Sie sind also Inhaber eines kleinen Unternehmens oder Manager einer Website und sammeln häufig Unterschriften von Kunden, Klienten und Website-Nutzern.
Aber wann sollten Sie eine elektronische Unterschrift verwenden und wann ist eine handschriftliche Unterschrift besser geeignet? Sind digitale Signaturen rechtsverbindlich? Können Sie diese elektronischen Signaturen auf Ihrer Website verwenden? Keine Sorge, wir haben die Antworten!
Wir wollen beide Arten von Signaturen untersuchen und herausfinden, was sie voneinander unterscheidet.
Elektronische Unterschrift vs. handschriftliche Unterschrift: Was ist der Unterschied?
Was ist eine handschriftliche Unterschrift?
Eine handschriftliche Unterschrift ist der Name oder das Zeichen einer Person in ihrer Handschrift, die traditionell seit Jahrhunderten zur Beglaubigung von Vereinbarungen, Verträgen und anderen Dokumenten verwendet wird. Der physische Akt des Unterschreibens mit einem Stift oder einem anderen Schreibgerät bewahrt die Unterschrift in einer dauerhaften Form.
Die Verwendung von handschriftlichen Unterschriften geht bis in die Antike zurück. Sie wurden für alles verwendet, von königlichen Dekreten bis hin zu persönlichen Briefen. Im Laufe der Zeit haben sie sich zu einer allgemein anerkannten Methode zur Überprüfung von Identität und Absicht entwickelt.
In vielen Orten sind handschriftliche Unterschriften rechtsverbindlich. Sie sind häufig für offizielle Dokumente wie Testamente, Verträge und Urkunden erforderlich. Ihre Akzeptanz ist weit verbreitet, und sie haben einen hohen rechtlichen Stellenwert.
Profis
Hier sind einige Gründe, warum eine handschriftliche Unterschrift die richtige Wahl für Sie sein könnte:
- Persönliche Note: Eine handschriftliche Unterschrift verleiht den Dokumenten eine persönliche Note und lässt sie authentischer und echter wirken.
- Universell anerkannt: Fast jeder erkennt und akzeptiert handschriftliche Unterschriften, so dass sie immer eine zuverlässige Wahl sind.
Nachteile
Andererseits 😉 gibt es bei der Verwendung handschriftlicher Unterschriften einige Punkte zu beachten:
- Leicht zu fälschen: Leider können handschriftliche Unterschriften leicht gefälscht werden, was zu einem möglichen Betrug führen kann.
- Erfordert körperliche Anwesenheit: Die Unterzeichnung von Dokumenten per Hand erfordert oft die physische Anwesenheit des Unterzeichners, was für beide Parteien unangenehm sein kann.
- Herausforderungen bei der Speicherung und Abfrage: Die Verwaltung von Papierdokumenten kann mühsam sein, da sie physischen Speicherplatz erfordert und das Abrufen zeitaufwändig ist.
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Elektronische Signaturen: Ein Überblick
Eine elektronische Unterschrift (E-Signatur) ist eine digitale Version einer handschriftlichen Unterschrift. Sie kann mit verschiedenen Methoden erstellt werden, z. B. indem Sie Ihren Namen eintippen, Ihre Unterschrift auf einem Touchscreen zeichnen oder eine spezielle Software für digitale Signaturen verwenden.
Elektronische Signaturen verwenden verschiedene Technologien, um den Unterzeichner zu authentifizieren und die Integrität des Dokuments zu gewährleisten. Dazu können Verschlüsselung, digitale Zertifikate und sichere Softwareplattformen gehören.
Was ihre Rechtmäßigkeit betrifft, so sind elektronische Signaturen in vielen Ländern rechtlich anerkannt, darunter in den Vereinigten Staaten(im Rahmen des E-Sign Act) und in der Europäischen Union(im Rahmen von eIDAS). Sie haben den gleichen rechtlichen Status wie handschriftliche Unterschriften, sofern bestimmte Bedingungen erfüllt sind.
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Profis
Hier sind einige Punkte, die für die Verwendung elektronischer Signaturen sprechen:
- Bequemlichkeit: Mit elektronischen Signaturen können Benutzer Dokumente jederzeit und überall unterschreiben, ohne dass sie persönlich anwesend sein müssen.
- Erhöhte Sicherheit: Fortgeschrittene elektronische Signaturen bieten viele Sicherheitsmerkmale und verringern das Risiko von Fälschungen.
- Einfach zu speichern und abzurufen: Digitale Dokumente können einfach gespeichert, organisiert und abgerufen werden, was Zeit und Platz spart.
- Kosteneffektiv: Digitale Signaturen reduzieren den Bedarf an Papier, Druck- und Portokosten.
Nachteile
Wie so oft gibt es auch bei der Verwendung digitaler Signaturen eine Kehrseite. Hier ist der Grund dafür:
- Erfordert Technologie: Sowohl der Unterzeichner als auch der Empfänger müssen Zugang zu der erforderlichen Technologie haben.
