Você está procurando maneiras de eliminar o uso de papel?
Se você é proprietário de uma pequena empresa, é provável que esteja coletando informações dos clientes fazendo com que eles preencham vários tipos de documentos.
Mas lidar com a papelada impressa pode ser confuso e desorganizado, as informações coletadas podem ser imprecisas e todo o processo pode consumir muito tempo. No entanto, não precisa ser assim.
Nesta postagem, compartilharemos algumas dicas importantes sobre como eliminar o uso de papel e tornar sua empresa mais eficiente em etapas simples.
Elimine o uso de papel com o WPForms agora
Por que minha pequena empresa deve eliminar o uso de papel?
Armários de arquivos e documentos em papel estão por toda parte, mesmo nos dias de hoje. Mas deixar de usar papel não é bom apenas para sua empresa, é também uma prática sustentável que pode ser adotada por colegas e clientes.
Há vários benefícios em eliminar o uso de papel por meio de formulários da Web:
- Acessibilidade: Os formulários on-line podem ser acessados em qualquer lugar, no seu laptop ou telefone, desde que haja uma conexão com a Internet. Isso significa que as pessoas não precisam se deslocar para acessar um formulário em papel ou precisar que ele seja entregue pelo correio.
- Eficiência: É muito mais rápido criar, duplicar, compartilhar e preencher formulários da Web do que formulários em papel. Por exemplo, é possível reduzir significativamente o tempo necessário para coletar respostas de pesquisas usando um formulário on-line em comparação com a coleta manual de dados.
- Precisão: Plug-ins de formulário como o WPForms vêm com validações de campo integradas, que impedem que os entrevistados insiram informações em um formato incorreto. Como resultado, sua capacidade de coletar informações precisas em um formato consistente para todos os entrevistados melhora consideravelmente com os formulários on-line.
- Custo-benefício: Ao fazer a transição para formulários on-line, você não precisa gastar dinheiro com papel, impressão, postagem e manutenção de máquinas de processamento de papel. Além disso, você pode revisar e atualizar um formulário on-line ilimitadamente de graça para não ter que arcar com os custos extras de reimpressão em papel.
- Segurança: As entradas coletadas em formulários on-line estão sempre seguras na Web. Os documentos físicos e a papelada podem ser facilmente perdidos em emergências como incêndios ou até mesmo em caso de extravio casual.
Como deixar de usar papel em 7 etapas
Neste artigo
- 1. Instale o WPForms para criar formulários on-line
- 2. Utilize modelos para documentos e formulários comerciais
- 3. Armazenar entradas de formulários eletronicamente
- 4. Enviar confirmações de pedidos e notificações de recebimento on-line
- 5. Digitalização da captura de assinaturas
- 6. Usar integrações e recursos avançados do WPForms
- 7. Compartilhe todos os documentos e comunicações on-line
1. Instale o WPForms para criar formulários on-line
O uso de formulários on-line para sua empresa é uma das maneiras mais eficazes de recuperar informações e armazená-las eletronicamente a longo prazo.
Existem várias soluções de criação de formulários no mercado, mas o WPForms é a solução mais versátil e fácil de usar para iniciantes no WordPress, com uma classificação geral de 4,9/5 no WP.org.
O WPForms apresenta um construtor de formulários simples de arrastar e soltar que permite criar formulários totalmente personalizados com apenas alguns cliques do mouse.
A conveniência de criar formulários on-line usando o WPForms é melhor do que imprimir seus formulários em papel. Você não apenas economizará custos, mas também evitará a frustração de encontrar um documento de que precisa na confusão de papéis que tende a se desenvolver em escritórios baseados em papel.
Então, vá em frente e instale o plugin WPForms em seu site do WordPress. Você pode obter o plug-in aqui no WPForms ou pode adicioná-lo como um plug-in no painel do WordPress.
2. Utilize modelos para documentos e formulários comerciais
A vantagem de não usar papel com uma ferramenta como o WPForms é que ela oferece vários modelos de formulários personalizáveis. Enquanto as empresas que trabalham com papel perdem um tempo precioso procurando modelos e depois imprimindo-os em papel, você terá mais de 2.000 modelos de formulários para usar como estão ou personalizar como precisar.
Esses modelos de formulários aceleram e simplificam muito o processo de criação de formulários.
Além disso, você sabia que pode até mesmo realizar pesquisas on-line usando modelos prontos? O processo de coleta de respostas de pesquisas on-line é especialmente conveniente e eficiente e permite que você evite trabalhar manualmente com os dados da pesquisa.
3. Armazenar entradas de formulários eletronicamente
Uma das maiores conveniências que os formulários digitais oferecem é a funcionalidade de coletar respostas e salvar entradas de formulários eletronicamente.
Com o WPForms Pro, é possível armazenar entradas de formulários diretamente no WordPress, para que você não precise se preocupar em classificar e arquivar a papelada.
O WPForms ajuda os usuários a preencherem os formulários corretamente, por exemplo, garantindo que o e-mail fornecido esteja no formato válido. Você também pode tornar alguns campos obrigatórios para que o formulário não seja enviado acidentalmente a menos que esses campos sejam preenchidos.
Com formulários físicos, é quase impossível evitar erros e comissões acidentais quando as pessoas preenchem manualmente os formulários. Além disso, é muito mais demorado analisar e gerenciar entradas em um documento físico.
