Resumen de IA
Has añadido una carga de archivos a un formulario de WordPress, y ahora esos archivos se están acumulando en un lugar que no te gusta. Cada envío o bien aterriza en tu servidor web o se entierra dentro de una notificación por correo electrónico.
Ninguno de los dos lugares está diseñado para almacenar archivos reales y dos de las soluciones más populares para este tipo de problemas son Google Drive y Dropbox. Ambos pueden capturar cada archivo que tu formulario recopila y guardarlo automáticamente en una carpeta en la nube.
¿Por qué almacenar las cargas de formularios de WordPress en la nube?
Cuando añades un campo de carga de archivos a un formulario, cada archivo que un visitante envía se guarda en tu biblioteca de medios de WordPress por defecto.
Eso funciona bien para un puñado de archivos pequeños, pero una vez que recopilas docenas de currículums o fotos de alta resolución a la semana, el almacenamiento de tu hosting se llena y tus copias de seguridad se vuelven más lentas y pesadas.
También está el problema de encontrar las cosas más tarde, ya que los archivos adjuntos a las notificaciones por correo electrónico se pierden en las bandejas de entrada, y buscar en la biblioteca de medios el currículum de un solicitante no es el pasatiempo de nadie.
Enviar las cargas directamente a Google Drive o Dropbox las mantiene en carpetas que ya sabes cómo buscar, y tu equipo puede acceder a ellas sin tener que iniciar sesión en WordPress. Algunos tipos de formularios se encuentran rápidamente con esto:
- Solicitudes de empleo que recopilan currículums y cartas de presentación
- Concursos de fotos y vídeos donde las entradas son archivos multimedia grandes
- Formularios de verificación de identidad que recopilan documentos personales sensibles
- Formularios de contacto con clientes para agencias que manejan archivos de muchos proyectos
- Solicitudes de soporte que vienen con capturas de pantalla o archivos de registro adjuntos
Si los límites de tu servidor son el principal dolor de cabeza, también puedes cambiar el tamaño máximo de carga permitido en WordPress. Pero mover los archivos fuera de tu servidor por completo es la solución a largo plazo más limpia, y eso es exactamente lo que estos dos complementos
Google Drive vs Dropbox para el almacenamiento de archivos de formularios de WordPress
Antes de elegir uno, ayuda saber qué estás comparando realmente. Cuando un formulario recopila archivos, esos archivos aparecen uno a la vez y necesitan aterrizar en algún lugar ordenado sin que tú muevas un dedo. Así que lo que importa es cómo cada servicio maneja ese trabajo una vez que está conectado a un formulario de WordPress.
Tanto Google Drive como Dropbox se conectan a WPForms como complementos, y ambos utilizan el mismo campo de carga de archivos para hacer su trabajo. Eso permite una comparación limpia, ya que puedes apuntar el mismo formulario a cualquiera de los dos servicios y ver cómo cada uno almacena lo que llega.
| Tu situación | Mejor elección |
|---|---|
| Ya usas Gmail, Google Docs o Sheets | Google Drive |
| Quieres que las cargas se guarden en cualquier lugar de tu cuenta | Google Drive |
| Necesitas más almacenamiento gratuito para empezar | Google Drive |
| Ya almacenas tu trabajo en Dropbox | Dropbox |
| Recopilas archivos de vídeo o diseño grandes | Dropbox |
| Quieres que cada campo de carga esté en su propia carpeta | Dropbox |
Ambas extensiones forman parte de WPForms Pro, por lo que puedes conectar cualquiera de ellas o cambiar entre ellas yendo a WPForms » Ajustes y haciendo clic en la pestaña Integraciones.
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Las diferencias principales entre Google Drive y Dropbox
Antes de pasar al lado de WordPress, los dos servicios difieren de algunas maneras por sí solos. Esas diferencias se trasladan una vez que un formulario les está enviando archivos, por lo que dan forma a cuál es el hogar adecuado para tus cargas.
Almacenamiento gratuito y precios
Google Drive te da 15 GB gratis con cualquier cuenta de Google, aunque ese espacio se comparte entre Gmail, Google Photos y Drive. Dropbox empieza con solo 2 GB gratis, que se llenan rápido si tus formularios recopilan algo más grande que documentos.
