Cómo Automatizar la Exportación de Entradas de WPForms

¿Estás exportando las entradas de tus formularios manualmente? Eso se vuelve tedioso rápidamente... Especialmente cuando tienes que gestionar pedidos, solicitudes o consultas de clientes cada semana.

Con el complemento WPForms Entry Automation, puedes automatizar tus exportaciones. Ya sea que necesites enviar informes por correo electrónico, guardar copias de seguridad en Google Drive o eliminar entradas antiguas después de procesarlas, esta herramienta se encarga de todo silenciosamente en segundo plano.

En esta publicación, te mostraré exactamente cómo configurar exportaciones automatizadas paso a paso, incluyendo tareas programadas y acciones de limpieza opcionales. ¡Vamos allá!

Cómo Automatizar la Exportación de Entradas de WPForms

Paso 1: Abre el formulario que deseas automatizar

Comienza abriendo el formulario que deseas automatizar en el constructor de WPForms.

Ahora, dentro del constructor de formularios, ve a la pestaña Configuración y selecciona Automatización de entradas. Aquí es donde gestionarás todas las tareas de exportación y eliminación para este formulario.

Haz clic en Añadir nueva tarea para empezar.

💡 Piensa en cada tarea como un mini flujo de trabajo. Un formulario puede tener varias tareas ejecutándose según un horario.

Si eres nuevo en WPForms, aquí tienes una guía rápida sobre cómo crear tu primer formulario.

Paso 2: Añade la tarea Exportar a correo electrónico

Después de hacer clic en Añadir nueva tarea, se te pedirá que le des un nombre a tu tarea, algo como "Exportar entradas por correo electrónico".

Luego haz clic en OK para continuar.

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A continuación, se te presentarán dos tipos de tareas para elegir:

• Exportar entradas
• Eliminar Entradas

Por ahora, elige Exportar entradas. (Volveremos a estas opciones de tarea más tarde).

Cuando elijas esta tarea, aparecerán configuraciones adicionales donde puedes introducir cosas como el nombre del formulario, la fecha y más.

Aquí, puedes introducir un nombre manualmente o usar etiquetas inteligentes para generar el campo del nombre. Haz clic en el icono de Etiqueta inteligente para mostrar un menú desplegable que contiene las etiquetas admitidas que puedes usar para el nombre del archivo.

Esto ayuda a mantener tus exportaciones organizadas automáticamente... sin necesidad de renombrar manualmente.

Elige un formato y destino

Ahora es el momento de decidir cómo debe ser el archivo exportado y a dónde debe ir.

Puedes elegir:

• Formato: CSV (predeterminado), Excel, PDF o JSON
• Destino: Correo electrónico, Dropbox, Google Drive o FTP
• Campo de correo electrónico: Añade uno o más destinatarios (por defecto, el administrador del sitio)

Ten en cuenta que puedes añadir varias direcciones de correo electrónico, separadas por comas. Las etiquetas inteligentes también funcionan en el campo de correo electrónico si deseas dirigir los informes a diferentes personas según el contexto del formulario.

Paso 3: Aplica filtros (Opcional)

No tienes que exportar todo. WPForms te permite filtrar qué entradas se incluyen, de modo que solo extraes exactamente lo que importa.

Puedes filtrar qué entradas se exportan según:

• Rango de fechas (por ejemplo, últimos 7 días)
• Estado de la entrada (por ejemplo, solo completadas)
• Agente de usuario (por ejemplo, navegador o dispositivo)
• Solo entradas nuevas (exportar solo las enviadas desde la última ejecución)

Esto es perfecto para generar exportaciones específicas como informes de ventas semanales o suscripciones mensuales al boletín. También puedes limitar las entradas del formulario si deseas controlar cuántos envíos se aceptan.

Paso 4: Programa la exportación

Una vez que tu exportación esté lista, deberás indicarle a WPForms cuándo ejecutarla.

Así que, elige:

• Frecuencia: Diaria, Semanal, Mensual
• Días específicos (por ejemplo, cada lunes)
• Una fecha de inicio y, opcionalmente, una fecha de fin
• La hora del día en que debe ejecutarse la exportación

Por defecto, las tareas se ejecutan a medianoche, pero siéntete libre de ajustarla para que se adapte a tu flujo de trabajo.

