Comment acheminer les soumissions de formulaires vers différentes listes et outils en fonction des réponses

La plupart des formulaires de contact traitent chaque soumission exactement de la même manière. Le prospect commercial, la demande de support et la personne qui souhaite simplement recevoir votre newsletter atterrissent tous dans la même boîte de réception, et quelqu'un de votre équipe les trie manuellement : transférez celui-ci aux ventes, collez celui-là dans le CRM, copiez le troisième dans la liste d'e-mails.

Ce système fonctionne jusqu'à la semaine chargée où personne ne trie quoi que ce soit, et un prospect prêt à acheter reste non lu derrière une pile de demandes de support.

Dans ce guide, je vais vous montrer comment router les données de formulaire avec la logique conditionnelle dans WordPress, afin que chaque soumission aille directement dans la bonne boîte de réception, la bonne liste d'e-mails et le bon outil dès qu'elle arrive. Vous définissez les règles une fois, et WPForms s'occupe du tri à partir de là. Vous ne toucherez à aucun code.

Comment acheminer les soumissions de formulaires vers différentes listes et outils

Dans WPForms, le routage fonctionne grâce à une logique conditionnelle intelligente : des règles simples « si/alors » en langage courant que vous pouvez attacher à presque tout ce qu'un formulaire fait après la soumission. Le même commutateur apparaît à trois endroits, et ensemble, ils couvrent l'ensemble du flux de travail :

• Notifications déterminent quelle alerte par e-mail est envoyée et à qui
• Connexions Marketing et CRM déterminent dans quelle liste, audience ou pipeline l'entrée atterrit
• Confirmations déterminent ce que la personne voit après avoir cliqué sur soumettre

Le routage des données est inclus dans le plan WPForms Plus et supérieur, qui est également là où les intégrations d'e-mailing (Klaviyo, Mailchimp, Kit, Brevo, MailerLite, et une douzaine d'autres) se débloquent. Si vous êtes sur Basic, ce tutoriel est un excellent aperçu de ce que vous obtenez avec la mise à niveau.

Pour la démonstration, imaginez une petite entreprise de rénovation avec un formulaire de contact. Le formulaire demande « En quoi pouvons-nous vous aider ? » et propose quatre réponses :

1. « J'ai besoin d'aide pour un projet existant » → doit aller à la boîte de réception du support et alerter un canal Slack
2. « Je veux un devis spécifique » → doit aller à la boîte de réception des ventes et créer un contact CRM
3. « Envoyez-moi simplement la newsletter » → doit aller directement dans la liste de la newsletter, sans intervention humaine

Un formulaire, trois destinations complètement différentes. Construisons-le.

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Étape 1 : Ajoutez la question qui effectue le routage

Chaque règle de routage que vous écrivez plus tard pointe vers un champ, alors commencez par là.

Ouvrez votre formulaire dans le constructeur (ou créez-en un nouveau à partir du modèle de formulaire de contact simple) et faites glisser un champ Menu déroulant ou Choix multiples. Donnez-lui une étiquette que vos visiteurs comprendront d'un coup d'œil, comme « En quoi pouvons-nous vous aider ? », et rendez-le obligatoire.

Deux astuces qui évitent les maux de tête plus tard :

• Rédigez les choix avec les mots de vos clients, pas les vôtres. « J'ai besoin d'aide pour un projet existant » est mieux que « Demande de support ». Les gens se trient plus précisément lorsque les options leur semblent familières.
• Gardez la liste courte. Trois à cinq choix, c'est l'idéal. Chaque option que vous ajoutez est un autre chemin de routage à construire et à tester.

Enregistrez le formulaire. Ce champ unique est maintenant le standard pour tout ce qui suit.

Étape 2 : Envoyez chaque notification à la bonne boîte de réception

Par défaut, WPForms envoie chaque soumission à l'e-mail d'administration de votre site. Nous allons remplacer cela par une notification par équipe.

Dans le constructeur de formulaire, allez dans Paramètres » Notifications et cliquez sur Ajouter une nouvelle notification.

Nommez-la de manière à la reconnaître dans six mois, par exemple « Ventes — demandes de devis ».

Définissez l'adresse e-mail d'envoi sur votre boîte de réception des ventes, et personnalisez la ligne d'objet avec des balises intelligentes pour que l'équipe puisse trier d'un coup d'œil. Quelque chose comme : « Nouvelle demande de devis de {field_id=”1″} ».

Maintenant, la partie routage. Faites défiler vers le bas et activez Activer la logique conditionnelle, puis construisez la règle :

Envoyer cette notification si Comment pouvons-nous vous aider ? est Je veux un devis spécifique

C'est toute la règle. Cliquez sur Enregistrer, puis répétez le processus pour le support : une deuxième notification, envoyée à la boîte de réception du support, avec la condition définie sur « J'ai besoin d'aide pour un projet existant ».

