AI要約
休暇で不在であることを顧客に知らせるために、不在通知の自動返信を作成したいですか？
この記事では、ウェブサイトのお問い合わせフォームから自動的に不在通知の休暇メッセージを送信する方法を説明します。コピー＆ペーストして使えるメッセージテンプレートもいくつかご紹介します。
休暇中の不在通知メッセージを使用する理由
休暇中の不在通知メッセージは、顧客や連絡先に不在であることを知らせるチャンスです。また、ヘルプドキュメントに誘導したり、緊急の用件がある場合に復帰するまで連絡先を確立したりする機会でもあります。
- 盗むべき17の最高の「休業のお知らせ」メッセージテンプレート
- 1. シンプルな自動返信メッセージ #1
- 2. シンプルな自動返信メッセージ #2
- 3. ドキュメントを読むことを推奨する
- 4. 緊急のメールのみに返信する
- 5. 携帯電話番号を提供する
- 6. 同僚に連絡することを推奨する
- 7. 家族旅行のため不在
- 8. 感謝祭のため休業
- 9. クリスマスのため休業
- 10. 年次休暇のため休業
- （ボーナス）11. イースターのため休業
- （ボーナス）12. 7月4日のメールテンプレート
- （ボーナス）13. 年次有給休暇のため休業
- （ボーナス）14. 退役軍人の日に休業
- （ボーナス）15. 旧正月のための不在通知
- （ボーナス）16. イードの日のための不在通知
- （ボーナス）17. 返信が遅くなるメールテンプレート
- よくある質問
「休暇のため休業」メッセージの自動返信を作成する方法
まず、ウェブサイトを通じて連絡してくる顧客に送信できるプロフェッショナルなテンプレートメッセージの作成を見てみましょう。
このステップではテンプレートを使用します。
このテンプレートは、感謝祭、クリスマス、または祝日に最適です。
WPFormsを使用すると、サイトに公開するすべてのWordPressフォームの自動返信を簡単に設定できます。応答方法を変えたい場合は、各フォームで異なるメッセージを設定できます。
WordPressフォームで不在通知の自動返信メッセージを設定する方法を見てみましょう。
1. WPFormsプラグインのインストール
WPFormsはWordPress向けの最高のフォームビルダーです。簡単なフォーム通知設定で、不在時の自動返信メッセージを簡単に設定できます。
まず、サイトにWPFormsをインストールして有効化し、最初の連絡フォームを作成してください。
当社のWordPressフォームテンプレートを使えば、数秒で簡単にフォームを作成できます。
シンプルな連絡フォームテンプレートから始めることをお勧めしますが、次の手順はどのテンプレートを選択しても機能します。
2. 不在通知を作成する
次に、フォームの自動返信を設定するために、休暇中に送信されるメッセージを作成する必要があります。
まず、設定 » 通知に移動し、新しい通知を追加をクリックします。
ポップアップで、不在メッセージの名前を入力します。
WPFormsの入力内容がどこに行くのか疑問に思っていませんか？
フォーム通知の送信先を選択できます。この場合、不在メッセージはフォームを送信した人に自動的に送信されるようにしたいと考えています。
WPFormsのスマートタグを使えば、これを簡単に実現できます。
送信先メールアドレスフィールドの横にあるスマートタグを表示をクリックして、ドロップダウンリストを開きます。
次に、メールフィールドのスマートタグを選択するには、メール をクリックします。
これで完了です！WPFormsはfield_idを、連絡してきた人のメールアドレスに置き換えます。
保存をクリックしてフォームを保存します。これで完了です！
WordPressページに連絡フォームを公開し、新しい自動返信をテストすることを忘れないでください。
これで完了です！連絡フォームのメールを受信するたびに、送信者は不在メッセージを受け取ります。
3. 休暇中のビジネスメッセージを監視する
休暇中はメールを監視したくないかもしれませんが、受信している連絡フォームメッセージには引き続き注意を払いたい場合があります。
