Comment créer un questionnaire d'évaluation des connaissances pour la formation des employés

C'est vous qui avez animé la formation. C'est vous qui avez envoyé la présentation. Vous avez vu tout le monde acquiescer pendant la visioconférence. Alors… est-ce que quelque chose est resté ?

C'est dans cet écart entre « je les ai formés » et « ils ont vraiment compris » que la plupart des formations en petite entreprise échouent. Une feuille de signature ne vous dit pas si un nouveau serveur comprend votre politique en matière d'allergènes ou si un commercial est réellement capable d'expliquer votre produit. Un quiz, lui, le fait. Et la bonne nouvelle, c’est que vous n’avez pas besoin d’un service RH, d’un abonnement à une plateforme de formation en ligne (LMS) ou d’un développeur pour en créer un. Si vous avez un site WordPress, vous disposez déjà d’un espace où l’intégrer.

Cet article vous explique en détail comment créer un quiz d'évaluation des connaissances pour la formation des employés à l'aide de WPForms, depuis le choix du bon mélange de questions jusqu'à la notation automatique, en passant par les seuils de réussite/échec et l'envoi des résultats par e-mail directement dans la boîte de réception du responsable. À la fin, vous disposerez d'un quiz opérationnel que vous pourrez envoyer à votre équipe dès cette semaine.

Comment créer un questionnaire d'évaluation des connaissances pour la formation des employés

Qu'est-ce qui rend un quiz d'évaluation des connaissances réellement utile ?

Avant d'ouvrir l'éditeur et de commencer à saisir vos questions, quelques choix préalables vous éviteront d'avoir à tout réécrire plus tard.

• Ne vous étendez pas trop. Pour la plupart des quiz de formation en interne, le nombre idéal se situe entre cinq et quinze questions. Optez pour des quiz plus courts pour les révisions rapides, et plus longs pour l'intégration ou la conformité.
• Variez les types de questions. Les questions à choix multiples conviennent bien aux faits (« Quel formulaire devez-vous remplir pour obtenir un remboursement supérieur à 50 $ ? »). Les questions vrai/faux sont adaptées aux règles (« Notre délai de retour est de 30 jours. »). Les questions de mise en situation, dans lesquelles vous décrivez une situation et demandez ce que ferait l'employé, sont les plus utiles pour les formations faisant appel au jugement, comme celles consacrées au service client ou à la sécurité.
• Définissez d'abord le seuil de réussite ou d'échec. Déterminez ce qui signifie « ils ont compris » avant de rédiger la moindre question. 80 % est un seuil courant. Les sujets liés à la conformité nécessitent souvent un seuil plus élevé. Quel que soit votre choix, notez-le afin que le quiz ne soit pas noté au feeling.
• Décidez de la suite des événements. « Réussite » signifie qu’ils ont terminé. « Échec » signifie… quoi ? Une nouvelle tentative ? Un entretien individuel avec leur responsable ? Une mention dans leur dossier ? Connaître la réponse aura une incidence sur la manière dont vous configurerez les notifications par la suite.

Ce dont vous aurez besoin avant de commencer

Vous aurez besoin d'un site WordPress équipé de WPForms Pro. L'extension Quiz est incluse dans la formule Pro et les formules supérieures. Vous devrez également disposer de votre support de formation sous une forme exploitable (un document, une présentation PowerPoint, un enregistrement d'appel) et prévoir environ 30 à 60 minutes de temps consacré à cette activité. C'est tout.

Étape 1 : Installez l'extension WPForms Quiz

Une fois que WPForms Pro est activé sur votre site, rendez-vous dans WPForms » Extensions dans votre tableau de bord WordPress. Recherchez l'extension Quiz et cliquez sur « Installer l'extension ». Le statut passera à « Activé » dès que l'installation sera terminée, généralement en quelques secondes.

Étape 2 : Commencez par le modèle « Formation d'équipe »

Rendez-vous dans WPForms » Ajouter un nouveau formulaire pour ouvrir le sélecteur de modèles, puis saisissez « formation d'équipe » dans le champ de recherche.

Le modèle de quiz de formation sur les produits pour l'équipe s'affiche : il s'agit d'un quiz noté préconfiguré, comprenant des exemples de questions, une échelle de notation opérationnelle et des notifications déjà configurées.

Passez la souris sur la fiche et cliquez sur « Utiliser le modèle » pour la charger. Vous pouvez la renommer en fonction du thème réel de votre formation dans le champ « Nom du formulaire » situé en haut.

Si votre formation porte sur un sujet plus spécifique que celui abordé dans les exemples de questions, vous pouvez remplacer toutes les questions — ou partir de zéro si vous préférez créer votre propre questionnaire.