Los planes de pago se encuentran en un territorio similar, con 2 TB costando alrededor de 10 $ mensuales en cualquiera de los servicios. Para las cargas de formularios, esa brecha del nivel gratuito es lo más importante, ya que Google Drive te da mucho más espacio antes de que tengas que pagar.
Sincronización y manejo de archivos
Dropbox construyó su reputación en la sincronización rápida y fiable. Sube archivos en pequeños fragmentos y solo envía las partes que han cambiado, lo que lo convierte en un favorito para las personas que mueven archivos de vídeo y diseño grandes.
Google Drive vuelve a subir un archivo completo cuando cambia y limita las cargas diarias a 750 GB, lo que es suficiente para las sumisiones de formularios típicas.
Si tus formularios recopilan archivos multimedia grandes, Dropbox tiene una ventaja real. Para documentos e imágenes cotidianos, no notarás la diferencia.
Seguridad y acceso
Ambos servicios cifran tus archivos y te permiten controlar quién puede abrir una carpeta compartida, por lo que ninguno es el claro ganador en seguridad. La diferencia práctica es cómo funciona el uso compartido.
Drive se basa en cuentas de Google y permisos de enlace, mientras que Dropbox utiliza carpetas y enlaces compartidos que funcionan para cualquiera, tenga cuenta de Google o no.
Si tus formularios recopilan material sensible como documentos de identidad, querrás bloquear el acceso a las carpetas en cualquiera de las plataformas. También es inteligente mantener seguras las cargas de archivos en el lado de WordPress antes de que lleguen a la nube.
Cómo encajan con tus otras herramientas
Aquí es donde Google Drive se adelanta para muchos usuarios de WordPress. Si ya usas Gmail, Google Docs y Sheets, tus cargas de formularios aterrizan justo al lado de todo lo demás que utilizas durante el día.
WPForms incluso tiene una extensión de Google Sheets independiente, para que puedas dirigir los datos de las entradas a una hoja de cálculo y los archivos cargados a Drive al mismo tiempo.
Dropbox no se integra de la misma manera en una suite de productividad, pero se conecta a casi todas las aplicaciones a través de sus propias integraciones, por lo que rara vez es un factor decisivo.
Cómo WPForms envía las cargas de formularios a Google Drive y Dropbox
WPForms se conecta a ambos servicios a través de sus complementos dedicados y ambos dependen del campo de carga de archivos para recopilar lo que se envía.
Si desea ajustar ese campo primero, la guía completa del campo de carga de archivos cubre los tipos de archivo, tamaños y límites. Una vez que llega un archivo, el complemento lo entrega a su cuenta en la nube por sí solo.
Conecta tu cuenta
Ambas conexiones comienzan en WPForms » Ajustes » Integraciones. Para Google Drive, haga clic en Continuar con Google, elija su cuenta y conceda acceso.
Google agrega un paso adicional peculiar en el que elige cualquier archivo de su Drive para finalizar la autorización, lo que se siente extraño la primera vez pero lleva un segundo.
Para Dropbox, haga clic en Añadir nueva cuenta, inicie sesión con su correo electrónico, cuenta de Google o Apple, y luego haga clic en Permitir. Ambos muestran entonces un estado Conectado en verde.
El complemento de Google Drive le permite conectar más de una cuenta de Google, lo cual es útil si mantiene separados los archivos de trabajo y de clientes, y el complemento de Dropbox vincula su cuenta con la misma rapidez.
Dónde aterrizan tus archivos
Con Google Drive, puede enviar archivos a cualquier lugar de su cuenta. Cuando agregue la conexión en Ajustes » Google Drive de su formulario, creará una nueva carpeta o elegirá una existente navegando por su Drive.
Dropbox funciona de manera diferente, ya que guarda todo dentro de una única carpeta Apps/WPForms que crea para usted, y usted nombra una carpeta dentro de esa ruta. No puede soltar archivos en cualquier lugar de su Dropbox como puede hacer con Drive.
Eso suena a una limitación, y a veces lo es, pero también es ordenado. La integración solo toca su propio rincón de su cuenta, lo que mucha gente prefiere para tener tranquilidad.
