9 Melhores Práticas de CRM + Dicas Profissionais Acionáveis para 2025

Você está seguindo as melhores práticas de CRM para oferecer a melhor experiência possível ao cliente?

Se não estiver, você pode estar ficando para trás em relação ao verdadeiro potencial de conversão do seu produto ou serviço.

Pesquisas de CRM sugerem que até 52% dos clientes preferem comprar de marcas que oferecem um padrão mais elevado de experiência do cliente, mesmo que isso signifique gastar mais!

Neste post, discutiremos as melhores práticas de CRM que podem prepará-lo para o sucesso do cliente.

Qual é o Objetivo Final do CRM?

O objetivo final do CRM é criar e manter uma excelente experiência do cliente. Boas estratégias de CRM permitem que as marcas construam uma abordagem de negócios centrada no cliente, focada em melhorar relacionamentos fortes entre clientes e a empresa.

Na atualidade, ferramentas de CRM como HubSpot e Salesforce oferecem capacidades excepcionais para gerenciamento avançado de contatos e fluxos de trabalho aprimorados. Essas capacidades estão ajudando toneladas de pequenas empresas a melhorar a produtividade de vendas e a eficiência geral dos negócios.

Melhores Práticas de CRM + Dicas Profissionais Acionáveis

Aqui estão as melhores práticas de CRM que você pode seguir imediatamente para otimizar as interações com os clientes:

Vamos começar.

1. Combine o Software de CRM com as Necessidades do Seu Negócio

A indústria de CRM está crescendo a cada ano e há mais plataformas e ferramentas de CRM disponíveis hoje do que nunca.

Embora a maioria das ferramentas de CRM se sobreponha em termos de recursos e capacidades, algumas vão além para fornecer recursos avançados.

Embora possa ser tentador obter a plataforma de CRM com mais recursos para o seu negócio, mais recursos nem sempre equivalem à melhor opção para suas necessidades. A chave é garantir que o software de CRM certo se alinhe bem com seus processos e objetivos de negócios específicos.

Por exemplo, o Salesforce é o aplicativo de CRM mais usado e é conhecido por sua flexibilidade e grande variedade de opções de personalização. Mas os recursos avançados também significam que ele pode ser um pouco intimidador para empresas menores gerenciarem seu CRM usando o Salesforce.

Em contraste, o HubSpot carece de alguns recursos avançados do Salesforce, mas tem a vantagem de ser mais direto e fácil de introduzir para equipes que podem não ser usuárias de nível avançado de software de CRM.

2. Automatize Tarefas Repetitivas

Uma das melhores vantagens do software de CRM é que ele pode aliviar sua carga, auxiliando em tarefas administrativas repetitivas, como entrada de dados e criação de contatos. A automação de fluxo de trabalho é fundamental para tornar essas tarefas mais eficientes.

Você pode até integrar ferramentas de CRM como HubSpot e Salesforce com outras ferramentas em seu site principal, como formulários de contato.

Por exemplo, o WPForms tem um addon especial do HubSpot que permite conectar seus formulários do WordPress ao seu banco de dados de contatos do HubSpot. Dessa forma, novas entradas dos seus formulários são enviadas automaticamente para o seu CRM do HubSpot.

Automações como essas não apenas ajudam a acelerar processos e a liberar mais tempo para você trabalhar em tarefas mais importantes, mas também eliminam erros humanos. O resultado final é um aumento na lucratividade geral do seu negócio.

Veja este artigo sobre como enviar um contato de um formulário do WordPress para o HubSpot. Ou, se você for um usuário do Salesforce, pode verificar como criar a integração com o Salesforce.

Se você explorar sua ferramenta de CRM, provavelmente encontrará inúmeras outras maneiras de automatizar fluxos de trabalho para um gerenciamento de clientes mais eficiente. Use essas capacidades a seu favor!

3. Estabeleça Diretrizes Claras

A eficácia do CRM só é totalmente exibida quando toda a sua equipe o utiliza para os mesmos processos. Uma fonte comum de ineficiências é a falta de padronização nas tarefas relacionadas ao cliente e no gerenciamento de dados.

Muitas vezes, as organizações criam o hábito de usar várias ferramentas em paralelo ao CRM, mesmo quando seus principais sistemas de CRM estão devidamente equipados para atender a todas as suas necessidades.

Isso significa que os dados do cliente ficam mais fragmentados em diferentes ferramentas, e seu CRM nunca é utilizado em todo o seu potencial.

Para evitar isso, é importante estabelecer diretrizes claras sobre como os dados do CRM devem ser gerenciados. Por exemplo, você pode considerar impor uma política para sua equipe de vendas que exija que cada novo lead seja passado pelo CRM.

