Como criar um questionário de avaliação de conhecimentos para a formação de colaboradores

Foste tu que conduziste a formação. Foste tu que enviaste a apresentação. Viste toda a gente a concordar com a cabeça durante a chamada. Então… alguma coisa ficou na memória?

É nessa lacuna entre «eu dei-lhes formação» e «eles realmente compreenderam» que a maioria das formações nas pequenas empresas falha. Uma folha de assinaturas não indica se um novo empregado de mesa compreende a política relativa a alergénios ou se um representante comercial consegue realmente explicar o produto. Um questionário diz-lhe. E a boa notícia é que não precisa de um departamento de RH, de uma subscrição de LMS ou de um programador para criar um. Se tem um site WordPress, já tem um local onde o pode colocar.

Este artigo explica passo a passo como criar um questionário de avaliação de conhecimentos para a formação de colaboradores utilizando o WPForms, desde a escolha do conjunto certo de perguntas até à pontuação automática, aos limites de aprovação/reprovação e ao envio dos resultados por e-mail diretamente para a caixa de entrada do gestor. No final, terá um questionário pronto a usar que poderá enviar à sua equipa ainda esta semana.

Como criar um questionário de avaliação de conhecimentos para a formação de colaboradores

O que torna um questionário de avaliação de conhecimentos realmente útil?

Antes de abrir o construtor e começar a escrever perguntas, algumas decisões vão poupar-lhe o trabalho de ter de reescrever tudo mais tarde.

• Não exagere. Entre cinco a quinze perguntas é o ideal para a maioria dos questionários de formação interna. Mais curto para revisões rápidas, mais longo para integração ou conformidade.
• Misture os tipos de perguntas. As perguntas de escolha múltipla funcionam bem para factos («Que formulário deve preencher para obter um reembolso superior a 50 dólares?»). As perguntas de verdadeiro/falso são adequadas para políticas («O nosso prazo de devolução é de 30 dias.»). As perguntas de cenário, nas quais se descreve uma situação e se pergunta o que o colaborador faria, são as mais úteis para formações baseadas no discernimento, como o atendimento ao cliente ou a segurança.
• Defina primeiro o limiar de aprovação/reprovação. Decida o que conta como «acertaram» antes de escrever uma única pergunta. 80 % é um valor comum. Os temas relacionados com a conformidade exigem frequentemente um valor mais elevado. Seja qual for a sua escolha, anote-a para que o questionário não seja avaliado com base em impressões subjectivas.
• Decida o que acontece a seguir. «Aprovado» significa que terminaram. «Reprovado» significa… o quê? Uma nova tentativa? Uma reunião individual com o seu superior? Uma nota no seu processo? Saber a resposta influencia a forma como configura as notificações mais tarde.

O que vai precisar antes de começar

Vai precisar de um site WordPress com o WPForms Pro. O complemento Quiz está incluído no plano Pro e nos planos superiores. Também vai precisar do seu material de formação num formato utilizável (um documento, uma apresentação de slides, uma chamada gravada) e de cerca de 30 a 60 minutos de tempo dedicado. É só isso.

Passo 1: Instalar o complemento WPForms Quiz

Assim que o WPForms Pro estiver ativado no seu site, aceda a WPForms » Complementos no painel de controlo do WordPress. Localize o complemento Quiz e clique em Instalar complemento. O estado passará para Ativado quando estiver pronto, normalmente em poucos segundos.

Passo 2: Comece pelo modelo de Formação da Equipa

Vá a WPForms » Adicionar novo para abrir o seletor de modelos e escreva «formação de equipas» na caixa de pesquisa.

O modelo de questionário de formação da equipa sobre conhecimentos do produto é apresentado — está pré-configurado como um questionário avaliado com perguntas de exemplo, uma escala de classificação funcional e notificações já configuradas.

Passe o cursor sobre o cartão e clique em «Usar modelo» para o carregar. Pode renomeá-lo de acordo com o tema do seu curso, no campo «Nome do formulário» na parte superior.

Se a sua formação abranger um tema mais específico que não se enquadre nas perguntas de exemplo, pode substituir todas as perguntas — ou começar do zero, se preferir criar o seu próprio conteúdo.