WPFormsを使えば、携帯電話で連絡フォームのメールを簡単に受信できます。これにより、ビジネスに関する問い合わせに注意を払い、最も緊急性の高いものに応答するかどうかを決定できます。
モバイルで通知を受信したい場合は、これらのガイドをご覧ください。
- 連絡フォームからSMSを受信する – このガイドでは、テキストメッセージでフォームの入力を簡単に取得できます。これは、休暇で不在中に受信したメッセージの簡単な概要を知りたい場合に最適です。
- WhatsApp経由で連絡フォームメッセージを受信する – このガイドでは、WhatsApp経由でWordPressフォームの入力を受信できます。携帯サービスの電波が弱い場所に旅行する場合、このオプションも便利かもしれません。
次に、休暇メッセージに使用できるテンプレートメッセージを見てみましょう。
盗んで使える「休暇のため休業」メッセージテンプレート17選
ここでは、不在設定にすばやくコピー＆ペーストできる自動返信メッセージを10個紹介します。さらに、チームで役立つボーナスを7個追加しました！
1. シンプルな自動返信メッセージ #1
ビジネス用の簡単な自動返信メッセージサンプルを探している場合は、このテンプレートを使用してください。オフィスに戻る日付を挿入することを忘れないでください。
これは、いつでもホリデーのためにオフにできる、素晴らしい再利用可能なメッセージです。
こんにちは、
ハッピーホリデー、そしてメールありがとうございます！家族や友人と過ごすために数日間オフになりますので、通常よりメールの返信が遅くなります。（日付を挿入）までにご連絡いたします。
楽しいホリデーをお過ごしください！
ありがとう
2. シンプルな自動返信メッセージ #2
これは、WordPressフォーム用のシンプルな「ホリデーのため閉鎖中」テンプレートです。
こんにちは、
ハッピーホリデー！現在オフィスを離れており、メールにアクセスできません。（日付を挿入）に復帰し、できるだけ早く返信いたします。
ハッピーホリデー！
3. ドキュメントを読むことを推奨する
これは、サポートチームが使用するオフィス閉鎖ホリデーテンプレートです。
サイトに広範なドキュメントが公開されている場合は、訪問者にドキュメントを読むように勧めて、質問への迅速な回答を得ることができます。
こんにちは！
ご注意ください：（日付を挿入）は多くの従業員にとって会社の休日です。そのため、チケットへの返信が遅れる可能性があり、おそらくチームのほとんどが戻ってくる（復帰日を挿入）まで遅れる可能性があります。
従業員からの最初の返信を受け取った場合でも、その後の返信は遅れる可能性があります。
メールリクエストを受け付けました。まもなく処理いたします。リクエストを処理している間、このリンクをクリックしてWPFormsの広範なドキュメントリストを確認してください：https://example.com/docs/
ありがとうございます！
4. 緊急のメールのみに返信する
数日間オフになり、緊急のメールのみに返信したい場合に最適なテンプレートです。
こんにちは、
現在オフィスを離れており、（日付を挿入）に仕事に戻ります。緊急の用件が発生した場合は、メールの件名に「緊急」という単語を入れてメールで知らせてください。できるだけ早く返信いたします。
あなたとご家族に幸せなホリデーを！
また近いうちにお話ししましょう、
5. 携帯電話番号を提供する
ホリデー中に受信トレイをチェックしたくないが、緊急の問い合わせのために携帯電話番号を提供したい場合に便利なテンプレートです。
こんにちは！
メッセージありがとうございます。現在オフィスを離れており、メールにアクセスできません。（日付を挿入）に復帰します。
それまでに緊急のサポートが必要な場合は、携帯電話（（携帯電話番号））にご連絡ください。
ありがとうございます！
6. 同僚に連絡することを推奨する
代替の連絡先情報を提供する代わりに、同僚に連絡するようにユーザーに促すことができます。
こんにちは、
現在オフィスを離れています。緊急の用件が発生した場合は、（同僚の名前とメールアドレスを挿入）にメールで連絡してください。
よろしくお願いいたします、
7. 家族旅行のため不在
家族旅行中の場合に最適なテンプレートです。
こんにちは、
