Porque é que os e-mails dos seus formulários de contacto estão a ir para o spam (+ como resolver o problema)

Publicou um formulário de contacto, testou-o uma vez e seguiu em frente. Um mês depois, descobre que um cliente tem tentado contactá-lo há semanas. O formulário esteve sempre a funcionar. Os e-mails simplesmente nunca chegaram à sua caixa de entrada.

Se isto lhe parece familiar, está no sítio certo. Este é um dos problemas mais comuns que os utilizadores do WPForms nos relatam, e a solução é quase sempre a mesma.

Neste artigo, vou explicar por que razão os e-mails dos formulários de contacto do WordPress acabam na pasta de spam (ou desaparecem completamente) e quais os passos exatos para resolver o problema, para que as suas notificações cheguem efetivamente à sua caixa de entrada.

Resumo: A resposta rápida

A maioria dos e-mails dos formulários de contacto do WordPress vai parar à pasta de spam porque o seu site envia e-mails através da função mail() do PHP, que não autentica o seu domínio. Os provedores de e-mail como o Gmail e o Outlook consideram os e-mails não autenticados como suspeitos e ou os filtram para a pasta de spam ou bloqueiam-nos completamente.

A solução: instale o WP Mail SMTP, ligue um serviço de envio de e-mails como o SendLayer ou o Brevo e autentique o seu domínio. A configuração demora menos de 10 minutos e é gratuita para a maioria dos sites de pequena dimensão.

Como resolver o problema dos e-mails do formulário de contacto que vão parar à pasta de spam

Porque é que os e-mails dos formulários de contacto vão para o spam?

Cada e-mail que envia é avaliado nos bastidores. Os fornecedores de serviços de e-mail submetem a sua mensagem a dezenas de verificações e, quanto mais elevada for a pontuação de spam, menor será a probabilidade de a mensagem chegar à caixa de entrada.

No que diz respeito especificamente aos formulários de contacto do WordPress, estes são os culpados habituais:

1. O seu domínio não está autenticado

Esta é a questão crucial. O Gmail, o Yahoo e a Microsoft exigem agora a autenticação do remetente (SPF, DKIM e DMARC) para remetentes em massa e penalizam severamente os e-mails não autenticados de todos os outros utilizadores. Se o seu site WordPress não estiver configurado para enviar e-mails autenticados, estará a começar em desvantagem.

2. O WordPress utiliza a função mail() do PHP por predefinição

Por predefinição, o WordPress envia e-mails através do seu servidor web utilizando a função mail() integrada no PHP. Funciona, mas não foi concebida para garantir a entrega. Não há autenticação, nem lógica de repetição de tentativas, nem registo. A maioria dos servidores de alojamento também não está configurada para enviar e-mails válidos, razão pela qual tantos e-mails do WordPress falham sem aviso prévio.

3. O seu servidor de alojamento está numa lista negra

Os planos de alojamento partilhado colocam centenas de sites num único servidor. Se um desses vizinhos enviar spam ou for alvo de um ataque informático, o IP de todo o servidor pode acabar por ser colocado numa lista negra. Os seus formulários continuam a ser enviados, mas os seus e-mails são rejeitados antes de chegarem ao destinatário.

4. O endereço do remetente não corresponde ao seu domínio

Se o seu formulário enviar mensagens a partir de [email protected], mas o seu site estiver alojado em yourbusiness.com, os provedores de e-mail detetam essa discrepância e ficam desconfiados. A isto chama-se falsificação de domínio e é uma das formas mais rápidas de ser sinalizado.

5. O seu conteúdo parece spam

Anexos com imagens grandes, muitos links, linhas de assunto em maiúsculas e palavras clássicas que ativam filtros de spam («grátis», «aja agora», «por tempo limitado») fazem com que a sua pontuação aumente. As notificações dos formulários de contacto normalmente não apresentam estes problemas, mas as respostas automáticas enviadas aos seus utilizadores, por vezes, sim.

6. Está num domínio com um TLD invulgar

Alguns domínios de nível superior apresentam um risco de spam maior do que outros. Os TLDs mais recentes, como .work, .shop e .biz, são alvo de um escrutínio mais rigoroso em comparação com os já estabelecidos, como .com ou .org.

