Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Você está exportando entradas de formulário manualmente? Isso cansa rápido… Especialmente quando você está lidando com pedidos, inscrições ou consultas de clientes toda semana.

Com o addon WPForms Entry Automation, você pode colocar suas exportações em piloto automático. Se você precisa enviar relatórios por e-mail, salvar backups no Google Drive ou excluir entradas antigas após processá-las, esta ferramenta cuida de tudo silenciosamente em segundo plano.

Neste post, mostrarei exatamente como configurar exportações automatizadas passo a passo, incluindo tarefas agendadas e ações opcionais de limpeza. Vamos lá!

Como Automatizar a Exportação de Entradas do WPForms

Passo 1: Abra o Formulário que Você Deseja Automatizar

Comece abrindo o formulário que você deseja automatizar no construtor do WPForms.

Agora, dentro do construtor de formulários, vá para a aba Configurações e selecione Automação de Entradas. É aqui que você gerenciará todas as tarefas de exportação e exclusão para este formulário.

Clique em Adicionar Nova Tarefa para começar.

💡 Pense em cada tarefa como um mini fluxo de trabalho. Um formulário pode ter várias tarefas rodando em um cronograma.

Se você é novo no WPForms, aqui está um guia rápido sobre como criar seu primeiro formulário.

Passo 2: Adicione a Tarefa de Exportar para E-mail

Após clicar em Adicionar Nova Tarefa, você será solicitado a dar um nome à sua tarefa — algo como “Exportar Entradas por E-mail”.

Em seguida, clique em OK para continuar.

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Você então terá duas opções de tarefa para escolher:

• Exportar Entradas
• Excluir Entradas

Por enquanto, escolha Exportar Entradas. (Revisitaremos essas opções de tarefa mais tarde.)

Ao escolher esta tarefa, configurações adicionais aparecem onde você pode inserir coisas como o nome do formulário, data e mais.

Aqui, você pode inserir um nome manualmente ou usar tags inteligentes para gerar o campo de nome. Clique no ícone Tag Inteligente para exibir um menu suspenso contendo Tags suportadas que você pode usar para o nome do arquivo.

Isso ajuda a manter suas exportações organizadas automaticamente… sem necessidade de renomear manualmente.

Escolha um Formato e Destino

Agora é hora de decidir como o arquivo exportado deve ser e para onde ele deve ir.

Você pode escolher:

• Formato: CSV (padrão), Excel, PDF ou JSON
• Destino: E-mail, Dropbox, Google Drive ou FTP
• Campo de E-mail: Adicione um ou mais destinatários (o padrão é o administrador do site)

Lembre-se de que você pode adicionar vários endereços de e-mail, separados por vírgulas. As Smart Tags também funcionam no campo de e-mail se você quiser direcionar relatórios para pessoas diferentes com base no contexto do formulário.

Passo 3: Aplique Filtros (Opcional)

Você não precisa exportar tudo. O WPForms permite filtrar quais entradas são incluídas, para que você extraia apenas o que realmente importa.

Você pode filtrar quais entradas são exportadas com base em:

• Intervalo de datas (por exemplo, últimos 7 dias)
• Status da entrada (por exemplo, apenas concluídas)
• User agent (por exemplo, navegador ou dispositivo)
• Apenas novas entradas (exportar apenas as enviadas desde a última execução)

Isso é perfeito para gerar exportações direcionadas, como relatórios de vendas semanais ou cadastros mensais para newsletter. Você também pode limitar as entradas do formulário se quiser controlar quantas submissões são aceitas.

Passo 4: Agende a Exportação

Assim que sua exportação estiver pronta, você precisará dizer ao WPForms quando executá-la.

Então, escolha:

• Frequência: Diária, Semanal, Mensal
• Dias específicos (por exemplo, toda segunda-feira)
• Uma data de início e, opcionalmente, uma data de término
• A hora do dia em que a exportação deve ser executada

Por padrão, as tarefas são executadas à meia-noite, mas sinta-se à vontade para ajustá-la de acordo com seu fluxo de trabalho.

Etapa 5: Adicione Redundância com uma Segunda Tarefa

Se as entradas do seu formulário são valiosas (e sejamos honestos, é claro que são), você vai querer criar um backup.