Étape 3 : Valider le barème de notation et les règles relatives aux commentaires

Dans la barre latérale gauche du générateur de formulaires, cliquez sur Paramètres » Quiz. Le modèle s'affiche avec l'option « Type de quiz : Quiz noté » déjà sélectionnée et une échelle de notation complète allant de A à F. Pour la formation interne, vous n'avez généralement pas besoin de notes alphabétiques ; vous pouvez donc simplifier cette échelle en ne conservant que « Réussite » (par exemple, 80 à 100 %) et « Échec » (0 à 79 %) en modifiant ou en supprimant les lignes.

Sous l'échelle de notation, vous trouverez les options de commentaires. Sélectionnez « Afficher la bonne réponse dès qu'un choix est effectué » pour les quiz d'entraînement dont l'objectif est l'apprentissage, ou conservez le réglage par défaut (« Ne pas afficher la bonne réponse ») pour les évaluations de type certification où vous ne souhaitez pas que le corrigé circule.

Étape 4 : Rédigez vos questions et indiquez les bonnes réponses

C'est là que la plupart des quiz partent en vrille. La solution est plus simple qu'il n'y paraît : puisez vos questions directement dans votre support de formation. N'inventez pas de nouveaux contenus. Si un élément ne figurait pas dans la formation, il ne devrait pas apparaître dans le quiz.

Cliquez sur n'importe quel champ de question dans le générateur de formulaires pour modifier la question et les choix, puis indiquer quelle réponse est la bonne.

WPForms prend en charge plusieurs types de questions en mode quiz :

• Questions à choix multiples: il faut choisir la bonne réponse parmi trois ou quatre propositions. Idéal pour les faits, les noms, les politiques et les montants en euros.
• Cases à cocher pour « sélectionner toutes les réponses qui s'appliquent ». Idéal pour vérifier si une personne connaît une liste complète (par exemple : « Parmi ces éléments, lesquels sont des signes d'une réaction allergique ? »).
• Menu déroulant pour les longues listes d'options, lorsque les cases à cocher encombreraient la page.
• Vrai/Faux (utiliser un questionnaire à choix multiples avec deux options) pour les questions de politique binaires.

Si vous souhaitez attribuer des valeurs en points différentes à chaque réponse plutôt qu'un simple système de notation « vrai/faux », sélectionnez le type de quiz « Quiz pondéré » et attribuez des coefficients de pondération.

Un conseil pratique : rédigez d'abord la question, puis la bonne réponse, et enfin trois fausses réponses qu'un employé un peu perdu mais motivé pourrait choisir. Les options manifestement fausses ne permettent pas d'évaluer quoi que ce soit.

Étape 5 : Personnaliser le message d'information affiché aux employés

Lorsque le mode Quiz est activé, le message que votre employé voit après avoir validé sa réponse se trouve sous la rubrique Résultats sous-onglet du panneau « Quiz » (et non « Paramètres » » « Confirmations » — ce panneau ne fait que vous rediriger vers cette page). Le modèle comprend une carte de résultat par niveau scolaire, chacune comportant un message par défaut utilisant des balises intelligentes telles que {quiz_percentage}, {quiz_grade}et {quiz_correct_answers}.

Rewrite each message in your own voice. For Pass tiers, something like “Nice work — you scored {quiz_percentage}%. You’re cleared.” For Fail tiers, give them a clear next step: “You scored {quiz_percentage}%. Your manager will reach out about retaking.”

Étape 6 : Configurer les notifications destinées aux responsables

Les quiz sont particulièrement utiles lorsque les résultats sont consultés par une personne autre que le participant. Ouvrez Paramètres » Notifications. Le modèle « Team Training » comprend une notification prédéfinie déjà activée : indiquez l'adresse e-mail du responsable concerné (ou une boîte de réception partagée dédiée à la conformité) dans le champ « Envoyer à », puis personnalisez l'objet de l'e-mail afin qu'il soit facilement identifiable.

Pour les sujets soumis à des exigences réglementaires strictes, vous pouvez également envoyer une copie vers une boîte de réception partagée afin de conserver une trace permanente. Chaque soumission est également enregistrée dans votre tableau de bord WPForms » Entrées, vous n'avez donc pas à vous fier uniquement aux e-mails.

Étape 7 : Intégrer le quiz et suivre les réponses

Cliquez sur « Intégrer » en haut à droite du générateur de formulaires. WPForms vous guide pour ajouter le quiz à une page existante ou en créer une nouvelle en deux clics.

Partagez le lien vers la page sur Slack, par e-mail ou ajoutez-le à votre guide d'intégration. Pour les quiz de certification que vous ne souhaitez pas voir les participants repasser tant qu'ils ne les ont pas réussis, l'extension Form Locker vous permet de protéger le formulaire par un mot de passe, de définir une limite de temps ou de restreindre les soumissions aux utilisateurs connectés.