A verdadeira razão pela qual a maioria dos e-mails de formulário acaba na pasta de lixo eletrónico

De todas as causas acima, há uma que está por trás de quase todos os pedidos de apoio do tipo «Socorro, os meus e-mails do WPForms não estão a chegar» que recebemos: a autenticação.

Este é um problema do WordPress, não do WPForms. Todos os plugins que dependem da função wp_mail() têm a mesma limitação, e é por isso que tantos proprietários de sites se deparam com este problema.

A boa notícia é que a solução é fácil, gratuita para a maioria dos sites e permanente. Basta substituir a função de e-mail padrão do PHP por um serviço de e-mail autenticado e o problema de entrega desaparece.

Como corrigir e-mails de formulários de contacto que vão para o spam

A ferramenta ideal para esta tarefa é o WP Mail SMTP. Esta ferramenta substitui a função de e-mail padrão do WordPress por uma ligação devidamente autenticada a um serviço de e-mail real, para que as suas mensagens recebam o mesmo tratamento de entrega que os e-mails do Gmail ou do Outlook.

Existe uma versão gratuita no diretório de plugins do WordPress.org e uma versão Pro com funcionalidades adicionais, como registos de e-mail, alertas instantâneos de falhas e acesso a serviços de envio de e-mails premium. Para a maioria dos sites de pequena dimensão, a versão gratuita, juntamente com uma conta gratuita de envio de e-mails, é tudo o que é necessário.

Aqui está a configuração completa.

Passo 1. Escolha um programa de e-mail e autentique o seu domínio

Primeiro, escolha um serviço de envio de e-mails (também conhecido como serviço de e-mail transacional). Trata-se do serviço de terceiros que irá efetivamente enviar os seus e-mails.

O WP Mail SMTP suporta todas as principais opções.

Recomendado para a maioria dos sites:

• SendLayer— concebido especificamente para o WordPress, plano gratuito generoso, configuração fácil
• Brevo(anteriormente Sendinblue) — gratuito até 300 e-mails por dia, ideal para pequenas empresas
• SMTP.com— veterano do setor, fiável em grande escala

Outros programas de e-mail compatíveis:

Amazon SES, Elastic Email, Google Workspace/Gmail, Mailgun, Mailjet, MailerSend, Mandrill, Microsoft 365/Outlook, Postmark, Resend, SendGrid, SMTP2GO, SparkPost, Zoho Mail ou qualquer outro fornecedor de SMTP.

Atenção

O Amazon SES, o Microsoft 365/Outlook e o Zoho Mail requerem o WP Mail SMTP Pro.

Depois de escolher um, registe-se e siga as instruções de configuração. A maioria dos serviços de e-mail solicitará que autentique o seu domínio adicionando registos SPF, DKIM e, por vezes, DMARC nas suas definições de DNS. A documentação do seu provedor de alojamento irá guiá-lo ao longo do processo, ou a documentação do WP Mail SMTP disponibiliza guias passo a passo para cada serviço de e-mail.

Não ignore a autenticação do domínio. É o passo mais importante para garantir a capacidade de entrega.

Passo 2: Instalar o WP Mail SMTP

Aceda ao painel de controlo do WordPress, vá a Plugins » Adicionar novo e procure por «WP Mail SMTP». Clique em Instalar agora e, em seguida, em Ativar.

Se adquiriu a versão Pro, carregue o ficheiro ZIP do plugin utilizando o botão «Carregar plugin», na parte superior da página «Adicionar plugins».

Passo 3: Executar o Assistente de Configuração

Assim que ativar o plugin, o WP Mail SMTP inicia um assistente de configuração. Clique em «Vamos começar» para dar início ao processo.

O primeiro ecrã pede-lhe que selecione o seu serviço de e-mail a partir de uma lista visual. Escolha o mesmo serviço que registou no Passo 1 (esta parte é importante — misturar serviços de e-mail provoca erros de autenticação).

A partir daí, o assistente orienta-o passo a passo na ligação da sua conta. Cada programa de envio de e-mails tem passos ligeiramente diferentes, mas o WP Mail SMTP trata da maior parte da configuração técnica por si.

