Transformando Envios de Formulários em Contratos e Faturas

Na semana passada, enviei um e-mail de newsletter com um pequeno erro de digitação. Claro, notei cerca de 20 minutos depois que o e-mail foi enviado. (Sei que você está indo para sua caixa de entrada para encontrá-lo agora…)

Um erro de digitação em uma newsletter é uma coisa. Mas esse mesmo pequeno erro em um contrato de cliente ou uma fatura de projeto pode ser genuinamente custoso. Isso mostra que você pode olhar diretamente para um erro e seu cérebro ainda lhe dará um polegar para cima confiante.

O que é um risco que você não quer correr com contratos e faturas.

Nunca tema — é aqui que a automação entra. Vou mostrar como usar o WPForms para transformar automaticamente seus envios de formulário em PDFs impecáveis e profissionais. Vamos lá!

Transformando Envios de Formulários em Contratos e Faturas

Por que a Geração Automatizada de Documentos?

Vamos ser sinceros, você não entrou na sua área de trabalho porque tem uma paixão profunda por tarefas administrativas. Automatizar a criação de seus documentos não é apenas um truque inteligente… É uma maneira de recuperar sua sanidade e proteger seu profissionalismo.

• Pareça um Profissional: A automação garante que cada documento enviado seja perfeitamente formatado, com branding bonito e sem erros de digitação.
• Elimine Erros Humanos: Quando os dados são extraídos diretamente do formulário, você nunca enviará uma fatura para “Jon” quando o nome dele for “John”. A informação correta vai para o lugar certo, sempre.
• Configure e Esqueça: Anexe PDFs a e-mails e envie-os instantaneamente após o envio do formulário. É o seu fluxo de trabalho, agora no piloto automático.

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Seu Novo Assistente: O Complemento PDF

A mágica por trás desta operação é o nosso complemento PDF.

Essa ferramenta poderosa, disponível em nosso plano WPForms Pro e superiores, é sua máquina pessoal de geração de documentos. Ela pega os dados brutos de entrada do formulário e os transforma em um PDF polido e profissional pronto para qualquer situação:

• Contratos de clientes e propostas de projetos
• Faturas detalhadas e recibos de pagamento
• Recibos de doação personalizados e acordos de voluntariado
• Certificados de conclusão ou ingressos para eventos

Quer construir seu próprio robô de papelada? Vamos mergulhar.

Etapa 1: Prepare o Complemento

No seu painel do WordPress, navegue até WPForms » Complementos. Encontre o Complemento PDF, clique em Instalar Complemento e, em seguida, certifique-se de que ele esteja Ativado.

Etapa 2: Inicie um Novo Formulário PDF

Vá para o formulário que deseja usar. Dentro do construtor de formulários, clique em Configurações » PDF, em seguida, clique no botão Adicionar Novo PDF.

Em seguida, dê um nome memorável ao seu novo PDF.

Etapa 3: Escolha um modelo (Não comece do zero)

Preparamos o complemento com modelos para documentos Financeiros, Documentos formais, Certificados e muito mais.

Escolha um que se pareça com o que você precisa e você poderá personalizá-lo a partir daí.

Etapa 4: Coloque Seus Dados para Trabalhar com Tags Inteligentes

As Smart Tags são a forma de extrair dados diretamente do envio do formulário e colocá-los perfeitamente no seu PDF.

Clique em um local no seu modelo onde você deseja adicionar informações do usuário, clique no pequeno ícone de Smart Tag e escolha o campo correspondente do seu formulário.

• Para um acordo com o cliente, você pode extrair o nome do usuário e os serviços selecionados diretamente para o corpo do seu modelo legal.
• Para criar uma fatura, você pode mapear o total de pagamentos e as seleções de produtos do seu formulário para os itens da linha.
• Para um recibo de doação instantâneo, você pode mapear o campo "Valor da Doação" para criar um recibo personalizado e dedutível de impostos.

Etapa 5: Deixe-o com Boa Aparência

Na aba Aparência, você pode ser criativo. Faça upload do seu logotipo, escolha entre mais de 40 Temas de cores e selecione suas fontes.