メールありがとうございます。現在オフィスを離れており、家族旅行中です。（日付を挿入）にオフィスに戻り次第、すべてのメールに返信いたしますのでご安心ください。
よろしくお願いいたします、
8. 感謝祭のため休業
感謝祭のホリデーに最適な、プロフェッショナルなメールテンプレートです。
こんにちは、
感謝祭のホリデーのため、今週の終わりまでオフィスは閉鎖されます。オフィスに戻り次第、すべてのメールに返信いたしますのでご安心ください。
感謝祭おめでとうございます！
感謝祭の後、セールを予定していますか？ブラックフライデーのクーポンコードのアイデアをチェックして、いち早く準備を始めましょう！
9. クリスマスのため休業
クリスマスのホリデーにはこのテンプレートを使用してください。これは、クリスマスイブからボクシングデーまで閉まる傾向のある英国の企業に便利です。
こんにちは、
クリスマス期間中、弊社オフィスは休業いたします。いただいたメールには、オフィスに戻り次第、すべてご返信いたします。
メリークリスマス！
ボクシングデーは大規模なセールイベントですので、事前の計画とサイトの自動化により、ビジネスが休業中でも売上を伸ばすことができます。ボクシングデーのマーケティングアイデアをチェックして、ホリデーセールを事前にスケジュールする方法を見つけてください。
10. 年次休暇のため休業
年末の休暇にはこのテンプレートを使用してください。
こんにちは、
年末の休暇のためオフィスを離れております。年明けまでメールを確認することはできません。
新年おめでとうございます！
（ボーナス）11. イースターのため休業
グッドフライデーとイースターの週末はオフィスを閉めますか？イースターのホリデー期間中に休暇を取る場合は、このテンプレートを使用してください。
こんにちは、
イースターの週末のためオフィスを離れております。グッドフライデー、イースターサンデー、イースターマンデーは休業いたしますのでご了承ください。
オフィスが火曜日に再開したら、ご連絡いたします。
（ボーナス）12. 7月4日のメールテンプレート
7月4日の祝日に休暇を取る予定がある場合に、すぐにコピー＆ペーストできるテンプレートを以下に示します。
こんにちは、
7月4日の祝日を祝うためオフィスを離れております。7月5日に仕事に戻ります。
返信が必要なメールについては、戻り次第ご連絡いたします。
ハッピー7月4日！
（ボーナス）13. 年次有給休暇のため休業
小規模ビジネスを経営している場合、年次有給休暇のために営業を停止したい場合があります。使用できる不在時の返信文の例を以下に示します。
こんにちは。
年次有給休暇のためオフィスを離れております。(復帰日)に仕事に戻ります。
返信が必要なメールについては、戻り次第ご連絡いたします。
（ボーナス）14. 退役軍人の日のため不在
退役軍人の日の有給休暇に使用できる休暇自動応答の例を以下に示します。
こんにちは、
退役軍人の日のため、家族を訪問しておりオフィスを離れております。(復帰日)に仕事に戻ります。
返信が必要なメールについては、戻り次第ご連絡いたします。
（ボーナス）15. 旧正月のための不在通知
退役軍人の日の有給休暇に使用できる休暇自動応答の例を以下に示します。
こんにちは、
旧正月休暇のため、弊社オフィスは休業いたします。(復帰日)に仕事に戻ります。
返信が必要なメールについては、再開時にチームのメンバーがご連絡いたします。
（ボーナス）16. イードの日のための不在通知
イード期間中に有給休暇を取得する予定がある場合は、連絡フォームやメールアカウントに使用できる自動応答を以下に示します。
こんにちは、
イードの祝日のため、(開始日)よりオフィスを休業いたします。(復帰日)に仕事に戻ります。
皆様とご家族にとって、幸せで平和なイードとなりますようお祈り申し上げます！
（ボーナス）17. 返信が遅くなるメールテンプレート
この最後のメールテンプレートは、個人的な問題や緊急事態のために離れる必要がある場合に役立ちます。訪問者に、具体的な詳細を伝えずに返信が遅くなることを知らせることができます。
こんにちは、
オフィスを離れており、メールへのアクセスが限られています。返信が遅れることをあらかじめご了承ください。
(復帰日)にオフィスに戻る予定です。
