9 mejores prácticas de CRM + consejos prácticos profesionales para 2025

¿Sigue las mejores prácticas de CRM para ofrecer la mejor experiencia posible al cliente?

Si no es así, es posible que no esté alcanzando el verdadero potencial de conversión de su producto o servicio.

Los estudios de CRM sugieren que hasta el 52% de los clientes prefieren comprar a marcas que ofrezcan una experiencia de cliente de mayor calidad, ¡incluso si eso significa gastar más!

En este artículo, hablaremos de las mejores prácticas de CRM que pueden ayudarle a conseguir el éxito de sus clientes.

¿Cuál es el objetivo último de la gestión de las relaciones con los clientes?

El objetivo último de la CRM es crear y mantener una excelente experiencia del cliente. Las buenas estrategias de CRM permiten a las marcas crear un enfoque empresarial centrado en el cliente, centrado en mejorar las relaciones sólidas entre los clientes y la empresa.

Hoy en día, las herramientas de CRM como HubSpot y Salesforce ofrecen capacidades excepcionales para la gestión avanzada de contactos y la mejora de los flujos de trabajo. Estas capacidades están ayudando a montones de pequeñas empresas a mejorar la productividad de las ventas y la eficiencia general del negocio.

Mejores prácticas de CRM y consejos prácticos profesionales

Estas son las mejores prácticas de CRM que puede seguir inmediatamente para optimizar las interacciones con los clientes:

Comencemos.

1. Adapte el software CRM a las necesidades de su empresa

El sector de CRM crece cada año y hoy en día hay más plataformas y herramientas de CRM disponibles que nunca.

Aunque la mayoría de las herramientas de CRM se solapan en cuanto a funciones y capacidades, algunas van más allá para ofrecer funciones avanzadas.

Aunque puede resultar tentador adquirir la plataforma CRM con más funciones para su empresa, más funciones no siempre equivalen a la mejor opción para sus necesidades. La clave está en asegurarse de que el software CRM adecuado se adapte bien a sus procesos y objetivos empresariales específicos.

Por ejemplo, Salesforce es la aplicación CRM más utilizada y es conocida por su flexibilidad y gran variedad de opciones de personalización. Pero las funciones avanzadas también significan que puede ser un poco intimidante para las empresas más pequeñas gestionar su CRM utilizando Salesforce.

En cambio, HubSpot carece de algunas funciones avanzadas de Salesforce, pero tiene la ventaja de ser más sencillo y fácil de presentar a equipos que quizá no sean usuarios avanzados de software CRM.

2. Automatizar tareas repetitivas

Una de las mejores ventajas del software CRM es que puede quitarle un peso de encima al ayudarle con tareas administrativas repetitivas como la introducción de datos y la creación de contactos. La automatización del flujo de trabajo es clave para que estas tareas sean más eficientes.

Incluso puedes integrar herramientas de CRM como HubSpot y Salesforce con otras herramientas de tu sitio web principal, como los formularios de contacto.

Por ejemplo, WPForms tiene un complemento especial para HubSpot que te permite conectar tus formularios de WordPress con tu base de datos de contactos de HubSpot. De esta forma, las nuevas entradas de tus formularios se envían automáticamente a tu CRM de HubSpot.

Las automatizaciones de este tipo no sólo ayudan a acelerar los procesos y a disponer de más tiempo para trabajar en tareas más importantes, sino que también eliminan los errores humanos. El resultado final es una mejora de la rentabilidad general de su empresa.

Consulta este artículo sobre cómo enviar un contacto desde un formulario de WordPress a HubSpot. O si eres usuario de Salesforce, puedes consultar cómo crear una integración con Salesforce.

Si explora su herramienta de CRM, probablemente encontrará muchas otras formas de automatizar los flujos de trabajo para una gestión más eficaz de los clientes. Aproveche estas posibilidades.

3. Establecer directrices claras

La eficacia del CRM sólo se manifiesta plenamente cuando todo su equipo lo utiliza para los mismos procesos. Una fuente habitual de ineficacia es la falta de estandarización en las tareas relacionadas con los clientes y la gestión de datos.

A menudo, las organizaciones caen en el hábito de utilizar múltiples herramientas en paralelo al CRM, incluso cuando sus sistemas CRM principales están debidamente equipados para atender todas sus necesidades.

Esto significa que los datos de los clientes se fragmentan en diferentes herramientas y que su CRM nunca se utiliza en todo su potencial.

Para evitarlo, es importante establecer directrices claras sobre cómo deben gestionarse los datos del CRM. Por ejemplo, puedes plantearte aplicar una política a tu equipo de ventas que exija que cada nuevo contacto pase por el CRM.

