É proprietário de uma pequena empresa ou gestor de um sítio Web e recolhe frequentemente assinaturas de clientes, clientes e utilizadores do sítio.
Mas, quando é que se deve utilizar uma assinatura eletrónica e quando é que uma assinatura manuscrita é mais adequada? As assinaturas digitais são juridicamente vinculativas? Pode utilizar estas assinaturas electrónicas no seu sítio Web? Não se preocupe, nós temos as respostas!
Vamos explorar os dois tipos de assinaturas e descobrir o que os distingue.
Assinatura eletrónica vs. escrita à mão: Qual é a diferença?
O que é uma assinatura manuscrita?
Uma assinatura manuscrita é o nome ou a marca de uma pessoa, escrita de forma manuscrita, tradicionalmente utilizada durante séculos para autenticar acordos, contratos e outros documentos. O ato físico de assinar com uma caneta ou outro instrumento de escrita preserva a assinatura de forma permanente.
A utilização de assinaturas manuscritas remonta aos tempos antigos. Têm sido utilizadas em tudo, desde decretos reais a cartas pessoais. Com o tempo, tornaram-se um método universalmente reconhecido de verificação de identidade e intenção.
Em muitas localidades, as assinaturas manuscritas são juridicamente vinculativas. São frequentemente exigidas para documentos oficiais, como testamentos, contratos e escrituras. A sua aceitação é generalizada e têm um forte estatuto legal.
Prós
Eis algumas razões pelas quais uma assinatura manuscrita pode ser a opção que pretende:
- Toque pessoal: Uma assinatura manuscrita dá um toque pessoal aos documentos, tornando-os mais autênticos e genuínos.
- Universalmente reconhecidas: Quase toda a gente reconhece e aceita assinaturas manuscritas, pelo que são sempre uma escolha fiável.
Contras
Por outro lado, 😉 há alguns pontos a ter em conta relativamente à utilização de assinaturas manuscritas:
- Fácil de falsificar: Infelizmente, as assinaturas manuscritas podem ser facilmente falsificadas, o que pode levar a potenciais fraudes.
- Requer presença física: A assinatura manual de documentos exige frequentemente a presença física do signatário, o que pode ser inconveniente para ambas as partes.
- Desafios de armazenamento e recuperação: A gestão de documentos em papel pode ser incómoda, uma vez que requer espaço físico de armazenamento e torna a recuperação morosa.
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Assinaturas electrónicas: Uma visão geral
Uma assinatura eletrónica, ou e-signature, é uma versão digital de uma assinatura manuscrita. Pode ser criada através de vários métodos, como escrever o seu nome, desenhar a sua assinatura num ecrã tátil ou utilizar um software especial de assinatura digital.
As assinaturas electrónicas utilizam várias tecnologias para autenticar o signatário e garantir a integridade do documento. Estas podem incluir encriptação, certificados digitais e plataformas de software seguras.
Quanto à sua legalidade, as assinaturas electrónicas são legalmente reconhecidas em muitos países, incluindo os Estados Unidos(ao abrigo do E-Sign Act) e a União Europeia(ao abrigo do eIDAS). Têm o mesmo valor jurídico que as assinaturas manuscritas, desde que estejam reunidas determinadas condições.
Leia Mais: Como fazer um contrato digital no WordPress [Com assinatura]
Prós
Eis alguns pontos a favor da utilização de assinaturas electrónicas:
- Conveniência: Com as assinaturas electrónicas, os utilizadores podem assinar documentos a qualquer hora e em qualquer lugar, sem necessidade de presença física.
- Segurança reforçada: As assinaturas electrónicas avançadas oferecem muitas caraterísticas de segurança e reduzem o risco de falsificação.
- Fácil de armazenar e recuperar: Os documentos digitais podem ser facilmente armazenados, organizados e recuperados, poupando tempo e espaço.
- Rentável: As assinaturas digitais reduzem a necessidade de papel, impressão e custos de correio.
Contras
Como é frequentemente o caso, a utilização de assinaturas digitais também pode ter um lado negativo. Eis o motivo:
- Requer tecnologia: Tanto o signatário como o destinatário precisam de ter acesso à tecnologia necessária.