Pour le choix de la newsletter, vous n'aurez peut-être pas besoin de notification du tout. C'est le but de l'automatisation. Laissez la notification par défaut en place comme copie de sauvegarde de chaque entrée, ou ouvrez-la et désactivez-la si les alertes par équipe sont tout ce dont vous avez besoin.

Étape 3 : Ajoutez les abonnés à la bonne liste d'e-mails

C'est l'étape qui transforme une « soumission de formulaire » en « marketing par e-mail en pilote automatique », et c'est là que le plan Plus justifie son prix.

J'utiliserai Klaviyo ici, mais le même schéma fonctionne dans tous les modules de marketing par e-mail de WPForms : MailChimp, Kit, Brevo, MailerLite, AWeber, Constant Contact, Drip, GetResponse, Campaign Monitor, MailPoet et SendGrid.

D'abord, installez le module Klaviyo depuis WPForms » Modules complémentaires, puis connectez votre compte sous WPForms » Paramètres » Intégrations avec votre clé API Klaviyo.

De retour dans le constructeur de formulaire, allez dans Marketing » Klaviyo et cliquez sur Ajouter une nouvelle connexion. Nommez-la « Inscriptions à la newsletter », choisissez votre compte et votre audience Klaviyo, et définissez l'option Action à effectuer sur S'abonner.

Mappez le champ E-mail de l'abonné au champ e-mail de votre formulaire.

Faites ensuite défiler vers le bas, activez Activer la logique conditionnelle, et définissez la règle :

Traiter cette connexion si Comment pouvons-nous vous aider ? est Envoyez-moi juste la newsletter

Désormais, seules les personnes qui ont demandé la newsletter y sont ajoutées. Votre liste reste propre, et personne n'ayant posé une question de support ne commence à recevoir vos envois du mardi.

Les connexions s'empilent aussi. Cliquez à nouveau sur Ajouter une nouvelle connexion et créez-en une seconde qui ajoute les demandeurs de devis à une audience « Prospects » distincte, où une séquence de nurturing peut assurer le suivi pendant que les ventes traitent le prospect.

Chaque connexion a sa propre audience, son propre mappage de champs et sa propre logique conditionnelle, de sorte qu'un seul formulaire peut alimenter autant de segments que nécessaire.

Étape 4 : Acheminez les entrées vers le reste de vos outils

La même bascule Activer la logique conditionnelle apparaît sur chaque connexion d'intégration dans WPForms, ce qui signifie que tout ce que vous pouvez connecter, vous pouvez le router.

Pour notre entreprise de rénovation :

• HubSpot : ajoutez une connexion qui crée un contact CRM, avec la condition définie uniquement pour les demandes de devis. Les ventes obtiennent une entrée dans le pipeline pour les vrais prospects au lieu d'un tas de tout.
• Slack : ajoutez une connexion qui publie dans le canal #support lorsqu'une personne choisit « J'ai besoin d'aide pour un projet existant ». L'équipe le voit sans avoir à actualiser une boîte de réception.
• Google Sheets : enregistrez chaque entrée dans une feuille de calcul comme sauvegarde, ou utilisez la logique conditionnelle pour n'enregistrer que certaines réponses. Pratique pour un examen hebdomadaire de ce que les gens demandent.
• Notion : envoyez les demandes de projet dans la base de données où votre équipe planifie déjà le travail.

Si un outil dont vous dépendez n'est pas un module complémentaire natif, les intégrations Zapier, Make et n8n ouvrent plus de 9 000 applications supplémentaires, et la logique conditionnelle fonctionne également sur ces connexions. Sur le plan Elite, Webhooks et Salesforce rejoignent la fête pour des flux de travail personnalisés plus complexes.

Le schéma ne change jamais : ajoutez une connexion, pointez-la vers une destination, attachez une règle. Une fois que vous l'avez fait deux fois, vous pouvez connecter une nouvelle destination en environ deux minutes.

Étape 5 : Faites correspondre la confirmation à la réponse

Le routage ne concerne pas seulement la destination des données. La personne qui remplit le formulaire mérite une prochaine étape qui correspond à ce qu'elle a demandé.

Allez dans Paramètres » Confirmations et cliquez sur Ajouter une nouvelle confirmation.

Tout comme les notifications, chaque confirmation a sa propre logique conditionnelle :

• Demandes de devis → redirigez vers votre page de réservation afin qu'ils puissent choisir un créneau d'appel pendant qu'ils réfléchissent encore au projet
• Demandes de support → affichez un message avec votre temps de réponse habituel, afin que personne ne se demande si le formulaire est tombé dans le vide
• Inscriptions à la newsletter → un court message de bienvenue leur indiquant quoi attendre et quand

Petite attention, grande différence. Un générique « Merci pour votre soumission ! » indique aux gens que leur message est quelque part. Une confirmation personnalisée leur indique qu'il est allé au bon endroit.

