Convertir formularios en contratos y facturas

La semana pasada envié un boletín con un pequeño error tipográfico. Por supuesto, me di cuenta como 20 minutos después de que el correo electrónico había sido enviado. (Ya sé que vas a buscarlo en tu bandeja de entrada).

Una errata en un boletín de noticias es una cosa. Pero ese mismo pequeño error en un contrato con un cliente o en la factura de un proyecto puede salir realmente caro. Esto demuestra que puedes mirar directamente a un error y tu cerebro te dará el visto bueno.

Un riesgo que no querrá correr con los contratos y las facturas.

No tema - aquí es donde entra en juego la automatización. Voy a mostrarte cómo usar WPForms para convertir automáticamente los envíos de tus formularios en PDFs impecables y profesionales. Vamos allá.

Convertir formularios en contratos y facturas

¿Por qué la generación automatizada de documentos?

Seamos realistas, no te has metido en tu profesión porque te apasionen las tareas administrativas. Automatizar la creación de documentos no es solo un truco ingenioso... Es una forma de recuperar la cordura y proteger tu profesionalidad.

• Luzca como un profesional: La automatización garantiza que todos los documentos estén perfectamente formateados, con una marca atractiva y sin errores tipográficos.
• Elimine los errores humanos: Cuando los datos se extraen directamente del formulario, nunca enviará una factura a "Jon" cuando su nombre es "John". La información correcta va al lugar correcto, siempre.
• Prepárelo y olvídese: Adjunte archivos PDF a mensajes de correo electrónico y envíelos al instante tras el envío del formulario. Su flujo de trabajo, ahora en piloto automático.

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Su nuevo asistente: el complemento PDF

La magia detrás de esta operación es nuestro complemento PDF.

Esta potente herramienta, disponible en nuestro plan WPForms Pro y superiores, es su máquina personal de generación de documentos. Toma los datos de entrada de formularios sin procesar y los convierte en un PDF pulido y profesional listo para cualquier situación:

• Contratos con clientes y propuestas de proyectos
• Facturas detalladas y recibos de pago
• Recibos de donación y acuerdos de voluntariado personalizados
• Certificados de aprovechamiento o entradas para eventos

¿Quieres construir tu propio robot de papeleo? Vamos a ello.

Paso 1: Preparar el addon

Desde su panel de WordPress, vaya a WPForms " Addons. Busque el complemento PDF, haga clic en Instalar complemento y asegúrese de que está activado.

Paso 2: Iniciar un nuevo PDF Blueprint

Vaya al formulario que desea utilizar. Dentro del generador de formularios, haz clic en Configuración " PDF y, a continuación, en el botón Añadir nuevo PDF.

A continuación, asigne a su nuevo PDF un nombre memorable.

Paso 3: Elija una plantilla (no empiece de cero)

Hemos dotado al complemento de plantillas para documentos financieros, documentos formales, certificados y mucho más.

Elige uno que se parezca a lo que necesitas y personalízalo a partir de ahí.

Paso 4: Ponga sus datos a trabajar con etiquetas inteligentes

Las etiquetas inteligentes son la forma de extraer datos directamente del envío del formulario y colocarlos perfectamente en el PDF.

Haga clic en un punto de la plantilla en el que desee añadir información del usuario, haga clic en el pequeño icono de etiqueta inteligente y seleccione el campo correspondiente del formulario.

• En el caso de un acuerdo con un cliente, puede introducir el nombre del usuario y los servicios seleccionados directamente en el cuerpo de la plantilla jurídica.
• Para crear una factura, puede asignar el total del pago de su formulario y las selecciones de productos a las partidas.
• Para obtener un recibo de donación instantáneo, puede asignar el campo "Importe de la donación" para crear un recibo personalizado deducible de impuestos.

Paso 5: Que quede bien

En la pestaña Apariencia puedes dar rienda suelta a tu creatividad. Sube tu logotipo, elige entre más de 40 temas de color y elige tus fuentes.

Esto garantiza que sus documentos automatizados no sólo funcionen a la perfección, sino que también tengan un aspecto fantástico.