- Potenciais riscos de cibersegurança: Embora seguras, as assinaturas electrónicas podem ser vulneráveis à pirataria informática e a outras ameaças à cibersegurança.
- Pode não ser aceite em todo o lado: Algumas organizações e jurisdições podem ainda exigir assinaturas manuscritas para determinados documentos.
Casos de utilização e exemplos
Para explorar melhor a comparação entre a assinatura manuscrita e a assinatura digital, vamos considerar alguns casos de utilização e exemplos de cada tipo.
Casos de utilização de assinaturas manuscritas
Estes são alguns dos casos em que uma assinatura manuscrita seria ideal:
- Documentos legais: Os testamentos, as escrituras e determinados contratos requerem frequentemente assinaturas manuscritas para efeitos de autenticidade.
- Personalização pessoal: As assinaturas manuscritas são perfeitas para cartas pessoais, cartões de felicitações e outras formas de comunicação pessoal.
- Sectores tradicionais: Alguns sectores, como o imobiliário e os serviços jurídicos, ainda dependem fortemente de assinaturas manuscritas para finalizar determinadas transacções.
Casos de utilização da assinatura eletrónica
Eis algumas áreas em que se pode esperar encontrar assinaturas electrónicas utilizadas:
- Transacções comerciais: Os contratos, facturas e acordos podem ser rapidamente assinados e devolvidos através de assinaturas electrónicas.
- Trabalho remoto: Com o aumento do trabalho remoto, as assinaturas electrónicas permitem que os funcionários assinem documentos sem estarem fisicamente presentes.
- Documentação médica: Os formulários de consentimento do paciente e outros documentos médicos podem ser assinados eletronicamente, simplificando o processo administrativo.
- Comércio eletrónico: As assinaturas electrónicas facilitam as transacções em linha, desde a assinatura de termos de contratos de serviço até à autorização de pagamentos.
Exemplos específicos do sector
Estes sectores são alguns dos muitos em que as assinaturas electrónicas podem ser utilizadas, mas em que as assinaturas manuscritas também poderão ser necessárias mais tarde.
- Imobiliário: As assinaturas electrónicas aceleram o processo de assinatura de contratos de compra e venda e contratos de arrendamento, facilitando o fecho de negócios para agentes e clientes. No entanto, há quem prefira ter uma assinatura manuscrita em documentos mais permanentes.
- Jurídico: Os escritórios de advogados utilizam assinaturas electrónicas para tratar eficazmente os contratos dos clientes, os processos judiciais e outros documentos jurídicos. Isto ajuda os profissionais a oferecer os seus serviços, embora outros documentos oficiais possam exigir uma assinatura a tinta húmida.
- Cuidados de saúde: Os hospitais e as clínicas utilizam assinaturas electrónicas para formulários de admissão de pacientes, formulários de consentimento e registos médicos. No entanto, os pacientes e o pessoal podem ter de fornecer uma assinatura manuscrita em casos específicos.
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Escolher a opção certa para a sua empresa
Ao decidir entre assinaturas manuscritas e electrónicas, considere a natureza da sua empresa, a sua base de clientes e os requisitos legais específicos que tem de cumprir. Pergunte a si próprio:
- Preciso de assinar documentos com frequência?
- Os meus clientes estão à vontade com as assinaturas electrónicas?
- Quais são os requisitos legais para o meu sector?
Em alguns casos, uma abordagem híbrida pode ser a melhor solução. Pode utilizar assinaturas electrónicas para a maioria dos seus documentos e guardar as assinaturas manuscritas para situações em que são especificamente necessárias ou preferidas.
Várias ferramentas podem ajudá-lo a implementar assinaturas electrónicas no seu negócio - como o WPForms, claro. Com o nosso addon de assinaturas e modelos de formulários prontos, facilitamos a recolha de assinaturas electrónicas no seu site WordPress.
Então, onde é que vai utilizar as assinaturas? Deixe-nos saber nos comentários!
Adicione assinaturas aos seus formulários agora
A seguir, permite que os utilizadores assinem os seus formulários online
Agora que sabe onde pode ser utilizada uma assinatura eletrónica e porquê, está na altura de aprender a fazê-lo. Consulte o nosso tutorial passo a passo para saber como adicionar uma opção de assinatura eletrónica aos seus formulários em linha.
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