SMS vs. E-Mail-Formularbenachrichtigungen: Welche wird tatsächlich gelesen?

SMS hat eine Öffnungsrate von 98 %. E-Mail liegt irgendwo zwischen 20 und 28 %. Wenn man diese beiden Zahlen nebeneinander stellt, scheint die Entscheidung bereits getroffen worden zu sein.

Das ist sie nicht, denn beide Zahlen stammen aus Marketingkampagnen, nicht aus Formularbenachrichtigungen. Eine Werbe-SMS und eine Benachrichtigung über eine neue Angebotsanfrage erfüllen zwei völlig unterschiedliche Aufgaben, und die zweite ist diejenige, die sich gerade in Ihrem WordPress-Dashboard befindet.

In diesem Beitrag werde ich aufschlüsseln, wofür SMS und E-Mail jeweils gut sind, wenn sie mit einem Formular verbunden sind, und wie man beides nutzt, damit dringende Einreichungen in Sekundenschnelle auf Ihrem Telefon ankommen, während die detaillierten Informationen in Ihrem Posteingang durchsuchbar bleiben.

SMS vs. E-Mail-Formularbenachrichtigungen: Welche wird gelesen?

Die Kurzversion: E-Mail ist Ihr Protokoll, SMS ist Ihr Alarm. E-Mail enthält die vollständige Einreichung und wird irgendwo gespeichert, wo Sie sie in sechs Monaten durchsuchen können. SMS überträgt eine dringende Zeile an ein Telefon in der Tasche einer Person.

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Hier ist der Vergleich nebeneinander:

	E-Mail-Benachrichtigung	SMS-Benachrichtigung
Typische Öffnungsrate	20–28 %	90–98 %
Zeit bis zur Öffnung	Stunden	Minuten
Kosten pro Nachricht	In Ihrem Formular-Plugin enthalten	Etwa 1,2 Cent pro US-Text, plus ca. 1,15 $/Monat für die Nummer
Längenbegrenzung	Keine	~160 Zeichen pro Segment
Kann den vollständigen Eintrag enthalten	Ja, mit dem Smart Tag {all_fields}	Nicht praktisch
Datei-Uploads und Anhänge	Ja	Nein
Später durchsuchbar	Ja	Schwer zu durchsuchen, leicht zu verlieren
Einrichtung erforderlich	Standardmäßig in WPForms aktiviert	Twilio-Addon (Plus und höher) + ein Twilio-Konto
Am besten geeignet für	Details, Aufzeichnungen, Folge-Threads	Dringlichkeit, Bestätigungen, Bereitschaftsalarme

Keine der beiden Spalten ist die Gewinnerin. Die Formulare, die am besten funktionieren, nutzen beide, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten angesprochen werden, und der Rest dieses Beitrags befasst sich damit, zu entscheiden, welche Nachricht wohin gehört.

Was die 98 % Öffnungsraten-Statistik Ihnen nicht verrät

Die 98 %-Zahl ist real und wird aus gutem Grund überall wiederholt. Sie kommt auch mit viel Kleingedrucktem, das die meisten Vergleichsbeiträge überspringen.

Es ist eine Marketingzahl mit Opt-in. Branchen-Benchmarks setzen SMS-Öffnungsraten im Bereich von 90–98 % an, wobei 98 % am oberen Ende für Listen liegen, bei denen sich Personen ausdrücklich angemeldet haben, um Textnachrichten zu erhalten. Nützlicher Kontext, aber er beschreibt eine Kampagne, keine Benachrichtigung an Ihr eigenes Team.

E-Mails werden anders gemessen. E-Mail-Öffnungsraten werden mit einem Pixel verfolgt, und Apple Mail Privacy Protection und ähnliche Tools blockieren oder rufen dieses Pixel seit Jahren vorab ab. Die Spanne von 20–28 % ist eine verzerrte Messung eines Kanals, den die Leute immer noch ständig überprüfen.

„Geöffnet“ ist sowieso nicht die Metrik, auf die es Ihnen ankommt. Bei einer Formularbenachrichtigung geht es darum, wie schnell jemand sie sieht und etwas tut. Ein Text, der in 90 Sekunden gelesen und ignoriert wird, ist weniger wert als eine E-Mail, die um 16 Uhr geöffnet wird und beantwortet wird.

Nichts davon bedeutet, dass SMS nicht schneller ist. Das ist sie, und zwar dramatisch. Es bedeutet, dass die 98%-Statistik ein Argument für die Verwendung von SMS für Nachrichten ist, bei denen die Geschwindigkeit das Ergebnis verändert, und kein Argument dafür, jede Benachrichtigung aus der E-Mail zu verlagern.

