resumos diários a limpezas mensais, a automação de entradas do WPForms facilita a manutenção da organização, precisão e operação sem intervenção.

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FAQ sobre Exportação Automática de Entradas

Procura algo específico sobre a automação das exportações das suas entradas de formulário? Dê uma vista de olhos a estas perguntas frequentes:

Posso exportar entradas de formulário para mais do que um local de uma só vez?

Sim. Pode criar múltiplas tarefas de exportação para o mesmo formulário e enviar os dados para diferentes destinos, como e-mail, Dropbox e Google Drive, tudo ao mesmo tempo ou em sequência.

As exportações incluirão apenas novas entradas de cada vez?

Podem. Basta selecionar a opção “Novas Entradas Desde a Última Exportação” ao configurar a sua tarefa. Isto ajuda a evitar duplicados e a exportar apenas o que mudou.

O que acontece se o ficheiro de exportação já existir?

Pode escolher como o WPForms lida com isso: substituir o ficheiro, anexar novas entradas a ele (para formatos CSV e XLSX) ou criar um novo ficheiro com um nome incrementado.

Posso testar a minha ligação antes de a automação ser executada?

Sim. Para destinos como Dropbox, FTP e Google Drive, o WPForms inclui um botão Testar Ligação para que possa ter a certeza de que tudo está a funcionar antes de o agendamento entrar em vigor.

E se eu quiser eliminar as entradas do formulário depois de as exportar?

Pode criar uma segunda tarefa para eliminar automaticamente as entradas exportadas. Basta escolher “Eliminar Entradas” como tipo de tarefa e aplicar quaisquer filtros ou definições de agendamento de que necessite.

De que licença WPForms preciso para automatizar exportações de entradas?

Precisará de uma licença Elite, uma vez que o suplemento Entry Automation é exclusivo do nível superior do WPForms. Nos outros níveis, ainda pode exportar as entradas do formulário manualmente como ficheiros CSV ou Excel a partir do ecrã de entradas sempre que precisar deles.

Posso exportar automaticamente entradas do WPForms como PDF?

Sim. PDF é um dos quatro formatos de exportação, juntamente com CSV, Excel e JSON. Escolha PDF ao configurar a sua tarefa de exportação, e o WPForms entregará um relatório PDF formatado para o destino escolhido no prazo agendado.

Em seguida, Crie um Formulário de Upload para o Google Drive

Agora que sabe como automatizar a exportação das suas entradas de formulário, porque não ter o formulário perfeito pronto? Dê uma vista de olhos ao nosso tutorial sobre como criar um formulário de upload para o Google Drive para saber mais.

E se isto lhe poupou algum trabalho, existem mais formas de o WPForms automatizar o seu negócio, desde emails de acompanhamento a encaminhamento de leads.

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