Con todos los datos de sus clientes consolidados en su CRM, es probable que consiga una eficiencia y productividad mucho mayores en todo su equipo. Además, podrás tomar decisiones basadas en datos para cualquier cambio en tu estrategia de CRM.

4. Medir, analizar y optimizar

No existe un único conjunto de reglas para crear la experiencia del cliente perfecta. Todas las empresas necesitan experimentar mucho para crear una experiencia satisfactoria para el cliente.

Las herramientas de CRM son muy útiles porque eliminan las conjeturas de su estrategia de gestión de clientes. Con métricas en tiempo real para medir sus estrategias, puede optimizar sus procesos basándose en información procesable y no en corazonadas.

Las buenas plataformas de CRM como HubSpot y Salesforce proporcionan informes detallados y perspectivas de cada uno de sus canales de marketing.

Y si tiene un sitio web de WordPress, puede complementar sus análisis de CRM con métricas in situ como el tráfico, las páginas de mayor rendimiento, etc. MonsterInsights es uno de los plugins de analítica para WordPress mejor valorados. Con él, puede tomar decisiones basadas en datos para construir una experiencia satisfactoria para el cliente en su sitio web.

Pero recuerde que la calidad de la información depende de los datos que introduzca en su CRM. Si los datos de tus clientes están fragmentados en diferentes herramientas, puede afectar a tu capacidad para tomar decisiones acertadas.

5. Adaptarse proactivamente a los cambios

La tecnología CRM ha adquirido un extraordinario ritmo de desarrollo desde la irrupción del SaaS y el software basado en la nube. Es importante que las marcas se mantengan proactivas y abiertas a la adopción de nuevas capacidades de CRM a medida que estén disponibles.

Según la investigación, se espera que hasta el 79% de las organizaciones utilicen soluciones basadas en IA para 2023. Otra tendencia que emerge con fuerza es el crecimiento de los dispositivos IoT (Internet de las cosas), que van camino de superar la marca de los 41.000 millones en 2027.

Estas nuevas tecnologías brindarán nuevas oportunidades para construir experiencias de cliente aún mejores. Ya estamos viendo el importante papel que desempeñan los chatbots de IA para ayudar a los equipos de atención al cliente, pero están lejos de ser perfectos.

A medida que la IA se hace más inteligente, podemos esperar que su contribución sea mucho más significativa a la hora de mantener altos niveles de satisfacción del cliente.

Del mismo modo, los dispositivos de voz ofrecen a las marcas todo un nuevo abanico de oportunidades. Las marcas que estén preparadas para adoptar la voz en sus procesos de CRM probablemente lleven la experiencia del cliente a un nivel superior, con tiempos de respuesta más rápidos y un mayor compromiso.

Por eso es tan importante mantenerse proactivo y encontrar formas de aprovechar las nuevas tecnologías para una CRM óptima.

6. Utilizar más funciones de CRM para mejorar la experiencia del cliente

El software CRM suele incluir varias funciones diseñadas para ayudarle a ofrecer una mejor experiencia al cliente. Sin embargo, algunas marcas tienen tendencia a infrautilizar su CRM centrándose solo en unas pocas funciones principales.

Es una buena práctica explorar todas las funciones que ofrece su CRM. Puede que se sorprenda al descubrir la utilidad de algunas de ellas.

Por ejemplo, los CRM como HubSpot tienen totalmente integrado el soporte de chat en vivo. Y el chat en directo se está convirtiendo rápidamente en un componente no negociable de una buena experiencia de atención al cliente.

Además, funciones como el historial del cliente, que proporciona detalles de anteriores solicitudes de asistencia, pedidos y otras interacciones, son una forma excelente de ofrecer una experiencia fluida a sus clientes. De hecho, en una encuesta, el 68 % de los clientes cree que es importante que los representantes de ventas conozcan el historial de servicio de un cliente.

Puede resultarle útil preguntarse si actualmente realiza algunas tareas con otras herramientas y cuáles podrían gestionarse mejor con las funciones integradas de su CRM.

7. Aprovechar al máximo las oportunidades de colaboración

Las herramientas CRM siempre han desempeñado un papel fundamental en la mejora de la colaboración entre los equipos de asistencia.

Con las soluciones CRM basadas en la nube cada vez más extendidas, ahora es más fácil que nunca que los equipos colaboren al tener acceso a la misma información en una única base de datos consolidada.

Por ejemplo, si tiene que transferir un cliente a otro agente durante una llamada, puede ser muy frustrante si eso significa tener que repetirle la misma información.