Wo E-Mail-Benachrichtigungen immer noch gewinnen

E-Mail-Benachrichtigungen sind in WPForms standardmäßig aktiviert, und für die meisten Formulare auf den meisten Websites sind sie das richtige und einzige Werkzeug, das Sie benötigen.

Sie transportieren die gesamte Einreichung. Fügen Sie den Smart Tag {all_fields} in eine Benachrichtigung ein, und die E-Mail enthält jedes Feld, das der Besucher ausgefüllt hat. Ein 12-Fragen-Aufnahmeformular kommt als lesbare Zusammenfassung an, die Sie weiterleiten, ausdrucken oder in einen Vorschlag einfügen können.

Sie verarbeiten Anhänge. Wenn Ihr Formular einen Datei-Upload, einen Lebenslauf, ein Foto des Schadens, ein unterschriebenes PDF sammelt, reist dieser Dateireferenz mit der E-Mail. Es gibt keine Version davon, die über SMS funktioniert.

Reply-To verwandelt einen Lead in ein Gespräch. Setzen Sie die Antwortadresse der Benachrichtigung auf den E-Mail-Smart-Tag des Besuchers, und die Beantwortung des Leads ist ein Klick, im Thread, mit der ursprünglichen Einreichung darunter zitiert.

Sie sind ein durchsuchbares Archiv. Sechs Monate später ist „Was hat dieser Kunde im März angefragt?“ nur eine Suchanfrage entfernt. Texte scrollen vom unteren Ende eines Telefons und sind weg.

Sie kosten nichts extra und lassen sich leicht weiterleiten. Mehrere Empfänger, mehrere Benachrichtigungen pro Formular und bedingte Weiterleitung an die richtige Abteilung sind in Einstellungen » Benachrichtigungen ohne Beteiligung von Drittanbieterkonten möglich.

Eine ehrliche Einschränkung: E-Mail-Benachrichtigungen sind nur so zuverlässig wie die E-Mail Ihres Standorts. WordPress sendet E-Mails auf eine Weise, die Spam-Filter misstrauen. Wenn Ihre Benachrichtigungen also im Spam landen oder verschwinden, richten Sie SMTP mit einem Plugin wie WP Mail SMTP ein, bevor Sie zu dem Schluss kommen, dass E-Mail das Problem ist. Viele Geschichten über „E-Mail funktioniert nicht“ sind eigentlich Zustellbarkeitsprobleme.

Wo SMS-Benachrichtigungen etwas tun, das E-Mail nicht kann

SMS verdient seinen Platz in einer spezifischen und ziemlich kurzen Liste von Momenten.

Terminbestätigungen, die No-Shows reduzieren. Dies ist bei weitem der stärkste Fall. Eine SMS-Bestätigung für eine Buchung kommt an, während der Kunde noch an seinem Schreibtisch sitzt, und eine Erinnerungs-SMS am Vortag kommt an, wo auch immer er sich befindet. Dienstleistungsunternehmen, die Textbestätigungen hinzufügen, stellen fest, dass ihre No-Show-Rate sinkt, da die Erinnerung Personen erreicht, die die E-Mail-Version nie geöffnet haben.

Warnungen an jemanden, der nicht am Schreibtisch ist. Ein Bauunternehmer auf einem Dach, ein Ladenbesitzer im Verkaufsraum, ein Koordinator, der eine Veranstaltung leitet. Ihr Laptop ist geschlossen. Ihr Telefon nicht.

On-Call- und Außerhalb der Geschäftszeiten-Weiterleitung. Eine Notfallanfrage, die um 23 Uhr eingeht, muss jemanden wecken. E-Mail schafft das nicht. Mit bedingter Logik können Sie diese eine Einreichung per Textnachricht an den diensthabenden Mitarbeiter senden und alle anderen Einreichungen per E-Mail weiterleiten.

Hochwertige Leads, bei denen die Reaktionszeit entscheidet, wer gewinnt. Bei Angebotsanfragen bekommt das Unternehmen, das zuerst antwortet, normalerweise den Auftrag. Eine Textnachricht mit „Neue Angebotsanfrage von Maria, 555-0142, Küchenrenovierung“ veranlasst Sie, innerhalb von fünf Minuten statt fünf Stunden zurückzurufen.

Kunden, die nicht per E-Mail erreichbar sind. Freiwilligenkoordinatoren, Geschäftskunden, ältere Zielgruppen, jeder, dessen Posteingang ein Friedhof ist. Wenn Ihre Zielgruppe keine E-Mails öffnet, kann keine Betreffzeilenoptimierung das beheben.

WPForms erledigt all dies über das Twilio Add-on, das SMS- und WhatsApp-Nachrichten sendet, wenn ein Formular übermittelt wird. Nachrichten können an Ihr Team, an die Person, die das Formular ausgefüllt hat, oder an beide gesendet werden, und Sie können sie mit Smart Tags genauso personalisieren wie eine E-Mail-Benachrichtigung.

