Na semana passada, enviei uma newsletter por correio eletrónico com uma pequena gralha. Claro que dei por ela uns 20 minutos depois de o e-mail ter sido enviado. (Já sei que estão a ir à vossa caixa de entrada para o encontrar...)
Um erro de digitação numa newsletter é uma coisa. Mas esse mesmo pequeno erro num contrato com um cliente ou numa fatura de um projeto pode ser verdadeiramente dispendioso. Isto só mostra que podemos olhar diretamente para um erro e o nosso cérebro continua a dar-nos um sinal de positivo.
Este é um risco que não se quer correr com contratos e facturas.
Não tenha medo - é aqui que entra a automação. Vou mostrar-lhe como usar o WPForms para transformar automaticamente os seus formulários em PDFs profissionais e sem falhas. Vamos lá!
Transformar os envios de formulários em contratos e facturas
- Passo 1: Preparar o Addon
- Passo 2: Iniciar um novo projeto em PDF
- Passo 3: Escolha um modelo (não comece do zero)
- Passo 4: Coloque os seus dados a trabalhar com etiquetas inteligentes
- Etapa 5: Dar-lhe um bom aspeto
- Passo 6: Colocar em piloto automático
- Onde encontrar os documentos gerados
- Sobre essas facturas...
- FAQ
Porquê a geração automatizada de documentos?
Sejamos realistas, não entrou no seu ramo de atividade porque tem uma paixão profunda por tarefas administrativas. Automatizar a criação de documentos não é apenas um truque elegante... É uma forma de recuperar a sua sanidade mental e proteger o seu profissionalismo.
- Pareça um profissional: A automatização garante que todos os documentos enviados estão perfeitamente formatados, com uma marca bonita e sem erros tipográficos.
- Elimine o erro humano: Quando os dados são extraídos diretamente do formulário, nunca enviará uma fatura a "Jon" quando o seu nome é "John". A informação certa vai para o sítio certo, sempre.
- Configure e esqueça: Anexe PDFs a e-mails e faça com que sejam enviados instantaneamente após o envio do formulário. É o seu fluxo de trabalho, agora em piloto automático.
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O seu novo assistente: o suplemento PDF
A magia por detrás desta operação é a nossa addon PDF.
Esta ferramenta poderosa, disponível no nosso plano WPForms Pro e superior, é a sua máquina pessoal de geração de documentos. Pega em dados brutos de entrada de formulários e transforma-os num PDF polido e profissional, pronto para qualquer situação:
- Contratos com clientes e propostas de projectos
- Facturas e recibos de pagamento pormenorizados
- Recibos de donativos e acordos de voluntariado personalizados
- Certificados de conclusão ou bilhetes para eventos
Quer construir o seu próprio robot de papelada? Vamos mergulhar.
Passo 1: Preparar o Addon
A partir do seu painel de controlo do WordPress, navegue até WPForms " Addons. Encontre o complemento PDF, clique em Instalar complemento e verifique se ele está ativado.
Passo 2: Iniciar um novo projeto em PDF
Vá para o formulário que deseja usar. No criador de formulários, clique em Definições " PDF e, em seguida, clique no botão Adicionar novo PDF.
Depois, dê um nome memorável ao seu novo PDF.
Passo 3: Escolha um modelo (não comece do zero)
A extensão inclui modelos para documentos financeiros, documentos formais, certificados e muito mais.
Escolha um que se aproxime do que precisa e pode personalizá-lo a partir daí.
Passo 4: Coloque os seus dados a trabalhar com etiquetas inteligentes
As etiquetas inteligentes são a forma de extrair dados diretamente da submissão do formulário e colocá-los perfeitamente no seu PDF.
Clique num ponto do seu modelo onde pretende adicionar informações do utilizador, clique no pequeno ícone Smart Tag e escolha o campo correspondente do seu formulário.
- Para um contrato de cliente, pode puxar o nome do utilizador e os serviços selecionados diretamente para o corpo do seu modelo jurídico.
- Para criar uma fatura, pode mapear o total de pagamento do seu formulário e as selecções de produtos para as partidas individuais.
- Para obter um recibo de donativo instantâneo, pode mapear o campo "Montante do donativo" para criar um recibo personalizado e dedutível nos impostos.
