Resumo de IA
Se as suas autorizações vão para casa nas mochilas, provavelmente passa a semana antes de cada viagem a correr atrás das que faltam. Os formulários que voltam estão muitas vezes amarrotados ou sem assinatura.
Este guia oferece-lhe um modelo de autorização gratuito para copiar, mais uma versão digital que os pais podem preencher e assinar no telemóvel, para que saiba quem vem antes de o autocarro partir.
Crie o Seu Formulário de Autorização Agora! 🙂
Como Criar um Modelo de Autorização Que os Pais Podem Assinar Online
Com uma autorização digital, envia aos pais um link em vez de uma folha de papel. Eles preenchem-na no telemóvel e assinam com um dedo ou digitando o nome, e cada autorização assinada aparece no seu painel WordPress assim que é submetida.
A mesma configuração funciona para uma excursão escolar, um retiro de jovens da igreja, um jogo fora do clube, ou uma semana em acampamento de verão. Eu optaria pelo digital para qualquer viagem com mais do que um punhado de crianças, porque cada autorização online aterra numa lista e pode ver quem ainda falta num único ecrã.
- Como Escrever uma Autorização (Modelo Gratuito)
- Passo 1: Instalar o Plugin WPForms Pro
- Passo 2: Crie a Sua Autorização a Partir do Modelo de Formulário de Autorização
- Passo 3: Personalize a Autorização para a Sua Viagem
- Passo 4: Configure o Campo de Assinatura do Pai
- Passo 5: Envie aos Pais uma Cópia da Autorização Assinada
- Passo 6: Partilhe a Autorização com os Pais
- Passo 7: Acompanhe as Autorizações Devolvidas e Defina um Prazo
Como Escrever uma Autorização (Modelo Gratuito)
Quer lhe chame autorização para excursão ou formulário de autorização para acampamento, um bom formulário responde às mesmas perguntas. Preenche os detalhes da viagem uma vez, e cada pai preenche tudo sobre o seu próprio filho.
Use esta lista de verificação para escrever a sua própria, ou copie o modelo de autorização logo abaixo. Cada autorização deve cobrir estes 10 pontos.
- O nome da organização e a atividade
- A data, as horas de início e fim, e o local
- Como os participantes chegam e quem supervisiona
- O custo, se houver, e o que trazer
- O nome da criança e a turma ou grupo
- O nome, número de telefone e e-mail de um pai ou encarregado de educação
- Um contacto de emergência para além do pai ou encarregado de educação
- Alergias, medicamentos e outras necessidades de saúde
- Uma declaração de consentimento clara
- A assinatura do pai ou encarregado de educação e a data
Antes de o enviar, verifique a redação de acordo com as regras da sua escola ou organização. Os formulários em papel ainda funcionam e algumas famílias preferirão sempre um.
Para todos os outros, a escolha entre um formulário online ou um PDF preenchível depende de quem faz o trabalho administrativo. Um PDF tem de ser descarregado e devolvido, enquanto um formulário online só precisa de um toque num link e uma assinatura no ecrã.
Passo 1: Instalar o Plugin WPForms Pro
O WPForms oferece-lhe um construtor de formulários de arrastar e soltar para WordPress com mais de 2.100 modelos de formulários, incluindo um conjunto completo de modelos de formulários educacionais para escolas e grupos de jovens.
O modelo de formulário de autorização é um deles, e leva-o a meio caminho de um formulário finalizado antes de tocar num único campo.
O que mais gosto de usar para formulários de autorização é que cada formulário assinado fica no seu próprio site, sem um serviço de assinatura eletrónica separado a cobrar por assinatura.
O modelo de formulário de autorização e o campo Assinatura que lhe permite recolher assinaturas de qualquer dispositivo fazem ambos parte do WPForms Pro, juntamente com o suplemento Form Locker para prazos.
O Basic cobre a lógica condicional e as entradas armazenadas, e a versão gratuita Lite ainda pode lidar com um simples formulário de caixa de seleção, o que o FAQ explica.
Para começar, compre a licença Pro. Depois, instale o WPForms no seu website. Se precisar de ajuda, siga estas instruções sobre como adicionar um plugin ao WordPress.