Com todos os seus dados de clientes consolidados em seu CRM, você provavelmente alcançará muito mais eficiência e produtividade em toda a sua equipe. Além disso, você poderá tomar decisões baseadas em dados para quaisquer alterações em sua estratégia de CRM.

4. Meça, Analise e Otimize

Não existe um conjunto único de regras para criar a experiência perfeita para o cliente. Para cada empresa, é preciso muita experimentação para construir uma experiência satisfatória para o cliente.

As ferramentas de CRM são tão úteis porque são ótimas em eliminar as suposições da sua estratégia de gerenciamento de clientes. Com métricas em tempo real para medir suas estratégias, você pode otimizar seus processos com base em informações acionáveis, em vez de intuição.

Boas plataformas de CRM como HubSpot e Salesforce fornecem relatórios e insights detalhados sobre cada um dos seus canais de marketing.

E se você tiver um site WordPress, pode complementar suas análises de CRM com métricas no local, como tráfego, páginas de melhor desempenho e muito mais. MonsterInsights é um dos plugins de análise do WordPress mais bem avaliados. Com ele, você pode tomar decisões baseadas em dados para construir uma jornada satisfatória do cliente em seu site.

Mas lembre-se que a qualidade dos insights depende dos dados que você está inserindo em seu CRM. Se os seus dados de clientes estiverem fragmentados em diferentes ferramentas, isso pode afetar sua capacidade de tomar decisões sólidas.

5. Adapte-se Proativamente às Mudanças

A tecnologia de CRM ganhou um ritmo extraordinário de desenvolvimento desde o avanço do SaaS e do software baseado em nuvem. É importante que as marcas permaneçam proativas e abertas à adoção de novas capacidades de CRM à medida que ficam disponíveis.

De acordo com pesquisas, esperava-se que até 79% das organizações estivessem usando soluções impulsionadas por IA até 2023. Outra tendência emergente forte é o crescimento dos dispositivos de IoT (Internet das Coisas), que estão a caminho de exceder a marca de 41 bilhões até 2027.

Essas novas tecnologias fornecerão novas oportunidades para construir experiências ainda melhores para os clientes. Já estamos testemunhando o papel importante que os chatbots de IA desempenham no auxílio às equipes de suporte ao cliente, mas eles estão longe de ser perfeitos.

À medida que a IA se torna mais inteligente, podemos esperar que sua contribuição se torne muito mais significativa na manutenção de altos níveis de satisfação do cliente.

Da mesma forma, dispositivos habilitados por voz apresentam uma nova arena de oportunidades para as marcas aproveitarem. Marcas que estão prontas para adotar a voz em seus processos de CRM provavelmente levarão a experiência do cliente para o próximo nível com tempos de resposta mais rápidos e melhor engajamento.

É por isso que é tão importante permanecer proativo e encontrar maneiras de alavancar novas tecnologias para um CRM ideal.

6. Utilize Mais Recursos de CRM para uma Melhor Experiência do Cliente

O software de CRM geralmente inclui vários recursos projetados para ajudá-lo a oferecer uma melhor experiência ao cliente. No entanto, algumas marcas têm uma tendência a subutilizar seu CRM focando apenas em alguns recursos principais.

É uma boa prática explorar todos os recursos que seu CRM tem a oferecer. Você pode se surpreender ao descobrir o quão úteis alguns dos recursos podem ser.

Por exemplo, CRMs como o HubSpot têm suporte de chat ao vivo totalmente integrado. E o chat ao vivo está rapidamente se tornando um componente inegociável de uma boa experiência de suporte ao cliente.

Além disso, recursos como histórico do cliente, fornecendo detalhes de tickets de suporte anteriores, pedidos e outras interações, são uma ótima maneira de oferecer uma experiência perfeita aos seus clientes. De fato, em uma pesquisa, 68% dos clientes acreditaram que é importante que os representantes de vendas conheçam o histórico de serviço de um cliente.

Pode ajudar perguntar a si mesmo se você está atualmente realizando alguma tarefa usando outras ferramentas e qual delas poderia ser melhor tratada usando as funcionalidades integradas do seu CRM.

7. Aproveite ao Máximo as Oportunidades de Colaboração

As ferramentas de CRM sempre desempenharam um papel fundamental na melhoria da colaboração entre as equipes de suporte.

Com as soluções de CRM baseadas em nuvem se tornando mais prevalentes, agora é mais fácil do que nunca para as equipes colaborarem, tendo acesso às mesmas informações em um único banco de dados consolidado.