E isso não é tudo.
O WPForms até se integra ao Google Sheets, permitindo que você transfira suas entradas para uma planilha.
4. Enviar confirmações de pedidos e notificações de recebimento on-line
Como você está utilizando formulários eletrônicos para coletar dados das pessoas que interagem com a sua empresa, também pode aproveitar a oportunidade de notificar os entrevistados por e-mail.
O WPForms oferece um recurso útil de notificações que envia imediatamente uma mensagem para o endereço de e-mail do usuário confirmando que o formulário foi enviado.
Esse recurso é excelente para notificar os usuários sobre confirmações de pedidos, enviar recibos e muito mais.
O conteúdo real do e-mail também pode ser totalmente personalizado, para que você possa ter certeza de que seus clientes estão recebendo a notificação exata que você precisa que eles recebam.
5. Digitalização da captura de assinaturas
Outro elemento específico que talvez seja necessário considerar ao tornar sua pequena empresa sem papel é como você coletará assinaturas pessoais em formulários digitais.
O WPForms permite que você faça exatamente isso com o útil Signature Addon.
Ao adicionar a opção de assinatura digital em seus formulários on-line, você elimina a necessidade de você e seus clientes lidarem com papelada adicional para incluir uma assinatura.
Os usuários podem usar facilmente o trackpad ou o mouse para fazer a assinatura eletrônica nos formulários on-line, conferindo aos formulários on-line o mesmo tipo de autenticidade dos documentos físicos.
O Signature Addon facilita a coleta de contratos, acordos, pagamentos e muito mais para os proprietários de pequenas empresas.
Para obter um tutorial completo, veja como adicionar uma assinatura eletrônica a um formulário.
6. Usar integrações e recursos avançados do WPForms
Ao tornar sua pequena empresa sem papel, considere os muitos outros complementos úteis disponíveis com o WPForms.
Com os complementos do WPForms, você pode personalizar ainda mais seus formulários digitais, com integrações extras como os complementos Abandono de formulário, Salvar e retomar e Rastreamento da jornada do usuário.
Essas integrações permitem que você ofereça conveniências adicionais aos seus usuários e aos seus próprios processos de negócios, o que nunca seria possível usando formulários em papel.
Os Addons Stripe e PayPal permitem que você aceite pagamentos diretamente de seus formulários usando campos de cartão de crédito. Portanto, se você quiser cobrar pagamentos por serviços, pedidos on-line ou doações, poderá fazer isso sem esforço com os formulários digitais.
Além disso, o Addon Abandono de formulário é uma ferramenta útil para ajudá-lo a transformar leads interessados em clientes fiéis. E para as pequenas empresas que utilizam os produtos do Google para muitas de suas necessidades sem papel, o Google Sheets Addon é um complemento útil para formulários personalizados.
O empresário e empreendedor aproveita ao máximo os addons do WPForms para coletar e gerenciar dados de formulários de contato, formulários de doação e muito mais. Saiba mais sobre o WPForms para pequenas empresas em nosso estudo de caso,
Em um escritório sem papel, você precisa que todos os seus documentos estejam disponíveis em formato digital, não apenas os formulários.
Use um scanner para converter qualquer arquivo de papel importante em um documento digital. Também é recomendável usar serviços de armazenamento em nuvem para fazer backup de seus arquivos digitais. Dessa forma, você terá uma cópia de seus arquivos caso o disco rígido físico falhe.
Depois de eliminar o papel do seu escritório, você poderá tornar seu fluxo de trabalho mais eficiente, permitindo uma melhor colaboração com sua equipe usando ferramentas digitais.
Com todos os seus documentos importantes criados e armazenados eletronicamente, sua pequena empresa deve compartilhar esses documentos e a comunicação interna também eletronicamente. Felizmente, hoje em dia é muito fácil compartilhar e se comunicar on-line.
Os documentos são convenientemente compartilhados entre colegas no Google Drive, e muitas empresas também usam o Google para outras formas de comunicação.
Para as reuniões de funcionários, considere abandonar os memorandos em papel e as pautas de reunião impressas e, em vez disso, compartilhe um documento do Google para toda a empresa. O Google Slides e o PowerPoint também são programas muito úteis para realizar suas reuniões on-line.
Você também pode incentivar os funcionários a compartilhar anotações em formatos digitais e utilizar aplicativos de reuniões e mensagens on-line. Há uma variedade de programas de reunião para escolher, como Google Meet, Zoom e Microsoft Teams. Além disso, cada vez mais pequenas empresas estão recorrendo a aplicativos como o Slack para enviar mensagens diretas entre colegas de trabalho.
Em seguida, consulte esta lista de verificação de teste de formulário
Com todos os produtos digitais disponíveis atualmente, incluindo os oferecidos pelo WPForms, é mais simples do que nunca eliminar o papel de sua empresa e de seus formulários.
E, embora nos orgulhemos da simplicidade de nossos formulários personalizáveis e do construtor de formulários fácil de usar no WPForms, reunimos uma lista de dicas profissionais para ajudá-lo a evitar erros ou perdas de dados com seus formulários on-line. Dê uma olhada em nossa lista de verificação completa para testar seus formulários.
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