Atualize para o WPForms Pro Agora! :)
Passo 2: Crie a Sua Autorização a Partir do Modelo de Formulário de Autorização
Vá em frente e abra WPForms » Adicionar Novo, que o leva diretamente para a biblioteca de modelos. Na caixa de pesquisa de modelos, digite "permission slip" para restringir a biblioteca.
Passe o rato sobre o cartão Permission Slip Form e clique em Usar Modelo. Se o suplemento Assinaturas ainda não estiver ativo, o WPForms oferece-se para o instalar e ativar.
Confirme, e o modelo carrega com o seu campo de assinatura pronto a usar. O construtor abre-se com todos os campos já na tela.
Role para baixo até à secção Permissão para Atividade para ver a escolha Permissão Concedida ou Negada e o bloco de assinatura.
A nota amarela acima do bloco de assinatura é um campo de Informação Interna que só aparece no construtor, para que os pais nunca o vejam. Clique no seu × para o dispensar assim que o tiver lido.
O modelo divide o formulário em duas secções.
- Informações do Participante: O nome da criança, data de nascimento e morada, mais o nome, email e telefone de um progenitor ou tutor, e um contacto de emergência.
- Permissão para Atividade: A atividade com data, local e transporte, uma descrição, uma escolha Concedida ou Recusada, a assinatura do progenitor e a data.
Também pode ver o formulário completo como um progenitor veria na página do modelo Formulário de Permissão, que tem uma pré-visualização em tempo real.
Para saídas escolares, o modelo Formulário de Permissão para Saída Escolar é outro bom ponto de partida.
Passo 3: Personalize a Autorização para a Sua Viagem
Estas alterações tornam o formulário específico para a sua saída e curto o suficiente para ser preenchido num telemóvel.
Comece em Definições » Geral alterando o Nome do Formulário para algo que os pais reconheçam, como Formulário de Permissão para Saída de Primavera. Depois volte a Campos e clique no campo Atividade.
No seu separador Avançadas, escreva o nome da saída em Valor Padrão e ative Apenas Leitura. Os pais verão a saída mas não a poderão alterar, e esta continuará a ser guardada com cada entrada.
Faça o mesmo para os campos Local da Atividade e Método de Transporte.
Agora arraste um campo de Caixas de Seleção para a tela, logo abaixo de Permissão Concedida ou Recusada e intitule-o Declaração de Consentimento.
Elimine duas das opções padrão e escreva o seu texto de permissão na que ficou, incluindo permissão para cuidados médicos de emergência. Depois ative Obrigatório para tornar impossível saltar a caixa.
Um progenitor que escolha Recusada não deve ter de concordar com uma saída que recusou. Abra o separador Lógica Inteligente do campo e ative Ativar Lógica Condicional.
Defina a regra para Mostrar este campo se Permissão Concedida ou Recusada for Concedida. A lógica condicional requer WPForms Basic ou superior.
Finalmente, adicione um campo de Texto de Parágrafo abaixo da declaração de consentimento e intitule-o Alergias, Medicamentos ou Necessidades de Saúde. Deixe-o opcional, pois muitas crianças não terão nada a listar.
Para um formulário mais rápido num telemóvel, renomeie o primeiro campo Nome para Nome da Criança para que nenhum progenitor escreva o seu próprio nome lá, depois defina o seu Formato para Simples para uma única caixa.
Também pode eliminar Data de Nascimento ou Morada se já as tiver registadas. Como Data da Atividade não tem valor padrão, deixe os pais confirmarem a data ou troque-a por um campo de Texto de Linha Única que possa bloquear da mesma forma.
Passo 4: Configure o Campo de Assinatura do Pai
O modelo já inclui um campo de Assinatura do Progenitor/Tutor, e apenas duas das suas definições precisam da sua atenção.
Clique nesse campo na tela para abrir as suas opções. Certifique-se de que Obrigatório está ativado para impedir que formulários não assinados cheguem.
Em seguida, abra o separador Avançadas e localize o menu suspenso Método de Introdução. Oferece aos pais duas formas de assinar.
- Desenhar: A opção predefinida, onde os pais assinam com o dedo num telemóvel ou com um rato num computador.
- Digitar: Os pais digitam o nome e o WPForms transforma-o numa assinatura em estilo de caligrafia guardada como imagem.