- Potenzielle Risiken für die Cybersicherheit: Elektronische Signaturen sind zwar sicher, können aber durch Hackerangriffe und andere Bedrohungen der Cybersicherheit gefährdet sein.
- Wird möglicherweise nicht überall akzeptiert: Einige Organisationen und Gerichtsbarkeiten verlangen für bestimmte Dokumente immer noch handschriftliche Unterschriften.
Anwendungsfälle und Beispiele
Um den Vergleich zwischen handschriftlicher und digitaler Unterschrift zu vertiefen, betrachten wir einige Anwendungsfälle und Beispiele für beide Arten.
Anwendungsfälle für handschriftliche Unterschriften
Dies sind einige der Fälle, in denen eine handschriftliche Unterschrift ideal wäre:
- Juristische Dokumente: Testamente, Urkunden und bestimmte Verträge erfordern oft handschriftliche Unterschriften, um authentisch zu sein.
- Persönliche Anpassung: Handschriftliche Unterschriften sind perfekt für persönliche Briefe, Grußkarten und andere Formen der persönlichen Kommunikation.
- Traditionelle Branchen: In einigen Branchen, wie z. B. im Immobilien- und Rechtswesen, ist die handschriftliche Unterschrift für den Abschluss bestimmter Transaktionen immer noch sehr wichtig.
Anwendungsfälle der elektronischen Signatur
Hier sind einige Bereiche, in denen Sie mit dem Einsatz elektronischer Signaturen rechnen können:
- Geschäftsvorgänge: Verträge, Rechnungen und Vereinbarungen können mit elektronischen Signaturen schnell unterzeichnet und zurückgeschickt werden.
- Fernarbeit: Mit der Zunahme der Fernarbeit ermöglichen elektronische Signaturen den Mitarbeitern, Dokumente zu unterschreiben, ohne physisch anwesend zu sein.
- Medizinische Dokumentation: Einverständniserklärungen der Patienten und andere medizinische Dokumente können elektronisch unterzeichnet werden, was den Verwaltungsprozess vereinfacht.
- eCommerce: Elektronische Signaturen erleichtern Online-Transaktionen, von der Unterzeichnung von Dienstleistungsvereinbarungen bis zur Autorisierung von Zahlungen.
Branchenspezifische Beispiele
Diese Branchen sind nur einige von vielen, in denen elektronische Signaturen verwendet werden können, aber es kann sein, dass Sie später auch handschriftliche Unterschriften benötigen.
- Immobilien: Elektronische Unterschriften beschleunigen den Prozess der Unterzeichnung von Kauf- und Mietverträgen und erleichtern Maklern und Kunden den Geschäftsabschluss. Manche ziehen jedoch eine handschriftliche Unterschrift auf dauerhafteren Dokumenten vor.
- Juristisch: Anwaltskanzleien verwenden elektronische Signaturen, um Kundenvereinbarungen, Gerichtsanträge und andere juristische Dokumente effizient zu bearbeiten. Dies hilft Fachleuten, wenn sie ihre Dienste anbieten, obwohl andere offizielle Dokumente eine Unterschrift mit nasser Tinte erfordern.
- Gesundheitswesen: Krankenhäuser und Kliniken verwenden elektronische Signaturen für Patientenaufnahmeformulare, Einverständniserklärungen und Krankenakten. Dennoch kann es vorkommen, dass Patienten und Mitarbeiter in bestimmten Fällen eine handschriftliche Unterschrift benötigen.
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Die Wahl der richtigen Option für Ihr Unternehmen
Bei der Entscheidung zwischen handschriftlichen und elektronischen Signaturen sollten Sie die Art Ihres Unternehmens, Ihren Kundenstamm und die spezifischen rechtlichen Anforderungen, die Sie erfüllen müssen, berücksichtigen. Fragen Sie sich selbst:
- Muss ich häufig Dokumente unterschreiben?
- Sind meine Kunden mit elektronischen Signaturen einverstanden?
- Welches sind die rechtlichen Anforderungen für meine Branche?
In manchen Fällen kann eine Mischform die beste Lösung sein. Sie können elektronische Signaturen für die meisten Ihrer Dokumente verwenden und handschriftliche Unterschriften für Situationen aufheben, in denen sie ausdrücklich erforderlich sind oder bevorzugt werden.
Verschiedene Tools können Ihnen helfen, elektronische Signaturen in Ihrem Unternehmen zu implementieren - wie natürlich WPForms. Mit unserem Signatures-Addon und vorgefertigten Formularvorlagen machen wir es Ihnen leicht, elektronische Signaturen auf Ihrer WordPress-Website zu sammeln.
Wo werden Sie die Signaturen einsetzen? Lassen Sie es uns in den Kommentaren wissen!
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Jetzt, da Sie wissen, wo eine elektronische Signatur verwendet werden kann und warum, ist es an der Zeit zu lernen, wie man sie einsetzt. In unserer schrittweisen Anleitung erfahren Sie, wie Sie Ihren Online-Formularen eine elektronische Signatur hinzufügen können.
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