Como a American Legion Arizona Usa o WPForms para Otimizar Operações

Organizações sem fins lucrativos muitas vezes lutam com tarefas do dia a dia que tiram tempo de seus objetivos principais. Gerenciar membros, organizar eventos e lidar com burocracia pode ser um verdadeiro desafio. Essas questões podem consumir tempo e recursos de seus objetivos centrais de servir comunidades e promover mudanças positivas.

Nesta História de Cliente, vemos como a American Legion Arizona, um grupo de apoio a veteranos, resolveu esses problemas. Eles usaram o WPForms para tornar seu trabalho mais fácil e eficaz.

Mostraremos como essa pequena equipe de seis pessoas economizou horas de trabalho por semana, se conectou de forma mais eficaz com seus membros e tornou simples para eles se inscreverem em eventos e compartilharem notícias.

Sua história mostra como organizações sem fins lucrativos podem usar formulários online para superar obstáculos comuns. Trabalhando de forma mais inteligente, elas podem focar mais no que realmente importa – ajudar as pessoas que apoiam.

Perfil do Cliente

A American Legion Arizona é um braço estadual da organização National American Legion, dedicada a defender veteranos, militares em serviço ativo e suas famílias. Eles fornecem uma plataforma para mais de 120 Postos no Arizona compartilharem informações e colaborarem, apoiando uma comunidade com mais de 100 anos de história de serviço.

O Desafio

Quando a American Legion Arizona começou a atualizar seu site, eles encontraram vários problemas em como estavam trabalhando:

1. Obtendo Feedback dos Usuários: Sua antiga maneira de pedir opiniões aos membros não estava funcionando bem. Poucas pessoas estavam respondendo. Eles precisavam de uma maneira mais fácil de saber o que os membros pensavam sobre seus serviços e programas.
2. Ajudando Membros: Responder perguntas e ajudar membros estava consumindo muito tempo. A equipe estava tendo dificuldades para responder rapidamente, resultando em uma má experiência do usuário.
3. Organização de Eventos: A organização realiza muitos eventos por ano, como reuniões e arrecadações de fundos. Sua antiga maneira de inscrever pessoas nesses eventos era lenta, muitas vezes continha erros e exigia muito tempo da equipe para gerenciar.
4. Inscrição de Novos Membros: O processo para novos membros se juntarem e pagarem a anuidade era demorado e difícil para ambas as partes.
5. Coleta de Informações: Obter diferentes tipos de informações, como relatórios de postos locais e artigos para seu boletim informativo, era confuso e lento.

A organização sabia que precisava resolver esses problemas para trabalhar melhor e ajudar mais os veteranos. Eles queriam encontrar uma ferramenta de criação de formulários que pudesse:

1. Funcionar bem com seu site WordPress e outras ferramentas que usam
2. Criar muitos tipos diferentes de formulários, de pesquisas simples a inscrições complexas para eventos
3. Processar pagamentos para anuidades e taxas de eventos
4. Use recursos inteligentes como lógica condicional para criar formulários que mudam com base nas respostas
5. Seja fácil o suficiente para que sua pequena equipe use sem precisar ser especialista em tecnologia

O objetivo principal deles era tornar o trabalho mais rápido e fácil, para que a equipe pudesse dedicar mais tempo ao que é realmente importante – ajudar veteranos e suas famílias.

Como o WPForms Ofereceu Soluções

A American Legion Arizona recorreu ao WPForms para resolver seus desafios.

Após descobrir o plugin através de uma busca no WordPress por plugins de criação de formulários, eles ficaram impressionados com suas capacidades e facilidade de uso, especialmente com a coleta de pagamentos.