Organiza las cargas en carpetas
Ambos complementos le permiten ordenar las cargas automáticamente con etiquetas inteligentes, para que no termine mirando una carpeta gigante de archivos misteriosos. Puede crear nombres de carpetas dinámicos a partir de datos del formulario, como una carpeta separada por solicitante o una carpeta nueva para cada año.
Google Drive y Dropbox adoptan enfoques diferentes para las carpetas. Con Drive, escribe una ruta de carpeta completa usando etiquetas inteligentes, por lo que algo como una carpeta Clientes, luego una subcarpeta con el nombre del valor de un campo específico, luego una subcarpeta única para cada entrada, todo se construye sobre la marcha.
Lógica condicional y espacio del servidor
Ambos complementos admiten lógica condicional, por lo que usted decide cuándo se envía realmente un archivo a la nube. Es posible que solo cargue en Dropbox cuando alguien marque una casilla aceptando almacenar sus archivos, o que solo envíe a Drive cuando una solicitud sea para un puesto en particular.
La regla se ejecuta en el momento del envío, por lo que nada llega a su cuenta en la nube a menos que las condiciones coincidan. Cada uno también tiene un interruptor Eliminar archivos locales después de la carga. Actívelo y el archivo se eliminará de su servidor de WordPress una vez que esté de forma segura en la nube, que es como realmente libera espacio de alojamiento.
WPForms actualiza los enlaces en las entradas de tu formulario y en las notificaciones por correo electrónico para que apunten a la copia en la nube, de modo que nada se rompa para ti o tu equipo. Google Drive añade aquí otra función útil, una opción de volver a cargar por entrada, de modo que si una carga falla, puedes intentarlo de nuevo desde esa entrada sin que el visitante tenga que volver a enviar el formulario.
Comparación lado a lado para cargas de formularios de WordPress
La tabla a continuación alinea los dos complementos en los aspectos que importan para las cargas de formularios. Las especificaciones generales de almacenamiento se encuentran en la sección anterior, por lo que esta se centra en el lado de WordPress de la historia.
| Característica | Complemento de Google Drive | Complemento de Dropbox |
|---|---|---|
| Nivel de WPForms | Pro | Pro |
| Requiere el campo de carga de archivos | Sí | Sí |
| Dónde se almacenan los archivos | En cualquier lugar de tu Drive | Dentro de una carpeta de Apps/WPForms |
| Seleccionar una carpeta existente | Sí, buscar y seleccionar | Solo dentro de la carpeta de la aplicación |
| Carpetas dinámicas con etiquetas inteligentes | Sí, rutas de carpetas completas | Sí, hasta 3 niveles de profundidad |
| Mapear múltiples campos de carga | Todos los campos o uno por conexión | Cada campo a su propia subcarpeta |
| Lógica condicional | Sí | Sí |
| Eliminar archivos locales después de la carga | Sí | Sí |
| Reintentar una carga fallida | Sí, por entrada | No disponible |
| Almacenamiento gratuito para empezar | 15 GB | 2 GB |
| Mejor adaptado para | Usuarios de Google Workspace | Usuarios de Dropbox y medios grandes |
¿Cuál deberías elegir para tus formularios?
Ambos funcionan bien, y como ambos vienen con WPForms Pro, no estás limitado a una sola opción. Incluso puedes usar Drive en un formulario y Dropbox en otro. Dicho esto, así es como decidiría para cualquier formulario dado.
Elige Google Drive si
Google Drive es la opción más fácil para la mayoría de las personas, especialmente cuando Google ya forma parte de tu jornada laboral. Elige Drive en estos casos.
- Ya usas Gmail, Google Docs o Google Sheets
- Quieres que las cargas se guarden junto con tus otros archivos, no en una carpeta de aplicación separada
- Estás empezando y quieres más almacenamiento gratuito
- También quieres que los datos del formulario fluyan a una hoja de cálculo a través del complemento de Google Sheets
- Te gustaría tener la opción de reintentar una carga fallida desde una sola entrada
Elige Dropbox si
Dropbox tiene más sentido cuando los archivos son la parte pesada de tu trabajo. Recurre a él en estas situaciones.
- Ya almacenas y compartes tu trabajo en Dropbox
- Tus formularios recopilan archivos de vídeo, audio o diseño de gran tamaño
- Quieres que cada campo de carga se ordene automáticamente en su propia carpeta
- Te gusta que la integración permanezca dentro de una única carpeta de aplicación contenida
Si estás realmente indeciso, empieza con Google Drive. Se adapta a más configuraciones y cambiar más tarde es solo cuestión de conectar el otro complemento.