Portanto, você pode criar uma segunda tarefa para enviar a mesma exportação para um local diferente. Por exemplo:

• Tarefa 1 → E-mail (CSV)
• Tarefa 2 → Dropbox (PDF)

Dessa forma, se o e-mail falhar ou for filtrado, seus dados ainda estarão seguros em outro lugar. É um pequeno passo com uma grande rede de segurança.

E quando você adiciona uma segunda tarefa, ela é agendada automaticamente para ser executada após a primeira. Portanto, não há necessidade de adivinhar ou coordenar manualmente o tempo.

Etapa 6: (Opcional) Adicionar uma Tarefa para Excluir Entradas

Depois que suas exportações forem entregues com segurança, você pode definir uma tarefa final para excluir as entradas do seu site WordPress.

• Escolha Excluir Entradas como o tipo de tarefa
• De resumos diários a limpezas mensais, a automação de entradas do WPForms facilita a organização, precisão e o trabalho sem intervenção.

Isso ajuda a manter seu banco de dados limpo e leve.

Passo 7: Reordene Tarefas com Alças de Arrastar

Precisa alterar a ordem mais tarde? Sem problemas. Basta arrastar e soltar as tarefas para reorganizá-las.

Isso lhe dá mais controle sobre sua lógica de automação sem a necessidade de reconstruir nada.

Observação: A primeira tarefa (com o agendamento) está travada no lugar para evitar quebras acidentais. Todas as tarefas seguintes podem ser reordenadas livremente.

Passo 8: Monitore Tudo no Painel de Automação

Então… quais tarefas estão sendo executadas onde? O WPForms inclui um painel central de automação que mostra tudo em um só lugar.

Basta ir em WPForms → Ferramentas → Automação de Entradas para:

• Ver quais formulários têm tarefas em execução
• Revisar tipos de tarefas, agendamentos e status
• Confirmar se as exportações foram executadas com sucesso

É a maneira mais fácil de manter sua automação de entradas organizada, especialmente se você a estiver usando em vários formulários. Você também pode visualizar e gerenciar entradas de formulário diretamente do seu painel.

E é isso! Assim que suas tarefas forem definidas, o WPForms cuida do resto. Essas exportações automatizadas ajudam você a ficar por dentro de tudo sem o trabalho manual.

De resumos diários a limpezas mensais, a automação de entradas do WPForms facilita a organização, precisão e o trabalho sem intervenção.

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FAQ Sobre Exportação Automática de Entradas

Procurando algo específico sobre a automação de exportações de entradas de formulário? Dê uma olhada nestas perguntas frequentes:

Posso exportar entradas de formulário para mais de um local por vez?

Sim. Você pode criar várias tarefas de exportação para o mesmo formulário e enviar os dados para diferentes destinos — como e-mail, Dropbox e Google Drive — tudo ao mesmo tempo ou em sequência.

As exportações incluirão apenas novas entradas a cada vez?

Podem. Basta selecionar a opção “Novas Entradas Desde a Última Exportação” ao configurar sua tarefa. Isso ajuda a evitar duplicatas e a exportar apenas o que mudou.

O que acontece se o arquivo de exportação já existir?

Você pode escolher como o WPForms lida com isso: sobrescrever o arquivo, anexar novas entradas a ele (para formatos CSV e XLSX) ou criar um novo arquivo com um nome incrementado.

Posso testar minha conexão antes que a automação seja executada?

Sim. Para destinos como Dropbox, FTP e Google Drive, o WPForms inclui um botão Testar Conexão para que você possa garantir que tudo está funcionando antes que o agendamento entre em vigor.

E se eu quiser excluir entradas de formulário após exportá-las?

Você pode criar uma segunda tarefa para excluir automaticamente as entradas exportadas. Basta escolher “Excluir Entradas” como o tipo de tarefa e aplicar quaisquer filtros ou configurações de agendamento que você precisar.

Em seguida, Crie um Formulário de Upload para o Google Drive

Agora que você sabe como automatizar a exportação de suas entradas de formulário, por que não ter o formulário perfeito pronto? Dê uma olhada em nosso tutorial sobre como criar um formulário de upload para o Google Drive para saber mais.

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