Com o WPForms, eles criaram mais de 50 formulários para diversos fins, incluindo:

• Inscrição de Membros com Pagamento: Simplificou o processo para novos membros se inscreverem e pagarem online.
• Inscrição em Conferências com Pagamento: Otimizou as inscrições em eventos e a coleta de pagamentos, economizando tempo tanto para os membros quanto para a equipe.
• Relatórios Anuais: As unidades agora podem enviar seus relatórios anuais online, tornando a coleta e organização dos dados muito mais fáceis.
• Envio de Eventos: Os membros agora podem enviar detalhes de seus eventos para que sejam facilmente adicionados ao calendário, mantendo-o atualizado sem muito trabalho extra para a equipe.
• Envio de Artigos para Newsletter: Permite que os membros enviem artigos para a newsletter, tornando mais rápido e fácil coletar e gerenciar conteúdo
• Inscrição em Programas: Os alunos podem se inscrever em vários programas online, ajudando a otimizar e gerenciar inscrições para diferentes iniciativas, como o Boys State.
• Relatórios de Oficiais: As unidades podem facilmente enviar detalhes e atualizações de oficiais online. Essa automação garante que as informações de liderança permaneçam precisas e atuais, auxiliando na comunicação e coordenação eficaz dentro da organização.
• Formulários de Pedido de Produtos: Os membros podem pedir e pagar por mercadorias personalizadas da marca, como camisas polo, para mostrar sua afiliação e apoio ao programa.

Ao usar o WPForms para todas essas tarefas, a American Legion Arizona conseguiu resolver muitos de seus problemas originais. Agora eles podiam coletar feedback, gerenciar inscrições e reunir informações de forma muito mais eficiente.

O WPForms foi flexível o suficiente para lidar com essa ampla gama de tarefas diferentes, e os formulários foram fáceis para sua pequena equipe criar, mesmo com experiência técnica limitada.

Os membros acharam os formulários fáceis de usar, o que aumentou a participação, e o WPForms se integrou bem ao site existente, o que significou que não houve necessidade de migrar para uma nova plataforma ou aprender novos sistemas.

Recursos e Addons Favoritos do WPForms

A American Legion Arizona encontrou vários recursos do WPForms particularmente úteis. Aqui está uma análise mais detalhada de seus favoritos:

Cálculos: Esse recurso permitiu que eles somassem automaticamente os custos de eventos ou associações. Por exemplo, se alguém se inscrevesse em vários eventos ou adicionasse itens extras à sua inscrição, o formulário calcularia o custo total automaticamente.

Integração com Stripe: Isso facilitou a coleta segura de pagamentos online. Os membros podiam pagar anuidades ou inscrições para eventos diretamente no formulário, sem serem redirecionados para outro site.

Assinaturas Digitais: Para formulários que exigiam assinatura, como termos de responsabilidade para eventos, esse recurso permitiu que os usuários assinassem digitalmente direto no formulário. Isso economizou tempo e papel em comparação com a impressão e digitalização de documentos assinados.

Campos Repetíveis: Esse recurso permite que os usuários registrem várias pessoas em um único envio de formulário. Por exemplo, se alguém quisesse registrar um grupo para uma conferência, poderia adicionar quantos participantes fossem necessários sem preencher formulários separados para cada pessoa, economizando tempo tanto para os inscritos quanto para a equipe que processa as inscrições.

Lógica Condicional: Esse recurso torna os formulários mais inteligentes e fáceis de usar. Os formulários podem mudar dinamicamente com base no que o usuário inseriu. Por exemplo, se um usuário indicar que precisa de acomodações especiais para um evento, o formulário mostrará perguntas sobre que tipo de acomodações ele precisa. Isso torna os formulários mais curtos e menos confusos para os usuários, pois eles veem apenas as perguntas relevantes para eles. Também ajuda a coletar informações mais detalhadas quando necessário, sem sobrecarregar o formulário para todos.

Os Resultados

A implementação do WPForms trouxe melhorias significativas para a American Legion Arizona:

Economia de Tempo

A automação de processos anteriormente manuais, como inscrições de membros, registros de eventos e envio de relatórios, economizou incontáveis horas da equipe a cada semana.

Os membros da equipe, que antes dedicavam uma parte significativa do dia a tarefas administrativas, agora têm a liberdade de dedicar mais energia a iniciativas principais, como divulgação para veteranos e programas de apoio à comunidade.

Aumento da Eficiência

A transição para formulários online otimizou as operações em toda a linha. A eliminação de formulários em papel reduziu drasticamente a necessidade de impressão, envio e entrada manual de dados.

Experiência de Usuário Aprimorada

Os membros agora desfrutam de uma experiência contínua e amigável ao interagir com a organização.