Une fois que les utilisateurs ont commencé à envoyer leurs réponses, celles-ci sont toutes conservées dans WPForms » Entrées: elles peuvent être triées, filtrées et exportées au format CSV à des fins d'audit.

Quelques petites attentions qui font toute la différence

Une fois que le quiz principal fonctionne, quelques options supplémentaires valent bien les cinq minutes supplémentaires que cela prend :

• Les limites de temps imposées par Form Locker garantissent l'intégrité des questionnaires de certification.
• La fonction « Enregistrer et reprendre » permet aux employés de terminer les évaluations plus longues en deux fois sans perdre leurs réponses.
• La logique conditionnelle permet de créer des branches dans le questionnaire — par exemple, en ne présentant les questions relatives à la gestion des espèces qu'aux employés dont les fonctions impliquent l'utilisation d'une caisse.

Les quiz internes constituent également un espace où vous pouvez désactiver en toute sécurité le CAPTCHA et la plupart des fonctionnalités anti-spam. Dans ce cas précis, vous n'avez pas à vous soucier des robots.

Pour conclure

Un quiz d'évaluation des connaissances transforme l'affirmation « nous avons formé l'équipe » d'un simple espoir en un résultat mesurable. Choisissez une quinzaine de questions maximum, rédigez-les directement à partir de votre support de formation, fixez un seuil de réussite et transmettez le résultat à un interlocuteur qui assurera le suivi.

Si vous voulez prendre une longueur d'avance, téléchargez le modèle de quiz sur la connaissance des produits pour la formation d'équipe et préparez un test d'évaluation avant le déjeuner.

FAQ

Ai-je besoin d'un plugin dédié aux quiz, ou WPForms peut-il s'en charger tout seul ?

WPForms s'en charge tout seul. L'extension Quiz (incluse dans la formule Pro et les formules supérieures) prend en charge les différents types de questions, la notation automatique, l'évaluation (réussite/échec) et les notifications de résultats, sans qu'il soit nécessaire d'utiliser un plugin de quiz distinct.

Combien de questions un questionnaire de formation destiné aux employés doit-il comporter ?

Entre cinq et quinze minutes pour la plupart des cas d'utilisation. Optez pour la durée minimale pour des rappels rapides et pour la durée maximale pour la formation initiale, la conformité ou la certification.

Le quiz peut-il s'évaluer tout seul, ou dois-je le noter manuellement ?

L'extension Quiz note automatiquement chaque réponse dès que l'employé clique sur « Soumettre ». Vous définissez les bonnes réponses lors de la création du formulaire, et WPForms calcule le pourcentage et applique l'échelle de notation que vous avez définie.

Puis-je exiger une note minimale pour qu'une personne soit considérée comme « formée » ?

Oui. Définissez le seuil de réussite dans l'échelle de notation (par exemple, 80 % et plus = Réussite). L'employé voit immédiatement s'afficher un message indiquant s'il a réussi ou échoué, et vous pouvez envoyer un e-mail à un responsable lorsque les notes sont inférieures au seuil, afin qu'il ne soit informé que des échecs.

Les employés peuvent-ils repasser le quiz s'ils échouent ?

Par défaut, oui. Le formulaire est accessible à toute personne disposant du lien. Si vous souhaitez limiter les tentatives (par exemple, pour un questionnaire de certification final), l'extension Form Locker vous permet de protéger le formulaire par un mot de passe, d'ajouter une limite de temps ou de restreindre les soumissions aux utilisateurs connectés.

Comment dois-je conserver mes documents en vue des audits de conformité ?

Chaque réponse est enregistrée dans WPForms » Entrées, où vous pouvez filtrer les résultats par quiz et les exporter au format CSV. Pour les secteurs soumis à une réglementation (sécurité alimentaire, formation HIPAA, OSHA), cela vous permet de disposer d'un historique daté indiquant qui a répondu au quiz et quel a été son score.

Est-ce que cela fonctionne pour les employés en télétravail ?

Oui. Le quiz n'est qu'une URL sur votre site WordPress ; toute personne disposant du lien peut donc y répondre depuis n'importe quel appareil. Associez-le d'abord à une présentation du contenu de formation par appel vidéo, et vous obtiendrez un mini-programme de formation adapté au télétravail, sans le coût d'un système de gestion de l'apprentissage (LMS).

Ensuite, créez un quiz de recommandations de produits

Maintenant que vos employés sont formés, passons à la vente de vos produits ou services !

Pour aider vos clients à ne pas se sentir submergés, nous vous proposons de créer un autre questionnaire : un questionnaire de recommandation de produits. C'est un moyen simple de leur donner un petit coup de pouce tout en leur donnant le sentiment d'être pris en charge.

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