À lire également : Confirmations de formulaire vs Notifications : Quelle est la différence ?

Étape 6 : Testez chaque chemin avant de lui faire confiance

Avant de diriger du trafic réel vers ce formulaire, soumettez une entrée de test pour chaque réponse et suivez-la jusqu'au bout :

1. Aperçu du formulaire et soumettez une entrée de test avec le premier choix sélectionné.
2. Vérifiez la destination : la bonne boîte de réception a-t-elle reçu la notification ? Le contact est-il apparu dans HubSpot ? Le message Slack a-t-il été posté ?
3. Vérifiez l'entrée sous WPForms » Entrées pour confirmer qu'elle a été enregistrée.
4. Répétez pour chaque choix, y compris la confirmation que chacun affiche.

Quinze minutes de test ici vous évitent de découvrir un chemin défectueux trois semaines plus tard, lorsque vous remarquerez que la liste de diffusion n'a pas augmenté depuis le jour du lancement. Et chaque fois que vous ajoutez un nouveau choix de réponse à la question de routage, revenez tester ce chemin également. Un choix sans règles associées tombe par défaut dans vos options par défaut.

FAQ sur le routage des données de formulaire avec la logique conditionnelle dans WordPress

Qu'est-ce que le routage de données dans WPForms ?

Le routage des données signifie l'envoi automatique des soumissions de formulaires vers différentes destinations (boîtes de réception d'e-mails, listes de marketing, CRM, canaux Slack) en fonction de la manière dont une personne a répondu à votre formulaire. Dans WPForms, il est intégré avec des règles de logique conditionnelle sur les notifications, les confirmations et les connexions d'intégration. Il est inclus dans le plan Plus et supérieur.

Dois-je écrire du code pour acheminer les données de formulaire dans WordPress ?

Non. Chaque règle de routage de ce guide est une liste déroulante si/alors que vous configurez dans le constructeur de formulaires. Si vous pouvez décrire la règle à voix haute (« s'ils ont choisi le support, envoyez un e-mail à l'équipe de support »), vous pouvez la construire.

Quel plan WPForms inclut le routage de données ?

Le routage de données et les flux de travail intelligents sont inclus dans les plans Plus, Pro et Elite. Plus est également le niveau où les intégrations de marketing par e-mail sont débloquées, ce sur quoi la plupart des configurations de routage sont basées.

Un formulaire peut-il ajouter des abonnés à différentes audiences Mailchimp ?

Oui. Chaque connexion Mailchimp sur un formulaire a sa propre audience et sa propre logique conditionnelle, et vous pouvez ajouter autant de connexions que vous le souhaitez. Un formulaire peut envoyer des inscriptions à la newsletter à une audience et des demandes de devis à une autre, en même temps.

Puis-je envoyer des notifications de formulaire à différentes adresses e-mail en fonction des réponses ?

Oui. Créez une notification distincte pour chaque destinataire sous Paramètres » Notifications, et utilisez la logique conditionnelle sur chacune d'elles afin qu'elle ne s'envoie que lorsque la réponse correspondante est sélectionnée.

Une seule soumission peut-elle aller à plusieurs endroits à la fois ?

Oui. Les notifications, les connexions marketing et les autres intégrations fonctionnent indépendamment. Une demande de devis peut envoyer un e-mail à votre boîte de réception des ventes, créer un contact HubSpot et atterrir dans une feuille Google à partir d'une seule soumission.

Quelle est la différence entre la logique conditionnelle sur les champs et sur les connexions ?

La logique conditionnelle au niveau du champ modifie ce que le visiteur voit pendant qu'il remplit le formulaire (afficher ou masquer des champs). La logique conditionnelle au niveau de la connexion modifie ce qui se passe après la soumission (où vont les données). Le routage utilise le second type, bien que les deux se combinent bien : vous pouvez afficher une question de suivi uniquement aux demandeurs de devis, puis acheminer en fonction de leur réponse.

Vers quels outils WPForms peut-il acheminer les données de formulaire ?

Natif : une douzaine de services de marketing par e-mail (Mailchimp, Kit, Brevo, MailerLite, et plus), des CRM comme HubSpot, Pipedrive et Zoho, ainsi que Slack, Google Sheets, Notion, Airtable, Twilio, et d'autres. Via Zapier, Make et n8n, plus de 9 000 applications supplémentaires. La logique conditionnelle est disponible sur toutes ces connexions.

Ensuite, choisissez la bonne intégration d'e-mailing pour vos formulaires

Le routage n'est que la moitié de l'équation. L'autre moitié consiste à choisir dans quel service de marketing par e-mail ces abonnés doivent atterrir. Consultez notre guide des meilleures intégrations de marketing par e-mail pour les formulaires WordPress pour comparer ce que chacun fait bien.

Commencez avec WPForms dès aujourd'hui et créez votre première règle de routage cet après-midi. Le travail de tri du courrier disparaît le jour où vous le configurez.

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