Formulários intuitivos facilitam o registro em eventos, o envio de artigos para o boletim informativo, a realização de pagamentos e o fornecimento de feedback valioso.

Essa experiência aprimorada promoveu maior engajamento e participação da comunidade de veteranos, fortalecendo a conexão da organização com seus membros.

Um Momento de Sucesso

Um sucesso notável foi com o programa Boys State, uma iniciativa da American Legion que começou na década de 1930.

No passado, o gerenciamento de inscrições e a coleta de informações necessárias para este programa era um processo complicado que envolvia formulários em papel e entrada manual de dados.

No entanto, com a implementação do WPForms, todo o processo foi transformado. Somente no ano passado, mais de 150 participantes se inscreveram com sucesso online, enviando não apenas seus detalhes básicos de inscrição, mas também informações cruciais de divulgação médica e pagamento – tudo sem um único erro.

Os ganhos de eficiência não pararam por aí. O WPForms também permitiu que o programa introduzisse novos formulários para participantes da lista de espera e orientadores de escolas secundárias que buscam mais informações.

Esses formulários, perfeitamente integrados aos sistemas de e-mail da organização, garantiram comunicação rápida e uma experiência simplificada para todos os envolvidos.

O sucesso do programa Boys State exemplifica como o WPForms pode capacitar organizações a modernizar até mesmo suas iniciativas mais estabelecidas, melhorando a eficiência, aprimorando a experiência do usuário e, finalmente, permitindo que elas se concentrem no que realmente importa.

Dicas para Usuários do WPForms

Olhando para o Futuro

A American Legion Arizona descobriu que criar e gerenciar formulários pode ser incrivelmente simples e eficiente com o WPForms. A facilidade de uso e os recursos poderosos, como lógica condicional, coleta de pagamentos e integrações extensas, têm sido inestimáveis.

A equipe agora pode criar inúmeros formulários rapidamente, garantindo que os dados de seus usuários estejam seguros e seus processos sejam otimizados.

O WPForms melhorou significativamente suas operações, e eles estão explorando add-ons e integrações adicionais para otimizar processos e apoiar o crescimento.

O impacto de seu sucesso se estende além do Arizona. A Sede Nacional tomou nota de suas conquistas, reconhecendo o potencial dos formulários online para otimizar operações em toda a organização. A equipe não está focada apenas em seu próprio crescimento, mas também em compartilhar seu conhecimento e experiência para capacitar outros ramos estaduais a adotar soluções digitais semelhantes.

Principais Conclusões

O sucesso da American Legion Arizona com o WPForms oferece lições valiosas para organizações sem fins lucrativos e empresas:

• Automatize e Otimize: Identifique tarefas manuais e demoradas que podem ser automatizadas com formulários online bem projetados. Isso libera tempo valioso da equipe para se concentrar nos objetivos principais da missão.
• Melhore a Experiência do Usuário: Implemente formulários fáceis de usar para simplificar processos como inscrições em eventos, coleta de feedback e envio de informações. Isso melhora o engajamento e a satisfação entre membros e apoiadores.
• Otimize a Coleta e o Gerenciamento de Dados: Utilize formulários online para coletar e organizar dados de forma eficiente, eliminando a necessidade de formulários em papel e entrada manual de dados. Isso economiza tempo e reduz erros.
• Aproveite as Integrações: Escolha uma solução de criação de formulários que se integre perfeitamente às suas ferramentas e sistemas existentes, como plataformas de marketing por e-mail e gateways de pagamento, para otimizar fluxos de trabalho e maximizar a eficiência.

Ao implementar essas estratégias, as organizações podem otimizar suas operações, melhorar a experiência do usuário e alcançar maior sucesso na realização de sua missão.

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Em seguida, Saiba Mais Sobre Como Organizações Sem Fins Lucrativos Podem Usar o WPForms

Se você trabalha para uma organização sem fins lucrativos e está inspirado sobre como o WPForms transformou as operações da American Legion Arizona, temos muitos outros recursos que podem lhe interessar.

Comece conferindo nosso guia sobre como organizações sem fins lucrativos podem usar o WPForms para expandir seu site. Você também pode se interessar por como promover sua causa durante a Giving Tuesday.

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