Leiten nach Dringlichkeit, nicht nach Kanal

Die Frage ist nicht, welchen Kanal Sie wählen. Es ist die Frage, welche Ihrer Nachrichten dringend genug ist, um jemanden zu unterbrechen.

Sortieren Sie die Benachrichtigungen Ihres Formulars mit einem Filter: Muss dies in den nächsten fünf Minuten gesehen werden? Wenn ja, ist es eine Textnachricht. Wenn nein, ist es eine E-Mail. Die meisten Formulare enden mit einer von jeder Art.

So sieht das bei echten Formularen aus:

Veranstaltungsanmeldung oder Freiwilligenregistrierung. E-Mail-Bestätigung mit den Details, Kalenderlink und was mitgebracht werden soll. SMS-Erinnerung, wenn sich das Datum nähert, da dies die Nachricht ist, die darüber entscheidet, ob sie erscheinen.

Termin- oder Buchungsformular. SMS-Bestätigung an den Kunden mit Datum und Uhrzeit, damit sie in seinen Textnachrichten steht, wo er danach sucht. E-Mail an Sie mit den vollständigen Buchungsdetails, Notizen und Kontaktinformationen. Optional eine zweite SMS am Vortag als Erinnerung.

Angebots- oder Kostenvoranschlagsanfrage. SMS an das Handy des Besitzers mit Name, Telefonnummer und Art des Auftrags, kurz genug, um auf einem Sperrbildschirm gelesen zu werden. E-Mail mit dem vollständigen Eintrag, einschließlich aller hochgeladenen Fotos, damit Sie den Preis richtig kalkulieren können.

Standard-Kontaktformular auf einem Blog oder einer Website. Nur E-Mail. Eine allgemeine Frage muss nicht Ihr Handy klingeln lassen, und das Bezahlen eines Cents, um durch die Frage „Versenden Sie nach Kanada?“ unterbrochen zu werden, summiert sich schneller an Ärger als an Dollar.

Notfall- oder Serviceanfrage außerhalb der Geschäftszeiten. Bedingte Logik für die Twilio-Verbindung, sodass bei Auswahl von „Dringend“ die Textnachricht an die On-Call-Nummer gesendet wird. Jede andere Auswahl wird wie gewohnt per E-Mail weitergeleitet.

Das Muster hinter allen fünf: SMS sagt etwas ist passiert, schau jetzt nach. E-Mail sagt hier ist alles, was Sie brauchen, um es zu erledigen. Jede Nachricht geht an das, was ihrer Aufgabe am besten entspricht.

So senden Sie SMS-Formularbenachrichtigungen in WordPress

Die Einrichtung dauert nur wenige Minuten, sobald Ihr Twilio-Konto vorhanden ist, und es ist keine einzige Zeile Code erforderlich.

1. Installieren und aktivieren Sie das Twilio-Addon. Gehen Sie von Ihrem WordPress-Dashboard zu WPForms » Addons und installieren Sie Twilio. Dies erfordert eine Plus-Lizenz oder höher.
2. Verbinden Sie Ihr Twilio-Konto. Gehen Sie zu WPForms » Einstellungen » Integrationen, finden Sie Twilio und fügen Sie Ihre Account SID und Auth Token aus Ihrer Twilio-Konsole hinzu.
3. Öffnen Sie Ihr Formular und gehen Sie zu Marketing » Twilio. Klicken Sie auf Neue Verbindung hinzufügen und geben Sie ihr einen Namen, den Sie später wiedererkennen, z. B. „Kundenbuchungsbestätigung“.
4. Wählen Sie SMS oder WhatsApp im Dropdown-Menü Senden als und wählen Sie dann unter Senden von, welche Ihrer Twilio-Nummern die Nachricht sendet.
5. Wählen Sie Ihren Empfänger. Stellen Sie Senden an auf Telefonfelder, um die Person anzuschreiben, die das Formular ausgefüllt hat, oder auf Verifizierte Telefonnummer, um Ihrem eigenen Team zu schreiben. Wenn Sie Telefonfelder auswählen, können Sie festlegen, welches Telefonfeld im Formular die Nummer enthält.
6. Schreiben Sie die Nachricht. Klicken Sie auf Smart Tags anzeigen, um Formularwerte einzufügen, sodass aus einer generischen Benachrichtigung „Neue Angebotsanfrage von {Name}, {Telefon}, {Serviceart}“ wird. Halten Sie sie, wo immer möglich, unter 160 Zeichen, da längere Nachrichten in mehrere abgerechnete Segmente aufgeteilt werden.
7. Fügen Sie bei Bedarf bedingte Logik hinzu. Schalten Sie Bedingte Logik aktivieren um, damit diese Verbindung nur ausgelöst wird, wenn bestimmte Antworten eingehen, z. B. ein Dringlichkeits-Dropdown auf „Notfall“ gesetzt.
8. Speichern und senden Sie einen Testeintrag. Füllen Sie Ihr eigenes Formular einmal mit Ihrer eigenen Nummer aus. Sie sehen genau, wie die Nachricht auf einem echten Telefon aussieht. Dies ist der Schritt, der abgeschnittene Nachrichten und fehlende Leerzeichen aufdeckt.

