Resumo de IA
As entradas de formulário não são definitivas. Um endereço de e-mail com erro de digitação, uma data de reserva que mudou após uma chamada telefónica, um número de telefone a que falta o último dígito: pode corrigir tudo isto diretamente no WordPress, e ninguém precisa de preencher o seu formulário uma segunda vez.
Isso é mais importante do que parece. As suas entradas são o registo do qual responde, exporta para o seu contabilista e consulta três meses depois quando um cliente pergunta o que encomendou. Se esse registo estiver incorreto, cada passo seguinte herda o erro.
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Neste post, vou guiá-lo através da edição de uma entrada de formulário submetida no WPForms, quais os campos que pode e não pode alterar, e como manter as suas notificações e aplicações conectadas em conformidade após fazer uma edição.
Como editar uma entrada de formulário depois de enviada no WordPress
Porque editaria uma entrada de formulário
A maioria das edições enquadra-se num de alguns tipos:
- Erros de digitação que o cliente cometeu. Um dígito trocado num número de telefone ou um .con em vez de .com significa que o seu seguimento nunca chega.
- Detalhes que mudaram após o facto. Alguém marca um agendamento para terça-feira e depois liga para o mudar para quinta-feira.
- Informação que recolheu noutro local. Um cliente fornece-lhe o seu endereço de envio por e-mail e pretende tê-lo na entrada com todo o resto.
- Limpeza antes de um relatório. Está a exportar entradas para o Excel para uma reunião e quer que os nomes estejam escritos de forma consistente.
Em cada caso, editar a entrada original mantém um registo preciso. A alternativa, pedir a alguém para reenviar, dá-lhe duas entradas para a mesma pessoa e um cliente que preencheu o seu formulário duas vezes.
Passo 1: Abra as Entradas do Seu Formulário
No seu painel WordPress, vá a WPForms » Entradas. Verá uma lista de todos os formulários no seu site, juntamente com o número de entradas que cada um recolheu.
Clique no nome do formulário que tem a entrada que pretende alterar.
Passo 2: Encontre a Entrada Que Precisa
Se o formulário tiver muitas submissões, utilize a caixa de pesquisa na parte superior da lista de entradas. Pode pesquisar por qualquer campo, pelo que digitar o apelido ou endereço de e-mail do cliente geralmente leva-o lá numa só tentativa. Também pode filtrar por intervalo de datas se souber aproximadamente quando enviaram.
Se editar frequentemente o mesmo punhado de entradas (encomendas em aberto, candidaturas pendentes), marque-as com estrela. As entradas marcadas com estrela têm o seu próprio filtro, e as restantes ferramentas de gestão de entradas do WPForms facilitam a manutenção das importantes a um clique de distância.
Passo 3: Clique em Editar
Tem duas formas de aceder:
- A partir da lista de entradas: clique em Editar na coluna Ações no lado direito da linha da entrada.
- A partir da própria entrada: clique em Ver para abrir a entrada completa, depois clique no botão azul Editar na caixa Detalhes da Entrada no canto superior direito.
A segunda via é útil quando quer ler toda a submissão antes de decidir o que mudar.
Passo 4: Faça as Suas Alterações e Clique em Atualizar
Os campos da entrada estão agora editáveis. Clique em qualquer campo, faça a sua alteração e clique em Atualizar para a guardar.
Alguns tipos de campo estão bloqueados para proteger a integridade da submissão original:
| Campo | Por que está bloqueado |
| Campos de pagamento | A transação já ocorreu com o seu processador de pagamentos |
| Assinatura | Uma assinatura deve refletir o que a pessoa assinou |
| Acordo RGPD | O consentimento é registado no momento da submissão |
| Palavra-passe | As palavras-passe não são armazenadas de forma legível |
| Campo oculto | Estes transportam valores que o seu formulário definiu nos bastidores |
Os campos de Upload de Ficheiro funcionam de forma ligeiramente diferente. Pode remover um ficheiro que foi carregado com o registo, mas não pode anexar um novo. Se alguém enviou o documento errado, peça-lhe para enviar por e-mail o correto e adicione uma nota ao registo indicando onde se encontra.
Passo 5: Adicione uma Nota Explicando a Alteração
Este passo é opcional, mas o seu "eu" futuro irá apreciá-lo. Na vista de registo único, navegue até à secção Notas e clique em Adicionar Nota.