Passo 3: Confirmar a tabela de classificação e as regras de feedback

Na barra lateral esquerda do criador de formulários, clique em Configurações » Questionário. O modelo é carregado com o Tipo de questionário: Questionário avaliado já selecionado e uma escala de classificação completa de A a F definida. Para formação interna, normalmente não são necessárias notas em letras; por isso, simplifique esta escala para apenas Aprovado (por exemplo, 80–100 %) e Reprovado (0–79 %), editando ou eliminando as linhas.

Abaixo da escala de classificação, encontrará as opções de feedback. Selecione «Mostrar a resposta correta assim que for feita uma escolha» para questionários de treino cujo objetivo seja a aprendizagem, ou mantenha a configuração predefinida («Não mostrar a resposta correta») para avaliações do tipo certificação, nas quais não deseja que o gabarito seja divulgado.

Passo 4: Escreva as suas perguntas e assinale as respostas corretas

É aqui que a maioria dos questionários dá para o torto. A solução é mais simples do que parece: retire as perguntas diretamente do seu material de formação. Não invente novos conteúdos. Se algo não constava da formação, não deve constar do questionário.

Clique em qualquer campo de pergunta no criador de formulários para editar a pergunta, as opções de resposta e indicar qual é a resposta correta.

O WPForms suporta vários tipos de perguntas no modo de questionário:

• Escolha múltipla, com uma resposta correta entre três ou quatro opções. Ideal para factos, nomes, políticas e valores monetários.
• Caixas de seleção do tipo «selecione todas as opções aplicáveis». Úteis para verificar se alguém conhece uma lista completa (por exemplo, «Quais destas são sinais de uma reação alérgica?»).
• Menu suspenso para listas de opções mais longas, em que as caixas de seleção sobrecarregariam a página.
• Verdadeiro/Falso (utilize a opção de escolha múltipla com duas opções) para questões de política de caráter binário.

Se pretender atribuir valores de pontos diferentes a cada resposta, em vez de uma pontuação simples de certo/errado, altere o Tipo de Questionário para «Questionário Ponderado» e atribua pesos.

Uma dica prática: escreva a pergunta, depois a resposta certa e, por fim, três respostas erradas que um funcionário confuso, mas empenhado, possa realmente escolher. As opções de distração que são obviamente erradas não servem para testar nada.

Passo 5: Personalizar a mensagem de resultado que os funcionários veem

Quando o modo Quiz está ativado, a mensagem que o seu colaborador vê após enviar o questionário encontra-se em Resultados sub-separador do painel «Questionário» (não em «Definições» » «Confirmações» — esse painel apenas o redireciona para aqui). O modelo inclui um cartão de resultado por nível de classificação, cada um com uma mensagem predefinida que utiliza tags inteligentes como {quiz_percentage}, {quiz_grade}e {quiz_correct_answers}.

Rewrite each message in your own voice. For Pass tiers, something like “Nice work — you scored {quiz_percentage}%. You’re cleared.” For Fail tiers, give them a clear next step: “You scored {quiz_percentage}%. Your manager will reach out about retaking.”

Passo 6: Configurar notificações para os gestores

Os questionários são mais úteis quando alguém que não seja o próprio participante vê os resultados. Abra «Definições» » «Notificações». O modelo «Formação em Equipa» inclui uma notificação pré-configurada que já está ativada — indique o endereço de e-mail de destino para o gestor adequado (ou para uma caixa de entrada partilhada de conformidade) e personalize o assunto do e-mail para que seja fácil de identificar.

No caso de assuntos que exigem um rigoroso cumprimento das normas, também pode enviar uma cópia para uma caixa de entrada partilhada, para que fique um registo permanente. Cada envio é igualmente guardado no seu painel de controlo WPForms » Entradas, pelo que não precisa de depender apenas do e-mail.

Passo 7: Incorporar o questionário e acompanhar as respostas

Clique em «Incorporar» no canto superior direito do criador de formulários. O WPForms orienta-o passo a passo para inserir o questionário numa página existente ou criar uma nova com apenas dois cliques.

Partilhe o link da página no Slack, por e-mail ou inclua-o no seu documento de integração. No caso de questionários de certificação em que não pretende que as pessoas voltem a tentar até serem aprovadas, o complemento Form Locker permite-lhe proteger o formulário com uma palavra-passe, definir um limite de tempo ou restringir os envios a utilizadores que estejam conectados.