Passo 4: Defina o nome do remetente e o endereço de e-mail do remetente

Depois de ligar o seu programa de e-mail, deverá definir o nome do remetente e o endereço de e-mail do remetente que aparecerão nas suas mensagens enviadas.

Duas regras a seguir:

• Utilize um endereço de e-mail do domínio que autenticou. Se autenticou yourbusiness.com, o campo «De» deve terminar em @yourbusiness.com. Utilizar @gmail.com neste caso anula todo o sentido da autenticação.
• Ative as opções «Forçar remetente do e-mail» e «Forçar nome do remetente». Isto anula qualquer plugin (incluindo o WPForms) que tente definir o seu próprio endereço de remetente. É a forma mais eficaz de garantir que todos os e-mails enviados a partir do seu site sejam devidamente autenticados.

Passo 5: Ativar registos de e-mail e alertas

Se estiver a utilizar o WP Mail SMTP Pro, ative estas duas funcionalidades durante a configuração (ou posteriormente em WP Mail SMTP » Definições):

• Registos detalhados de e-mail — mantém um registo de todos os e-mails enviados pelo seu site, quer tenham sido entregues com sucesso ou não. Indispensável para a resolução de problemas.
• Alertas instantâneos por e-mail — avisa-o imediatamente se o seu site não conseguir enviar um e-mail, para que fique a saber de problemas de entrega em minutos, em vez de semanas.

Também pode ativar o Resumo Semanal por E-mail para receber estatísticas de entrega e taxas de abertura/cliques diretamente na sua caixa de entrada.

No final da configuração, o WP Mail SMTP envia um e-mail de teste para que possa confirmar se tudo está a funcionar. Se o e-mail chegar à sua caixa de entrada, está tudo bem.

Passo 6: Verifique as suas definições de notificação do WPForms

Último passo. Abra o formulário que pretende verificar no WPForms e, em seguida, aceda a Definições » Notificações.

Irá ver uma nota nos campos «Nome do remetente» e «E-mail do remetente» a informar que essas definições são agora controladas pelo WP Mail SMTP. É exatamente isso que pretende. Significa que as notificações do seu formulário serão enviadas através do seu servidor de e-mail autenticado, e não através da função predefinida do WordPress.

Se tiver vários formulários, isto aplica-se automaticamente a todos eles. Não é necessário atualizar cada formulário individualmente.

Outras formas de melhorar a capacidade de entrega

Depois de configurar o SMTP, bastam alguns ajustes adicionais para melhorar ainda mais a taxa de entrega dos seus formulários:

• Utilize um nome de remetente reconhecível. «Nome da sua empresa» ou «[O seu nome] na sua empresa» funciona melhor do que algo genérico como «WordPress» ou «Admin».
• Mantenha o conteúdo das respostas automáticas simples. Se enviar uma resposta automática aos utilizadores que preencherem o seu formulário, evite palavras que possam ser consideradas spam, imagens pesadas e longas listas de links.
• Limite os anexos. Os ficheiros grandes aumentam a sua pontuação de spam. Se precisar de partilhar um documento, coloque um link para ele.
• Faça um teste com uma ferramenta como o Mail-Tester. Envie um e-mail de teste a partir do seu formulário, cole o endereço de teste que lhe for fornecido e obtenha uma pontuação de entregabilidade de 0 a 10, acompanhada de sugestões específicas.
• Configure o e-mail de administrador do WordPress para corresponder ao seu domínio autenticado. Se o seu e-mail de administrador continuar a ser [email protected], mas tiver autenticado yourbusiness.com, alguns e-mails do sistema continuarão a apresentar erros. Veja aqui como alterar o e-mail de administrador do WordPress.
• Tenha cuidado com os anexos nas notificações de formulários. O nosso guia sobre como anexar ficheiros às notificações de formulários explica a forma correta de o fazer sem prejudicar a capacidade de entrega.

Pronto para deixar de perder oportunidades de negócio?

Se os e-mails do seu formulário de contacto têm ido parar à pasta de spam, provavelmente já perdeu pedidos de informação dos quais nunca terá conhecimento. A solução é simples, gratuita e definitiva.