Por exemplo, se você precisar transferir um cliente para outro agente durante uma chamada, pode ser muito frustrante se isso significar ter que repetir as mesmas informações para eles.

Mas os aplicativos de CRM promovem a colaboração perfeita porque dão a todos em sua equipe acesso às informações mais atualizadas. Isso ajuda muito a equipe a acelerar a resolução de reclamações, garantindo um nível mais alto de satisfação do cliente.

8. Use a Escuta Social a Seu Favor

As mídias sociais são um componente vital do gerenciamento de relacionamento com o cliente. Mas também é difícil de acompanhar porque existe independentemente do seu site principal.

Se você não estiver ouvindo, poderá estar perdendo conversas públicas e opiniões sobre sua marca nas mídias sociais. E isso também significa perder oportunidades de interagir rapidamente com seus clientes nas mídias sociais e resolver suas preocupações.

As principais plataformas de CRM, como HubSpot e Salesforce, também oferecem ferramentas de escuta de mídias sociais. Isso inclui recursos valiosos, como o envio de alertas quando sua marca é mencionada nas mídias sociais.

Você também pode usar essas ferramentas para descobrir os pontos problemáticos e as necessidades de clientes existentes e potenciais em um contexto mais orgânico e informal característico das mídias sociais.

9. Forneça Treinamento para Uso Eficaz do CRM

Muitas marcas lutaram com a adoção de CRM. Pesquisas mostram que a resistência à mudança é um dos principais fatores que impedem os funcionários de fazer a transição para soluções modernas de CRM.

Treinamento adequado e bem estruturado para sua equipe é a única maneira de garantir a adoção bem-sucedida e o uso em toda a empresa das tecnologias de CRM.

Idealmente, o programa de treinamento deve explicar como a implementação do CRM vai melhorar a capacidade da sua equipe de realizar mais, ao mesmo tempo em que torna o trabalho deles mais fácil.

Além disso, deve incluir demonstrações, documentação e guias que os funcionários podem consultar a qualquer momento para aprender sobre sua ferramenta de CRM e seus recursos.

E é isso! Esperamos que estas práticas recomendadas de CRM ajudem você a obter o máximo de sua ferramenta de CRM e a construir a melhor experiência do cliente.

Mais Perguntas sobre Melhores Práticas de CRM

Aqui estão algumas perguntas frequentes sobre as melhores práticas de CRM para empresas:

Como escolho o software de CRM certo para minha empresa?

Escolher o software de CRM certo envolve prestar atenção às necessidades do seu negócio, orçamento e aos recursos específicos necessários para otimizar seus processos de negócios. O HubSpot é um dos CRMs mais versáteis e fáceis de usar que funciona bem para pequenas empresas que podem pagar por ele.

Como o software de CRM pode melhorar meu processo de vendas?

O software de CRM pode melhorar seu processo de vendas, fornecendo insights detalhados sobre as interações com os clientes, rastreando as etapas do funil de vendas, automatizando tarefas repetitivas e permitindo uma melhor comunicação e colaboração dentro de sua equipe de vendas.

As ferramentas de CRM podem ser integradas com outros softwares de negócios?

Com certeza! CRMs visam automatizar o trabalho e as integrações desempenham um papel importante nisso. Por exemplo, o WPForms pode ser facilmente conectado ao seu HubSpot CRM, para que qualquer envio de formulário que ocorra em seu site WordPress seja enviado automaticamente para o seu CRM sem a necessidade de supervisão manual.

Como pequenas empresas podem se beneficiar do uso de um sistema de CRM?

Pequenas empresas podem se beneficiar do uso de um sistema de CRM removendo ineficiências de seus processos de gerenciamento de clientes, melhorando a satisfação e retenção de clientes, aprimorando a colaboração em equipe e obtendo insights valiosos sobre o comportamento e as preferências do cliente. Saiba mais sobre como a Huna, uma usuária de pequena empresa do WPForms, usa o plugin para se integrar ao seu CRM e gerenciar leads com mais eficiência.

Em seguida, uma atraente página de destino de webinar do HubSpot

Se você está planejando realizar um webinar, pode querer criar uma automação para enviar a lista de participantes do seu formulário do WordPress para o seu HubSpot CRM.  Veja nosso guia sobre como criar uma página de destino de webinar do HubSpot para obter detalhes.

E enquanto você está nisso, certifique-se de que está usando uma técnica de prevenção de spam amigável para o usuário em seus formulários. Confira nosso artigo sobre alternativas ao reCAPTCHA para encontrar maneiras fáceis e eficazes de bloquear spam em formulários de contato.

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