この日付より前に返信が必要な場合は、喜んでお手伝いさせていただきます(同僚の名前)までメールを転送してください。
ご理解いただきありがとうございます。
これで完了です！上記のテンプレートが、ビジネスメールやお問い合わせフォームのカスタム自動返信を作成するのに役立つことを願っています。
よくある質問
休業のお知らせメッセージに何を含めるべきですか？
適切な休業メッセージには、休業理由、休業期間、再開日、緊急時の連絡先を含める必要があります。また、不在中に顧客が回答を見つけられるように、ドキュメントまたはFAQページへのリンクを含めることもできます。
休業のお知らせメッセージはどのくらい前に設定すべきですか？
休業の少なくとも1日前に不在通知を設定するのが最善です。これにより、テストしてメッセージが正しく送信されていることを確認する時間ができます。クリスマスや感謝祭などの主要な祝日については、クライアントに1週間前に通知メールを送信することを検討してください。これにより、クライアントはそれに応じて計画を立てることができます。
WordPressサイトで休業のお知らせメッセージを自動化できますか？
はい！WPFormsを使用すると、誰かがサイトでフォームを送信するたびに休業のお知らせメッセージを自動的に送信する自動返信を作成できます。スマートタグを使用すると、返信は送信者のメールでパーソナライズされるため、一般的な自動返信ではなく、実際の返信のように感じられます。
不在通知メッセージに緊急連絡先を提供する必要がありますか？
ビジネスによります。時間的制約のあるリクエスト（ITサポートやクライアントサービスなど）を処理する場合は、携帯電話番号または同僚の連絡先情報を含めるのが良いでしょう。問い合わせが数日待てるビジネスでは、通常、復帰日を記載するだけで十分です。
ロボットのように聞こえない休業のお知らせメッセージの書き方は？
短く、会話的で、具体的にしてください。実際の祝日の名前を挙げ、明確な復帰日を伝え、簡単な個人的なタッチを追加してください。「このオフィスは現在閉鎖されています」という定型文よりも、「チームは長い週末にリフレッシュしています」のような一文の方がはるかに温かみがあります。過度にフォーマルまたは企業的な言葉遣いは避けてください。
祝日ごとに異なるメッセージが必要ですか？
必要はありませんが、特定の祝日に合わせてメッセージを調整すると、より良い印象を与えます。感謝祭の休業メッセージでは感謝の気持ちを述べることができますが、年末のメッセージでは新年の到来に言及するかもしれません。この記事のテンプレートはさまざまな祝日をカバーしているため、必要に応じて切り替えることができます。
オフィスが閉まっている間にフォーム送信をどのように監視できますか？
WPFormsでは、Twilioなどの統合を介してSMSまたはWhatsApp通知を設定できるため、メールを常にチェックしなくても、携帯電話から緊急の送信を監視できます。これにより、技術的にはオフですが、重要なものについては連絡が取れるようになります。
次に、ウェブサイトを自動化するその他の方法を見つける
WordPressで自動返信を設定する方法を見つけて楽しんでいただけたことを願っています。Outlook、Gmail、またはTeamsで自動返信を設定するために、同じテキストを使用できます。
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良い一日をお過ごしください！ 🙂
とても役に立ちました??ありがとうございます、サー
よくまとめられたウェブサイトを共有していただきありがとうございます。
こんにちは、Sulzer様！
フィードバックをありがとうございます。気に入っていただけて嬉しいです。
では、良い一日を 🙂
土曜日は営業日である旨を全従業員に回覧する方法
こんにちは、Santosh様、
WPFormsには、通知を介して回覧メールを送信する組み込み機能はありません。この機能について、今後の機能強化のために検討するよう、ご要望として承りました。
回避策として、このWPBeginnerの記事を参照して、サイトの登録済みユーザー全員にメールを送信してください。
お役に立てば幸いです 🙂