Isso garante que seus documentos automatizados não apenas funcionem perfeitamente, mas também tenham uma ótima aparência.

Alguns modelos também incluem elementos opcionais, como um selo, bloco de assinatura ou campo de data. Para contratos e faturas, uma assinatura seria fantástica.

Etapa 6: Coloque no Piloto Automático

Para completar a automação, diga ao PDF para onde ir. Nas configurações do PDF, use o menu suspenso Notificações para anexar seu novo e brilhante PDF ao e-mail de confirmação.

Agora, quando alguém clicar em "enviar", seu documento perfeitamente elaborado será gerado instantaneamente e enviado.

Onde Encontrar Seus Documentos Gerados

Se você precisar acessar um documento, basta ir para WPForms » Entradas. Todos os seus PDFs são salvos lá com o envio, prontos para você a qualquer momento.

Basta clicar em Ver no formulário para o qual você gostaria de ver o PDF.

Na página, você encontrará um link para baixar o PDF que foi criado para aquele envio na seção PDF.

Sobre Aquelas Faturas…

Toda essa conversa sobre faturamento profissional é um bom lembrete para manter seus próprios registros em ordem. Para seus próprios registros, você provavelmente precisará de uma fatura para sua compra do WPForms.

Não se preocupe, nós cuidamos disso. Este é um recurso separado tratado na sua conta WPForms, não no seu site.

• Complemento PDF: Para criar documentos para seu público (clientes, doadores, consumidores, etc.).
• Área da Conta: Para obter uma fatura para sua própria contabilidade.

Basta fazer login na sua conta WPForms, clicar na aba Cobrança e você poderá gerar uma fatura para qualquer compra.

Temos um guia completo sobre isso aqui: Como Criar uma Fatura no WPForms.

Agora, vá em frente e automatize!

Agora você tem o poder de eliminar uma das partes mais tediosas do seu trabalho. Vá em frente, recupere seu tempo e elimine o pânico de encontrar um erro depois que for tarde demais.

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Perguntas Frequentes

O que preciso para começar a gerar documentos automaticamente, como contratos e faturas, no WPForms?

Para usar este recurso, você precisará de uma licença WPForms Pro (ou superior) e ter o addon PDF instalado e ativado em seu site WordPress. É tudo o que é necessário para começar a construir seu fluxo de trabalho.

Como as informações do formulário entram automaticamente no PDF?

O processo usa um recurso chamado Smart Tags. No editor de PDF, você simplesmente mapeia os campos do seu formulário (como Nome, E-mail ou Valor do Pagamento) para os locais correspondentes no seu modelo de documento. O WPForms, então, puxa automaticamente os dados enviados pelo usuário para o PDF final.

Que tipos de documentos posso criar com este recurso?

Embora contratos e faturas sejam usos populares, você pode criar quase qualquer tipo de documento. O sistema é flexível o suficiente para recibos de doação personalizados, ingressos para eventos, certificados de conclusão, acordos de serviço assinados e muito mais.

Posso personalizar o PDF para combinar com minha marca?

Sim! O addon PDF oferece controle total sobre a aparência. Você pode carregar seu próprio logotipo, escolher entre dezenas de temas de cores e personalizar fontes para garantir que cada documento combine perfeitamente com o estilo da sua marca.

Em seguida, Simplifique o Onboarding dos Seus Clientes

Automatizar seus contratos e faturas é uma grande vitória para seu fluxo de trabalho, mas é apenas uma parte da criação de uma experiência de cliente verdadeiramente integrada. Afinal, um formulário de entrada desajeitado ou e-mails intermináveis de ida e volta ainda podem causar frustração antes que o trabalho real comece.

Agora que você otimizou sua papelada, vamos corrigir o restante da jornada. Deixe-nos mostrar como simplificar todo o seu processo de onboarding de clientes usando o WPForms.

Pronto para criar seu formulário? Comece hoje mesmo com o plugin de criação de formulários WordPress mais fácil. WPForms Pro inclui muitos modelos gratuitos e oferece uma garantia de devolução do dinheiro em 14 dias.

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