Cómo configurar el almacenamiento en la nube para tus formularios de WordPress
Cualquiera de los dos lleva solo unos minutos de configuración una vez que tengas WPForms Pro. El flujo es el mismo para ambos servicios. Instala y activa el complemento de Google Drive o Dropbox desde WPForms » Complementos.
A continuación, conecta tu cuenta en WPForms » Ajustes » Integraciones. Después de eso, añade un campo de Carga de archivos a tu formulario, ya que los complementos solo mueven los archivos que ese campo recopila.
Abre Ajustes en el creador de formularios, elige tu servicio en la nube y añade una nueva conexión. Selecciona tu carpeta, mapea tus campos de carga y añade lógica condicional si la necesitas.
Para un recorrido completo con capturas de pantalla, WPForms tiene guías paso a paso para ambos servicios. Puedes seguir para configurar el complemento de Google Drive o configurar el complemento de Dropbox.
También hay tutoriales completos sobre cómo crear un formulario de carga de Google Drive paso a paso y un formulario de carga de Dropbox sencillo desde cero.
Preguntas frecuentes sobre Google Drive vs Dropbox para formularios de WordPress
¿Sigues sopesando Google Drive frente a Dropbox para tus formularios de WordPress? Estas son las preguntas que surgen con más frecuencia cuando la gente configura el almacenamiento en la nube para las cargas de sus formularios.
¿Pueden los formularios de WordPress subir archivos directamente a Google Drive o Dropbox?
Sí. Con WPForms Pro y el complemento de Google Drive o Dropbox, cualquier archivo que tu formulario recopile puede enviarse directamente a tu cuenta en la nube en el momento en que se envía el formulario. No necesitas Zapier ni un conector separado intermedio.
¿Necesito el campo de Carga de archivos para usar estos complementos?
Sí. Ambos complementos funcionan capturando archivos de un campo de Carga de archivos en tu formulario y enviándolos a la nube. Ese campo está disponible en el plan Básico y superiores, mientras que los complementos de almacenamiento en la nube requieren Pro.
¿Es Google Drive o Dropbox más seguro para las cargas de formularios?
Ambos cifran tus archivos y te permiten restringir quién puede abrir una carpeta, por lo que ninguno es claramente más seguro que el otro.
Dropbox mantiene las cargas de formularios dentro de una única carpeta de aplicación, lo que a algunas personas les resulta tranquilizador, mientras que Drive te da más control sobre dónde se guardan los archivos.
En el lado de WordPress, la configuración de tu campo de Carga de Archivos también es importante, así que limita los tipos y tamaños de archivo que aceptas.
¿Puedo usar Google Drive y Dropbox en el mismo sitio?
Sí. Dado que ambos vienen con WPForms Pro, puedes conectar ambos y usar el que mejor se adapte a cada formulario. Un formulario de contacto podría enviar a Drive mientras que un formulario de concurso separado envía a Dropbox.
¿Funciona esto con la versión gratuita de WPForms?
No. Los complementos de Google Drive y Dropbox requieren una licencia de WPForms Pro. La versión gratuita Lite incluye la creación de formularios y campos básicos, pero las cargas de archivos y las conexiones de almacenamiento en la nube son características de pago.
¿Liberará espacio en mi servidor el envío de cargas a la nube?
Puede ser, pero puedes usar la opción Eliminar Archivos Locales Después de la Carga en la configuración del complemento, y WPForms elimina cada archivo de tu servidor después de que llega a Drive o Dropbox. Tus entradas y correos de notificación todavía enlazan al archivo en la nube, por lo que no pierdes nada más que la carga de almacenamiento.
A continuación, Crea un Formulario de Carga de Archivos en WordPress
Ahora que sabes qué servicio en la nube se adapta a tus formularios, el siguiente paso es asegurarte de que el campo de carga esté bien configurado.
Si todavía estás creando el formulario que alimentará Drive o Dropbox, nuestra guía sobre cómo crear un formulario de carga de archivos recorre todo el proceso, desde agregar el campo hasta controlar qué tipos y tamaños de archivo aceptas.
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