Paso 5: Añade redundancia con una segunda tarea

Si las entradas de tu formulario son valiosas (y seamos sinceros, por supuesto que lo son), querrás tener una copia de seguridad.

Por lo tanto, podrías crear una segunda tarea para enviar la misma exportación a una ubicación diferente. Por ejemplo:

• Tarea 1 → Correo electrónico (CSV)
• Tarea 2 → Dropbox (PDF)

De esa manera, si el correo electrónico falla o es filtrado, tus datos seguirán estando seguros en otro lugar. Es un pequeño paso con una gran red de seguridad.

Y cuando añades una segunda tarea, se programa automáticamente para ejecutarse después de la primera. Así que no hay necesidad de adivinar o coordinar manualmente los tiempos.

Paso 6: (Opcional) Añadir una tarea para eliminar entradas

Una vez que tus exportaciones se hayan entregado de forma segura, puedes configurar una tarea final para eliminar las entradas de tu sitio de WordPress.

• Elige Eliminar entradas como tipo de tarea
• Establece filtros (si es necesario) y confirma la programación

Esto ayuda a mantener tu base de datos limpia y ligera.

Paso 7: Reordena las tareas con los manejadores de arrastre

¿Necesitas cambiar el orden más tarde? No hay problema. Simplemente arrastra y suelta las tareas para reorganizarlas.

Esto te da más control sobre la lógica de tu automatización sin necesidad de reconstruir nada.

Nota: La primera tarea (con la programación) está bloqueada para evitar roturas accidentales. Todas las tareas siguientes se pueden reordenar libremente.

Paso 8: Monitoriza todo desde el panel de automatización

¿Entonces… qué tareas se ejecutan dónde? WPForms incluye un panel central de automatización que muestra todo en un solo lugar.

Simplemente ve a WPForms → Herramientas → Automatización de Entradas para:

• Ver qué formularios tienen tareas en ejecución
• Revisar tipos de tareas, programaciones y estado
• Confirmar si las exportaciones se han ejecutado correctamente

Es la forma más fácil de mantener organizada la automatización de tus entradas, especialmente si la usas en varios formularios. También puedes ver y administrar las entradas del formulario directamente desde tu panel.

¡Y eso es todo! Una vez que tus tareas estén configuradas, WPForms se encarga del resto. Estas exportaciones automatizadas te ayudan a mantenerte al tanto de todo sin el trabajo manual.

Desde resúmenes diarios hasta limpiezas mensuales, la automatización de entradas de WPForms facilita mantenerse organizado, preciso y sin intervención manual.

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Preguntas frecuentes sobre la exportación automática de entradas

¿Buscas algo específico sobre la automatización de las exportaciones de tus entradas de formulario? Echa un vistazo a estas preguntas frecuentes:

¿Puedo exportar las entradas del formulario a más de un lugar a la vez?

Sí. Puedes crear múltiples tareas de exportación para el mismo formulario y enviar los datos a diferentes destinos — como correo electrónico, Dropbox y Google Drive — al mismo tiempo o en secuencia.

¿Las exportaciones incluirán solo las nuevas entradas cada vez?

Pueden hacerlo. Simplemente selecciona la opción “Nuevas Entradas Desde la Última Exportación” al configurar tu tarea. Esto te ayuda a evitar duplicados y a exportar solo lo que ha cambiado.

¿Qué sucede si el archivo de exportación ya existe?

Puedes elegir cómo WPForms maneja eso: sobrescribir el archivo, añadir nuevas entradas (para formatos CSV y XLSX) o crear un nuevo archivo con un nombre incrementado.

¿Puedo probar mi conexión antes de que se ejecute la automatización?

Sí. Para destinos como Dropbox, FTP y Google Drive, WPForms incluye un botón Probar Conexión para que puedas asegurarte de que todo funciona antes de que la programación se active.

¿Qué pasa si quiero eliminar las entradas del formulario después de exportarlas?

Puedes crear una segunda tarea para eliminar automáticamente las entradas exportadas. Simplemente elige “Eliminar Entradas” como tipo de tarea y aplica los filtros o ajustes de programación que necesites.

A continuación, Crea un Formulario de Carga a Google Drive

Ahora que sabes cómo automatizar la exportación de tus entradas de formulario, ¿por qué no tener el formulario perfecto listo? Echa un vistazo a nuestro tutorial sobre cómo crear un formulario de carga a Google Drive para obtener más información.

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