Algunas plantillas también incluyen elementos opcionales como una insignia, un bloque de firma o un campo de fecha. Para contratos y facturas, una firma sería fantástico.

Paso 6: Póngalo en piloto automático

Para completar la automatización, indique al PDF a dónde debe ir. En los ajustes de PDF, utiliza el menú desplegable Notificaciones para adjuntar tu nuevo y reluciente PDF al correo electrónico de confirmación.

Ahora, cuando alguien pulsa "enviar", su documento perfectamente elaborado se genera al instante y se envía.

Dónde encontrar los documentos generados

Si alguna vez necesita acceder a un documento, sólo tiene que ir a WPForms " Entradas. Todos sus PDFs se guardan allí mismo con su presentación, listo para usted en cualquier momento.

Sólo tiene que hacer clic en Ver en el formulario del que desee ver el PDF.

En la sección PDF de la página encontrará un enlace para descargar el PDF creado para esa presentación.

Sobre esas facturas...

Toda esta charla sobre facturación profesional es un buen recordatorio para mantener sus propios libros ordenados. Para sus propios registros, es probable que necesite una factura por su compra de WPForms.

No se preocupe, lo tenemos cubierto. Esta es una característica independiente manejada en su cuenta WPForms, no en su sitio web.

• Complemento PDF: Para crear documentos para su gente (clientes, donantes, clientes, etc.).
• Área de cuentas: Para agarrar una factura para su propia contabilidad.

Simplemente inicie sesión en su cuenta WPForms, haga clic en la pestaña Facturación y podrá generar una factura para cualquier compra.

Tenemos una guía completa sobre ello aquí: Cómo crear una factura en WPForms.

Ahora, ¡a automatizar!

Ahora tienes el poder de eliminar una de las partes más tediosas de tu trabajo. Adelante, recupere su tiempo y elimine el pánico a encontrar un error cuando ya es demasiado tarde.

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PREGUNTAS FRECUENTES

¿Qué necesito para empezar a generar automáticamente documentos como contratos y facturas en WPForms?

Para utilizar esta función, necesitará una licencia de WPForms Pro (o superior) y tener el complemento PDF instalado y activado en su sitio de WordPress. Eso es todo lo que necesita para empezar a crear su flujo de trabajo.

¿Cómo se introduce automáticamente la información del formulario en el PDF?

El proceso utiliza una función llamada etiquetas inteligentes. En el editor de PDF, usted simplemente asigna los campos de su formulario (como Nombre, Correo electrónico o Monto de pago) a los lugares correspondientes en su plantilla de documento. A continuación, WPForms introduce automáticamente los datos enviados por el usuario en el PDF final.

¿Qué tipos de documentos puedo crear con esta función?

Aunque los contratos y las facturas son los usos más populares, puede crear casi cualquier tipo de documento. El sistema es lo suficientemente flexible como para crear recibos de donación personalizados, entradas para eventos, certificados de finalización, acuerdos de servicio firmados, etc.

¿Puedo personalizar el PDF para adaptarlo a mi marca?

Sí. El complemento PDF le ofrece un control total sobre la apariencia. Puede cargar su propio logotipo, elegir entre docenas de temas de color y personalizar las fuentes para asegurarse de que cada documento se adapte perfectamente al estilo de su marca.

A continuación, simplifique la incorporación de clientes

Automatizar los contratos y las facturas es una gran ventaja para tu flujo de trabajo, pero es solo una parte de la creación de una experiencia del cliente realmente fluida. Al fin y al cabo, un formulario de admisión engorroso o un sinfín de correos electrónicos de ida y vuelta pueden generar frustración antes de que empiece el verdadero trabajo.

Ahora que ha racionalizado su papeleo, arreglemos el resto del viaje. Permítanos mostrarle cómo simplificar todo su proceso de incorporación de clientes utilizando WPForms.

¿Listo para crear tu formulario? Empieza hoy mismo con el plugin más sencillo para crear formularios en WordPress. WPForms Pro incluye un montón de plantillas gratuitas y ofrece una garantía de devolución de dinero de 14 días.

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