Algo como “Cliente ligou 10/9, mudou o agendamento para quinta-feira” leva dez segundos e responde à pergunta antes que alguém tenha de a fazer.
O WPForms também regista as edições no histórico do registo, para que possa ver quando um registo foi alterado e quem na sua equipa fez a alteração.
Passo 6: Reenvie Notificações (Se Necessário)
Editar um registo não envia um novo e-mail de notificação. É geralmente o que pretende, pois ninguém precisa de um alerta na caixa de entrada sempre que corrige um erro de digitação.
Quando a alteração for importante para outra pessoa, como um agendamento reagendado de que o seu técnico precisa de saber, abra o registo e clique em Reenviar Notificações na caixa Ações.
O WPForms envia novamente os e-mails de notificação que configurou para esse formulário, desta vez com os detalhes atualizados.
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Atualize as Suas Aplicações Conectadas Também
A sua edição é guardada no WPForms. Não é enviada para as aplicações para as quais o seu formulário já enviou esse registo.
Portanto, se o registo foi para o Google Sheets, Mailchimp, o seu CRM, ou qualquer outro lugar através de um addon ou Zapier, a versão antiga ainda lá está. Faça a mesma alteração nessas aplicações manualmente, ou acabará com um registo correto no WordPress e um incorreto em todos os locais de onde a sua equipa trabalha.
Se corrigir muitos registos especificamente no Google Sheets, o hábito mais simples é fazer primeiro a edição no WPForms e, em seguida, atualizar a linha correspondente na Folha logo a seguir.
Controle Quem Pode Editar Entradas
Por defeito, os administradores podem editar registos. Se tiver pessoal a iniciar sessão no WordPress, provavelmente não vai querer que todos os que podem ler registos possam alterá-los.
O WPForms tem Controlo de Acesso integrado para isto. Vá a WPForms » Definições » Acesso, e pode decidir quais os papéis de utilizador que podem ver registos, editá-los e eliminá-los, quer para todos os formulários ou apenas para os formulários que criaram.
Um papel de receção poderia ler pedidos de agendamento sem poder reescrevê-los, por exemplo.
FAQs
Os meus utilizadores podem editar as suas próprias submissões de formulário?
Não depois de terem submetido. A forma mais fácil de reduzir erros é adicionar um campo de Pré-visualização de Entrada ao seu formulário, que mostra às pessoas um resumo das suas respostas para que possam detetar erros antes de submeter. Para qualquer coisa depois disso, eles podem entrar em contacto consigo e você pode fazer a alteração a partir do seu painel.
A edição de uma entrada envia um novo e-mail de notificação?
Não. As edições são guardadas sem acionar uma notificação. Se quiser que os detalhes atualizados sejam enviados, abra a entrada e clique em Reenviar Notificações.
As minhas edições atualizarão o Google Sheets, o Mailchimp ou o meu CRM?
Não. As edições ficam dentro do WPForms. Qualquer aplicação para a qual a entrada já foi enviada mantém os dados originais, pelo que terá de as atualizar manualmente.
Posso ver quem editou uma entrada?
Sim. Cada edição é registada no log da entrada, mostrando quando a alteração ocorreu e qual utilizador a fez. Adicionar uma nota ao editar também dá à sua equipa o motivo por trás disso.
Porque é que não consigo editar alguns campos numa entrada?
Os campos de Pagamento, Assinatura, Acordo GDPR, Senha e Ocultos estão bloqueados. Estes registam algo que aconteceu no momento da submissão, como um pagamento ou um consentimento, pelo que alterá-los posteriormente tornaria a entrada menos confiável.
Posso adicionar um novo ficheiro a uma entrada existente?
Não. Pode remover um ficheiro que foi carregado com uma entrada, mas não pode carregar um novo para ela. Peça à pessoa para enviar o ficheiro de outra forma e, em seguida, adicione uma nota à entrada sobre onde está guardado.
Posso desfazer uma edição numa entrada de formulário?
Não existe um botão de desfazer, por isso leia rapidamente as suas alterações antes de clicar em Atualizar. Se estiver prestes a fazer alterações maiores, imprima ou exporte a entrada primeiro para ter uma cópia do original.
Em seguida, Exporte as Submissões do Seu Formulário
Agora que os seus registos estão precisos, pode colocá-los a funcionar. Consulte o nosso guia sobre como exportar registos de formulários do WordPress para CSV para que possa partilhar registos limpos com a sua equipa, o seu contabilista, ou a sua próxima folha de cálculo.
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