Adquira o WP Mail SMTP e dedique 10 minutos à sua configuração ainda hoje. Depois, crie qualquer formulário de que necessite para o seu negócio com o WPForms, o plugin de formulários para WordPress mais acessível a principiantes, utilizado por mais de 6 milhões de sites.

Perguntas frequentes sobre spam no formulário de contacto

Por que é que os e-mails do meu formulário de contacto do WPForms não estão a ser entregues?

É provável que o seu formulário esteja a funcionar corretamente, mas os e-mails estão a ser rejeitados ou ignorados porque o seu site não está autenticado. Instale o WP Mail SMTP, configure o servidor de e-mail e autentique o seu domínio. Isso resolve o problema na maioria dos casos.

O WP Mail SMTP é gratuito?

Sim. A versão gratuita do WP Mail SMTP está disponível no diretório de plugins do WordPress.org e funciona com vários serviços de envio de e-mails gratuitos, incluindo o plano gratuito da SendLayer e o plano gratuito da Brevo (300 e-mails/dia). A versão Pro inclui registos de e-mails, alertas instantâneos e acesso a serviços de envio de e-mails como o Amazon SES e o Microsoft 365.

Qual é a diferença entre o SendLayer, o Brevo e o SMTP.com?

Todos os três são serviços de envio de e-mail recomendados e certificados que funcionam muito bem com o WP Mail SMTP. O SendLayer foi concebido especificamente para o WordPress e é o mais fácil de configurar. O Brevo oferece o plano gratuito mais generoso (300 e-mails por dia, para sempre). O SMTP.com é a melhor opção se enviar grandes volumes e precisar de fiabilidade de nível empresarial.

Preciso de autenticar o meu domínio mesmo para um site WordPress muito pequeno?

Sim. Desde que o Gmail e o Yahoo implementaram requisitos mais rigorosos para os remetentes em 2024, os e-mails não autenticados são filtrados de forma agressiva, independentemente do volume enviado. Um volume reduzido não o salvará.

Por que é que os meus e-mails começaram a ir parar à pasta de spam de repente?

Três motivos comuns: o seu fornecedor de alojamento alterou algo na configuração do correio eletrónico, o seu servidor partilhado foi incluído numa nova lista negra ou um fornecedor de caixas de correio reforçou as suas regras antispam. A configuração do SMTP com autenticação de domínio protege-o contra todas estas situações.

Posso usar o meu endereço de Gmail para enviar notificações de formulários?

Pode fazê-lo, mas terá de configurar o WP Mail SMTP com o servidor de e-mail do Google Workspace/Gmail e efetuar a autenticação corretamente. Não basta introduzir o seu endereço de Gmail no campo «De» e esperar que funcione — isso ativa os filtros de falsificação de identidade.

Isto também resolverá o problema com outros e-mails do WordPress, como as redefinições de palavra-passe e as encomendas do WooCommerce?

Sim. O WP Mail SMTP encaminha todos os e-mails enviados pelo seu site, não apenas as notificações de formulários. A redefinição de palavras-passe, as confirmações de encomendas do WooCommerce, os e-mails de boas-vindas aos membros e tudo o resto que passe pela função wp_mail() beneficiará igualmente deste aumento na taxa de entrega.

E se eu não estiver a usar o WPForms?

Os passos descritos neste artigo funcionam com qualquer plugin de formulários do WordPress — Contact Form 7, Gravity Forms, Fluent Forms, etc. A causa principal (a função de e-mail predefinida do WordPress) é a mesma, e o WP Mail SMTP resolve o problema ao nível do WordPress, e não ao nível do plugin de formulários.

A seguir, saiba como alterar o e-mail de administrador do WordPress

Não cometa o erro de novato de autenticar um endereço de e-mail apenas para ter um diferente definido como seu e-mail de administrador do WordPress. Saiba como alterar o e-mail do administrador do WordPress para corresponder ao endereço de e-mail que autenticou no WP Mail SMTP. Também podemos ajudar se precisar apenas de configurar as definições de e-mail do WordPress.

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