Pero las aplicaciones CRM promueven una colaboración sin fisuras porque dan a todos los miembros del equipo acceso a la información más actualizada. Esto ayuda enormemente a un equipo a acelerar la resolución de reclamaciones, garantizando un mayor nivel de satisfacción del cliente.

8. Aprovechar la escucha social

Las redes sociales son un componente vital de la gestión de las relaciones con los clientes. Pero también son difíciles de controlar porque existen independientemente de su sitio web principal.

Si no está escuchando, puede estar perdiéndose conversaciones y opiniones públicas sobre su marca en las redes sociales. Y eso también significa perder oportunidades de interactuar con tus clientes rápidamente en las redes sociales y abordar sus preocupaciones.

Las principales plataformas de CRM, como HubSpot y Salesforce, también ofrecen herramientas de escucha de redes sociales. Estas incluyen valiosas funciones como el envío de alertas cuando se menciona tu marca en las redes sociales.

También puede utilizar estas herramientas para descubrir los puntos débiles y las necesidades de los clientes actuales y potenciales en un contexto más orgánico e informal característico de las redes sociales.

9. Impartir formación para un uso eficaz del CRM

Muchas marcas han tenido problemas con la adopción de CRM. Las encuestas muestran que la resistencia al cambio es uno de los principales factores que impiden a los empleados realizar la transición a las soluciones CRM modernas.

Una formación adecuada y bien estructurada para su equipo es la única forma de garantizar el éxito de la adopción y el uso de las tecnologías CRM en toda la empresa.

Lo ideal sería que el programa de formación explicara cómo la implantación del CRM va a mejorar la capacidad de su equipo para conseguir más y, al mismo tiempo, facilitar su trabajo.

Además, debe incluir demostraciones, documentación y guías a las que los empleados puedan recurrir en cualquier momento para conocer su herramienta CRM y sus funciones.

Y ya está. Esperamos que estas prácticas recomendadas de CRM le ayuden a sacar el máximo partido a su herramienta de CRM y a crear la mejor experiencia de cliente.

Más preguntas sobre las mejores prácticas de CRM

Estas son algunas de las preguntas más frecuentes sobre las mejores prácticas de CRM para empresas:

¿Cómo elegir el software CRM adecuado para mi empresa?

Elegir el software CRM adecuado es cuestión de prestar atención a las necesidades de tu negocio, tu presupuesto y las características específicas necesarias para agilizar tus procesos empresariales. HubSpot es uno de los CRM más versátiles y fáciles de usar que funciona a la perfección para las pequeñas empresas que pueden permitírselo.

¿Cómo puede el software CRM mejorar mi proceso de ventas?

El software de CRM puede mejorar su proceso de ventas proporcionando información detallada sobre las interacciones con los clientes, realizando un seguimiento de las fases del proceso de ventas, automatizando tareas repetitivas y permitiendo una mejor comunicación y colaboración dentro de su equipo de ventas.

¿Pueden integrarse las herramientas de CRM con otro software empresarial?

Por supuesto. Los CRMs se basan en automatizar el trabajo y las integraciones juegan un papel importante en ello. Por ejemplo, WPForms se puede conectar fácilmente con su CRM HubSpot, por lo que cualquier envío de formularios que se producen en su sitio de WordPress se envían automáticamente a su CRM sin necesidad de supervisión manual.

¿Cómo pueden beneficiarse las pequeñas empresas del uso de un sistema CRM?

Las pequeñas empresas pueden beneficiarse del uso de un sistema CRM eliminando ineficiencias de sus procesos de gestión de clientes, mejorando la satisfacción y retención de clientes, mejorando la colaboración en equipo y obteniendo información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias de los clientes. Descubra más sobre cómo Huna, una pequeña empresa usuaria de WPForms, utiliza el plugin para integrarse con su CRM y gestionar clientes potenciales de forma más eficiente.

A continuación, Una Atractiva Página de Aterrizaje de Webinar HubSpot

Si estás planeando organizar un webinar, puede que quieras crear una automatización para enviar la lista de asistentes desde tu formulario de WordPress a tu CRM de HubSpot. Consulta nuestra guía sobre cómo crear una página de destino para un seminario web de HubSpot para obtener más detalles.

Y ya que estás, asegúrate de que utilizas una técnica de prevención de spam fácil de usar en tus formularios. Echa un vistazo a nuestro artículo sobre alternativas a reCAPTCHA para encontrar formas sencillas y eficaces de bloquear el spam en los formularios de contacto.

Cree su formulario WordPress ahora

¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin más sencillo para crear formularios en WordPress. WPForms Pro incluye un montón de plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

Si este artículo te ha ayudado, síguenos en Facebook y Twitter para más tutoriales y guías gratuitas sobre WordPress.