Assim que as pessoas começarem a enviar os seus formulários, todas as respostas ficam armazenadas em WPForms » Entradas — onde podem ser ordenadas, filtradas e exportadas para CSV para fins de registo de auditoria.

Alguns pequenos detalhes que fazem toda a diferença

Assim que o questionário principal estiver a funcionar, vale a pena dedicar mais cinco minutos a alguns extras:

• Os limites de tempo do Form Locker garantem a integridade dos questionários de certificação.
• A função «Guardar e Retomar» permite aos colaboradores concluir avaliações mais longas em duas sessões, sem perderem as respostas.
• A lógica condicional permite ramificar o questionário — por exemplo, mostrando apenas as perguntas sobre manuseamento de dinheiro aos funcionários cujas funções envolvam o manuseamento de caixas registadoras.

Os questionários internos são também um local onde pode desativar com toda a segurança o CAPTCHA e a maioria das funcionalidades antispam. Neste caso, não está a lutar contra bots.

Conclusão

Um questionário de avaliação de conhecimentos transforma a frase «formámos a equipa» de uma mera esperança num resultado mensurável. Escolha quinze perguntas ou menos, redija-as diretamente a partir do seu material de formação, defina um limite mínimo para aprovação e encaminhe a pontuação para uma pessoa real que dará seguimento ao processo.

Se quiser começar com vantagem, descarregue o modelo de questionário de conhecimentos sobre produtos para a formação em equipa e tenha uma avaliação pronta antes do almoço.

FAQ

Preciso de um plugin específico para questionários ou o WPForms consegue tratar disso sozinho?

O WPForms consegue fazer isso sozinho. O complemento Quiz (incluído no plano Pro e superiores) inclui vários tipos de perguntas, pontuação automática, avaliação de aprovação/reprovação e notificações de resultados, sem necessidade de um plugin de questionários separado.

Quantas perguntas deve ter um questionário de formação para funcionários?

Entre cinco e quinze, na maioria dos casos. Opte pelo número mais baixo para sessões de atualização rápidas e pelo número mais alto para integração, conformidade ou certificação.

O questionário pode ser corrigido automaticamente ou tenho de o corrigir manualmente?

O complemento Quiz avalia automaticamente cada resposta assim que o colaborador clica em «Enviar». Basta definir as respostas corretas ao criar o formulário, e o WPForms calcula a percentagem e aplica a escala de classificação que definiu.

Posso exigir uma nota mínima para que alguém seja considerado «formado»?

Sim. Defina o seu limiar de aprovação na Escala de Avaliação (por exemplo, 80 % ou mais = Aprovado). O colaborador vê imediatamente uma mensagem de aprovação/reprovação, e pode enviar um e-mail a um gestor quando as pontuações ficarem abaixo do limiar, para que este seja informado apenas das reprovações.

Os funcionários podem repetir o questionário caso não o tenham concluído com sucesso?

Por predefinição, sim. O formulário está acessível a qualquer pessoa que tenha o link. Se pretender bloquear novas tentativas (por exemplo, num questionário de certificação final), o complemento Form Locker permite-lhe proteger o formulário com uma palavra-passe, definir um limite de tempo ou restringir os envios aos utilizadores que estejam conectados.

Como devo manter os registos para as auditorias de conformidade?

Cada resposta é guardada em WPForms » Entradas, onde pode filtrar por questionário e exportar os resultados para CSV. No caso de setores regulamentados (segurança alimentar, formação HIPAA, OSHA), isto permite-lhe ter um registo datado de quem respondeu ao questionário e quais foram as pontuações obtidas.

Isto funciona para os colaboradores que trabalham à distância?

Sim. O questionário é apenas um URL no seu site WordPress, pelo que qualquer pessoa que tenha o link pode respondê-lo a partir de qualquer dispositivo. Combine-o primeiro com uma apresentação do material de formação através de uma videochamada e terá um mini-programa de formação adaptado ao ensino à distância, sem os custos associados a um LMS.

A seguir, crie um questionário de recomendação de produtos

Agora que os seus colaboradores já receberam formação, vamos passar à venda dos seus produtos ou serviços!

Para ajudar os seus clientes a não se sentirem sobrecarregados, temos mais um questionário para criar — um questionário de recomendação de produtos. É uma forma simples de dar um pequeno empurrãozinho, ao mesmo tempo que ajuda os clientes a sentirem-se bem atendidos.

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