Etapa 5: Dar-lhe um bom aspeto
No separador Aparência, pode ser criativo. Carregue o seu logótipo, escolha entre mais de 40 temas de cores e escolha os seus tipos de letra.
Isto garante que os seus documentos automatizados não só funcionam na perfeição, como também têm um aspeto fantástico.
Alguns modelos também incluem elementos opcionais, como um crachá, um bloco de assinatura ou um campo de data. Para contratos e facturas, uma assinatura seria fantástica.
Passo 6: Colocar em piloto automático
Para completar a automação, diga ao PDF para onde ir. Nas definições do PDF, utilize o menu pendente Notificações para anexar o seu novo e brilhante PDF ao e-mail de confirmação.
Agora, quando alguém carrega em "submeter", o seu documento perfeitamente elaborado é gerado instantaneamente e enviado para o seu destino.
Onde encontrar os documentos gerados
Se alguma vez precisar de aceder a um documento, basta ir a WPForms " Entradas. Todos os seus PDFs são guardados ali mesmo com a sua submissão, prontos para si em qualquer altura.
Basta clicar em Ver no formulário para o qual pretende ver o PDF.
Na página, encontrará uma ligação para descarregar o PDF que foi criado para essa apresentação na secção PDF.
Sobre essas facturas...
Toda esta conversa sobre faturação profissional é um bom lembrete para manter os seus próprios livros arrumados. Para os seus próprios registos, é provável que precise de uma fatura para a sua compra do WPForms.
Não se preocupe, nós temos tudo o que precisa. Esta é uma funcionalidade separada tratada na sua conta WPForms, não no seu site.
- Addon PDF: Para criar documentos para os seus colaboradores (clientes, dadores, clientes, etc.).
- Área de conta: Para obter uma fatura para a sua própria contabilidade.
Basta iniciar sessão na sua conta WPForms, clicar no separador Faturação e pode gerar uma fatura para qualquer compra.
Nós temos um guia completo sobre isso aqui: Como criar uma fatura no WPForms.
Agora, vá em frente e automatize!
Agora tem o poder de eliminar uma das partes mais aborrecidas do seu trabalho. Vá em frente, recupere o seu tempo e elimine o pânico de encontrar um erro quando já é tarde demais.
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FAQ
O que é necessário para começar a gerar automaticamente documentos como contratos e facturas no WPForms?
Para utilizar esta funcionalidade, necessita de uma licença WPForms Pro (ou superior) e de ter o suplemento PDF instalado e ativado no seu site WordPress. Isso é tudo o que é preciso para começar a construir seu fluxo de trabalho.
Como é que as informações do formulário são automaticamente introduzidas no PDF?
O processo usa um recurso chamado Smart Tags. No editor de PDF, basta mapear os campos do seu formulário (como Nome, E-mail ou Valor do pagamento) para os pontos correspondentes no modelo do documento. Em seguida, o WPForms puxa automaticamente os dados enviados pelo usuário para o PDF final.
Que tipos de documentos posso criar com esta funcionalidade?
Embora os contratos e as facturas sejam utilizações populares, é possível criar praticamente qualquer tipo de documento. O sistema é suficientemente flexível para recibos de donativos personalizados, bilhetes para eventos, certificados de conclusão, acordos de serviço assinados e muito mais.
Posso personalizar o PDF para corresponder à minha marca?
Sim! O suplemento PDF dá-lhe controlo total sobre o aspeto. Pode carregar o seu próprio logótipo, escolher entre dezenas de temas de cores e personalizar tipos de letra para garantir que cada documento corresponde perfeitamente ao estilo da sua marca.
Em seguida, simplifique a integração do cliente
Automatizar os seus contratos e facturas é uma grande vitória para o seu fluxo de trabalho, mas é apenas uma parte da criação de uma experiência de cliente verdadeiramente perfeita. Afinal, um formulário de admissão desajeitado ou e-mails intermináveis podem criar frustração antes do início do trabalho real.
Agora que já simplificou a sua papelada, vamos resolver o resto da jornada. Vamos mostrar-lhe como simplificar todo o seu processo de integração de clientes usando WPForms.
Pronto para criar o seu formulário? Comece hoje mesmo com o plugin de criação de formulários mais fácil do WordPress. O WPForms Pro inclui muitos modelos gratuitos e oferece uma garantia de reembolso de 14 dias.
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