Lassen Sie dann Ihre E-Mail-Benachrichtigung in Ruhe. Sie erledigt bereits die Hälfte ihrer Aufgabe.

FAQs — SMS vs. E-Mail-Formularbenachrichtigungen

Ist SMS besser als E-Mail für Formularbenachrichtigungen?

Für Geschwindigkeit, ja. Für Details, Aufzeichnungen, Anhänge und Kosten gewinnt die E-Mail. Die meisten Formulare werden am besten durch beides bedient: eine kurze SMS für die Nachrichten, die eine sofortige Antwort erfordern, und eine E-Mail-Benachrichtigung mit der vollständigen Einreichung.

Benötige ich ein Add-on, um SMS-Formularbenachrichtigungen in WPForms zu senden?

Ja. SMS- und WhatsApp-Benachrichtigungen werden vom Twilio-Add-on gehandhabt, das eine Plus-Lizenz oder höher erfordert, plus Ihr eigenes Twilio-Konto für die Nachrichtenübermittlung.

Wie viel kosten SMS-Formularbenachrichtigungen?

Ungefähr 1,2 bis 1,3 Cent pro Text an eine US-Nummer, einschließlich Netzgebühren, plus etwa 1,15 US-Dollar pro Monat für die Telefonnummer. Twilio berechnet dies separat von Ihrer WPForms-Lizenz.

Kann ich die Person, die mein Formular ausgefüllt hat, per SMS benachrichtigen?

Ja. Stellen Sie in Ihrer Twilio-Verbindung „Senden an“ auf Telefonfelder ein und wählen Sie das Telefonfeld aus Ihrem Formular aus. So werden Terminbestätigungen und Buchungserinnerungen zugestellt.

Kann ich basierend auf den Antworten unterschiedliche Texte an verschiedene Nummern senden?

Ja. Aktivieren Sie die bedingte Logik für die Twilio-Verbindung und legen Sie Regeln basierend auf Formularfeldern fest, sodass eine Auswahl „Dringend“ die Bereitschaftsnummer anrufen kann, während alles andere per E-Mail erfolgt.

Warum kommen meine E-Mail-Formularbenachrichtigungen nicht an?

Normalerweise die Zustellbarkeit, nicht das Formular. Prüfen Sie zuerst den Spam-Ordner, richten Sie dann SMTP mit einem Plugin wie WP Mail SMTP ein, damit Ihre Benachrichtigungen über einen vertrauenswürdigen Mail-Dienst gesendet werden, anstatt über die Standardmethode von WordPress.

Kann ich WhatsApp-Nachrichten anstelle von SMS senden?

Ja. Stellen Sie in Ihrer Twilio-Verbindung „Als senden“ auf WhatsApp ein. WhatsApp verwendet vorab genehmigte Nachrichtenvorlagen von Twilio anstelle von offenem Text, und Sie ordnen Ihre Formularfelder den Vorlagenvariablen zu.

Wie lang darf eine SMS-Formularbenachrichtigung sein?

Etwa 160 Zeichen pro Segment. Längere Nachrichten werden trotzdem gesendet, aber sie werden in mehrere Segmente aufgeteilt und Sie werden für jedes berechnet. Kurze Benachrichtigungen sind daher sowohl leichter zu lesen als auch günstiger zu senden.

Richten Sie als Nächstes SMS-Benachrichtigungen für Ihr erstes Formular ein

Wenn Sie SMS nur zu einem Formular hinzufügen, wählen Sie das Formular, bei dem eine langsame Reaktion Sie etwas kostet: Ihr Buchungsformular, Ihre Angebotsanfrage oder Ihr Formular für den Service außerhalb der Geschäftszeiten. Lassen Sie den Rest per E-Mail und sehen Sie, was sich über einen Monat ändert.

Unsere Schritt-für-Schritt-Anleitung führt Sie durch die gesamte Einrichtung: So erhalten Sie eine SMS-Benachrichtigung von WordPress-Formularen.

Starten Sie noch heute mit WPForms und nutzen Sie beide Kanäle für Ihr nächstes Formular.

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