Eu ficaria com Desenhar para os impressos de permissão, já que a maioria dos pais assinará num telemóvel. Digitar é adequado para famílias que preenchem as coisas num computador, e as assinaturas digitadas aparecem tal como as desenhadas nas suas entradas e e-mails.
A opção Cor da Tinta no mesmo separador apenas altera as assinaturas desenhadas, e pode ignorá-la se escolher Digitar. Clique em Guardar para manter as suas alterações. Em seguida, clique em Pré-visualizar e assine o impresso você mesmo, da forma como um pai o faria.
Cada assinatura é guardada como uma imagem PNG com o resto da entrada. A documentação do suplemento de Assinatura cobre todas as opções se quiser mais detalhes.
Passo 5: Envie aos Pais uma Cópia da Autorização Assinada
No final deste passo, cada impresso assinado envia dois e-mails, um para si e uma cópia para o pai.
Abra Definições » Notificações no construtor, onde a notificação predefinida já lhe envia um e-mail sempre que um pai submete o impresso.
Clique em Adicionar Nova Notificação e chame-lhe Cópia para o Pai. Em seguida, em Enviar Para Endereço de E-mail, clique em Mostrar Etiquetas Inteligentes e escolha o campo E-mail para enviar a cópia para quem preencheu o impresso.
Desloque-se para baixo até à caixa Mensagem de E-mail e deixe a etiqueta inteligente {all_fields} no lugar. Lista todas as respostas no impresso e incorpora a assinatura do pai diretamente no e-mail.
Uma segunda notificação requer WPForms Basic ou superior. O Lite dá-lhe uma notificação por formulário, e é melhor direcioná-la para a sua própria caixa de entrada.
O documento sobre como enviar uma cópia para a pessoa que preencheu o formulário cobre as opções adicionais.
Em Definições » Confirmações, mantenha o tipo Mensagem e escreva um breve agradecimento dizendo aos pais que a sua cópia está a caminho.
Clique em Guardar antes de prosseguir.
Passo 6: Partilhe a Autorização com os Pais
O seu impresso precisa de uma página própria antes que os pais o possam abrir.
Com o formulário ainda aberto, clique em Incorporar no cabeçalho do construtor e escolha Criar Nova Página quando o WPForms oferecer uma página existente ou nova.
Digite um nome para a página, como Impresso de Permissão para o Passeio de Primavera, e clique em Criar Página.
Publique a página, depois abra-a da forma como um pai o faria. O seu link é o seu impresso de permissão online, e pode ir para qualquer lugar onde as famílias já leiam as suas mensagens, desde um boletim informativo a um texto.
Para famílias que ainda leem primeiro o papel, adicione um código QR à nota que vai para casa. De volta ao construtor, abra Definições » Geral e defina Código QR para Página.
Escolha a página do seu formulário em Página de Destino e, em seguida, clique em Gerar Código QR. A lista mostra apenas páginas publicadas, e a sua foi publicada há um momento.
Clique em Transferir e escolha SVG Vetor, que permanece nítido em qualquer tamanho de impressão. Os códigos QR vêm com todos os planos do WPForms, incluindo o Lite, e a documentação explica como gerar um código QR para o seu formulário com mais detalhe.
Passo 7: Acompanhe as Autorizações Devolvidas e Defina um Prazo
Os formulários devolvidos aterram num só local, e o Form Locker pode fechar o formulário para si assim que o seu prazo expirar. Vá a WPForms » Submissões e clique no nome do seu formulário para ver cada formulário devolvido, uma linha por criança.
Para criar uma lista, clique em Exportar Tudo acima da tabela. Isso abre o ecrã de exportação com o seu formulário já selecionado. A partir daí, pode exportar as suas submissões para um ficheiro CSV e ordená-las por Concedido ou Recusado numa folha de cálculo.
Clique em Ver em qualquer submissão para ver todas as respostas no formulário, até à imagem da assinatura do encarregado de educação.
Um prazo impede que os formulários atrasados entrem numa lista de autocarro que já finalizou. No construtor, abra Definições » Form Locker e ative Ativar Agendamento, que vem com o complemento Form Locker no WPForms Pro.
Defina a Data de Fim para o dia anterior à viagem e, em seguida, adicione uma Mensagem de Fechado a informar as famílias atrasadas a quem devem contactar.
Se os lugares forem limitados, desloque-se para baixo até Limites e Restrições de Submissão e ative Ativar Limite Total de Submissões. Defina o Limite para o número de lugares que tem, e o formulário deixa de aceitar formulários assim que estiver cheio.
E é tudo! O seu formulário de autorização está agora a recolher assinaturas.
Comece a Recolher Formulários de Autorização Assinados Hoje Mesmo! :)
Perguntas Frequentes Sobre Autorizações Digitais
Escolas, igrejas, clubes e acampamentos tendem a fazer as mesmas perguntas sobre formulários de autorização digitais antes de desistirem do papel.
O que é uma autorização?
Uma autorização é um formulário curto que um pai ou encarregado de educação assina antes de o filho participar numa viagem ou atividade fora da rotina habitual. Confirma que o pai sabe onde o filho estará e com quem, e dá aos funcionários um contacto em caso de emergência.
Uma autorização é legalmente vinculativa?
Na prática, um formulário de autorização regista que um encarregado de educação compreendeu a atividade e concordou com ela.
Nos Estados Unidos, o ESIGN Act federal e o Uniform Electronic Transactions Act que a maioria dos estados adotou conferem às assinaturas eletrónicas o mesmo estatuto legal que as manuscritas para a maioria dos registos.
Isenções de responsabilidade são uma questão separada, e muitos estados limitam o que um encarregado de educação pode renunciar em nome de uma criança. Como isto não é aconselhamento jurídico, siga a política da sua escola ou organização e peça a um advogado para rever qualquer redação de isenção.
Também pode ler como as assinaturas eletrónicas e manuscritas se comparam para mais contexto.
Os pais podem assinar uma autorização no telemóvel?
Os encarregados de educação podem assinar com um dedo em qualquer ecrã tátil, porque o campo Assinatura funciona em telemóveis e computadores. Se desenhar parecer estranho, defina o Método de Entrada do campo para Digitar e os encarregados de educação podem digitar o nome em vez disso.
Posso criar uma autorização digital com o WPForms gratuitamente?
O WPForms Lite pode lidar com uma versão simples usando os seus campos Checkboxes e Single Line Text, com uma caixa de seleção de consentimento obrigatória e uma linha onde o progenitor digita o seu nome completo. O Lite envia por e-mail cada submissão, mas não armazena as entradas no seu painel.
Os campos Phone e Date/Time começam no Basic, e o campo Signature requer o Pro. Se estiver a recolher mais do que um punhado de formulários, o Basic é o mínimo realista, porque é aí que as entradas são armazenadas.
Posso criar o meu próprio formulário de consentimento?
Os mesmos passos funcionam para qualquer formulário de consentimento, seja um termo de autorização de imagem ou um formulário de permissão para uma época desportiva. Altere o texto do consentimento e, em seguida, substitua os campos da viagem pelo que a atividade necessitar.
Como reutilizo uma autorização para a próxima viagem?
Duplique o formulário em WPForms » All Forms, e depois atualize os detalhes da viagem e as datas do Form Locker na cópia. Cada viagem terá então a sua própria lista de entradas e o seu próprio prazo.
E se um progenitor não puder preencher o formulário online?
Imprima o modelo gratuito anterior neste guia para essas famílias e guarde as suas autorizações em papel com a sua lista exportada. Também pode abrir a autorização num tablet na recolha para que um pai a possa assinar no local.
Em seguida, Crie o Seu Formulário de Inscrição para o Acampamento de Verão
Assim que o seu modelo de formulário de permissão estiver a funcionar, as inscrições para o acampamento de verão vêm frequentemente a seguir. Se gere um acampamento, o nosso guia para criar um formulário de inscrição para acampamento cobre esse lado da época.
E se precisar de um consentimento permanente que cubra um ano letivo inteiro em vez de uma viagem, pode criar um formulário de consentimento parental com o mesmo construtor.
Crie o Seu Primeiro Formulário de Permissão Digital! 🙂
Pronto para construir o seu formulário? Comece hoje com o plugin construtor de formulários WordPress mais fácil. O WPForms Pro inclui muitos modelos gratuitos e oferece uma garantia de devolução do dinheiro em 14 dias.
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